Bedrijfswiki versus kennisbank: wat heb je nodig?

Houdt uw organisatie zich actief bezig met het beheren, creëren en verspreiden van kennis? Of verspillen uw medewerkers tijd met het zoeken naar informatie in allerlei verschillende systemen?

Volgens een recent onderzoek gaf 75% van de organisaties aan dat het creëren en behouden van kennis belangrijk of zeer belangrijk zou zijn voor hun succes in de komende 12–18 maanden. Toch vond slechts 9% dat ze daar “zeer goed op voorbereid” waren.

Om deze kloof in paraatheid te overbruggen, moeten bedrijven tools implementeren waarmee hun medewerkers vrijelijk kennis kunnen delen, ordenen en raadplegen — en een bedrijfswiki zou wel eens de oplossing kunnen zijn.

Wat is een bedrijfswiki?

Een bedrijfswiki is een centrale database die een bedrijf gebruikt om inhoud op te slaan en te ordenen. Hieronder vallen bijvoorbeeld personeelshandboeken, productinformatie, projectplannen, checklists voor nieuwe medewerkers en documentatie over interne processen.

Het zijn de medewerkers van een bedrijf, en niet een speciaal kennisbeheerteam, die een bedrijfswiki opzetten en onderhouden. Iedereen binnen het bedrijf kan de bedrijfswiki bewerken of aanvullen wanneer hij of zij informatie wil delen. Op deze manier functioneert een bedrijfswiki als een besloten, interne versie van Wikipedia voor uw organisatie.

Bedrijfswiki versus kennisbank van het bedrijf

Bedrijfswiki’s en interne kennisbanken zijn beide systemen voor het opslaan en ordenen van interne inhoud, en de twee termen worden vaak door elkaar gehaald. Het belangrijkste verschil tussen een bedrijfswiki en een kennisbank is dat een wiki op organische wijze wordt opgebouwd door de medewerkers van een organisatie, terwijl een kennisbank op een meer doelgerichte manier wordt samengesteld.

Het beheer en de onderhoud van een kennisbank is meestal de verantwoordelijkheid van slechts een paar toegewijde medewerkers, hoewel zij andere medewerkers, zoals afdelingshoofden, het recht kunnen geven om inhoud aan te maken of te bewerken. Hierdoor hebben organisaties meer controle over de informatie en kunnen ze verwarring voorkomen die wordt veroorzaakt door verouderde of slecht georganiseerde informatie.

Een kennisbank biedt doorgaans meer mogelijkheden om inhoud te structureren en te ordenen, en bevat regels voor taxonomie en naamgevingsconventies. Dit kan het voor medewerkers gemakkelijker maken om de juiste inhoud te vinden.

Zowel bedrijfswiki’s als kennisbanken kunnen voor bedrijven waardevolle manieren zijn om kennis op te slaan en te beheren. Veel moderne softwareoplossingen bieden het beste van twee werelden, door een wikifunctie waaraan alle medewerkers kunnen bijdragen te combineren met een meer gestructureerde kennisbank.

Waarom gebruiken bedrijven bedrijfswiki-software?

Uit een onderzoek van McKinsey blijkt dat hoogopgeleide kenniswerkers gemiddeld 19% van hun tijd besteden aan het zoeken naar informatie. Voor een fulltime medewerker komt dat neer op zo’n zeven tot acht uur per week — oftewel een hele werkdag. Een bedrijfswiki kan uw team helpen om de benodigde informatie gemakkelijker te vinden.

Hieronder volgen enkele voordelen van bedrijfswikisystemen:

Beter kennisbeheer en -behoud

De kennis van een organisatie is een van haar grootste troeven. Door een bedrijfswiki op te zetten en uw medewerkers aan te moedigen hun kennis vast te leggen, kunt u ervoor zorgen dat de kennis van de organisatie voor iedereen toegankelijk is. Dit helpt u om kennis te behouden, zelfs wanneer uw meest gewaardeerde medewerkers op een gegeven moment vertrekken.

Doorzoekbare kennisbank

Het heeft weinig zin om alle belangrijke kennis van je organisatie vast te leggen als niemand deze kan vinden. Met een goede bedrijfswiki-oplossing kunnen medewerkers naar specifieke inhoud zoeken. Zo wordt je wiki een zelfbedieningsdatabank waar medewerkers de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben, zonder dat ze daarvoor hulp hoeven te vragen.

Minder verwarring

In veel organisaties is informatie verspreid over verschillende platforms, waardoor het lastig kan zijn om de juiste informatie te vinden. Een goed georganiseerde wiki is een manier om alle kennis op één plek samen te brengen. Door deze ‘single source of truth’ te creëren, zorg je ervoor dat je medewerkers altijd weten waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.

Snellere inwerking

Het kan overweldigend zijn om een nieuw bedrijf te leren kennen, inclusief alle verschillende mensen, beleidsregels en procedures. Met behulp van een bedrijfswiki kunt u uw nieuwe medewerkers eenvoudig toegang geven tot alle richtlijnen, handleidingen, trainingsmateriaal en andere documenten die ze nodig hebben om zich zo snel mogelijk in te werken. En een effectief inwerkproces kan het personeelsbehoud met wel 82% verhogen.

Hogere productiviteit

Het opzetten van een bedrijfswiki die fungeert als dé betrouwbare bron van informatie voor je organisatie, helpt bij het stroomlijnen van informatie en stelt medewerkers in staat om zelfstandig te werken. Het kan ook veel tijd besparen, aangezien je medewerkers niet via meerdere kanalen hoeven te zoeken of hun collega’s om hulp hoeven te vragen. Hierdoor hebben medewerkers meer tijd om zich te concentreren op het leveren van hun beste werk.

Verbeterde teamsamenwerking

Het hele idee achter een bedrijfswiki is dat het een gezamenlijk project is waaraan iedereen in uw organisatie kan bijdragen. Door uw teamleden aan te moedigen hun kennis, ervaring en inzichten te delen, kunt u een samenwerkingsgerichte cultuur creëren waarin iedereen de kans krijgt om te groeien.

Bedrijfswikisoftware kan ook van onschatbare waarde zijn bij het doorbreken van informatiesilo’s binnen uw organisatie. Met een bedrijfswiki kan elk lid van uw team gebruikmaken van uw waardevolle gedeelde kennis, ongeacht zijn of haar functietitel.

Integratie met bestaande workflows

De meeste organisaties maken dagelijks gebruik van verschillende werkplektools. Moderne bedrijfswiki-oplossingen kunnen vaak worden geïntegreerd met de andere tools en processen die u al gebruikt.

Happeo kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd met zowel Google Workspace als Microsoft 365. Dit betekent dat wanneer je in je bedrijfswiki zoekt, de software tegelijkertijd ook in bestanden op Google Drive of OneDrive zoekt. Bovendien kun je zelfs Drive- of OneDrive-bestanden in je pagina’s insluiten om context toe te voegen en het voor medewerkers gemakkelijker te maken de informatie te vinden die ze nodig hebben.

Minder personeelsverloop

Een bedrijfswiki draagt bij aan het creëren van een samenwerkingsgerichte, ondersteunende cultuur die het moreel van de medewerkers verhoogt en het personeelsverloop vermindert. Bovendien hoeven uw medewerkers geen tijd te verspillen aan het opzoeken van feiten en cijfers wanneer alle benodigde informatie op één gemakkelijk doorzoekbare plek beschikbaar is. Dit betekent dat ze meer tijd hebben om hun werk te doen, wat leidt tot minder stress en burn-out.

Het implementeren van een bedrijfswiki en het aanmoedigen van alle medewerkers om hun kennis en expertise in te brengen, kan er ook voor zorgen dat medewerkers zich gewaardeerd en gehoord voelen op het werk.

Bekijk bijvoorbeeld hoe Happeo BlueBridge helpt om de tevredenheid van medewerkers op peil te houden terwijl het bedrijf groeit.

Nadelen van traditionele bedrijfswiki's

Hoewel een bedrijfswiki een waardevol hulpmiddel kan zijn voor kennisbeheer binnen uw organisatie, hebben traditionele wiki-oplossingen wel enkele nadelen.

Hier volgen enkele nadelen van traditionele bedrijfswiki's:

Vereist extra toezicht

Een bedrijfswiki waaraan iedereen kan bijdragen, stimuleert een cultuur van kennisdeling en samenwerking — maar kan ook problemen veroorzaken. Wanneer iedereen informatie aan de wiki kan toevoegen zonder goedkeuring van vakspecialisten, bestaat het risico dat de wiki uiteindelijk onjuiste of verouderde informatie bevat.

Moderne bedrijfswiki-oplossingen bieden een evenwicht tussen het toestaan van bijdragen door iedereen en het waarborgen dat de informatie correct en actueel is, door middel van functies zoals goedkeuring van inhoud. Een andere belangrijke functie is levenscyclusbeheer, waarbij leidinggevenden een melding krijgen wanneer een stuk inhoud al lange tijd niet is bijgewerkt en mogelijk verouderd is.

Geen zoekfunctionaliteit

Hoewel de meeste bedrijfswiki-oplossingen enige zoekfunctionaliteit bieden, is deze vaak niet erg intuïtief of krachtig. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers tijd verspillen met het opsporen van de informatie die ze nodig hebben.

Moderne bedrijfswiki-oplossingen combineren echter functionele wikisoftware met een krachtige zoekfunctie. Bij sommige oplossingen (waaronder Happeo) kun je zelfs vanuit je digitale werkplek zoeken in meerdere apps van derden .

Gebrekkige integratie met bestaande workflows

Traditionele wiki’s sluiten mogelijk niet goed aan op de tools die u dagelijks gebruikt. Dat betekent dat medewerkers tijd kunnen verliezen door heen en weer te schakelen tussen platforms. Om dit te voorkomen, kunt u het beste op zoek gaan naar bedrijfswiki-oplossingen die naadloos samenwerken met de tools en platforms die uw teams al gebruiken.

Geen analysegegevens

Traditionele bedrijfswiki’s bieden weinig inzicht in hoe uw medewerkers ze gebruiken. Dit betekent dat u te maken kunt krijgen met overbodige inhoud die niemand raadpleegt, of dat u er niet in slaagt de kennis te bieden die medewerkers nodig hebben.

Een moderne wiki kan u voorzien van waardevolle statistieken, die u laten zien waar uw medewerkers wel (en niet) naar zoeken. Dit helpt u om overbodige inhoud die uw wiki onoverzichtelijk maakt te verwijderen of samen te voegen, en ervoor te zorgen dat u de inhoud aanbiedt die uw medewerkers nodig hebben.

Maak gebruik van de kracht van moderne bedrijfswikisoftware

Hoewel traditionele bedrijfswiki’s wellicht niet beschikken over de functies die bedrijven tegenwoordig nodig hebben, is er een oplossing. Happeo is uw moderne bedrijfswiki, kennisbank en sociaal intranet, verenigd in één intuïtief platform:

• Universele zoekfunctie: Met Happeo kunt u tegelijkertijd zoeken in uw wiki-inhoud, Google Drive, OneDrive en SharePoint. Dit betekent dat u de informatie die u nodig hebt binnen enkele seconden kunt vinden, zonder van app naar app te hoeven schakelen.

• Sociale samenwerking: Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat bedrijven de productiviteit van kenniswerkers met 20–25% kunnen verhogen door gebruik te maken van sociale technologieën. In Happeo vindt de communicatie plaats in kanalen, speciale ruimtes waar teams elkaar kunnen ontmoeten, samenwerken en contacten onderhouden.

• Gepersonaliseerde startpagina's: Niemand hoeft alle kennis van een bedrijf in één keer te zien. Met Happeo kun je je startpagina eenvoudig personaliseren, zodat alleen de inhoud, kanalen en widgets worden weergegeven die je nodig hebt.

• Beheer van de levenscyclus van content: de functies voor levenscyclusbeheer van Happeo waarschuwen je wanneer content verouderd raakt, zodat je deze kunt bijwerken of verwijderen.

• Diep ga ande integraties met werkruimten: Happeo brengt alles samen via diepgaande integraties met populaire tools zoals Google Workspace, Microsoft 365en meer.

• Uitgebreide analyses: De analysefunctiesvan Happeo laten zien welke berichten en pagina’s de meeste betrokkenheid genereren. En u hoeft niet te raden welke inhoud uw teams willen zien: zoekanalyses helpen u veelgestelde vragen te herkennen, zodat u inhoud kunt maken om eventuele kennislacunes op te vullen.

Wilt u meer weten over wat Happeo voor uw organisatie kan betekenen? Boek vandaag nog een gratis, gepersonaliseerde demo .

Veelgestelde vragen

Wat is een bedrijfswiki?

Een bedrijfswiki is een centrale database die medewerkers gebruiken om bedrijfskennis op te slaan, te ordenen en te delen — bijvoorbeeld handleidingen, projectplannen en procesdocumentatie. In tegenstelling tot een formele kennisbank wordt deze wiki gezamenlijk door medewerkers opgebouwd en onderhouden, in plaats van door een speciaal team.

Wat is het verschil tussen een bedrijfswiki en een kennisbank?

Een bedrijfswiki groeit organisch naarmate medewerkers inhoud toevoegen en bewerken, terwijl een kennisbank doelgerichter wordt beheerd door een kleine groep met een vastgestelde taxonomie en naamgevingsregels. Veel moderne tools combineren beide benaderingen in één platform.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een bedrijfswiki?

Een bedrijfswiki zorgt ervoor dat kennis beter behouden blijft, informatie-silo’s worden verminderd, de inwerkperiode wordt verkort en de productiviteit wordt verhoogd, doordat medewerkers één doorzoekbare plek hebben om te vinden wat ze nodig hebben, in plaats van collega’s te moeten vragen of in verschillende tools te moeten zoeken.

Wat zijn de nadelen van traditionele bedrijfswiki-software?

Traditionele wiki's beschikken vaak niet over krachtige zoekfunctionaliteit, bieden geen gebruiksstatistieken en kunnen verouderde of onjuiste inhoud bevatten, aangezien iedereen ze zonder goedkeuring kan bewerken. Moderne oplossingen bieden hiervoor een oplossing met beheer van de levenscyclus van inhoud en geïntegreerde zoekfuncties.