Misurare il ROI dell'intranet con l'analisi costi-benefici

Le intranet offrono alle aziende un valore sia tangibile che intangibile.

Aiutano a semplificare la comunicazione interna, fungono da hub centrale per la base di conoscenze della vostra organizzazione e riducono il caos insito nella gestione della comunicazione e dei documenti su più app e piattaforme. Tuttavia, secondo i dati di Slack, solo il 6% delle aziende misura effettivamente il ROI della propria intranet.

Sebbene misurare l’impatto e il ROI di una rete intranet non sia una scienza esatta, esistono metriche concrete che è possibile monitorare per comprendere meglio il valore derivante dall’implementazione di una rete intranet. Ciò, a sua volta, può aiutare il vostro team IT a giustificare un aumento degli investimenti nella rete intranet, sia che si tratti di destinare maggiori risorse alla sua manutenzione o di ampliarne le funzionalità.

Sondaggio sul ROI dell’intranet

Volevamo comprendere meglio perché i nostri clienti avessero adottato una soluzione intranet e quali casi d’uso generassero il ROI più elevato. Pertanto, alla fine del 2021, abbiamo condotto un’indagine su oltre 235 clienti Happeo per redigere il nostro Rapporto sull’indagine sul ROI.

Per questo sondaggio, il 46% degli intervistati proveniva dal settore IT, mentre il resto era rappresentato da figure operanti nei settori della comunicazione interna, del marketing, delle risorse umane, delle operazioni e da vari ruoli dirigenziali.

Gli intervistati erano clienti di Happeo negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Scandinavia e nell’Europa occidentale, tutti amministratori della propria piattaforma Happeo.

I cinque principali casi d’uso che hanno generato il ROI più elevato sono stati:

1. Miglioramento delle comunicazioni centralizzate: il 96% degli intervistati ha affermato che Happeo ha arricchito l’esperienza dei contenuti interni, mentre il 53% ha dichiarato che ha migliorato la velocità delle comunicazioni interne.

2. Centralizzazione e gestione delle conoscenze: il 34% dei clienti ha utilizzato Happeo per creare una fonte centrale di informazioni affidabili in cui archiviare le conoscenze aziendali e dipartimentali. Queste aziende puntano ad abbattere i silos informativi e a conservare le conoscenze creando un archivio di informazioni con una gerarchia chiara e ricercabile.

3. Strumenti unificati e spazio di lavoro digitale: l’11% degli intervistati ha utilizzato Happeo per sostituire diversi strumenti di comunicazione. L’intranet è diventata un punto di riferimento unico per le applicazioni aziendali essenziali. Ha inoltre consentito loro di accedere alle informazioni più rapidamente — utilizzando la Ricerca Universale — aumentando al contempo l’adozione degli strumenti esistenti.

4. Connessione e senso di appartenenza: il 95% degli intervistati ha affermato che Happeo ha favorito un senso di appartenenza, aiutando i dipendenti a sentirsi in sintonia con l’azienda e con i colleghi. Consentendo una comunicazione bidirezionale tra la dirigenza e i dipendenti, Happeo ha contribuito a costruire una cultura della collaborazione che ha permesso ai manager di riconoscere in modo più completo gli sforzi e i contributi dei dipendenti.

5. Comunicazione basata sui dati: circa il 7% degli intervistati ha utilizzato principalmente i dati di Happeo per migliorare la comunicazione interna e il coinvolgimento dei dipendenti. Le analisi e gli approfondimenti hanno aiutato i team a ottimizzare la comunicazione, a fidelizzare i dipendenti e a promuovere il coinvolgimento e la fruizione dei contenuti.

Qual è il valore di riferimento del ROI dell'intranet a cui può aspettarsi un'azienda di medie dimensioni?

In un sondaggio condotto da Happeo su 235 clienti, le aziende hanno segnalato un aumento medio del 38% della produttività dei dipendenti e hanno riscontrato una velocità di ricerca delle informazioni superiore del 65% dopo l’adozione di Happeo. La rapidità di implementazione potenzia ulteriormente questo ritorno: il 54% dei clienti Happeo ha avviato la piattaforma entro i primi 3 mesi e l’87% era operativo entro 6 mesi — contro una media di settore di 1,2 anni per l’implementazione di un’intranet. Un time-to-value più rapido significa che i guadagni in termini di produttività sopra indicati iniziano a manifestarsi mesi prima rispetto a quanto avviene con un'implementazione tipica di una intranet.

Come valutare il ROI di una rete intranet con un’analisi costi-benefici

Misurare il ROI di una campagna pubblicitaria è relativamente semplice (entrate e uscite in dollari). Tuttavia, un sistema aziendale fondamentale come l’intranet presenta molte più sfumature, poiché entrano in gioco più variabili e fattori intangibili.

Quando si valuta il ROI della propria intranet, è opportuno partire dalla formula di base del ROI. Per farlo, occorre dividere l’utile netto per l’investimento totale e moltiplicare il risultato per 100. Il calcolo è il seguente:

ROI = [utile netto / investimento totale] x 100

Il costo del software per la vostra intranet è facile da calcolare, ma i benefici possono essere difficili da quantificare. Per effettuare un’analisi costi-benefici, dovrete stabilire dei parametri di riferimento relativi ai benefici tangibili ottenuti dall’intranet (ad esempio, i risparmi sui costi derivanti dall’aumento della produttività). Ecco alcuni passaggi per iniziare:

Definire i parametri di riferimento

I dati di riferimento ti aiutano a identificare i problemi di produttività e a stabilire metriche di riferimento prima che la tua nuova intranet sia operativa. Dovrai coinvolgere i tuoi dipendenti in questo processo. Ecco un elenco di metriche da valutare per categoria:

• Produttività – Tempo impiegato per portare a termine le attività, reperire informazioni, rispondere alle richieste e svolgere lavori ripetitivi o duplicati.
  
  
• Collaborazione e coinvolgimento: partecipazione ai forum, creazione, modifica e condivisione di documenti, nonché commenti, "mi piace" o condivisioni su attività, discussioni e incarichi.
  
  
• Comunicazione – Utilizzo della posta elettronica e fruizione delle notizie aziendali.
  
  
• Richieste e assistenza – Richieste all’help desk IT e ticket delle Risorse Umane.

Collegate ogni parametro di riferimento al tempo medio necessario per portarlo a termine: è così che si ottiene un valore monetario. Ad esempio, supponiamo che i vostri dipendenti dedichino circa 2,6 ore al giorno (13 ore alla settimana) all’invio e al controllo delle e-mail. Una intranet e una knowledge base possono ridurre questo tempo eliminando la necessità di setacciare le e-mail e rispondere a singole richieste. Se la intranet fa risparmiare a ciascun dipendente 6 ore a settimana, si ottiene un totale di 24 ore al mese. Per un dipendente che guadagna l’equivalente di 25 dollari l’ora, ciò equivale a 600 dollari al mese (per dipendente!).

Una volta disponibili i dati di riferimento, è possibile riesaminarli circa 3-6 mesi dopo che l’intranet è stata implementata e resa operativa. Ciò consente di comprendere dove (e in che modo) i dipendenti risparmiano tempo, il che può essere direttamente ricondotto al ROI.

Calcolare i costi diretti

La misurazione dei costi diretti è uno dei modi più semplici per valutare il ROI della vostra intranet. Ciò include, ad esempio, i risparmi sui costi di carta e stampa derivanti dall’archiviazione dei documenti nel cloud.

È inoltre opportuno quantificare eventuali costi accessori, quali la formazione dei dipendenti o la configurazione della stessa intranet. Nel calcolo dei totali, includere i canoni di abbonamento, gli onorari dei consulenti e i costi amministrativi. È importante tenere conto di questi investimenti — sia una tantum che ricorrenti — per comprendere il ROI complessivo della propria azienda.

Assegnare valori agli aumenti di produttività

Nell’ambito della formula per il calcolo del ROI della vostra intranet, vi consigliamo di attribuire un valore agli incrementi di produttività. Alcuni valori da misurare includono:

• Meno tempo dedicato al controllo delle e-mail
• Ricerca più rapida delle informazioni
• Meno richieste all’help desk IT
• Risposte più rapide alle richieste dei clienti
• Inserimento più rapido dei nuovi dipendenti
• Accesso a esperti in materia

Una volta stabilito quanto tempo viene perso in varie attività e processi, è possibile iniziare a concentrarsi sulla loro automazione o eliminazione.

Quando si misura la produttività, è importante monitorare il maggior numero possibile di indicatori, in modo da avere una visione d'insieme di come i dipendenti impiegano il loro tempo e di come l’intranet possa aiutarli a essere più produttivi.

Misurate i costi dell’infrastruttura

La manutenzione dell’infrastruttura necessaria per gestire una rete intranet comporta dei costi, in particolare se si utilizzano server in loco. Passando al cloud, è possibile sfruttare le economie di scala e pagare solo per le risorse effettivamente necessarie. Alcuni costi interni legati ai server in loco includono:

• Memoria
• Archiviazione
• Licenze software
• Sicurezza
• Formazione specialistica sulle applicazioni web
• Sviluppo di applicazioni
• Personale IT incaricato di eseguire gli aggiornamenti

I fornitori di intranet basate su cloud si occupano in genere della sicurezza, degli aggiornamenti, degli upgrade e dell'assistenza.

Tassi di fidelizzazione

Mantenere i dipendenti è molto più conveniente che sostituirli (sostituire un dipendente che se ne va può costare da 1 a 2 volte il suo stipendio). Una intranet contribuisce a trattenere i dipendenti, consentendo loro di trovare, condividere e utilizzare più facilmente le informazioni e le risorse di cui hanno bisogno. Ciò contribuisce a ridurre il burnout e a migliorare l’esperienza dei dipendenti.

In un recente studio condotto da MetLife, 2 dipendenti su 5 hanno affermato che la condivisione delle conoscenze è diventata più difficile dall’inizio della pandemia e circa la metà ha dichiarato di lavorare al di fuori del normale orario di lavoro. Per trattenere i dipendenti è necessario fornire loro gli strumenti necessari per gestire efficacemente il proprio tempo e facilitare la comunicazione.

Per calcolare in che misura un’intranet migliora i tassi di fidelizzazione, è possibile:

• Misurare i livelli di soddisfazione dei dipendenti prima e dopo l’implementazione di una intranet
• Condurre colloqui di fine rapporto per comprendere meglio i punti critici dei dipendenti
• Analizzare i costi diretti legati alla sostituzione di un dipendente (ad esempio, spese di reclutamento, formazione, attrezzature, ecc.)

Valutare i costi di inserimento dei nuovi assunti

Le intranet possono accelerare i tempi di inserimento dei dipendenti aiutando i neoassunti a trovare rapidamente il materiale di cui hanno bisogno. Consentono inoltre loro di entrare in contatto con i mentori e i membri chiave del team e di integrarsi più pienamente nella cultura aziendale.

Una intranet ben progettata rende più facile per i dipendenti trovare le risorse di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Ciò può contribuire a ridurre la frustrazione e a migliorare i tassi di fidelizzazione.

Nel valutare in che modo una intranet riduce i costi di inserimento, occorre considerare:

• Quanto tempo occorre in genere per l’inserimento di un nuovo assunto
• La percentuale di nuovi dipendenti che lasciano l’azienda entro i primi 3-6 mesi
• Il costo totale dell'inserimento

Confronta questi indicatori con e senza l’intranet per valutare in che misura l’intranet riduce i costi di inserimento.

Casi di studio sul ROI dell’intranet

Di seguito sono riportate tre sintesi di casi di studio che dimostrano come le intranet possano generare un ROI positivo per aziende di ogni dimensione e tipo:

Caso di studio n. 1

Doctolib, una startup europea in rapida crescita nel settore sanitario, ha utilizzato Happeo per integrarsi con Google Workspace e ha creato un'unica fonte di informazioni attendibili e ricercabili per tutti i propri documenti e le proprie informazioni. Ha inoltre integrato Slack e i canali social, migliorando così il coinvolgimento dei dipendenti e consentendo all'azienda di continuare a scalare la propria comunicazione interna man mano che i team crescono.

“Abbiamo bisogno di Happeo perché stiamo crescendo a un ritmo vertiginoso. Non si tratta di una crescita lineare, ma esponenziale in termini di persone e idee, quindi abbiamo bisogno di uno spazio in cui raccogliere il nostro bagaglio di conoscenze in continua espansione.”

Caso di studio n. 2

State Auto, una compagnia assicurativa statunitense con un secolo di storia, aveva bisogno di una intranet flessibile per semplificare e facilitare la comunicazione interna. Happeo l’ha aiutata a passare a una forza lavoro interamente remota, a migliorare la produttività riducendo il volume delle e-mail e a consentire un rapido accesso alle informazioni e ai colleghi tramite un’app mobile. I membri del team sono riusciti a interagire meglio tra loro e ad accedere alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

State Auto ha inoltre tratto vantaggio dalle funzionalità di analisi avanzata di Happeo, che hanno rivelato cosa cercavano i dipendenti e hanno fornito ai dirigenti senior una visione chiara di come i membri del team interagiscono con il sistema.

Caso di studio n. 3

ActivTrak, una piattaforma cloud per l’analisi della forza lavoro, voleva abbandonare Slack, centralizzare la propria knowledge base e promuovere la cultura aziendale e il coinvolgimento dei propri dipendenti che lavorano da remoto. Aveva inoltre bisogno di snellire il processo di inserimento dei nuovi assunti, soprattutto alla luce della rapida crescita del proprio organico.

ActivTrak ha utilizzato Happeo per consolidare tutte le informazioni in un unico archivio consultabile e lo ha integrato con il proprio sistema delle risorse umane. Ciò ha consentito di automatizzare le attività relative alle risorse umane, come l’aggiornamento dell’organigramma aziendale, in continua evoluzione. Sono stati inoltre creati hub di team personalizzati per i singoli reparti.

Come aumentare il ROI di un sistema intranet

È importante scegliere un sistema altamente personalizzabile. Ottenere il massimo valore dalla propria intranet — e il ROI più elevato — significa adottare un approccio proattivo nel valutare in che modo una determinata piattaforma supporti e si integri con la tecnologia e i processi esistenti. Ecco alcuni consigli:

Richiedi una demo dal vivo

Una demo consente di sperimentare le funzionalità della piattaforma in tempo reale. È un’occasione per assicurarsi che sia in grado di soddisfare tutte le vostre esigenze e per farsi un’idea dell’esperienza utente (UX). Inoltre, permette di porre domande specifiche al rappresentante commerciale per verificare se le funzionalità dello strumento siano in linea con le esigenze della vostra azienda.

Si tratta di un modo privo di rischi per comprendere appieno e confrontare diverse soluzioni. In base al nostro elenco completo di domande da porre durante una demo, dovresti approfondire aspetti quali funzionalità, processo di onboarding, esperienza utente, prezzi, integrazioni, sicurezza, assistenza e recensioni dei clienti.

Accelerare l’implementazione

Scegliere una piattaforma che si possa implementare rapidamente è uno dei modi migliori per aumentare il ROI della propria intranet. Il tempo medio di implementazione di una intranet è di 1,2 anni, il che significa che non si ottiene un ritorno sull’investimento per oltre un anno.

Happeo può essere configurato in sole 6-8 settimane, il che significa che potrai beneficiare dei vantaggi del tuo investimento molto prima. Significa anche che i tuoi dipendenti — indipendentemente da dove si trovino — potranno iniziare subito a collaborare e a contribuire alla base di conoscenze aziendale.

Scegli il piano giusto

Una soluzione in hosting come quella di Happeo è scalabile, il che significa che potete acquistare un piano che includa solo le funzionalità di cui avete assolutamente bisogno. Otterrete un valore aggiunto evitando costosi componenti aggiuntivi e funzionalità che non userete.

Valuta attentamente i diversi piani disponibili e informati sulle integrazioni con l’intranet. La tua intranet dovrebbe integrarsi (facilmente) con gli strumenti che già utilizzi, come Google Workspace, Microsoft 365 o Zoom.

Ottieni un ROI più rapido con Happeo

La scelta della piattaforma intranet giusta è fondamentale per ottenere un rapido ritorno sull’investimento. Happeo soddisfa tutti i requisiti in termini di funzionalità, personalizzazione, integrazioni e scalabilità. Collaboriamo con aziende di tutte le dimensioni in numerosi settori diversi e possiamo aiutarvi a organizzarvi e a diventare più produttivi in pochissimo tempo. Richiedete oggi stesso un preventivo per la vostra intranet Happeo scalabile.

Domande frequenti

Come si calcola effettivamente il ROI di una intranet?

Si parte dalla formula di base — utile netto diviso per l’investimento totale, moltiplicato per 100 — quindi si definiscono dei parametri di riferimento sulla produttività prima dell’implementazione, in modo da avere un termine di paragone 3-6 mesi dopo. Sommate i costi diretti (abbonamenti, formazione, infrastruttura) ai miglioramenti quantificabili della produttività, come la riduzione del tempo dedicato alle e-mail o alla ricerca di informazioni, per ottenere un quadro completo.

Quale parametro di riferimento per il ROI può realisticamente aspettarsi un’azienda di medie dimensioni?

In un sondaggio condotto da Happeo tra i propri clienti, le aziende hanno segnalato un aumento medio del 38% della produttività dei dipendenti e una velocità di ricerca delle informazioni superiore del 65% dopo l’adozione della soluzione. Una implementazione più rapida aumenta ulteriormente questo ritorno sull’investimento: la maggior parte dei clienti avvia il servizio entro 3-6 mesi, contro una media del settore di 1,2 anni, il che significa che i guadagni in termini di produttività iniziano ad accumularsi con mesi di anticipo.

In che modo una intranet influisce sulla fidelizzazione dei dipendenti e sui costi di inserimento?

Sostituire un dipendente costa in genere da 1 a 2 volte il suo stipendio, e una rete intranet contribuisce a ridurre tale costo facilitando la ricerca di informazioni e il contatto con i colleghi, il che riduce il burnout e migliora l'esperienza lavorativa quotidiana. Per misurare l’effetto, confronta i tempi di inserimento, il tasso di abbandono nei primi 6 mesi e il costo totale di inserimento prima e dopo l’implementazione.

Qual è il modo più veloce per aumentare il ROI di una intranet esistente o di nuova realizzazione?

Date priorità a tempi di implementazione rapidi, poiché una piattaforma che richiede più di un anno per essere implementata ritarda il ritorno sull’investimento di altrettanto tempo. Scegliere un piano su misura per le vostre effettive esigenze, anziché pagare per funzionalità aggiuntive inutilizzate, e assicurarsi che la piattaforma si integri perfettamente con gli strumenti che già utilizzate, contribuiscono entrambi ad aumentare ulteriormente il ritorno sull’investimento.