Wiki aziendale o knowledge base: quale fa al caso tuo?

La vostra organizzazione gestisce, crea e diffonde attivamente le conoscenze? Oppure i vostri dipendenti perdono tempo a cercare informazioni su strumenti diversi e disparati?

Secondo un recente sondaggio, il 75% delle organizzazioni ha affermato che la creazione e la conservazione della conoscenza sarebbero importanti o molto importanti per il proprio successo nei prossimi 12-18 mesi. Eppure, solo il 9% si è dichiarato “molto pronto” a farlo.

Per colmare questo divario di preparazione, le aziende devono implementare strumenti che consentano ai propri dipendenti di condividere, organizzare e accedere liberamente alla conoscenza — e un wiki aziendale potrebbe essere la risposta.

Che cos’è un wiki aziendale?

Un wiki aziendale è un database centrale che un’azienda utilizza per archiviare e organizzare i contenuti. Questi possono includere manuali per i dipendenti, informazioni sui prodotti, piani di progetto, liste di controllo per l’inserimento dei nuovi assunti e documentazione sui processi interni.

Sono i dipendenti dell’azienda, e non un team dedicato alla gestione delle conoscenze, a creare e gestire un wiki aziendale. Chiunque all’interno dell’azienda può modificare o aggiungere contenuti al wiki aziendale quando ha informazioni da condividere. In questo modo, un wiki aziendale funziona come una versione privata e interna di Wikipedia per la propria organizzazione.

Wiki aziendale vs. base di conoscenza aziendale

I wiki aziendali e le basi di conoscenza interne sono entrambi sistemi per l’archiviazione e l’organizzazione dei contenuti interni, e i due termini vengono spesso confusi. La differenza principale tra un wiki aziendale e una base di conoscenza è che, mentre un wiki cresce in modo organico grazie ai dipendenti dell’organizzazione, una base di conoscenza viene creata in modo più mirato.

La cura e la gestione di una base di conoscenza sono solitamente di competenza di pochi dipendenti dedicati, sebbene questi possano concedere ad altri dipendenti, come i responsabili di reparto, il diritto di creare o modificare i contenuti. Ciò consente alle organizzazioni di avere un maggiore controllo sulle informazioni e di prevenire la confusione causata da informazioni obsolete o mal organizzate.

Una base di conoscenza offre solitamente più modalità per strutturare e organizzare i contenuti e include regole relative alla tassonomia e alle convenzioni di denominazione. Ciò può facilitare ai dipendenti la ricerca dei contenuti appropriati.

Sia i wiki aziendali che le basi di conoscenza possono rappresentare strumenti preziosi per le aziende per archiviare e gestire le conoscenze. Molte soluzioni software moderne offrono il meglio di entrambi i mondi, combinando una funzione wiki a cui tutti i membri del personale possono contribuire con una base di conoscenza più strutturata.

Perché le aziende utilizzano software wiki aziendali?

Uno studio di McKinsey ha rilevato che i lavoratori altamente qualificati nel settore della conoscenza dedicano in media il 19% del loro tempo alla ricerca di informazioni. Per un dipendente a tempo pieno, ciò equivale a circa sette o otto ore alla settimana, ovvero un'intera giornata lavorativa. Un wiki aziendale può aiutare il vostro team a trovare più facilmente le informazioni di cui ha bisogno.

Ecco alcuni dei vantaggi offerti dai sistemi wiki aziendali:

Migliore gestione e conservazione delle conoscenze

La conoscenza di un'organizzazione è una delle sue risorse più preziose. Creando un wiki aziendale e incoraggiando i dipendenti a documentare le proprie conoscenze, è possibile garantire che il sapere dell'organizzazione sia accessibile a tutti. Ciò consente di conservare le conoscenze anche quando i dipendenti più preziosi decidono di lasciare l'azienda.

Base di conoscenze ricercabile

Non ha molto senso documentare tutte le conoscenze più importanti della vostra organizzazione se nessuno è in grado di trovarle. Una buona soluzione wiki aziendale consentirà ai dipendenti di cercare contenuti specifici. In questo modo, il vostro wiki si trasformerà in un archivio di contenuti self-service in cui i dipendenti potranno reperire le informazioni di cui hanno bisogno, senza dover chiedere aiuto.

Meno confusione

In molte organizzazioni, le informazioni sono sparse su diverse piattaforme, il che può rendere difficile trovare quelle giuste. Un wiki ben organizzato è un modo per riunire tutte le conoscenze in un unico posto. Creando questa unica fonte di verità, potrete garantire che i vostri dipendenti sappiano sempre dove cercare le informazioni di cui hanno bisogno.

Inserimento più rapido

Imparare a conoscere una nuova azienda, comprese tutte le persone, le politiche e le procedure, può risultare opprimente. Utilizzando un wiki aziendale, è possibile offrire ai nuovi assunti un facile accesso a tutte le linee guida, le guide pratiche, i materiali di formazione e gli altri documenti di cui hanno bisogno per ambientarsi il più rapidamente possibile. Inoltre, un processo di inserimento efficace può aumentare la fidelizzazione dei dipendenti fino all’82%.

Maggiore produttività

La creazione di un wiki aziendale che funga da unica fonte di informazioni attendibili per la vostra organizzazione contribuisce a semplificare la gestione delle informazioni e consente ai dipendenti di lavorare in modo autonomo. Inoltre, permette di risparmiare molto tempo, poiché i dipendenti non dovranno più cercare informazioni su più canali o chiedere aiuto ai colleghi. Ciò offre ai dipendenti più tempo per concentrarsi sul proprio lavoro e dare il meglio di sé.

Migliore collaborazione di squadra

Il punto fondamentale di un wiki aziendale è che si tratta di uno sforzo collaborativo a cui chiunque all’interno della vostra organizzazione può contribuire. Incoraggiando i membri del vostro team a condividere le proprie conoscenze, esperienze e intuizioni, potete creare una cultura collaborativa e incentrata sul lavoro di squadra, in cui tutti abbiano la possibilità di crescere.

Il software wiki aziendale può inoltre rivelarsi prezioso per abbattere i silos informativi all’interno dell’organizzazione. Con un wiki aziendale, ogni membro del team può attingere al prezioso patrimonio di conoscenze condivise, indipendentemente dal proprio ruolo.

Integrazioni con i flussi di lavoro esistenti

La maggior parte delle organizzazioni utilizza quotidianamente diversi strumenti di lavoro. Le moderne soluzioni wiki aziendali, inoltre, possono spesso integrarsi con gli altri strumenti e processi che già utilizzate.

Happeo, ad esempio, si integra sia con Google Workspace che con Microsoft 365. Ciò significa che quando effettui una ricerca nel wiki aziendale, il software cercherà contemporaneamente anche nei file presenti su Google Drive o OneDrive. Inoltre, puoi persino incorporare file di Drive o OneDrive nelle tue Pagine per aggiungere contesto e rendere più facile per i dipendenti trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

Riduzione del turnover del personale

Un wiki aziendale contribuisce a creare una cultura collaborativa e solidale che migliora il morale dei dipendenti e riduce il turnover. Inoltre, quando i dipendenti hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno in un unico posto facilmente consultabile, non devono perdere tempo a cercare dati e cifre. Ciò significa che hanno più tempo per svolgere il proprio lavoro, con conseguente riduzione dei livelli di stress e burnout.

L’implementazione di un wiki aziendale e l’incoraggiamento rivolto a tutti i dipendenti a condividere le proprie conoscenze e competenze possono inoltre contribuire a far sì che i dipendenti si sentano apprezzati e ascoltati sul posto di lavoro.

Ad esempio, scopri come Happeo aiuta BlueBridge a mantenere alta la soddisfazione dei dipendenti man mano che l’azienda cresce.

Svantaggi dei wiki aziendali tradizionali

Sebbene un wiki aziendale possa essere uno strumento prezioso per la gestione della conoscenza all’interno della vostra organizzazione, le soluzioni wiki tradizionali presentano alcuni svantaggi.

Ecco alcuni degli svantaggi dei wikiaziendali tradizionali:

Richiedono un controllo aggiuntivo

Un wiki aziendale a cui chiunque può contribuire incoraggia una cultura di condivisione delle conoscenze e di collaborazione, ma può anche causare problemi. Quando chiunque può aggiungere informazioni al wiki senza l’approvazione di esperti in materia, c’è il rischio che il wiki finisca per contenere informazioni errate o obsolete.

Le moderne soluzioni wiki aziendali garantiscono un equilibrio tra la possibilità per tutti di contribuire e la garanzia che le informazioni siano corrette e aggiornate, grazie a funzionalità quali l’approvazione dei contenuti. Un’altra caratteristica importante è la gestione del ciclo di vita, grazie alla quale i responsabili ricevono un avviso quando un contenuto non viene aggiornato da molto tempo e potrebbe essere obsoleto.

Mancanza di funzionalità di ricerca

Sebbene la maggior parte delle soluzioni wiki aziendali offra un certo livello di funzionalità di ricerca, spesso questa non è molto intuitiva o potente. Ciò può portare i dipendenti a perdere tempo nella ricerca delle informazioni di cui hanno bisogno.

Tuttavia, le moderne soluzioni wiki aziendali combinano un software wiki funzionale con una potente funzione di ricerca; alcune (tra cui Happeo) consentono addirittura di effettuare ricerche su più app di terze parti direttamente dal proprio ambiente di lavoro digitale.

Scarsa integrazione con i flussi di lavoro esistenti

I wiki tradizionali potrebbero non integrarsi bene con gli strumenti che utilizzate quotidianamente. Ciò significa che i dipendenti potrebbero perdere tempo passando da una piattaforma all’altra. Per evitare questo, cercate soluzioni wiki aziendali che funzionino senza soluzione di continuità insieme agli strumenti e alle piattaforme che i vostri team già utilizzano.

Mancanza di analisi

I wiki aziendali tradizionali non offrono molte informazioni su come vengono utilizzati dai dipendenti. Ciò significa che potresti ritrovarti con contenuti ridondanti a cui nessuno accede, oppure non riuscire a fornire le conoscenze di cui i dipendenti hanno bisogno.

Un wiki moderno può fornirti preziose analisi, che ti indicano cosa cercano (e cosa non cercano) i tuoi dipendenti. Questo ti aiuta a rimuovere o consolidare i contenuti ridondanti che ingombrano il tuo wiki e a garantire che tu stia fornendo i contenuti di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno.

Sfrutta la potenza dei moderni software wiki aziendali

Sebbene i wiki aziendali tradizionali possano non disporre delle funzionalità di cui le aziende hanno bisogno oggi, esiste una soluzione. Happeo è il tuo wiki aziendale moderno, la tua knowledge base e la tua intranet sociale, il tutto racchiuso in un’unica piattaforma intuitiva:

• Ricerca universale: con Happeo, puoi effettuare ricerche contemporaneamente nei contenuti del tuo wiki, su Google Drive, OneDrive e SharePoint. Ciò significa che puoi trovare le informazioni di cui hai bisogno in pochi secondi senza dover passare da un’app all’altra.

• Collaborazione social: una ricerca di McKinsey ha rilevato che le aziende possono aumentare la produttività dei knowledge worker del 20–25% utilizzando le tecnologie social. In Happeo, la comunicazione avviene nei Canali, spazi dedicati in cui i team possono incontrarsi, collaborare e socializzare.

• Pagine iniziali personalizzate: nessuno ha bisogno di visualizzare tutto il sapere aziendale in una volta sola. Con Happeo, puoi personalizzare facilmente la tua pagina iniziale in modo che mostri solo i contenuti, i canali e i widget di cui hai bisogno.

• Gestione del ciclo di vita dei contenuti: le funzionalità di gestione del ciclo di vita di Happeo ti avvisano quando i contenuti diventano obsoleti, in modo da poterli aggiornare o rimuovere.

• Integrazioni approfondite con gli ambienti di lavoro: Happeo collega tutto grazie a integrazioni approfondite con strumenti diffusi come Google Workspace, Microsoft 365 e altri ancora.

• Analisi approfondite: le funzionalità di analisidi Happeo ti mostrano quali post e pagine stanno ottenendo il maggior coinvolgimento. E non c’è bisogno di indovinare quali contenuti i tuoi team vogliano vedere: le analisi delle ricerche ti aiutano a individuare eventuali domande frequenti, in modo da poter creare contenuti per colmare eventuali lacune di conoscenza.

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Domande frequenti

Che cos’è un wiki aziendale?

Un wiki aziendale è un database centrale che i dipendenti utilizzano per archiviare, organizzare e condividere le conoscenze aziendali, come manuali, piani di progetto e documentazione sui processi. A differenza di una base di conoscenza formale, viene creato e gestito in modo collaborativo dai dipendenti anziché da un team dedicato.

Qual è la differenza tra un wiki aziendale e una base di conoscenza?

Un wiki aziendale cresce in modo organico man mano che i dipendenti aggiungono e modificano i contenuti, mentre una knowledge base viene curata in modo più mirato da un piccolo gruppo, secondo una tassonomia e regole di denominazione ben definite. Molti strumenti moderni combinano entrambi gli approcci in un’unica piattaforma.

Quali sono i principali vantaggi di un wiki aziendale?

Un wiki aziendale migliora la conservazione delle conoscenze, riduce i silos informativi, accelera l’inserimento dei nuovi assunti e aumenta la produttività, offrendo ai dipendenti un unico spazio consultabile dove trovare ciò di cui hanno bisogno, invece di dover chiedere ai colleghi o cercare tra diversi strumenti.

Quali sono gli svantaggi dei tradizionali software wiki aziendali?

I wiki tradizionali spesso non dispongono di funzionalità di ricerca avanzate, non offrono analisi sull’utilizzo e possono accumulare contenuti obsoleti o errati, poiché chiunque può modificarli senza approvazione. Le soluzioni moderne risolvono questi problemi grazie alla gestione del ciclo di vita dei contenuti e alla ricerca integrata.