Mesurer le retour sur investissement (ROI) de l'intranet à l'aide d'une analyse coûts-avantages

Les intranets apportent aux entreprises une valeur tant matérielle qu'immatérielle.

Ils contribuent à rationaliser la communication interne, servent de plateforme centrale pour la base de connaissances de votre organisation et réduisent la confusion inhérente à la gestion de la communication et des documents sur plusieurs applications et plateformes. Cependant, selon les données de Slack, seules 6 % des entreprises mesurent réellement le retour sur investissement de leur intranet.

Bien que la mesure de l’impact et du retour sur investissement d’un intranet ne soit pas une science exacte, il existe des indicateurs concrets que vous pouvez suivre pour mieux comprendre la valeur ajoutée de la mise en place d’un intranet. Cela peut ensuite aider votre équipe informatique à justifier un investissement accru dans votre intranet, qu’il s’agisse d’allouer davantage de ressources à sa maintenance ou d’étendre ses fonctionnalités.

Enquête sur le retour sur investissement de l'intranet

Nous souhaitions mieux comprendre pourquoi nos propres clients avaient adopté une solution intranet et quels cas d’utilisation généraient le meilleur retour sur investissement. C’est pourquoi, fin 2021, nous avons interrogé plus de 235 clients Happeo dans le cadre de notre rapport d’enquête sur le retour sur investissement.

Dans le cadre de cette enquête, 46 % des personnes interrogées travaillaient dans le domaine de l'informatique, les autres occupant des postes dans la communication interne, le marketing, les ressources humaines, les opérations et divers postes de direction.

Les personnes interrogées étaient des clients de Happeo aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Scandinavie et en Europe occidentale, qui agissaient tous en tant qu’administrateurs de leur propre plateforme Happeo.

Les cinq principaux cas d'utilisation présentant le meilleur retour sur investissement étaient les suivants :

1. Amélioration de la communication centrale : 96 % des personnes interrogées ont déclaré que Happeo avait enrichi l’expérience de contenu en interne, et 53 % ont indiqué que la plateforme avait amélioré la rapidité de la communication interne.

2. Centralisation et gestion des connaissances : 34 % des clients ont utilisé Happeo pour créer une source centrale de référence regroupant les connaissances de l’entreprise et des services. Ces entreprises s’attachent à briser les silos d’informations et à pérenniser les connaissances en créant une archive d’informations dotée d’une hiérarchie claire et consultable.

3. Outils unifiés et espace de travail numérique : 11 % des personnes interrogées ont utilisé Happeo pour remplacer plusieurs outils de communication. L’intranet est ainsi devenu un guichet unique pour les applications métier essentielles. Il leur a également permis d’accéder plus rapidement aux informations — grâce à la recherche universelle — tout en favorisant l’adoption des outils existants.

4. Connexion et sentiment d’appartenance : 95 % des personnes interrogées ont déclaré que Happeo favorisait un sentiment d’appartenance en aidant les collaborateurs à se sentir connectés à leur entreprise et à leurs collègues. En permettant une communication bidirectionnelle entre la direction et les collaborateurs, Happeo a contribué à instaurer une culture de collaboration qui a permis aux managers de mieux reconnaître les efforts et les contributions des collaborateurs.

5. Communication fondée sur les données : environ 7 % des personnes interrogées utilisaient principalement les données issues de Happeo pour améliorer leur communication interne et l’engagement des collaborateurs. Les analyses et les informations issues de ces données ont aidé les équipes à optimiser la communication, à fidéliser les collaborateurs et à favoriser l’engagement ainsi que la consommation de contenu.

Quel taux de retour sur investissement (ROI) peut espérer une entreprise de taille moyenne pour son intranet ?

D’après une enquête menée par Happeo auprès de 235 clients, les entreprises ont constaté une augmentation moyenne de 38 % de la productivité de leurs collaborateurs et ont trouvé les informations recherchées 65 % plus rapidement après avoir adopté Happeo. La rapidité de déploiement renforce ce retour sur investissement : 54 % des clients Happeo ont lancé leur intranet dans les trois premiers mois, et 87 % étaient opérationnels dans les six mois — contre un délai moyen de mise en place d’un intranet de 1,2 an dans le secteur. Un retour sur investissement plus rapide signifie que les gains de productivité mentionnés ci-dessus commencent à se concrétiser plusieurs mois plus tôt qu’avec un déploiement d’intranet classique.

Comment évaluer le retour sur investissement d'un intranet à l'aide d'une analyse coûts-avantages

Mesurer le retour sur investissement d’une campagne publicitaire est relativement simple (recettes et dépenses). En revanche, un système métier essentiel tel qu’un intranet présente beaucoup plus de nuances, car il implique davantage de variables et d’éléments intangibles.

Pour évaluer le retour sur investissement de votre intranet, commencez par la formule de base du ROI. Pour ce faire, divisez le bénéfice net par l'investissement total et multipliez le résultat par 100. Voici à quoi cela ressemble :

Retour sur investissement = [bénéfice net / investissement total] x 100

Le coût de votre logiciel d'intranet est facile à calculer, mais les avantages peuvent être difficiles à quantifier. Pour réaliser une analyse coûts-avantages, vous devrez établir des repères concernant les avantages tangibles générés par un intranet (par exemple, les économies réalisées grâce à une productivité accrue). Voici quelques étapes pour vous lancer :

Définir des critères de référence

Les données de référence vous aident à identifier les problèmes de productivité et à établir des indicateurs de référence avant la mise en place de votre nouvel intranet. Vous devrez impliquer vos collaborateurs dans ce processus. Voici une liste d’indicateurs à évaluer par catégorie :

• Productivité – Temps consacré à la réalisation des tâches, à la recherche d'informations, à la réponse aux demandes et à l'exécution de tâches répétitives ou redondantes.
  
  
• Collaboration et engagement – Participation aux forums, création, modification et partage de documents, ainsi que commentaires, « j’aime » ou partages sur les tâches, les fils de discussion et les missions.
  
  
• Communication – Utilisation des e-mails et consultation des actualités de l’entreprise.
  
  
• Demandes et assistance – Demandes adressées au service d’assistance informatique et tickets RH.

Associez chaque indicateur au temps moyen nécessaire à sa réalisation ; c’est ainsi que vous obtiendrez une valeur monétaire. Par exemple, supposons que vos collaborateurs passent environ 2,6 heures par jour (13 heures par semaine) à envoyer et consulter leurs e-mails. Un intranet et une base de connaissances peuvent réduire ce temps en évitant d’avoir à fouiller dans les e-mails et à répondre à des demandes individuelles. Si l’intranet fait gagner 6 heures par semaine à chaque employé, cela représente un total de 24 heures par mois. Pour un employé gagnant l’équivalent de 25 $/heure, cela représente 600 $ par mois (par employé !).

Une fois vos données de référence en place, vous pouvez les réexaminer environ 3 à 6 mois après la mise en service de l'intranet. Cela vous aide à comprendre où (et comment) les employés gagnent du temps, ce qui peut être directement lié au retour sur investissement.

Calculer les coûts directs

La mesure des coûts directs est l’un des moyens les plus simples d’évaluer le retour sur investissement de votre intranet. Cela inclut notamment les économies réalisées sur le papier et l’impression, puisque vous stockez désormais vos documents dans le cloud.

Vous devez également prendre en compte les coûts annexes, tels que la formation des collaborateurs ou la mise en place de l’intranet lui-même. Intégrez les frais d’abonnement, les honoraires de consultants et les frais administratifs dans le calcul du montant total. Il est important de tenir compte de ces investissements — qu’ils soient ponctuels ou récurrents — pour bien appréhender le retour sur investissement global de votre entreprise.

Attribuez une valeur aux gains de productivité

Dans le cadre de votre formule de calcul du retour sur investissement (ROI) de l’intranet, nous vous recommandons d’attribuer des valeurs aux gains de productivité. Voici quelques indicateurs à prendre en compte :

• Réduction du temps consacré à la consultation des e-mails
• Recherche d’informations plus rapide
• Diminution du nombre de demandes adressées au service d'assistance informatique
• Réponses plus rapides aux demandes des clients
• Intégration plus rapide des nouveaux collaborateurs
• Accès à des experts en la matière

Une fois que vous aurez déterminé le temps perdu sur les différentes tâches et processus, vous pourrez commencer à vous concentrer sur leur automatisation ou leur suppression.

Lorsque vous mesurez la productivité, suivez autant d’indicateurs que possible afin d’avoir une vision globale de la manière dont vos collaborateurs utilisent leur temps et de la façon dont l’intranet peut les aider à être plus productifs.

Mesurer les coûts d’infrastructure

La maintenance de l’infrastructure nécessaire au fonctionnement d’un intranet a un coût, en particulier si vous utilisez des serveurs sur site. En optant pour le cloud, vous pouvez bénéficier d’économies d’échelle et ne payer que pour les ressources dont vous avez besoin. Voici quelques exemples de coûts internes liés aux serveurs sur site :

• Mémoire
• Stockage
• Licences logicielles
• Sécurité
• Formation spécialisée aux applications web
• Développement d'applications
• Personnel informatique chargé des mises à jour

Les fournisseurs d'intranets basés sur le cloud se chargent généralement de la sécurité, des mises à jour, des mises à niveau et de l'assistance.

Taux de rétention de la valeur

Fidéliser les collaborateurs est bien plus rentable que de les remplacer (le coût de remplacement d'un collaborateur qui quitte l'entreprise peut représenter 1 à 2 fois son salaire). Un intranet contribue à fidéliser les collaborateurs en leur permettant de trouver, de partager et d'utiliser plus facilement les informations et les ressources dont ils ont besoin. Cela permet de réduire l'épuisement professionnel et d'améliorer l'expérience des collaborateurs.

Dans une récente étude de MetLife, 2 employés sur 5 ont déclaré que le partage des connaissances était devenu plus difficile depuis la pandémie, et environ la moitié ont indiqué travailler en dehors des horaires de travail habituels. Pour fidéliser les employés, il faut leur fournir les outils dont ils ont besoin pour gérer efficacement leur temps et faciliter la communication.

Pour évaluer dans quelle mesure un intranet améliore les taux de fidélisation, vous pouvez :

• Mesurer les taux de satisfaction des employés avant et après la mise en place d’un intranet
• Mener des entretiens de départ pour mieux comprendre les difficultés rencontrées par les employés
• Analyser les coûts directs liés au remplacement d'un collaborateur (par exemple, frais de recrutement, formation, équipement matériel, etc.)

Évaluer les coûts liés à l'intégration des nouveaux collaborateurs

Les intranets peuvent accélérer l’intégration des employés en aidant les nouvelles recrues à trouver rapidement les ressources dont elles ont besoin. Ils leur permettent également d’entrer en contact avec des mentors et des membres clés de l’équipe, et de s’imprégner davantage de la culture d’entreprise.

Un intranet bien conçu permet aux collaborateurs de trouver plus facilement les ressources dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Cela peut contribuer à réduire la frustration et à améliorer les taux de fidélisation.

Pour évaluer dans quelle mesure un intranet réduit les coûts d'intégration, examinez les éléments suivants :

• Le temps généralement nécessaire pour intégrer un nouveau collaborateur
• Le pourcentage de nouveaux employés qui quittent l’entreprise au cours des 3 à 6 premiers mois
• Le coût total de l'intégration

Comparez ces indicateurs avec et sans l'intranet afin de mesurer dans quelle mesure ce dernier réduit les coûts d'intégration.

Études de cas sur le retour sur investissement de l'intranet

Voici trois résumés d'études de cas qui démontrent comment les intranets peuvent générer un retour sur investissement positif pour les entreprises de toutes tailles et de tous types :

Étude de cas n° 1

Doctolib, une start-up européenne en pleine croissance dans le secteur de la santé, a utilisé Happeo pour s’intégrer à Google Workspace et créer une source unique et consultable de toutes ses informations et de tous ses documents. L’entreprise a également intégré Slack et les réseaux sociaux, ce qui a amélioré l’engagement des collaborateurs et lui permet de continuer à faire évoluer sa communication interne au fur et à mesure que ses équipes s’agrandissent.

« Nous avons besoin de Happeo car nous connaissons une croissance extrêmement rapide. Il ne s’agit pas d’une croissance linéaire, mais d’une croissance exponentielle en termes de personnel et d’idées ; nous avons donc besoin d’un espace capable de contenir notre savoir en constante expansion. »

Étude de cas n° 2

State Auto, une compagnie d’assurance américaine centenaire, avait besoin d’un intranet flexible pour rationaliser et faciliter la communication interne. Happeo l’a aidée à passer à un mode de travail entièrement à distance, à améliorer la productivité en réduisant le volume d’e-mails et à permettre un accès rapide aux informations et aux collègues via une application mobile. Les membres de l’équipe ont ainsi pu mieux communiquer entre eux et accéder plus facilement aux informations dont ils avaient besoin pour accomplir leur travail.

State Auto a également tiré parti des fonctionnalités d’analyse avancée de Happeo, qui ont permis de mettre en évidence les recherches effectuées par les employés et ont donné aux dirigeants une visibilité sur la manière dont les membres de l’équipe interagissent avec le système.

Étude de cas n° 3

ActivTrak, une plateforme d’analyse des effectifs basée sur le cloud, souhaitait abandonner Slack, centraliser sa base de connaissances et favoriser la culture d’entreprise et l’engagement de ses collaborateurs en télétravail. L’entreprise avait également besoin de rationaliser son processus d’intégration, d’autant plus que ses effectifs connaissent une croissance rapide.

ActivTrak a utilisé Happeo pour regrouper toutes ses informations dans un référentiel unique et consultable, puis l’a connecté à son système RH. Cela lui a permis d’automatiser certaines tâches RH, comme la mise à jour de l’organigramme de l’entreprise, en constante évolution. L’entreprise a également créé des espaces d’équipe personnalisés pour chaque service.

Comment augmenter le retour sur investissement d’un système d’intranet

Il est important de choisir un système hautement personnalisable. Pour tirer le meilleur parti de votre intranet — et obtenir le meilleur retour sur investissement —, vous devez adopter une approche proactive quant à la manière dont une plateforme donnée s'intègre à vos technologies et processus existants et les prend en charge. Voici quelques conseils :

Organisez une démonstration en direct

Une démonstration vous permet de découvrir les fonctionnalités de la plateforme en temps réel. C'est l'occasion de vous assurer qu'elle répond à tous vos besoins et de vous faire une idée de l'expérience utilisateur. Elle vous permet également de poser des questions précises au commercial pour savoir si les fonctionnalités de l'outil correspondent aux besoins de votre entreprise.

Il s'agit d'un moyen sans risque de bien comprendre et de comparer différentes solutions. Conformément à notre liste exhaustive de questions à poser lors d'un appel de démonstration, vous devriez aborder les fonctionnalités, l'intégration, l'expérience utilisateur, la tarification, les intégrations, la sécurité, l'assistance et les avis clients.

Accélérez le déploiement

Choisir une plateforme que vous pouvez mettre en œuvre rapidement est l’un des meilleurs moyens d’augmenter le retour sur investissement de votre intranet. La durée moyenne de mise en œuvre d’un intranet est de 1,2 an, ce qui signifie que vous ne constatez aucun retour sur investissement pendant plus d’un an.

Happeo peut être mis en place en seulement 6 à 8 semaines, ce qui vous permet de profiter bien plus rapidement des avantages de votre investissement. Cela signifie également que vos collaborateurs, où qu’ils se trouvent, peuvent commencer immédiatement à collaborer et à enrichir la base de connaissances de l’entreprise.

Choisissez la formule qui vous convient

Une solution hébergée comme celle de Happeo est évolutive, ce qui signifie que vous pouvez souscrire une formule qui ne comprend que les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin. Vous en aurez davantage pour votre argent en évitant les modules complémentaires coûteux et les fonctionnalités que vous n’utiliserez pas.

Évaluez attentivement les différentes formules disponibles et renseignez-vous sur les intégrations avec votre intranet. Votre intranet doit s'intégrer (facilement) aux outils que vous utilisez déjà, tels que Google Workspace, Microsoft 365 ou Zoom.

Obtenez un retour sur investissement plus rapide avec Happeo

Le choix d’une plateforme d’intranet adaptée est essentiel pour obtenir un retour sur investissement rapide. Happeo répond à toutes les attentes en matière de fonctionnalités, de personnalisation, d’intégrations et d’évolutivité. Nous travaillons avec des entreprises de toutes tailles issues de nombreux secteurs d’activité et pouvons vous aider à mieux vous organiser et à gagner en productivité en un rien de temps. Demandez dès aujourd’hui un devis pour votre intranet Happeo évolutif.

FAQ

Comment calcule-t-on concrètement le retour sur investissement d’un intranet ?

Commencez par la formule de base — bénéfice net divisé par l'investissement total, multiplié par 100 — puis définissez des indicateurs de productivité avant le déploiement afin de disposer d'un point de référence pour la comparaison 3 à 6 mois plus tard. Combinez les coûts directs (abonnements, formation, infrastructure) avec les gains de productivité quantifiables, tels que la réduction du temps consacré aux e-mails ou à la recherche d'informations, afin d'obtenir une vue d'ensemble complète.

Quel taux de retour sur investissement (ROI) une entreprise de taille moyenne peut-elle raisonnablement espérer ?

Dans l’enquête menée par Happeo auprès de ses clients, les entreprises ont fait état d’une augmentation moyenne de 38 % de la productivité de leurs collaborateurs et ont constaté que la recherche d’informations était 65 % plus rapide après la mise en place de la solution. La rapidité du déploiement renforce encore ce retour sur investissement : la plupart des clients lancent la solution dans un délai de 3 à 6 mois, contre un délai moyen de mise en œuvre de 1,2 an dans le secteur, ce qui signifie que les gains de productivité commencent à se faire sentir plusieurs mois plus tôt.

Quel est l’impact d’un intranet sur la fidélisation des collaborateurs et les coûts d’intégration ?

Le remplacement d’un collaborateur coûte généralement entre 1 et 2 fois son salaire, et un intranet contribue à réduire ce coût en permettant aux collaborateurs de trouver plus facilement des informations et d’échanger avec leurs collègues, ce qui diminue l’épuisement professionnel et améliore leur expérience au quotidien. Pour mesurer cet effet, comparez la durée d'intégration, le taux de départ au cours des six premiers mois et le coût total d'intégration avant et après la mise en place de l'intranet.

Quel est le moyen le plus rapide d’augmenter le retour sur investissement d’un intranet existant ou nouveau ?

Privilégiez un calendrier de déploiement rapide, car une plateforme dont la mise en œuvre prend plus d’un an retarde d’autant votre retour sur investissement. Choisir une offre adaptée à vos besoins réels, plutôt que de payer pour des modules complémentaires inutilisés, et vous assurer que la plateforme s’intègre parfaitement aux outils que vous utilisez déjà, sont deux facteurs qui contribuent à optimiser encore davantage votre retour sur investissement.