Intranetin sijoitetun pääoman tuoton (ROI) mittaaminen kustannus-hyötyanalyysin avulla

Intranetit tuottavat yrityksille aineellista ja aineetonta arvoa.

Ne auttavat tehostamaan sisäistä viestintää, toimivat organisaation tietopohjan keskuksena ja vähentävät sekavuutta, joka liittyy viestinnän ja asiakirjojen hallintaan useissa sovelluksissa ja alustoilla. Slackin tietojen mukaan kuitenkin vain 6 % yrityksistä mittaa intranetin tuottoa (ROI).

Vaikka intranetin vaikutusten ja sijoitetun pääoman tuoton mittaaminen ei ole tarkkaa tiedettä, on olemassa konkreettisia mittareita, joita seuraamalla voit paremmin ymmärtää intranetin käyttöönoton arvoa. Tämä puolestaan voi auttaa IT-tiimiäsi perustelemaan intranetiin tehtävien investointien lisäämistä, olipa kyse sitten sen ylläpitoon osoitettavien resurssien lisäämisestä tai sen ominaisuuksien laajentamisesta.

Intranetin sijoitetun pääoman tuottoa (ROI) koskeva kyselytutkimus

Halusimme ymmärtää paremmin, miksi omat asiakkaamme olivat ottaneet intranet-ratkaisun käyttöön ja mitkä käyttötapaukset tuottivat suurimman ROI:n. Siksi teimme vuoden 2021 lopussa kyselyn yli 235 Happeo-asiakkaalle ROI-tutkimusraporttia varten.

Tässä kyselyssä 46 % vastaajista työskenteli IT-alalla, ja loput edustivat sisäistä viestintää, markkinointia, henkilöstöhallintoa, operatiivista toimintaa sekä erilaisia johtotehtäviä.

Vastaajat olivat Happeon asiakkaita Yhdysvalloista, Isosta-Britanniasta, Skandinaviasta ja Länsi-Euroopasta, ja he kaikki toimivat oman Happeo-alustansa ylläpitäjinä.

Viisi käyttötapausta, jotka tuottivat suurimman sijoitetun pääoman tuoton (ROI), olivat:

1. Keskitetyn viestinnän parantaminen: 96 % vastaajista totesi, että Happeo rikastutti sisäistä sisältökokemusta, ja 53 % sanoi, että se oli nopeuttanut sisäistä viestintää.

2. Keskittäminen ja tietämyksen hallinta: 34 % asiakkaista käytti Happeoa luodakseen keskitetyn tietolähteen, johon tallennetaan yrityksen ja osastojen tietämys. Nämä yritykset keskittyvät tietosilojen purkamiseen ja tietämyksen säilyttämiseen luomalla tietovaraston, jolla on selkeä, hakukelpoinen hierarkia.

3. Yhtenäiset työkalut ja digitaalinen työtila: 11 % vastaajista käytti Happeoa korvaamaan useita viestintätyökaluja. Intranetistä tuli keskitetty alusta tärkeimmille liiketoimintasovelluksille. Se mahdollisti myös tiedon nopeamman saatavuuden – Universal Search -hakutoiminnon avulla – ja lisäsi samalla olemassa olevien työkalujen käyttöä.

4. Yhteys ja yhteenkuuluvuus: 95 % vastaajista totesi, että Happeo vahvisti yhteenkuuluvuuden tunnetta auttamalla työntekijöitä tuntemaan yhteyttä yritykseen ja työtovereihin. Mahdollistamalla kaksisuuntaisen viestinnän johdon ja työntekijöiden välillä Happeo auttoi rakentamaan yhteistyökulttuuria, jonka ansiosta johtajat pystyivät tunnustamaan työntekijöiden ponnistelut ja panokset entistä paremmin.

5. Tietopohjainen viestintä: Noin 7 % vastaajista käytti Happeon tietoja ensisijaisesti sisäisen viestinnän ja työntekijöiden sitoutumisen parantamiseen. Analyysit ja oivallukset auttoivat tiimejä optimoimaan viestintää, pitämään työntekijät yrityksessä sekä edistämään sitoutumista ja sisällön kulutusta.

Minkälaista intranetin ROI-vertailuarvoa keskisuuri yritys voi odottaa?

Happeon omassa 235 asiakasta kattaneessa kyselyssä yritykset ilmoittivat työntekijöiden tuottavuuden kasvaneen keskimäärin 38 % ja tiedon löytämisen nopeutuneen 65 % Happeon käyttöönoton jälkeen. Nopea käyttöönotto vahvistaa tätä tuottoa: 54 % Happeon asiakkaista otti järjestelmän käyttöön ensimmäisten kolmen kuukauden aikana, ja 87 % oli tuotantokäytössä kuuden kuukauden kuluessa – kun alan keskimääräinen intranetin käyttöönottoaika on 1,2 vuotta. Nopeampi hyötyjen realisoituminen tarkoittaa, että edellä mainitut tuottavuusparannukset alkavat kertyä kuukausia aikaisemmin kuin tyypillisessä intranetin käyttöönotossa.

Kuinka arvioida intranetin ROI:ta kustannus-hyötyanalyysin avulla

Mainoskampanjan sijoitetun pääoman tuoton mittaaminen on suhteellisen helppoa (tulot ja menot dollareina). Intranetin kaltainen kriittinen liiketoimintajärjestelmä on kuitenkin paljon monimutkaisempi, koska siinä on mukana enemmän muuttujia ja aineettomia tekijöitä.

Kun arvioit intranetin ROI:ta, aloita peruskaavasta. Laske se jakamalla nettovoitto kokonaisinvestoinnilla ja kertomalla tulos sadalla. Kaava näyttää tältä:

ROI = [nettovoitto / kokonaisinvestointi] x 100

Intranetin ohjelmistokustannukset on helppo laskea, mutta hyötyjä voi olla vaikea mitata. Kustannus-hyötyanalyysin tekemiseksi sinun on määritettävä vertailuarvot intranetistä saataville konkreettisille hyödyille (esim. tuottavuuden kasvusta johtuvat kustannussäästöt). Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla pääset alkuun:

Aseta vertailuarvot

Vertailutiedot auttavat tunnistamaan tuottavuusongelmia ja määrittämään lähtötasomittarit ennen uuden intranetin käyttöönottoa. Työntekijät on otettava mukaan tähän prosessiin. Tässä on luettelo arvioitavista mittareista kategorioittain:

• Tuottavuus – Tehtävien suorittamiseen, tiedon etsimiseen, pyyntöihin vastaamiseen sekä toistuvien tai päällekkäisten töiden tekemiseen käytetty aika.
  
  
• Yhteistyö ja sitoutuminen – Foorumeihin osallistuminen, asiakirjojen luominen, muokkaaminen ja jakaminen sekä kommentit, tykkäykset tai jakamiset tehtävien, keskusteluketjujen ja toimeksiantojen yhteydessä.
  
  
• Viestintä – Sähköpostin käyttö ja yritysuutisten seuraaminen.
  
  
• Pyynnöt ja tuki – IT-tukipalvelun pyynnöt ja HR-tukipyynnöt.

Liitä kukin mittari sen suorittamiseen kuluvaan keskimääräiseen aikaan, jolloin saat selville rahallisen arvon. Oletetaan esimerkiksi, että työntekijäsi käyttävät noin 2,6 tuntia päivässä (13 tuntia viikossa) sähköpostien lähettämiseen ja tarkistamiseen. Intranetti ja tietopankki voivat lyhentää tätä aikaa, sillä niiden avulla ei enää tarvitse etsiä tietoa sähköposteista eikä vastata yksittäisiin tiedusteluihin. Jos intranetti säästää jokaiselle työntekijälle 6 tuntia viikossa, se tekee yhteensä 24 tuntia kuukaudessa. Työntekijälle, jonka tuntipalkka on 25 dollaria, tämä tarkoittaa 600 dollaria kuukaudessa (työntekijää kohden!).

Kun vertailutiedot ovat valmiina, voit tarkastella niitä uudelleen noin 3–6 kuukautta intranetin käyttöönoton jälkeen. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, missä (ja miten) työntekijät säästävät aikaa, mikä voidaan suoraan yhdistää sijoitetun pääoman tuottoon (ROI).

Laske välittömät kustannukset

Kiinteiden kustannusten mittaaminen on yksi yksinkertaisimmista tavoista arvioida intranetin sijoitetun pääoman tuottoa (ROI). Tähän sisältyvät esimerkiksi paperi- ja tulostuskustannusten säästöt, jotka syntyvät siitä, että asiakirjat tallennetaan nyt pilvipalveluun.

Sinun tulisi mitata myös mahdolliset oheiskustannukset, kuten työntekijöiden koulutus tai intranetin perustaminen. Ota huomioon tilausmaksut, konsulttipalkkiot ja hallintokustannukset laskiessasi kokonaissummia. Nämä investoinnit – olivatpa ne kertaluonteisia tai jatkuvia – on tärkeää ottaa huomioon, kun arvioit yrityksesi kokonaisinvestoinnin tuottoa (ROI).

Määritä arvot tuottavuuden parannuksille

Osana intranetin ROI-laskelmaa suosittelemme, että tuottavuuden parannuksille määritetään arvot. Mitattavia arvoja ovat esimerkiksi:

• Sähköpostin tarkistamiseen kuluu vähemmän aikaa
• Tiedon löytäminen nopeammin
• IT-tukipalveluun tulevien pyyntöjen väheneminen
• Nopeammat vastaukset asiakaskyselyihin
• Uusien työntekijöiden perehdyttäminen sujuu nopeammin
• Pääsy asiantuntijoiden apuun

Kun olet selvittänyt, kuinka paljon aikaa menee hukkaan eri tehtäviin ja prosesseihin, voit alkaa keskittyä niiden automatisointiin tai poistamiseen.

Tuottavuutta mitatessasi seuraa mahdollisimman monia mittareita, jotta saat kokonaisvaltaisen käsityksen siitä, mihin työntekijäsi käyttävät aikaa ja miten intranet voi auttaa heitä olemaan tuottavampia.

Mittaa infrastruktuurikustannukset

Intranetin ylläpitoon tarvittavan infrastruktuurin ylläpito maksaa, etenkin jos käytät paikallisia palvelimia. Siirtymällä pilvipalveluun voit hyödyntää mittakaavaetuja ja maksaa vain tarvitsemistasi resursseista. Paikallisiin palvelimiin liittyviä sisäisiä kustannuksia ovat muun muassa:

• Muisti
• Tallennustila
• Ohjelmistolisenssit
• Tietoturva
• Verkkosovellusten erityiskoulutus
• Sovelluskehitys
• Päivitysten hoitamiseen tarvittava IT-henkilöstö

Pilvipohjaisten intranet-palveluntarjoajat huolehtivat yleensä turvallisuudesta, päivityksistä, versiokorotuksista ja tuesta.

Arvon säilymisasteet

Työntekijöiden säilyttäminen on huomattavasti kustannustehokkaampaa kuin heidän korvaamisensa (työntekijän lähtö voi maksaa 1–2 kertaa hänen palkkansa verran). Intranet auttaa säilyttämään työntekijöitä helpottamalla heidän tarvitsemiensa tietojen ja resurssien löytämistä, jakamista ja käyttöä. Tämä auttaa vähentämään työuupumusta ja parantamaan työntekijäkokemusta.

Tuoreessa MetLife-tutkimuksessa kaksi viidestä työntekijästä totesi, että tiedon jakaminen on vaikeutunut pandemian jälkeen, ja noin puolet kertoi työskentelevänsä normaalin työajan ulkopuolella. Työntekijöiden sitouttaminen edellyttää, että heille annetaan tarvittavat työkalut, joiden avulla he voivat hallita aikaansa tehokkaasti ja helpottaa viestintää.

Voit laskea, kuinka intranet parantaa työntekijöiden pysyvyyttä, seuraavasti:

• Mitata työntekijöiden tyytyväisyyttä ennen intranetin käyttöönottoa ja sen jälkeen
• Järjestää lähtöhaastatteluja, jotta työntekijöiden ongelmakohtia voidaan ymmärtää paremmin
• Analysoida työntekijän korvaamisesta aiheutuvia välittömiä kustannuksia (esim. rekrytointikulut, koulutus, laitteistot jne.)

Arvioi perehdyttämiskustannukset

Intranetit voivat nopeuttaa työntekijöiden perehdyttämistä auttamalla uusia työntekijöitä löytämään tarvitsemansa materiaalit nopeasti. Ne myös auttavat heitä luomaan yhteyksiä mentoreihin ja avainhenkilöihin sekä sitoutumaan paremmin yrityskulttuuriin.

Hyvin suunniteltu intranet helpottaa työntekijöiden tarvitsemien resurssien löytämistä juuri silloin, kun niitä tarvitaan. Tämä voi auttaa vähentämään turhautumista ja parantamaan työntekijöiden pysyvyyttä.

Kun arvioit, miten intranet alentaa perehdyttämiskustannuksia, ota huomioon seuraavat seikat:

• Kuinka kauan uuden työntekijän perehdyttäminen yleensä kestää
• Kuinka suuri osuus uusista työntekijöistä lähtee ensimmäisten 3–6 kuukauden aikana
• Perehdyttämisen kokonaiskustannukset

Vertaa näitä lukuja tilanteissa, joissa intranetiä käytetään ja joissa sitä ei käytetä, jotta voit mitata, kuinka intranet alentaa perehdyttämiskustannuksia.

Intranetin ROI-tapaustutkimuksia

Seuraavassa on kolme tapaustutkimuksen yhteenvetoa, jotka osoittavat, kuinka intranetit voivat tuottaa positiivista sijoitetun pääoman tuottoa kaiken kokoisille ja tyyppisille yrityksille:

Tapaustutkimus nro 1

Doctolib, nopeasti kasvava eurooppalainen terveydenhuollon startup-yritys, integroi Happeon Google Workspaceen ja loi yhden, haettavan tietolähteen kaikille asiakirjoilleen ja tiedoilleen. Yritys integroi myös Slackin ja sosiaalisen median kanavat, mikä paransi työntekijöiden sitoutumista ja mahdollistaa edelleen sisäisen viestinnän laajentamisen tiimien kasvaessa.

”Tarvitsemme Happeoa, koska kasvu on erittäin nopeaa. Kasvu ei ole lineaarista, vaan eksponentiaalista sekä henkilöstön että ideoiden osalta, joten tarvitsemme paikan, johon voimme tallentaa jatkuvasti kasvavan tietomäärämme.”

Tapaustutkimus nro 2

State Auto, satavuotias yhdysvaltalainen vakuutusyhtiö, tarvitsi joustavan intranetin sisäisen viestinnän tehostamiseksi ja helpottamiseksi. Happeo auttoi yritystä siirtymään kokonaan etätyöskentelyyn, parantamaan tuottavuutta vähentämällä sähköpostimäärää sekä mahdollistamaan nopean pääsyn tietoihin ja työtovereihin mobiilisovelluksen kautta. Tiimin jäsenet pystyivät paremmin olemaan yhteydessä toisiinsa – ja saamaan käsiinsä työnsä tekemiseen tarvitsemansa tiedot.

State Auto hyötyi myös Happeon Advanced Analytics-työkalusta, joka paljasti, mitä työntekijät hakivat, ja antoi ylimmälle johdolle näkyvyyttä siihen, miten tiimin jäsenet käyttävät järjestelmää.

Tapaustutkimus nro 3

Pilvipohjainen työvoiman analytiikka-alusta ActivTrak halusi luopua Slackista, keskittää tietopankkinsa sekä edistää etätyöntekijöidensä yrityskulttuuria ja sitoutumista. Yrityksen oli myös tehostettava uusien työntekijöiden perehdyttämisprosessia, erityisesti koska sen henkilöstömäärä kasvaa nopeasti.

ActivTrak käytti Happeoa kokoamaan kaikki tiedot yhteen hakukelpoiseen tietovarastoon ja yhdisti sen HR-järjestelmäänsä. Tämä mahdollisti HR-tehtävien automatisoinnin, kuten jatkuvasti muuttuvan organisaatiokaavion päivittämisen. Yritys loi myös yksittäisille osastoille räätälöityjä tiimikeskuksia.

Kuinka kasvattaa intranet-järjestelmän sijoitetun pääoman tuottoa (ROI)

On tärkeää valita järjestelmä, jota voidaan mukauttaa laajasti. Intranetin arvon maksimointi – ja korkeimman sijoitetun pääoman tuoton (ROI) saavuttaminen – edellyttää ennakoivaa lähestymistapaa siihen, miten tietty alusta tukee ja integroituu olemassa olevaan teknologiaan ja prosesseihin. Tässä on muutamia vinkkejä:

Järjestä live-esittely

Esittelyn avulla voit kokea alustan toiminnallisuuden reaaliajassa. Se on tilaisuus varmistaa, että alusta pystyy tekemään kaiken, mitä siltä vaaditaan, ja saada tuntumaa käyttökokemuksesta. Esittelyn aikana voit myös esittää myyntiedustajalle tarkkoja kysymyksiä siitä, vastaako työkalun toiminnallisuus yrityksesi tarpeita.

Tämä on riskitön tapa ymmärtää eri ratkaisut perusteellisesti ja vertailla niitä keskenään. Kattavan esittelypuhelukysymysten luettelomme mukaisesti sinun tulisi käsitellä ominaisuuksia, käyttöönottoa, käyttökokemusta, hinnoittelua, integraatioita, tietoturvaa, tukea ja asiakasarvosteluja.

Nopeuta käyttöönottoa

Nopeasti käyttöönotettavan alustan valinta on yksi parhaista tavoista kasvattaa intranetin sijoitetun pääoman tuottoa (ROI). Intranetin keskimääräinen käyttöönottoaika on 1,2 vuotta, mikä tarkoittaa, että sijoituksesi tuottoa ei näy yli vuoteen.

Happeo voidaan ottaa käyttöön jo 6–8 viikossa, mikä tarkoittaa, että saat investoinnistasi hyötyä paljon aikaisemmin. Se tarkoittaa myös, että työntekijäsi – sijainnistaan riippumatta – voivat aloittaa yhteistyön ja osallistua yrityksen tietopankin kehittämiseen heti.

Valitse oikea paketti

Happeon kaltainen isännöity ratkaisu on skaalautuva, eli voit ostaa paketin, joka sisältää vain ne ominaisuudet, joita ehdottomasti tarvitset. Saat enemmän vastinetta rahalle välttämällä kalliita lisäosia ja toimintoja, joita et tule käyttämään.

Arvioi huolellisesti tarjolla olevat eri paketit ja kysy intranetin integrointimahdollisuuksista. Intranetin tulisi integroitua (helposti) jo käyttämiisi työkaluihin, kuten Google Workspaceen, Microsoft 365:een tai Zoomiin.

Saavuta nopeampi sijoitetun pääoman tuotto (ROI) Happeon avulla

Oikean intranet-alustan valinta on ratkaisevan tärkeää nopean sijoitetun pääoman tuoton saavuttamiseksi. Happeo täyttää kaikki vaatimukset ominaisuuksien, mukautettavuuden, integraatioiden ja skaalautuvuuden suhteen. Teemme yhteistyötä kaiken kokoisien yritysten kanssa monilla eri toimialoilla ja voimme auttaa sinua järjestäytymään ja parantamaan tuottavuutta hetkessä. Pyydä tarjous skaalautuvasta Happeo-intranetistä jo tänään.

Usein kysytyt kysymykset

Miten intranetin ROI:ta lasketaan käytännössä?

Aloita peruskaavasta – nettovoitto jaettuna kokonaisinvestoinnilla ja kerrottuna 100:lla – ja aseta sitten tuottavuuden vertailuarvot ennen käyttöönottoa, jotta sinulla on vertailukohta 3–6 kuukautta myöhemmin. Yhdistä kiinteät kustannukset (tilaukset, koulutus, infrastruktuuri) mitattaviin tuottavuuden parannuksiin, kuten sähköpostin käsittelyyn tai tiedonhakuun käytetyn ajan vähenemiseen, jotta saat kattavan kokonaiskuvan.

Mitä ROI-vertailuarvoa keskisuuri yritys voi realistisesti odottaa?

Happeon omassa asiakaskyselyssä yritykset ilmoittivat työntekijöiden tuottavuuden kasvaneen keskimäärin 38 % ja tiedon löytämisen nopeutuneen 65 % järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Nopeampi käyttöönotto vahvistaa tätä tuottoa entisestään — useimmat asiakkaat ottavat järjestelmän käyttöön 3–6 kuukauden kuluessa, kun alan keskimääräinen käyttöönottoaika on 1,2 vuotta, mikä tarkoittaa, että tuottavuushyödyt alkavat kertyä kuukausia aikaisemmin.

Miten intranet vaikuttaa työntekijöiden pysyvyyteen ja perehdyttämiskustannuksiin?

Työntekijän korvaaminen maksaa tyypillisesti 1–2 kertaa hänen palkkansa verran, ja intranet auttaa vähentämään näitä kustannuksia helpottamalla tiedonhakua ja yhteydenpitoa työtovereiden kanssa, mikä vähentää työuupumusta ja parantaa päivittäistä työelämää. Voit mitata vaikutusta vertaamalla perehdyttämisaikaa, ensimmäisten kuuden kuukauden aikana tapahtuvaa henkilöstön vaihtuvuutta sekä perehdyttämisen kokonaiskustannuksia ennen ja jälkeen käyttöönoton.

Mikä on nopein tapa parantaa olemassa olevan tai uuden intranetin sijoitetun pääoman tuottoa (ROI)?

Aseta etusijalle nopea käyttöönottoaikataulu, sillä alustan käyttöönotto, joka kestää yli vuoden, viivästyttää tuottoa vastaavalla ajalla. Valitsemalla tarpeisiisi mitoitettu paketti sen sijaan, että maksaisit käyttämättömistä lisäominaisuuksista, ja varmistamalla, että alusta integroituu saumattomasti jo käyttämiisi työkaluihin, voit kasvattaa tuottoa entisestään.