Yrityswiki vai tietopankki: kumpi sopii sinulle paremmin?

Hallinnoiko, luoko ja jakeleeko organisaatiosi tietoa aktiivisesti? Vai tuhlaavatko työntekijänne aikaa etsimällä tietoa useista toisistaan erillisistä työkaluista?

Tuoreen kyselyn mukaan 75 % organisaatioista totesi, että tiedon luominen ja säilyttäminen olisi tärkeää tai erittäin tärkeää niiden menestykselle seuraavien 12–18 kuukauden aikana. Silti vain 9 % koki olevansa ”erittäin valmiita” siihen.

Tämän valmiuskuilun kaventamiseksi yritysten on otettava käyttöön työkaluja, joiden avulla työntekijät voivat vapaasti jakaa, järjestellä ja hyödyntää tietoa – ja yrityswiki voisi olla ratkaisu tähän.

Mikä on yrityswiki?

Yrityswiki on keskitetty tietokanta, jota yritys käyttää sisällön tallentamiseen ja järjestämiseen. Tähän voivat kuulua esimerkiksi työntekijäkäsikirjat, tuotetiedot, projektisuunnitelmat, perehdytysluettelot ja sisäisten prosessien dokumentaatio.

Yrityksen wikiä luovat ja ylläpitävät yrityksen työntekijät, ei erillinen tietohallintatiimi. Kuka tahansa yrityksen työntekijä voi muokata tai lisätä sisältöä yrityksen wikiin, kun hänellä on jaettavaa tietoa. Tällä tavoin yrityksen wiki toimii kuin organisaatiosi oma, sisäinen versio Wikipediasta.

Yrityswiki vs. yrityksen tietopankki

Yrityswikit ja sisäiset tietokannat ovat molemmat järjestelmiä sisäisen sisällön tallentamiseen ja järjestämiseen, ja näitä kahta termiä sekoitetaan usein toisiinsa. Suurin ero yrityswikin ja tietokannan välillä on se, että wiki kasvaa orgaanisesti organisaation työntekijöiden toimesta, kun taas tietokanta kootaan tarkoituksellisemmin.

Tietokannan ylläpito ja hallinta on yleensä vain muutaman siihen erikoistuneen työntekijän vastuulla, vaikka he voivatkin myöntää muille työntekijöille, kuten osastopäälliköille, oikeuden luoda tai muokata sisältöä. Tämä antaa organisaatioille paremman hallinnan tiedoista ja auttaa ehkäisemään vanhentuneiden tai huonosti järjestettyjen tietojen aiheuttamaa sekaannusta.

Tietokanta tarjoaa yleensä enemmän tapoja jäsentää ja järjestellä sisältöä, ja siihen sisältyy sääntöjä luokittelusta ja nimeämiskäytännöistä. Tämä voi helpottaa työntekijöiden oikean sisällön löytämistä.

Sekä yrityswikit että tietopankit voivat olla yrityksille arvokkaita tapoja tallentaa ja hallita tietoa. Monet nykyaikaiset ohjelmistoratkaisut tarjoavat molempien maailmojen parhaat puolet yhdistämällä wiki-toiminnon, johon kaikki työntekijät voivat osallistua, ja rakenteellisemman tietopankin.

Miksi yritykset käyttävät yrityswikiohjelmistoja?

McKinseyn tutkimuksen mukaan korkeasti koulutetut tietotyöläiset käyttävät keskimäärin 19 % ajastaan tiedon etsimiseen. Kokopäiväisen työntekijän kohdalla tämä tarkoittaa noin seitsemää tai kahdeksaa tuntia viikossa – eli kokonaisen työpäivän verran. Yrityswiki voi auttaa tiimiäsi löytämään tarvitsemansa tiedot helpommin.

Tässä on joitakin yrityswikijärjestelmien tarjoamia etuja:

Parempi tiedonhallinta ja tiedon säilyttäminen

Organisaation tieto on yksi sen suurimmista voimavaroista. Perustamalla yrityswikin ja kannustamalla työntekijöitäsi dokumentoimaan tietonsa voit varmistaa, että organisaation tieto on kaikkien saatavilla. Tämä auttaa sinua säilyttämään tiedon silloinkin, kun arvokkaimmat työntekijäsi lopulta lähtevät yrityksestä.

Hakuun perustuva tietokanta

Organisaation tärkeimmän tiedon dokumentoinnista ei ole paljon hyötyä, jos kukaan ei löydä sitä. Hyvä yrityswikiratkaisu antaa työntekijöille mahdollisuuden etsiä tiettyä sisältöä. Tämä muuttaa wikisi itsepalveluperustaiseksi sisältötallennustilaksi, josta työntekijät voivat hakea tarvitsemaansa tietoa ilman, että heidän tarvitsee pyytää apua.

Vähemmän sekaannusta

Monissa organisaatioissa tieto on hajallaan useilla eri alustoilla, mikä voi vaikeuttaa oikean tiedon löytämistä. Hyvin järjestetty wiki on keino koota kaikki tieto yhteen paikkaan. Luomalla tämän yhden luotettavan tietolähteen voit varmistaa, että työntekijät tietävät aina, mistä etsiä tarvitsemaansa tietoa.

Nopeampi perehdytys

Uuden yrityksen, sen ihmisten, käytäntöjen ja menettelytapojen oppiminen voi tuntua ylivoimaiselta. Yrityswikin avulla voit tarjota uusille työntekijöille helpon pääsyn kaikkiin ohjeisiin, käyttöoppaisiin, koulutusmateriaaleihin ja muihin asiakirjoihin, joita he tarvitsevat sopeutuakseen mahdollisimman nopeasti. Tehokas perehdytysprosessi voi lisätä työntekijöiden pysyvyyttä jopa 82%.

Parempi tuottavuus

Yrityswikin luominen organisaatiosi yhtenäiseksi tietolähteeksi auttaa virtaviivaistamaan tiedonkulkua ja antaa työntekijöille mahdollisuuden työskennellä itsenäisesti. Se voi myös säästää paljon aikaa, koska työntekijöiden ei tarvitse etsiä tietoa useista eri kanavista tai pyytää apua kollegoiltaan. Tämä antaa työntekijöille enemmän aikaa keskittyä tekemään parhaansa.

Parempi tiimiyhteistyö

Yrityswikin ydin on siinä, että se on yhteistyöhanke, johon kuka tahansa organisaatiossasi voi osallistua. Kannustamalla tiimin jäseniä jakamaan tietonsa, kokemuksensa ja oivalluksensa voit luoda yhteistyöhön ja tiimityöhön keskittyvän kulttuurin, jossa jokaisella on mahdollisuus kasvaa.

Yrityswiki-ohjelmisto voi olla myös korvaamaton apu organisaation sisäisten tietosilojen purkamisessa. Yrityswikin avulla jokainen tiimin jäsen voi hyödyntää arvokasta jaettua tietoa riippumatta tehtävänimikkeestään.

Integrointi olemassa oleviin työnkulkuihin

Useimmat organisaatiot käyttävät päivittäin monia erilaisia työkaluja. Nykyaikaiset yrityswikiratkaisut voidaan usein integroida muihin jo käytössä oleviin työkaluihin ja prosesseihin.

Esimerkiksi Happeo integroituu sekä Google Workspaceen että Microsoft 365:een. Tämä tarkoittaa, että kun teet haun yrityswikissä, ohjelmisto hakee samanaikaisesti myös Google Drive- tai OneDrive-tiedostoista. Lisäksi voit jopa upottaa Drive- tai OneDrive-tiedostoja sivuillesi, jotta voit lisätä kontekstia ja helpottaa työntekijöiden tarvitsemien tietojen löytämistä.

Työntekijöiden vaihtuvuuden väheneminen

Yrityswiki auttaa luomaan yhteistyöhön ja tukeen perustuvaa kulttuuria, joka kohottaa työntekijöiden työmoraalia ja vähentää vaihtuvuutta. Lisäksi kun työntekijöilläsi on kaikki tarvitsemansa tiedot yhdessä, helposti haettavassa paikassa, heidän ei tarvitse tuhlata aikaa tietojen ja lukujen etsimiseen. Tämä tarkoittaa, että heillä on enemmän aikaa hoitaa työnsä, mikä puolestaan vähentää stressiä ja uupumusta.

Yrityswikin käyttöönotto ja kaikkien työntekijöiden kannustaminen jakamaan tietojaan ja osaamistaan voi myös auttaa varmistamaan, että työntekijät tuntevat olevansa arvostettuja ja kuulluja työpaikallaan.

Katso esimerkiksi, kuinka Happeo auttaa BlueBridgea ylläpitämään työntekijöiden tyytyväisyyttä yrityksen kasvaessa.

Perinteisten yrityswikien haitat

Vaikka yrityswiki voi olla arvokas työkalu organisaation tiedonhallintaan, perinteisissä wiki-ratkaisuissa on kuitenkin joitakin haittoja.

Seuraavassa on muutamia perinteisen yrityswikinhaittoja:

Vaatii ylimääräistä valvontaa

Yrityswiki, johon kuka tahansa voi kirjoittaa, edistää tiedon jakamisen ja yhteistyön kulttuuria — mutta se voi myös aiheuttaa ongelmia. Kun kuka tahansa voi lisätä tietoa wikiin ilman aihealueen asiantuntijoiden hyväksyntää, on olemassa riski, että wikiin päätyy virheellistä tai vanhentunutta tietoa.

Nykyaikaiset yrityswikiratkaisut tarjoavat tasapainon kaikkien osallistumismahdollisuuden ja tietojen oikeellisuuden sekä ajantasaisuuden varmistamisen välillä esimerkiksi sisällön hyväksyntäominaisuuksien avulla. Toinen tärkeä ominaisuus on elinkaaren hallinta, jossa johtajille lähetetään ilmoitus, kun tiettyä sisältöä ei ole päivitetty pitkään aikaan ja se saattaa olla vanhentunutta.

Hakutoiminnot puuttuvat

Vaikka useimmat yrityswikiratkaisut tarjoavat jonkinlaisen hakutoiminnon, se ei usein ole kovin intuitiivinen tai tehokas. Tämä voi johtaa siihen, että työntekijät tuhlaavat aikaa etsiessään tarvitsemaansa tietoa.

Nykyaikaisissa yrityswikiratkaisuissa yhdistyvät kuitenkin toimiva wiki-ohjelmisto ja tehokas hakutoiminto, ja joissakin (mukaan lukien Happeo) voit jopa tehdä hakuja useista kolmannen osapuolen sovelluksista suoraan digitaalisesta työympäristöstäsi käsin .

Heikko integrointi olemassa oleviin työnkulkuihin

Perinteiset wikit eivät välttämättä integroidu hyvin päivittäin käyttämiisi työkaluihin. Tämä tarkoittaa, että työntekijät voivat menettää aikaa siirtyessään edestakaisin alustojen välillä. Tämän välttämiseksi kannattaa etsiä yrityswikiratkaisuja, jotka toimivat saumattomasti yhdessä tiimiesi jo käyttämien työkalujen ja alustojen kanssa.

Ei analytiikkaa

Perinteiset yrityswikit eivät tarjoa juurikaan tietoa siitä, miten työntekijät niitä käyttävät. Tämä tarkoittaa, että saatat päätyä turhaan sisältöön, jota kukaan ei käytä, tai et ehkä pysty tarjoamaan työntekijöille tarvittavaa tietoa.

Nykyaikainen wiki tarjoaa arvokasta analytiikkaa, jonka avulla voit selvittää, mitä työntekijät etsivät (ja mitä eivät). Tämän avulla voit poistaa tai yhdistää turhaa sisältöä, joka täyttää wikisi, ja varmistaa, että tarjoat juuri sitä sisältöä, jota työntekijät tarvitsevat.

Hyödynnä modernin yrityswikiohjelmiston mahdollisuudet

Vaikka perinteisistä yrityswikistä saattaa puuttua ominaisuuksia, joita yritykset nykyään tarvitsevat, ratkaisu on olemassa. Happeo on moderni yrityswiki, tietopankki ja sosiaalinen intranet, kaikki yhdessä intuitiivisessa alustassa:

• Yleishaku: Happeon avulla voit hakea samanaikaisesti wikin sisältöä, Google Drivea, OneDrivea ja SharePointia. Näin löydät tarvitsemasi tiedot sekunneissa ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa sovelluksesta toiseen.

• Sosiaalinen yhteistyö: McKinseyn tutkimuksen mukaan yritykset voivat lisätä tietotyöläisten tuottavuutta 20–25 % käyttämällä sosiaalisia teknologioita. Happeossa viestintä tapahtuu kanavissa, jotka ovat tiimeille tarkoitettuja tiloja, joissa voi tavata, tehdä yhteistyötä ja seurustella.

• Henkilökohtaiset kotisivut: Kenenkään ei tarvitse nähdä koko yrityksen tietovarantoa kerralla. Happeon avulla voit helposti mukauttaa kotisivusi niin, että se näyttää vain tarvitsemasi sisällön, kanavat ja widgetit.

• Sisällön elinkaaren hallinta: Happeon elinkaaren hallintaominaisuudet ilmoittavat, kun sisältö vanhentuu, jotta voit päivittää tai poistaa sen.

• Syvälliset työtilan integroinnit: Happeo yhdistää kaiken toisiinsa syvällisten integrointien avulla suosittujen työkalujen, kuten Google Workspacen, Microsoft 365:nja muiden, kanssa .

• Perusteellinen analytiikka: Happeon analytiikkatoiminnot osoittavat, mitkä julkaisut ja sivut saavat eniten vuorovaikutusta. Eikä sinun tarvitse arvailla, mitä sisältöä tiimisi haluavat nähdä: hakuanalytiikan avulla voit tunnistaa usein kysyttyjä kysymyksiä ja luoda sisältöä, joka täyttää mahdolliset tietopuutteet.

Haluatko tietää lisää siitä, miten Happeo voisi auttaa organisaatiotasi? Varaa ilmainen, räätälöity esittely jo tänään .

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on yrityswiki?

Yrityswiki on keskitetty tietokanta, jota työntekijät käyttävät yrityksen tietämyksen – kuten käsikirjojen, projektisuunnitelmien ja prosessidokumentaation – tallentamiseen, järjestämiseen ja jakamiseen. Toisin kuin virallinen tietopankki, sitä rakennetaan ja ylläpidetään yhteistyössä työntekijöiden toimesta eikä erillisen tiimin toimesta.

Mitä eroa on yrityswikillä ja tietokannalla?

Yrityswiki kasvaa orgaanisesti, kun työntekijät lisäävät ja muokkaavat sisältöä, kun taas tietopankkia ylläpitää tarkoituksellisemmin pieni ryhmä, jolla on määritellyt luokittelu- ja nimeämissäännöt. Monet nykyaikaiset työkalut yhdistävät molemmat lähestymistavat yhteen alustaan.

Mitkä ovat yrityswikin tärkeimmät edut?

Yrityswiki parantaa tiedon säilyttämistä, vähentää tietosilojen muodostumista, nopeuttaa uusien työntekijöiden perehdyttämistä ja lisää tuottavuutta tarjoamalla työntekijöille yhden hakukelpoisen paikan, josta he löytävät tarvitsemansa tiedot sen sijaan, että joutuisivat kysymään kollegoilta tai etsimään tietoa eri työkalujen välillä.

Mitkä ovat perinteisten yrityswikiohjelmistojen haitat?

Perinteisistä wikeistä puuttuu usein tehokas hakutoiminto, ne eivät tarjoa käyttöanalytiikkaa, ja niihin voi kertyä vanhentunutta tai virheellistä sisältöä, koska kuka tahansa voi muokata niitä ilman hyväksyntää. Nykyaikaiset ratkaisut ratkaisevat tämän ongelman sisällön elinkaaren hallinnan ja integroidun haun avulla.