Medición del retorno de la inversión (ROI) de la intranet mediante un análisis de costes y beneficios

Las intranets aportan a las empresas un valor tangible e intangible.

Ayudan a agilizar la comunicación interna, actúan como centro neurálgico de la base de conocimientos de tu organización y reducen el caos inherente a la gestión de la comunicación y los documentos a través de múltiples aplicaciones y plataformas. Sin embargo, según datos de Slack, solo el 6 % de las empresas miden realmente el retorno de la inversión (ROI) de su intranet.

Aunque medir el impacto y el retorno de la inversión (ROI) de una intranet no es una ciencia exacta, existen métricas concretas que puedes supervisar para comprender mejor el valor que aporta la implementación de una intranet. Esto, a su vez, puede ayudar a tu equipo de TI a justificar una mayor inversión en la intranet, ya sea dedicando más recursos a su mantenimiento o ampliando sus funcionalidades.

Encuesta sobre el retorno de la inversión (ROI) de la intranet

Queríamos comprender mejor por qué nuestros propios clientes habían adoptado una solución de intranet y qué casos de uso generaban un mayor retorno de la inversión. Por ello, a finales de 2021, encuestamos a más de 235 clientes de Happeo para elaborar nuestro Informe de la encuesta sobre el retorno de la inversión.

En esta encuesta, el 46 % de los encuestados pertenecía al departamento de TI, mientras que el resto procedía de los departamentos de comunicación interna, marketing, recursos humanos, operaciones y diversos puestos de dirección.

Los encuestados eran clientes de Happeo de EE. UU., el Reino Unido, Escandinavia y Europa Occidental, todos ellos administradores de su propia plataforma Happeo.

Los cinco principales casos de uso que representaban el mayor retorno de la inversión (ROI) fueron:

1. Mejora de las comunicaciones centrales: el 96 % de los encuestados afirmó que Happeo había enriquecido la experiencia con los contenidos internos, y el 53 % señaló que había mejorado la rapidez de la comunicación interna.

2. Centralización y gestión del conocimiento: el 34 % de los clientes utilizó Happeo para crear una fuente central de información fiable donde almacenar los conocimientos de la empresa y de los departamentos. Estas empresas se centran en romper los silos de información y retener el conocimiento mediante la creación de un archivo de información con una jerarquía clara y en la que se puedan realizar búsquedas.

3. Herramientas unificadas y espacio de trabajo digital: el 11 % de los encuestados utilizó Happeo para sustituir múltiples herramientas de comunicación. La intranet se convirtió en un punto único de acceso a las aplicaciones empresariales esenciales. También les permitió acceder a la información más rápidamente —mediante la Búsqueda Universal — al tiempo que aumentaba la adopción de las herramientas existentes.

4. Conexión y sentido de pertenencia: el 95 % de los encuestados afirmó que Happeo fomentaba el sentido de pertenencia al ayudar a los empleados a sentirse conectados con su empresa y con sus compañeros. Al facilitar la comunicación bidireccional entre la dirección y los empleados, Happeo contribuyó a crear una cultura de colaboración que permitió a los responsables reconocer más plenamente los esfuerzos y las contribuciones de los empleados.

5. Comunicación basada en datos: Alrededor del 7 % de los encuestados utilizaba principalmente los datos de Happeo para mejorar sus comunicaciones internas y el compromiso de los empleados. Los análisis y las conclusiones ayudaron a los equipos a optimizar la comunicación, retener a los empleados y fomentar el compromiso y el consumo de contenidos.

¿Qué nivel de rentabilidad de la inversión (ROI) en la intranet puede esperar una empresa mediana?

En una encuesta realizada por la propia Happeo a 235 clientes, las empresas indicaron un aumento medio del 38 % en la productividad de los empleados y una reducción del 65 % en el tiempo necesario para encontrar información tras adoptar Happeo. La rapidez de implementación potencia ese rendimiento: el 54 % de los clientes de Happeo pusieron en marcha la plataforma en los primeros tres meses, y el 87 % la tenían operativa en seis meses, frente a un tiempo medio de implementación de intranets en el sector de 1,2 años. Un tiempo de retorno de la inversión más rápido significa que las mejoras de productividad mencionadas anteriormente comienzan a materializarse meses antes de lo que ocurriría con una implantación típica de intranet.

Cómo evaluar el retorno de la inversión (ROI) de una intranet mediante un análisis de costes y beneficios

Medir el ROI de una campaña publicitaria es relativamente sencillo (ingresos y gastos). Sin embargo, un sistema empresarial tan importante como una intranet presenta muchos más matices, ya que hay más variables y factores intangibles en juego.

A la hora de evaluar el ROI de tu intranet, empieza por la fórmula básica del ROI. Para ello, divide el beneficio neto entre la inversión total y multiplícalo por 100. Quedaría así:

ROI = [beneficio neto / inversión total] x 100

El coste del software de la intranet es fácil de calcular, pero los beneficios pueden ser difíciles de cuantificar. Para realizar un análisis de costes y beneficios, tendrás que establecer puntos de referencia en torno a los beneficios tangibles obtenidos gracias a la intranet (por ejemplo, el ahorro de costes derivado del aumento de la productividad). A continuación te indicamos algunos pasos para empezar:

Establecer puntos de referencia

Los datos de referencia te ayudan a identificar problemas de productividad y a establecer métricas de referencia antes de que tu nueva intranet esté en funcionamiento. Tendrás que involucrar a tus empleados en este proceso. A continuación te ofrecemos una lista de métricas que debes evaluar por categorías:

• Productividad: tiempo dedicado a completar tareas, localizar información, responder a solicitudes y realizar trabajos repetitivos o duplicados.
  
  
• Colaboración y compromiso: participación en foros, creación, edición y uso compartido de documentos, así como comentarios, «me gusta» o veces que se ha compartido en tareas, hilos y asignaciones.
  
  
• Comunicación: uso del correo electrónico y consumo de noticias de la empresa.
  
  
• Solicitudes y asistencia: solicitudes al servicio de asistencia de TI y tickets de RR. HH.

Vincula cada indicador al tiempo medio que se tarda en completarlo; así es como se calcula el valor monetario. Por ejemplo, supongamos que tus empleados dedican unas 2,6 horas al día (13 horas a la semana) a enviar y consultar el correo electrónico. Una intranet y una base de conocimientos pueden reducir este tiempo al eliminar la necesidad de buscar en el correo electrónico y responder a consultas individuales. Si la intranet ahorra a cada empleado 6 horas a la semana, eso supone un total de 24 horas al mes. Para un empleado que gana el equivalente a 25 dólares por hora, eso supone 600 dólares al mes (¡por empleado!).

Una vez que dispongas de tus datos de referencia, puedes revisarlos entre 3 y 6 meses después de que la intranet esté en funcionamiento. Esto te ayudará a comprender dónde (y cómo) ahorran tiempo los empleados, lo que puede relacionarse directamente con el retorno de la inversión (ROI).

Calcula los costes directos

Calcular los costes directos es una de las formas más sencillas de evaluar el retorno de la inversión (ROI) de tu intranet. Esto incluye aspectos como el ahorro en papel e impresión, ya que ahora almacenas los documentos en la nube.

También debes cuantificar los costes indirectos, como la formación de los empleados o la propia puesta en marcha de la intranet. Incluye las cuotas de suscripción, los honorarios de los consultores y los gastos de administración al calcular los totales. Es importante tener en cuenta estas inversiones —ya sean puntuales o recurrentes— a la hora de comprender el ROI global de tu empresa.

Asigna valores a las mejoras en la productividad

Como parte de la fórmula del retorno de la inversión (ROI) de tu intranet, te recomendamos que asignes valores a las mejoras en la productividad. Algunos de los valores que se pueden medir son:

• Menos tiempo dedicado a consultar el correo electrónico
• Mayor rapidez en la búsqueda de información
• Menos solicitudes al servicio de asistencia de TI
• Respuestas más rápidas a las consultas de los clientes
• Incorporación más rápida de los nuevos empleados
• Acceso a expertos en la materia

Una vez que hayas determinado cuánto tiempo se pierde en las distintas tareas y procesos, podrás empezar a centrarte en automatizarlos o eliminarlos.

A la hora de medir la productividad, realiza un seguimiento de tantos indicadores como sea posible para tener una visión global de en qué invierten su tiempo tus empleados y cómo la intranet puede ayudarles a ser más productivos.

Mide los costes de infraestructura

El mantenimiento de la infraestructura necesaria para gestionar una intranet conlleva un coste, sobre todo si se utilizan servidores locales. Si se pasa a la nube, se puede aprovechar las economías de escala y pagar únicamente por los recursos que se necesitan. Algunos de los costes internos relacionados con los servidores locales son:

• Memoria
• Almacenamiento
• Licencias de software
• Seguridad
• Formación especializada en aplicaciones web
• Desarrollo de aplicaciones
• Personal de TI para gestionar las actualizaciones

Los proveedores de intranets basadas en la nube suelen encargarse de la seguridad, las actualizaciones, las mejoras y la asistencia técnica.

Índices de retención de valor

Retener a los empleados es mucho más rentable que sustituirlos (sustituir a un empleado cuando se marcha puede costar entre una y dos veces su salario). Una intranet contribuye a retener a los empleados al facilitarles la búsqueda, el intercambio y el uso de la información y los recursos que necesitan. Esto ayuda a reducir el agotamiento y a mejorar la experiencia de los empleados.

En un estudio reciente de MetLife, dos de cada cinco empleados afirmaron que compartir conocimientos se ha vuelto más difícil desde la pandemia, y aproximadamente la mitad señaló que trabaja fuera del horario laboral habitual. Para retener a los empleados es necesario proporcionarles las herramientas que necesitan para gestionar eficazmente su tiempo y facilitar la comunicación.

Para calcular cómo una intranet mejora las tasas de retención, puedes:

• Medir los índices de satisfacción de los empleados antes y después de implementar una intranet
• Realizar entrevistas de salida para comprender mejor los puntos débiles de los empleados
• Analizar los costes directos que supone sustituir a un empleado (por ejemplo, gastos de selección, formación, equipamiento físico, etc.)

Evaluar los costes de incorporación

Las intranets pueden acelerar el proceso de incorporación de los empleados, ya que ayudan a los nuevos contratados a encontrar rápidamente los materiales que necesitan. Además, les permiten ponerse en contacto con mentores y miembros clave del equipo, y integrarse mejor en la cultura de la empresa.

Una intranet bien diseñada facilita a los empleados la búsqueda de los recursos que necesitan cuando los necesitan. Esto puede ayudar a reducir la frustración y a mejorar las tasas de retención.

A la hora de evaluar cómo una intranet reduce los costes de incorporación, hay que tener en cuenta:

• Cuánto tiempo suele tardar en incorporarse un nuevo empleado
• El porcentaje de nuevos empleados que abandonan la empresa en los primeros 3 a 6 meses
• El coste total de la incorporación

Compara estas métricas con y sin la intranet para evaluar en qué medida la intranet reduce los costes de incorporación.

Estudios de caso sobre el retorno de la inversión (ROI) de la intranet

A continuación se presentan tres resúmenes de casos prácticos que demuestran cómo las intranets pueden generar un retorno de la inversión positivo en empresas de todos los tamaños y tipos:

Estudio de caso n.º 1

Doctolib, una startup del sector sanitario en rápido crecimiento en Europa, utilizó Happeo para integrarse con Google Workspace y creó una única fuente de información fiable y con función de búsqueda para todos sus documentos e información. También integró Slack y canales sociales, lo que mejoró el compromiso de los empleados y les permite seguir ampliando su comunicación interna a medida que crecen sus equipos.

«Necesitamos Happeo porque estamos creciendo a un ritmo vertiginoso. No se trata de un crecimiento lineal, sino exponencial en términos de personas e ideas, por lo que necesitamos un lugar donde almacenar nuestro conocimiento, que no deja de aumentar».

Caso práctico n.º 2

State Auto, una aseguradora estadounidense con un siglo de historia, necesitaba una intranet flexible que le ayudara a optimizar y facilitar la comunicación interna. Happeo les ayudó a pasar a un modelo de trabajo totalmente a distancia, a mejorar la productividad reduciendo el volumen de correos electrónicos y a permitir un acceso rápido a la información y a los compañeros a través de una aplicación móvil. Los miembros del equipo pudieron conectar mejor entre sí, así como con la información que necesitaban para realizar su trabajo.

State Auto también se benefició de las herramientas de análisis avanzado de Happeo, que revelaron qué buscaban los empleados y proporcionaron a los altos directivos visibilidad sobre cómo interactúan los miembros del equipo con el sistema.

Caso práctico n.º 3

ActivTrak, una plataforma de análisis de personal basada en la nube, quería dejar de utilizar Slack, centralizar su base de conocimientos y fomentar la cultura y el compromiso de su plantilla que trabaja a distancia. Además, necesitaba agilizar su proceso de incorporación de nuevos empleados, sobre todo teniendo en cuenta que su plantilla está creciendo rápidamente.

ActivTrak utilizó Happeo para consolidar toda su información en un único repositorio con función de búsqueda y lo conectó con su sistema de RR. HH. Esto les permitió automatizar tareas de RR. HH., como la actualización del organigrama de la empresa, que cambia constantemente. También crearon centros de equipo personalizados para cada departamento.

Cómo aumentar el retorno de la inversión (ROI) de un sistema de intranet

Es importante elegir un sistema que sea altamente personalizable. Sacar el máximo partido a tu intranet —y obtener el mayor retorno de la inversión— implica adoptar un enfoque proactivo a la hora de valorar cómo una plataforma concreta se adapta e integra con tu tecnología y tus procesos existentes. A continuación te ofrecemos algunos consejos:

Solicita una demostración en directo

Una demostración te permite experimentar la funcionalidad de la plataforma en tiempo real. Es una oportunidad para asegurarte de que puede hacer todo lo que necesitas y para hacerte una idea de la experiencia de usuario. También te permite plantear preguntas específicas al comercial sobre si la funcionalidad de la herramienta se ajusta a las necesidades de tu empresa.

Se trata de una forma sin riesgo alguno de comprender a fondo y comparar diferentes soluciones. Según nuestra lista exhaustiva de preguntas para las llamadas de demostración, deberías abordar temas como las características, la incorporación, la experiencia de usuario, los precios, las integraciones, la seguridad, la asistencia técnica y las opiniones de los clientes.

Acelera la implementación

Elegir una plataforma que se pueda implementar rápidamente es una de las mejores formas de aumentar el retorno de la inversión (ROI) de tu intranet. El tiempo medio de implementación de una intranet es de 1,2 años, lo que significa que no obtendrás un retorno de la inversión hasta pasado un año.

Happeo se puede configurar en tan solo 6-8 semanas, lo que significa que obtendrás los beneficios de tu inversión mucho antes. También significa que tus empleados —independientemente de dónde se encuentren— podrán empezar a colaborar y a contribuir a la base de conocimientos de la empresa de inmediato.

Elige el plan adecuado

Una solución alojada como la de Happeo es escalable, lo que significa que puedes contratar un plan que incluya únicamente las funciones que realmente necesitas. Obtendrás más valor al evitar complementos costosos y funcionalidades que no vas a utilizar.

Evalúa detenidamente los diferentes planes disponibles y pregunta por las integraciones con la intranet. Tu intranet debería integrarse (fácilmente) con las herramientas que ya utilizas, como Google Workspace, Microsoft 365 o Zoom.

Consigue un retorno de la inversión más rápido con Happeo

Elegir la plataforma de intranet adecuada es fundamental para conseguir un rápido retorno de la inversión. Happeo cumple todos los requisitos en cuanto a funcionalidades, personalización, integraciones y escalabilidad. Trabajamos con empresas de todos los tamaños y de diversos sectores, y podemos ayudarte a organizarte y a ser más productivo en muy poco tiempo. Solicita hoy mismo un presupuesto para tu intranet Happeo escalable.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula realmente el retorno de la inversión (ROI) de una intranet?

Empieza por la fórmula básica —beneficio neto dividido por la inversión total, multiplicado por 100— y, a continuación, establece unos parámetros de referencia de productividad antes de la puesta en marcha, para tener una base de comparación de aquí a 3 a 6 meses. Combina los costes directos (suscripciones, formación, infraestructura) con las mejoras cuantificables en la productividad, como la reducción del tiempo dedicado al correo electrónico o a la búsqueda de información, para obtener una visión completa.

¿Qué referencia de ROI puede esperar de forma realista una empresa mediana?

En la encuesta realizada por Happeo a sus propios clientes, las empresas indicaron un aumento medio del 38 % en la productividad de los empleados y una reducción del 65 % en el tiempo necesario para encontrar información tras la implantación. Una implantación más rápida potencia aún más ese rendimiento: la mayoría de los clientes ponen en marcha la solución en un plazo de entre 3 y 6 meses, frente a un tiempo medio de implantación en el sector de 1,2 años, lo que significa que las ganancias en productividad comienzan a acumularse meses antes.

¿Cómo influye una intranet en la retención de los empleados y en los costes de incorporación?

Sustituir a un empleado suele costar entre 1 y 2 veces su salario, y una intranet ayuda a reducir ese coste al facilitar que las personas encuentren información y se relacionen con sus compañeros, lo que reduce el agotamiento y mejora la experiencia diaria. Para medir el efecto, compara el tiempo de incorporación, la tasa de abandono durante los primeros seis meses y el coste total de incorporación antes y después de la implementación.

¿Cuál es la forma más rápida de aumentar el retorno de la inversión (ROI) de una intranet nueva o ya existente?

Da prioridad a un plazo de implementación rápido, ya que una plataforma cuya puesta en marcha lleve más de un año retrasará tu rentabilidad en ese mismo tiempo. Elegir un plan adaptado a tus necesidades reales, en lugar de pagar por complementos que no vas a utilizar, y asegurarte de que la plataforma se integra perfectamente con las herramientas que ya utilizas, son factores que aumentan aún más la rentabilidad.