Wiki corporativa frente a base de conocimientos: ¿cuál necesitas?

¿Tu organización gestiona, crea y difunde el conocimiento de forma activa? ¿O tus empleados pierden el tiempo buscando información en múltiples herramientas inconexas?

Según una encuesta reciente, el 75 % de las organizaciones afirmaron que crear y conservar el conocimiento sería importante o muy importante para su éxito en los próximos 12 a 18 meses. Sin embargo, solo el 9 % consideraba que estaba «muy preparado» para hacerlo.

Para salvar esta brecha de preparación, las empresas deben implementar herramientas que permitan a sus empleados compartir, organizar y acceder al conocimiento con total libertad, y una wiki corporativa podría ser la solución.

¿Qué es una wiki corporativa?

Un wiki corporativo es una base de datos central que utiliza una empresa para almacenar y organizar contenidos. Estos pueden incluir manuales para empleados, información sobre productos, planes de proyectos, listas de verificación para la incorporación de nuevos empleados y documentación sobre procesos internos.

Son los propios empleados de la empresa, y no un equipo específico de gestión del conocimiento, quienes crean y mantienen una wiki corporativa. Cualquier persona de la empresa puede editar o añadir contenido a la wiki corporativa cuando tenga información que compartir. De este modo, una wiki corporativa funciona como una versión privada e interna de Wikipedia para tu organización.

Wiki corporativa frente a base de conocimientos de la empresa

Tanto las wikis corporativas como las bases de conocimientos internas son sistemas para almacenar y organizar contenidos internos, y ambos términos suelen confundirse. La principal diferencia entre una wiki corporativa y una base de conocimientos es que, mientras que una wiki crece de forma orgánica gracias a los empleados de la organización, una base de conocimientos se crea de manera más deliberada.

La curación y la gestión de una base de conocimientos suelen ser responsabilidad de unos pocos empleados dedicados a ello, aunque pueden conceder a otros empleados, como los jefes de departamento, el derecho a crear o editar contenidos. Esto permite a las organizaciones tener un mayor control sobre la información y evitar la confusión causada por información desactualizada o mal organizada.

Una base de conocimientos suele ofrecer más formas de estructurar y organizar el contenido, e incluye normas de taxonomía y convenciones de nomenclatura. Esto puede facilitar a los empleados la búsqueda del contenido adecuado.

Tanto los wikis corporativos como las bases de conocimiento pueden ser herramientas valiosas para que las empresas almacenen y gestionen el conocimiento. Muchas soluciones de software modernas ofrecen lo mejor de ambos mundos, combinando una función de wiki en la que todos los miembros del personal pueden contribuir con una base de conocimiento más estructurada.

¿Por qué utilizan las empresas software de wiki corporativo?

Un estudio de McKinsey reveló que los trabajadores del conocimiento altamente cualificados dedican, de media, el 19 % de su tiempo a buscar información. Para un empleado a tiempo completo, eso supone unas siete u ocho horas a la semana, es decir, una jornada laboral completa. Un wiki corporativo puede ayudar a tu equipo a encontrar la información que necesita con mayor facilidad.

Estas son algunas de las ventajas que ofrecen los sistemas wiki corporativos:

Mejor gestión y retención del conocimiento

El conocimiento de una organización es uno de sus mayores activos. Al crear una wiki corporativa y animar a tus empleados a documentar sus conocimientos, puedes asegurarte de que el conocimiento de la organización sea accesible para todos. Esto te ayuda a conservar el conocimiento incluso cuando tus empleados más valiosos acaben marchándose.

Base de conocimientos con función de búsqueda

No tiene mucho sentido documentar todo el conocimiento más importante de tu organización si nadie puede encontrarlo. Una buena solución de wiki corporativa permitirá a los empleados buscar contenidos específicos. Esto convierte tu wiki en un repositorio de contenidos de autoservicio donde los empleados pueden obtener la información que necesitan sin tener que pedir ayuda.

Menos confusión

En muchas organizaciones, la información está dispersa en diversas plataformas, lo que puede dificultar la búsqueda de la información adecuada. Una wiki bien organizada es una forma de reunir todo el conocimiento en un solo lugar. Al crear esta única fuente de información fiable, te aseguras de que tus empleados siempre sepan dónde buscar la información que necesitan.

Incorporación más rápida

Familiarizarse con una nueva empresa, incluyendo a todas las personas, políticas y procedimientos, puede resultar abrumador. Mediante el uso de una wiki corporativa, puedes proporcionar a tus nuevos empleados un fácil acceso a todas las directrices, guías prácticas, materiales de formación y demás documentos que necesitan para adaptarse lo más rápido posible. Además, un proceso de incorporación eficaz puede aumentar la retención de empleados hasta en un 82%.

Mayor productividad

Crear una wiki corporativa que actúe como fuente única de información veraz para tu organización ayuda a optimizar la información y permite a los empleados trabajar de forma independiente. También puede ahorrar mucho tiempo, ya que tus empleados no tendrán que buscar en múltiples canales ni pedir ayuda a sus compañeros. Esto les deja más tiempo para centrarse en dar lo mejor de sí mismos en su trabajo.

Mejor colaboración en equipo

La esencia de un wiki corporativo radica en que se trata de un esfuerzo colaborativo al que puede contribuir cualquier persona de tu organización. Al animar a los miembros de tu equipo a compartir sus conocimientos, experiencia y puntos de vista, puedes crear una cultura colaborativa y centrada en el trabajo en equipo, en la que todos tengan la oportunidad de crecer.

El software de wiki corporativo también puede resultar de gran valor a la hora de eliminar los silos de información dentro de tu organización. Con una wiki corporativa en funcionamiento, todos los miembros de tu equipo pueden acceder a ese valioso conocimiento compartido, independientemente de su cargo.

Integraciones con los flujos de trabajo existentes

La mayoría de las organizaciones utilizan a diario diversas herramientas de trabajo. Y las soluciones modernas de wiki corporativo suelen integrarse con el resto de herramientas y procesos que ya utilizas.

Happeo, por ejemplo, se integra tanto con Google Workspace como con Microsoft 365. Esto significa que, cuando realices una búsqueda en tu wiki corporativa, el software buscará simultáneamente en los archivos de Google Drive o OneDrive. Además, incluso puedes incrustar archivos de Drive o OneDrive en tus páginas para añadir contexto y facilitar a los empleados la búsqueda de la información que necesitan.

Reducción de la rotación de personal

Una wiki corporativa contribuye a crear una cultura colaborativa y solidaria que mejora la moral de los empleados y reduce la rotación de personal. Además, cuando los empleados disponen de toda la información que necesitan en un único lugar de fácil consulta, no tienen que perder tiempo buscando datos y cifras. Esto significa que disponen de más tiempo para realizar su trabajo, lo que se traduce en menores niveles de estrés y agotamiento.

Implementar una wiki corporativa y animar a todos los empleados a aportar sus conocimientos y experiencia también puede ayudar a garantizar que los empleados se sientan valorados y escuchados en el trabajo.

Por ejemplo, descubre cómo Happeo ayuda a BlueBridge a mantener la satisfacción de sus empleados a medida que la empresa crece.

Inconvenientes de las wikis corporativas tradicionales

Aunque una wiki corporativa puede ser una herramienta valiosa para gestionar el conocimiento en tu organización, las soluciones wiki tradicionales presentan algunas desventajas.

A continuación se enumeran algunos de los inconvenientes de los wikiscorporativos tradicionales:

Requiere una supervisión adicional

Un wiki corporativo en el que cualquiera puede contribuir fomenta una cultura de intercambio de conocimientos y colaboración, pero también puede causar problemas. Cuando cualquiera puede añadir información al wiki sin la aprobación de expertos en la materia, existe el riesgo de que el wiki acabe conteniendo información incorrecta u obsoleta.

Las soluciones modernas de wiki corporativas ofrecen un equilibrio entre permitir que todo el mundo contribuya y garantizar que la información sea correcta y esté actualizada, mediante funciones como la aprobación de contenidos. Otra característica importante es la gestión del ciclo de vida, gracias a la cual los responsables reciben alertas cuando un contenido lleva mucho tiempo sin actualizarse y puede estar obsoleto.

Carece de funcionalidad de búsqueda

Aunque la mayoría de las soluciones wiki corporativas ofrecen cierto nivel de funcionalidad de búsqueda, a menudo no resulta muy intuitiva ni potente. Esto puede llevar a que los empleados pierdan tiempo buscando la información que necesitan.

Sin embargo, las soluciones modernas de wiki corporativo combinan un software de wiki funcional con una potente función de búsqueda, y algunas (como Happeo) incluso permiten realizar búsquedas en múltiples aplicaciones de terceros desde tu espacio de trabajo digital.

Mala integración con los flujos de trabajo existentes

Es posible que los wikis tradicionales no se integren bien con las herramientas que utilizas a diario. Esto significa que los empleados podrían perder tiempo alternando entre plataformas. Para evitarlo, busca soluciones de wiki corporativas que funcionen a la perfección junto con las herramientas y plataformas que tus equipos ya utilizan.

Ausencia de análisis

Los wikis corporativos tradicionales no ofrecen mucha información sobre cómo los utilizan tus empleados. Esto significa que podrías acabar con contenido redundante al que nadie accede, o no proporcionar los conocimientos que los empleados necesitan.

Una wiki moderna puede proporcionarte valiosos datos analíticos que te indican qué buscan (y qué no buscan) tus empleados. Esto te ayuda a eliminar o consolidar el contenido redundante que satura tu wiki y a asegurarte de que estás proporcionando el contenido que tus empleados necesitan.

Aprovecha todo el potencial del software moderno de wikis corporativos

Aunque las wikis corporativas tradicionales pueden carecer de las funciones que las empresas necesitan hoy en día, existe una solución. Happeo es tu wiki corporativa moderna, tu base de conocimientos y tu intranet social, todo ello reunido en una única plataforma intuitiva:

• Búsqueda universal: con Happeo, puedes buscar en el contenido de tu wiki, en Google Drive, en OneDrive y en SharePoint, todo al mismo tiempo. Esto significa que puedes encontrar la información que necesitas en segundos sin tener que cambiar de aplicación.

• Colaboración social: un estudio de McKinsey ha revelado que las empresas pueden aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento entre un 20 % y un 25 % mediante el uso de tecnologías sociales. En Happeo, la comunicación tiene lugar en los «Canales», que son espacios dedicados para que los equipos se reúnan, colaboren y socialicen.

• Páginas de inicio personalizadas: nadie necesita ver todo el conocimiento de una empresa de una sola vez. Con Happeo, puedes personalizar fácilmente tu página de inicio para que solo muestre el contenido, los canales y los widgets que necesitas.

• Gestión del ciclo de vida del contenido: las funciones de gestión del ciclo de vida de Happeo te avisan cuando el contenido queda obsoleto, para que puedas actualizarlo o eliminarlo.

• Integraciones profundas con entornos de trabajo: Happeo lo integra todo mediante integraciones profundas con herramientas populares como Google Workspace, Microsoft 365 y muchas más.

• Análisis detallados: Las funciones de análisisde Happeo te muestran qué publicaciones y páginas generan mayor interacción. Y no hace falta adivinar qué contenido quieren ver tus equipos: los análisis de búsquedas te ayudan a detectar las preguntas más frecuentes para que puedas crear contenido que cubra cualquier laguna de conocimiento.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es una wiki corporativa?

Un wiki corporativo es una base de datos central que utilizan los empleados para almacenar, organizar y compartir los conocimientos de la empresa, como manuales, planes de proyectos y documentación sobre procesos. A diferencia de una base de conocimientos formal, lo crean y mantienen de forma colaborativa los propios empleados, en lugar de un equipo específico.

¿Cuál es la diferencia entre una wiki corporativa y una base de conocimientos?

Un wiki corporativo crece de forma orgánica a medida que los empleados añaden y editan contenido, mientras que una base de conocimientos es gestionada de forma más deliberada por un pequeño grupo con una taxonomía y unas reglas de nomenclatura definidas. Muchas herramientas modernas combinan ambos enfoques en una misma plataforma.

¿Cuáles son las principales ventajas de una wiki corporativa?

Una wiki corporativa mejora la retención de conocimientos, reduce los silos de información, agiliza la incorporación de nuevos empleados y aumenta la productividad, al ofrecer a los empleados un único lugar en el que pueden buscar lo que necesitan, en lugar de tener que preguntar a sus compañeros o buscar en distintas herramientas.

¿Cuáles son los inconvenientes del software tradicional de wiki corporativo?

Los wikis tradicionales suelen carecer de una funcionalidad de búsqueda sólida, no ofrecen análisis de uso y pueden acumular contenido obsoleto o incorrecto, ya que cualquiera puede editarlos sin necesidad de aprobación. Las soluciones modernas resuelven este problema mediante la gestión del ciclo de vida del contenido y la búsqueda integrada.