5 Schritte, um Ihr Intranet-Projekt 80 % schneller auf den Weg zu bringen

Sie wurden also mit der Leitung eines Intranet-Projekts betraut.

Vielleicht haben Sie sich bereits für eine Standardlösung entschieden, mit der Sie im Handumdrehen ein interaktives Intranet aufbauen können. Sie melden sich zum ersten Mal bei der Lösung an und stellen fest, dass Sie nichts über Webdesign wissen und keine Ahnung haben, wo Sie mit Ihrem Projekt anfangen sollen.

Keine Sorge, Sie müssen kein hochqualifizierter Grafikdesigner sein, um ein großartiges Intranet aufzubauen. Das Wichtigste ist, dass Ihr Intranet keine Kopie Ihrer externen Website sein sollte. Warum ist das so? Weil Ihre externe Website für Ihre potenziellen und bestehenden Partner und Kunden konzipiert ist, während die Zielgruppe Ihres Intranets Ihre Mitarbeiter sind.

Anstatt zu versuchen, den Besuchern Ihres Intranets Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen, versuchen Sie, ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Ein Intranet sollte in erster Linie als Unternehmenslösung betrachtet werden, die Ihnen hilft, bestimmte, konkrete Geschäftsziele zu erreichen. Hier sind einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten und die Ihnen den Einstieg in Ihr Intranet-Projekt erleichtern werden.

Legen Sie vor der Gestaltung Ihre Ziele und Anforderungen fest

Bevor Sie sich mit Farben, Schriftarten und all den spannenden Aspekten des visuellen Erscheinungsbilds Ihres Intranets beschäftigen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich noch einmal vor Augen führen, welche Vision und Mission Ihr Projekt verfolgt. Welche messbaren Ziele sollten Sie für Ihr neues Intranet festlegen? Welche verschiedenen Zielgruppen hat Ihr Intranet und welche individuellen Bedürfnisse haben diese? Welche Tools nutzen Ihre Mitarbeiter täglich und wie sind diese mit Ihrem Intranet verknüpft? Außerdem ist es sinnvoll, sich bereits an dieser Stelle Gedanken darüber zu machen, wer für das Intranet verantwortlich sein wird, wie Sie die neue Lösung verwalten wollen und welche allgemeinen Richtlinien Sie für die Nutzung des Intranets festlegen müssen.

Das Auffinden von Informationen ist der Schlüssel

Der Schwerpunkt eines Intranets sollte darauf liegen, Ihren Mitarbeitern schnellen und einfachen Zugriff auf Informationen und Tools zu ermöglichen, die ihnen bei der Erledigung ihrer Aufgaben helfen. Beginnen Sie damit, einen Inhaltsplan zu erstellen, der festlegt, welche Art von Informationen in Ihrem Intranet zu finden sein sollen, welche Informationen für wen relevant sind und ob es Inhalte gibt, die sensibel sind und nur für einen bestimmten Teil Ihrer Organisation sichtbar sein sollten. Beziehen Sie die Autoren der Inhalte und die Personen, die später für die Aktualisierung der Inhalte verantwortlich sein werden, frühzeitig in das Projekt ein, damit sie verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Denken Sie bei der Erstellung eines Inhaltsplans auch darüber nach, welche Mitarbeitergruppen Sie haben. Wenn Sie beispielsweise eine Gruppe von Mitarbeitern haben, die nicht mit Desktop-Computern, sondern mit mobilen Geräten arbeiten, gestalten Sie die Informationen kurz und prägnant, damit sie auf einem kleinen Bildschirm leicht zu erfassen sind.

Ein gut durchdachtes Navigationsmenü bringt Sie weit

Sie können Ihre Inhalte Ihren Mitarbeitern auf verschiedene Arten präsentieren, beispielsweise nach Themenbereichen oder alphabetisch. Wie Sie die Informationen am besten strukturieren, hängt von den Zielgruppen Ihres Intranets ab. Ein Tipp für die Erstellung eines erfolgreichen Navigationsmenüs: Benennen Sie Ihre Intranet-Rubriken mit aussagekräftigen Überschriften, die Ihren Mitarbeitern helfen, die richtigen Inhalte mühelos zu finden. So ist es beispielsweise besser, einen Bereich „Neue Mitarbeiter“ zu haben, der alle Informationen enthält, die ein neuer Mitarbeiter benötigen könnte, als diese Informationen auf mehrere verschiedene Bereiche zu verteilen. Sie könnten auch eine Intranet-Lösung mit einer erweiterten Suchfunktion in Betracht ziehen, um die Navigation noch einfacher zu gestalten.

5 Schritte, um Ihr Intranet 80 % schneller in Betrieb zu nehmen

Ein Mitarbeiter -Intranet könnte Ihr Unternehmen grundlegend verändern. Befinden Sie sich jedoch in der Anfangsphase eines Intranet-Projekts, kann dies wie eine ziemlich überwältigende Aufgabe erscheinen.

Sollten Sie zunächst verschiedene Plattformen vergleichen oder Ihre Mitarbeiter fragen, welche Funktionen sie sich wünschen, und darauf aufbauen? Benötigen Sie eine mobile App? Ein Mitarbeiterverzeichnis?

Und wie sieht es mit Intranet-Analysen, Push-Benachrichtigungen oder einer föderierten Suchfunktion aus? Sollten Sie versuchen, das Intranet so schnell wie möglich einzuführen, oder sich Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass alles richtig gemacht wird? Und wie werden Sie die Mitarbeiter überhaupt davon überzeugen, Ihr Intranet auch tatsächlich zu nutzen?

Okay. Atmen Sie erst einmal tief durch.

Und wenn du fertig bist, lies weiter und entdecke unseren einfachen 5-Schritte-Prozess, mit dem du dein Intranet-Projekt bis zu 80 % schneller auf den Weg bringen kannst – ganz ohne Kopfzerbrechen.

Warum tun sich Unternehmen in der Planungsphase so schwer?

Wenn Sie die Einführung eines Unternehmensintranets planen, könnten Sie auf Widerstand seitens der IT-Abteilung, der Geschäftsleitung oder anderer Beteiligter stoßen. Falls Ihr Unternehmen in der Vergangenheit bereits ein (gescheitertes) Intranet hatte, könnten schlechte Erinnerungen dazu führen, dass die Mitarbeiter zögern, sich darauf einzulassen. Oder Ihre Finanzabteilung ist vielleicht der Meinung, dass Ihnen einfach das Budget fehlt, um ein komplett neues System einzuführen, ohne die Garantie zu haben, dass es überhaupt genutzt wird.

Der Punkt ist: Es gibt eine Reihe verschiedener Gründe, warum die Planung eines Intranet-Projekts keine leichte Aufgabe ist. Doch wenn Sie einem strukturierten, bewährten Prozess folgen, können Sie alle Beteiligten mit ins Boot holen und die Weichen für den Erfolg des Intranets stellen.

Die 5 Phasen einer erfolgreichen Intranet-Projekt-Einführung

Wir wissen, dass die Leitung eines Intranet-Projekts eine stressige Angelegenheit sein kann. Deshalb haben wir einen einfachen 5-Stufen-Prozess entwickelt, der unseren Kunden hilft, ihre neuen Intranets schneller in Betrieb zu nehmen.

Wie viel schneller? Nun, ein durchschnittliches Unternehmen benötigt etwa 1,2 Jahre, um ein neues Intranet einzuführen. Bei Happeo beträgt die Einführungszeit eher 6 bis 8 Wochen. Hier sind die Schritte, die Sie für eine erfolgreiche Intranet-Einführung befolgen sollten:

1. Bewerten

In der ersten Phase legen Sie Ihre Ziele und Vorgaben für das Intranet fest, damit alle an einem Strang ziehen. Schauen wir uns das genauer an:

Definieren Sie Ihre Ziele und Vorgaben

Ist das Intranet nur für Mitarbeiter gedacht, oder benötigen auch Auftragnehmer und Partner Zugriff? Müssen Nutzer auch außerhalb Ihrer Unternehmenszentrale auf das Intranet zugreifen können? Benötigen Sie eine mobile App? Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts festlegen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, was Sie tun müssen, um erfolgreich zu sein.

Es ist außerdem ratsam, einen Zeitplan für Ihr Projekt zu entwerfen. Dieser hängt von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, dem Umfang Ihrer geplanten Plattform und dem Umfang der erforderlichen Anpassungen ab.

Überprüfung der bestehenden Intranet-Umgebung

Wenn Sie bereits über ein Intranet verfügen, können Sie durch die Analyse Ihrer Intranet-Statistiken einen guten Einblick darin gewinnen, wie Ihre Mitarbeiter das alte System genutzt haben – so können Sie sicherstellen, dass das neue System weiterhin ihren Anforderungen entspricht. Selbst wenn Ihr altes Intranet versagt hat, ist es ratsam, die Gründe dafür zu ermitteln – damit Sie sicherstellen können, dass das nächste ein Erfolg wird.

Außerdem müssen Sie entscheiden, welche Inhalte auf die neue Plattform migriert werden sollen. Manche Inhalte sind möglicherweise veraltet, werden nicht genutzt oder sind irrelevant – und die Einführung eines neuen Intranets ist eine gute Gelegenheit für eine Bereinigung.

Systemanforderungen festlegen

Nun sind Sie bereit, die Features und Funktionen aufzulisten, die Sie für Ihr neues System benötigen. Eine Bedarfsanalyse für das Intranet kann Ihnen einen guten Überblick darüber verschaffen, welche Features für wichtige Abteilungen und Stakeholder im gesamten Unternehmen nützlich wären. Hier sind einige Beispiele für Intranet-Features, denen Sie möglicherweise Priorität einräumen möchten:

• Mobile App
• Mitarbeiterverzeichnis und Organigramm
• Umfrage- und Abstimmungsfunktionen
• Soziale Kanäle
• Anpassbares Branding
• Such funktion
• Integrationen von Drittanbietern
• Push-Benachrichtigungen
• Intranet-Analytik

Intranet-Plattformen bewerten

Sobald Sie Ihre Anforderungen für Ihr Intranet-Projekt aufgelistet haben, können Sie damit beginnen, diese mit den verfügbaren Lösungen zu vergleichen, bis Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen gefunden haben.

Verschiedene Plattformen bieten unterschiedliche Funktionen, und manche eignen sich besser für bestimmte Arten von Unternehmen. Daher ist es wichtig, dass Sie sich gründlich informieren. Benötigen Sie Hilfe bei der Suche nach der richtigen Intranet-Software? Laden Sie unseren kostenlosen Vergleichsleitfaden herunter, um loszulegen.

2. Planen

Als Nächstes müssen Sie sich eingehender damit befassen, wie Ihr neues Intranet aussehen wird, wie die Nutzer auf Informationen zugreifen werden und wie Sie feststellen können, ob das Intranet funktioniert.

Wählen Sie Ihr Intranet-Projektteam aus

Die Einbindung der richtigen Personen in Ihr Intranet-Projekt ist entscheidend für dessen Erfolg. Sie müssen sowohl festlegen, wer für die Einführung Ihres Intranets verantwortlich ist, als auch, wer es nach der Inbetriebnahme verwalten wird. Es ist wichtig zu berücksichtigen, welche Abteilungen in Ihrem Intranet-Team vertreten sind und wie viel Zeit ihnen neben ihren sonstigen Aufgaben für die Arbeit an dem Projekt zur Verfügung steht.

Die Größe Ihres Intranet-Teams hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihres Intranets ab. Sie sollten zumindest einen Intranet-Projektmanager haben, der die Verantwortung für das Projekt übernimmt, sowie einige Intranet-Manager oder -Administratoren, die das System nach der Inbetriebnahme verwalten.

Entwerfen Sie Ihre Informationsarchitektur

Als Nächstes müssen Sie die Struktur (oder Informationsarchitektur) Ihres Intranets entwerfen. Dies ist ein entscheidender Schritt, da er bestimmt, wie die Endnutzer Ihr Intranet erleben werden. Das Ziel ist es, die Navigation in Ihrem Intranet für die Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten – was einige sorgfältige Überlegungen erfordert.

Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg messen wollen

Es macht wenig Sinn, viel Zeit und Geld in ein Projekt zu investieren, wenn Sie nicht mit Sicherheit sagen können, dass es Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hatte. Überlegen Sie sich, anhand welcher Kennzahlen Sie den Erfolg Ihrer Plattform messen wollen, sobald diese einsatzbereit ist.

Beispielsweise könnten Sie folgende Kennzahlen erfassen:

• Nutzungsrate
  
  
• Tägliche Nutzung
  
  
• Nutzerzufriedenheit
  
  
• Interaktion mit Beiträgen

Entwicklung eines Change-Management-Plans

Jede größere Veränderung hat zwangsläufig Auswirkungen auf eine Organisation. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um festzulegen, wie Sie den Übergang zum neuen Intranet gestalten wollen – einschließlich des Implementierungsprozesses, der beteiligten Personen und der Art und Weise, wie Sie Ihren Mitarbeitern das neue Intranet vermitteln werden.

3. Erstellen

Sie haben es fast geschafft! In dieser Phase geht es darum, sicherzustellen, dass Ihr Intranet startbereit ist.

Schulen Sie die Intranet-Administratoren

Ihre Intranet-Administratoren sind dafür verantwortlich, neue Seiten zu erstellen, die Struktur der Website zu verwalten und die Inhalte zu genehmigen, die in Ihrem Intranet veröffentlicht werden.

Sie werden zudem eine wichtige Rolle dabei spielen, allen Nutzern den Umgang mit dem Intranet zu erleichtern, sobald es in Betrieb ist. Daher ist es unerlässlich, dass sie dessen Funktionsweise vollständig verstehen. Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig angemessene Schulungen anbieten, damit sie Zeit haben, sich mit dem System vertraut zu machen und eventuelle Fragen zu stellen.

Erstellen Sie eine Startseite

Wir sind nun bei einer der spannendsten Phasen Ihres Intranet-Projekts angelangt: der Gestaltung Ihrer Startseite! Dies ist die erste Seite, die Nutzer sehen, wenn sie sich in Ihrem Intranet anmelden, und Ihre erste Gelegenheit, sie anzusprechen. Das bedeutet, dass die Startseite eines der wichtigsten Elemente Ihres Intranet-Designs ist. Sie sollte dynamisch, relevant und benutzerfreundlich sein und es den Mitarbeitern erleichtern, die benötigten Ressourcen schnell zu finden.

Bestehende Inhalte migrieren

Als Nächstes müssen Sie die Inhalte aus Ihrem bestehenden Intranet auf die neue Plattform migrieren. Je nach Umfang und Komplexität des Intranets kann dies ein umfangreicher Vorgang sein. Es empfiehlt sich, ein Team zusammenzustellen, um die Migration so effizient wie möglich durchzuführen.

Integrationen von Drittanbietern implementieren

Wenn Sie möchten, dass die Nutzer Ihr Intranet nutzen, müssen Sie sicherstellen, dass es mit den anderen Tools kompatibel ist, die sie regelmäßig verwenden. Wenn Sie die wichtigsten Integrationen im Voraus einrichten , können alle Nutzer sofort nach dem Start der Intranet-Plattform von dort aus auf alle Funktionen zugreifen.

Zugriffskontrollen konfigurieren

Ein leistungsfähiges Intranet sollte über ein solides Berechtigungssystem verfügen, das festlegt, wer Informationen verbreiten oder Änderungen an Inhalten vornehmen darf. Es liegt an Ihnen, genau zu entscheiden, welche Berechtigungen Sie den einzelnen Benutzern gewähren, aber es ist wichtig, sich darüber Gedanken zu machen, damit das Intranet nicht mit zu vielen Inhalten überladen wird.

4. Pilotprojekt

Bevor Sie Ihr Intranet unternehmensweit einführen, testen Sie es zunächst mit einigen Early Adopters. Indem Sie die Plattform von einigen wenigen Personen ausprobieren lassen, können Sie deren Feedback einholen, Änderungen vornehmen und sicherstellen, dass Ihr Intranet vor der vollständigen Einführung so gut wie möglich funktioniert.

Diese Early Adopters werden zudem eine entscheidende Rolle dabei spielen, den Rest Ihrer Mitarbeiter davon zu überzeugen, das Intranet nach der Einführung zu nutzen – was die Akzeptanz und Zufriedenheit der Intranet-Nutzer steigert.

5. Start!

Und wir haben es geschafft! Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Intranet-Plattform vollständig in Betrieb zu nehmen, alle Nutzer anzumelden und Schulungen zur Nutzung Ihres Intranets durchzuführen.

Wie genau Sie Ihr Intranet in Betrieb nehmen, bleibt Ihnen überlassen: Sie können sich für eine schrittweise Einführung entscheiden, es auf einmal unternehmensweit einführen oder den Start des Intranets sogar mit einem Ereignis wie einer Fusion oder einer jährlichen Mitarbeiterversammlung verknüpfen.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, es ist wichtig, sorgfältig darüber nachzudenken, wie Sie Ihren Mitarbeitern die Einführung des Intranets vermitteln. Das Ziel ist es, sie für das Intranet zu begeistern und ihnen zu zeigen, wie es ihnen das Leben erleichtern wird.

Starten Sie Ihr Intranet mit Happeo 80 % schneller

Happeo ist eine Intranet-Lösung, die dynamischen Unternehmen dabei hilft, Wissen zu demokratisieren, Mitarbeiter miteinander zu vernetzen und das Engagement in die Höhe zu treiben.

Zudem lässt sich die Happeo-Plattform bereits in 6 bis 8 Wochen einrichten. Das bedeutet, dass Sie Ihr brandneues Intranet bereits in nur 42 Tagen in Betrieb nehmen könnten.

Möchten Sie mehr erfahren? Fordern Sie eine kostenlose Demo an, um Ihre Reise mit Happeo zu beginnen.

Häufig gestellte Fragen

Sollte ein Intranet wie die externe Website eines Unternehmens aussehen?

Nein – ein Intranet sollte eine externe Website nicht kopieren, da diese darauf ausgelegt ist, Kunden und Partner anzusprechen, während ein Intranet dazu dient, den Mitarbeitern die tägliche Arbeit zu erleichtern.

Was sollten Unternehmen vor der Gestaltung eines Intranets festlegen?

Vor der Gestaltung eines Intranets sollten Unternehmen ihre Ziele, Zielgruppen, Zuständigkeiten und Leitlinien zur Steuerung festlegen, da es in der Regel zu einem weniger effektiven Intranet führt, wenn man mit der visuellen Gestaltung beginnt, bevor diese Ziele geklärt sind.

Was sind die fünf Phasen einer erfolgreichen Einführung eines Intranet-Projekts?

Die fünf Phasen einer erfolgreichen Intranet-Einführung sind Bewertung, Planung, Umsetzung, Pilotphase und Einführung. Sie umfassen alles von der Festlegung der Ziele und der Überprüfung bestehender Systeme bis hin zur Schulung der Administratoren und dem Testen mit Early Adopters vor der vollständigen Einführung.

Um wie viel schneller lässt sich eine moderne Intranet-Plattform im Vergleich zu einem durchschnittlichen Projekt einführen?

Während ein durchschnittliches Unternehmen etwa 1,2 Jahre benötigt, um ein neues Intranet einzuführen, lässt sich eine moderne Plattform wie Happeo bereits in 6 bis 8 Wochen bereitstellen.