Comment surmonter les obstacles les plus courants en adoptant un système intranet?

Thu, Sep 5, '19 •

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Comment surmonter les obstacles les plus courants en adoptant un système intranet?

La mise en place d’un intranet apporte de nombreux avantages à votre entreprise. Mais comment savoir si votre intranet est exécuté avec succès ? L’adoption de l’intranet pose problème à presque toutes les entreprises, mais sans pour autant dire que ces défis doivent vous empêcher de transférer votre espace de travail physique vers le numérique. Les histoires de réussite et les statistiques sur l’intranet ont prouvé que le risque en valait la peine, mais comment pouvez-vous vous préparer à ces défis et les surmonter ?

Cet article décrit les obstacles et les défis rencontrés durant le processus d’adoption d’un intranet et propose des conseils pour les résoudre. Il existe trois types d’obstacles à l’adoption d’un intranet :

  • Organisationnel (structure interne et procédures)
  • Effectif (employés internes et ressources humaines)
  • Externe (forces extérieures à votre entreprise)

Chaque défi peut sembler décourageant, mais lorsque vous analysez la situation, la seule complication restante est le temps et l’effort à appliquer pour les surmonter. Bien que cela puisse prendre un moment, l’énergie que vous consacrerez à l’amélioration globale de votre lieu de travail et aux changements nécessaires résulterait en bénéfices pour le succès de votre intranet et de votre entreprise.

Obstacles organisationnels à l’adoption intranet

L’incapacité de travailler à travers les silos d’entreprise

Alors que les intranets travaillent à éliminer les chaines de commande verticale sur le lieu de travail, il existe déjà des silos départementaux qui font obstacle au travail de groupe, notamment où le but est d’intégrer une compagnie entière pour diriger le processus d’adoption d’un intranet. Dion Hinchcliffe du Groupe Dachis remarque que : « les intranets sociaux continueront à lutter non pas du point de vue technologique, mais due au manque de collaboration (et parfois de bagarre) entre départements internes tel que l’informatique, les ressources humaines, le marketing, etc., » ce qui en fait un défi culturel.

Pour surmonter cet obstacle, vous devez changer la culture d’entreprise afin de mettre l’accent sur la collaboration et l’unité. Réfléchissez aux moyens dont les départements sont divisés et combattez-les activement. Brent Gleeson explique son processus dans son article pour Inc. :

« Nous avons réuni les différentes équipes pour une meilleure collaboration, mis en place de nouveaux mécanismes de récompense, retravaillé les structures liées aux partages de rapports, redéfini l’ensemble du bureau et détruit les murs, au sens propre et figuratif ». L’article de JDN sur les avantages résultant de la suppression des silos article soutient aussi son argument.

La peur de remplacer un système ancien et familier

Les systèmes anciens/hérité sont, par définition, obsolètes, mais apportent un sentiment de confort aux utilisateurs. Tout y est stocké, et lorsque l’ensemble de votre entreprise fonctionne sur un système existant, il est difficile d’envisager une mise à jour. Une fois que vous avez identifié les problèmes liés à votre ancien système, il est temps de vous préparer au changement. Bien que le changement soit effrayant, il est nécessaire pour survivre dans l’industrie de la technologie.

Comment surmontez-vous la peur du changement ? En déchirant le pansement aussi vite que possible. Niel Nickolaisen a passé les 15 dernières années de sa carrière à remplacer les systèmes hérités et anciens, et affirme que le plus gros défi consiste à « convaincre l’organisation de désaffecter l’ancien système une fois que le nouveau sera mis en place. C’est après tout, une caractéristique humaine de vouloir s’accrocher à des choses dont nous pensons avoir besoin. » Le blogue Spiria quant à lui présente une publication de Laurent Gloaguen, expliquant les cout en conséquence de ne pas opter pour l’innovation

Pour remplacer votre système hérité avec succès, vous devez entièrement l’abandonner. Sinon, l’ancien système se mêlera au nouveau, et créera encore plus de confusion, empêchant votre entreprise de progresser. Lorsque vous envisagez de mettre en œuvre votre nouvel intranet, planifiez également l’élimination du système existant. Prenez le temps de trier et de supprimer les systèmes en double et de tenir tout le monde au courant de la progression au fur et à mesure que vous avancez. Ainsi, la préparation au changement à venir sera fluide et sans soucis.

Un manque de budgétisation

Si votre budget ne reflète pas les modifications nécessaires dont votre technologie interne a besoin, vous rencontrerez des problèmes pour la mise en œuvre de votre nouveau système intranet. Face à une refonte technologique, les budgets devraient être étendus et flexibles pour s’accorder avec les changements monumentaux en cours.

La solution ici consiste à augmenter le budget et à investir assez d’argent dès le début, ce qui vous rapportera un retour sur investissement dans le futur. Les nouvelles technologies commerciales doivent être une priorité dans le budget, ou votre entreprise accumulera un retard dans la course vers le numérique. Michael Porter, de Perficient, travaillait avec une entreprise qui tentait de mettre en œuvre un nouveau logiciel avec un budget serré. « Pour passer d’un dinosaure numérique vers un logiciel numérique, ils ont dû investir dans des technologies commerciales, comme un site Web et un équivalent mobile. » Si le processus de changement ne suit pas un chemin correct, cela aura des répercussions à l’avenir.

Des données clients et commerciales non organisées

Si vos données sont dispersées dans l’ensemble de votre entreprise, il peut sembler fastidieux de les unifier sous un seul système de grande taille. Et lorsque les silos envahissent votre lieu de travail, les données de vos clients ou de votre entreprise seront certainement dupliquées ou perdues à travers tout le réseau. Les données sont collectées et assimiler dans les systèmes de plusieurs manières, et les entreprises restent bloqués dans ce mode de fonctionnement segmenté. Dans une étude récente, Forrester a révélé que « 49% des entreprises n’avaient pas encore de stratégie en place pour obtenir une vue d’ensemble de toutes leurs données » afin de résoudre ce problème.

La collecte de ces données peut être un défi, mais la mise en place d’un système intranet intégré est la solution dont les entreprises ont besoin. Il stockera toutes vos données au même endroit et permettra à chaque employé de les utiliser. Pour surmonter cet obstacle, rationalisez vos données et optez pour l’efficacité en tant qu’objectif commun dans le lieu de travail. Rassemblez vos équipes pour savoir où se trouvent les données dupliquées et comment elles sont stockées. Si vous pouvez réduire les informations copiées et planifier la manière dont le nouveau système corrigera le problème, vous serez prêt pour adopter pleinement votre nouveau système intranet.

Les obstacles des effectifs à l’adoption d’un intranet

La résistance des employés au changement

Ceci est l’un des principaux défis qui accompagnent l’adoption d’un intranet. Les gens sont généralement réticents au changement et, pour réussir l’adoption de l’intranet, vos employés doivent y participer.

Pour surmonter cet obstacle, vous devez aborder la mise en œuvre de votre intranet en tant qu’activité de développement organisationnel et l’appliquer de manière globale. Une réorganisation culturelle de votre lieu de travail sera nécessaire. Prenez ce changement comme une opportunité pour recentrer les valeurs de votre entreprise afin de reconnaitre la valeur de l’expérience des employés ainsi que le rôle qu’ils jouent dans cette refonte.

Obtenez leurs avis. Prendre en compte leurs opinions les aide à se sentir inclus et entendus dans le processus d’adoption. Écoutez réellement leurs opinions, car elles représentent le facteur décisif du processus. Les employés doivent savoir qu’ils vont bénéficier directement de ce changement afin d’atténuer toute résistance. La préparation aux barrières humaines et à la réticence au changement devrait être une priorité sur la liste des tâches à adopter un intranet. L’aspect technologique de la mise en œuvre viendra après.

Capacités de gestion interne

L’adoption d’un intranet est un projet gigantesque et son succès nécessite une équipe de gestion efficace. Vous rencontrerez des problèmes si vous ne disposez pas des ressources humaines existantes dans votre entreprise pour gérer le processus d’adoption intranet et de sa gestion après la mise en œuvre.

La solution à ce problème consiste à trouver les bonnes personnes pour ce poste. Si vous avez besoin d’aide-externe, envisagez d’augmenter votre budget pour le faire. Ne laissez pas le manque de gestion être un facteur déroutant à la réussite de votre intranet. Faites un inventaire des compétences de vos employés, car vous pourriez être surpris de vos découvertes. Donnez de nouvelles opportunités pour responsabiliser vos employés en leur attribuant des rôles de gestion intranet, mais veillez à définir clairement ces nouveaux rôles dans l’entreprise. Choisissez les personnes nécessaires pour guider votre entreprise à travers ce changement et vous préparer au succès de votre intranet. 

Manque de compétences ou de connaissances

Beaucoup d’entreprises qui ne savent pas jauger l’effort qu’elles devront déployer pour former et préparer leur personnel à l’adoption de l’intranet. Cela ne fait que créer une barrière de plus à surmonter.

Prenez le temps de vous assurer que TOUS vos employés comprennent l’intranet. Ils doivent connaitre et comprendre intimement ses fonctions avant de déployer le système. Ne lésinez pas sur la période d’entrainement. Donnez à chaque employé une visite guidée, même en période d’essai, pour vous assurer que toutes les questions ont été répondues. Il y aura une surcharge d’informations au début, mais essayez de rendre l’interface utilisateur aussi claire que possible, et choisissez vos outils Intranet avec soin afin de ne pas bombarder vos employés avec toutes les options disponibles.

N’oubliez pas que le temps d’apprentissage et le processus de formation de votre adoption sur l’intranet seront permanents. Continuez donc à organiser des formations, à demander des commentaires et à répondre aux questions des employés. Maintenir cette approche holistique à long terme pour le succès de l’intranet.

N’oubliez pas que le temps d’apprentissage et le processus de formation de votre adoption intranet seront permanents. Continuez donc à organiser ses formations, à répondre aux questions des employés et à prendre en compte leurs opinions. Maintenir cette approche holistique à long terme pour le succès de votre nouveau système.

Obstacles externes à l'adoption d’un intranet

Sécurité

De nombreux propriétaires d’entreprise considèrent la cybersécurité comme l’un des principaux obstacles à l’adoption d'un intranet. Chaque fois que vous collectez vos données les plus importantes et les réunissez dans un système, vous craignez une intrusion extérieure. On craint également les abus internes de la part des employés qui auront accès à des informations sensibles. L’utilisation d’un fournisseur tiers ajoute une autre couche de peur à cela.

Bien que la sécurité soit toujours un défi, les logiciels intranet fournis par des compagnies sont entièrement responsables de la sécurité de votre intranet, ce qui signifie que votre entreprise n’est pas responsable. Les fournisseurs mettent tout en œuvre pour assurer la sécurité de leurs systèmes et que le stockage d’informations sur le Cloud est aussi sécurisé que possible. Si cela vous inquiète, assurez-vous que votre fournisseur potentiel vous explique les sécurités en place. Recherchez un fournisseur doté de « logiciels de téléchargement fiable, à code source ouvert, validé par des chercheurs indépendants en sécurité », explique l’ingénieur Haibin Zhang dans son article sur « The Conversation ».

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Plaintes du clients ou des investisseurs

Bien que vos employés et votre équipe interne puissent être impliqués dans l’adoption de l’intranet, vous pouvez recevoir des opinions externes des clients, actionnaires ou partenaires qui ne sont pas familiers avec la transformation numérique.

Pour surmonter cet obstacle, vous devez adopter le même état d’esprit de changement interne que vous aviez avec vos employés et l’étendre à toutes les personnes qui interagissent avec votre entreprise. McKinsey & Company recommandent de « vendre » la vision aux parties prenantes, en « considérant le programme de changement comme un produit et le définir en tant que marque », auxquelles vos parties prenantes doivent souscrire. De même pour les clients. Essayez de cibler les personnes que vous aurez besoin d’influencer et laissez-les-vous aider à faire le travail qui vous permettra de réussir votre intranet.

Naviguer à travers les fournisseurs et solutions disponibles

Il existe de nombreuses options pour les solutions intranet. C’est déjà assez difficile de choisir l’une des options, mais vous devez également en trouver une qui convient à votre style professionnel.

Il existe de nombreuses façons de comparer les logiciel intranet en ligne qui peuvent vous aider à démarrer votre recherche de la solution parfaite. Commencez ensuite à faire vos recherches internes. Obtenez les opinions des employés et créez des objectifs commerciaux pour votre nouvelle solution. Quels problèmes souhaitez-vous que votre solution intranet résolve, qu’elles sont les fonctionnalités les plus importantes pour vos employés ? Plus les objectifs que vous avez définis sont clairs, plus le processus de sélection sera facile. Contactez les fournisseurs et posez-leur des questions pour voir si leurs réponses correspondent à votre style et à vos objectifs. Naviguer chez les fournisseurs et trouver la bonne solution sera beaucoup plus facile si vous faites la recherche et compilez vos données à l’avance.

L’essentiel: il est utile de surmonter ces obstacles

Mémoriser cette liste d’obstacles peut être accablant. Il y a certes beaucoup d’obstacles dans le processus de transformation numérique, mais l’essentiel est que ces obstacles sont tous ancrés dans la peur du changement, et le changement est inévitable. La technologie progresse à un rythme rapide et le fait de continuer à utiliser un logiciel obsolète en raison de la peur du changement mettra votre entreprise en danger à long terme. Si vous ne vous déplacez pas avec le temps. Si vous accumulez un retard, il pourra être fatal.

Selon une étude récente de Gartner, « les efforts de transformation numérique portent leurs fruits : 56 % des PDG ont déclaré que leurs améliorations numériques leur avaient déjà permis d’accroitre leurs profits ». Les avantages de ce changement sont réels et quantifiables.

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Author:

Stefan Wuethrich

Date:

Thu, Sep 5, '19

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