24 funktioner i företagsintranätet som ökar medarbetarnas produktivitet

Företagets intranät ska fungera som en digital arbetsplats där hybrid- och distansteam kan mötas och samarbeta. Det ska vara den plats där de börjar sin dag, hittar den information de behöver för att utföra sitt arbete och engagerar sig och interagerar med sina kollegor.

Men idag finns intranätprogramvara med alla möjliga olika funktioner och egenskaper - och det kan vara svårt att ta reda på exakt vad du behöver.

I den här artikeln diskuterar vi 24 av de viktigaste intranätfunktionerna som du bör leta efter i ett företagsintranät, så att du kan göra rätt val för din organisation.

24 intranätfunktioner du måste leta efter

Om du har ägnat tid åt att jämföra funktionerna i olika intranätplattformar vet du att det snabbt kan bli överväldigande. Det finns så många olika intranätfunktioner att det kan vara svårt att förstå exakt vad var och en gör - och om du behöver den.

För att hjälpa dig att fatta rätt beslut för ditt företag, här är 24 av de viktigaste intranätfunktionerna att hålla utkik efter när du väljer en intranätplattform för ditt företag.

1. Universell sökning på intranätet

Ditt intranät är den perfekta platsen för att lagra allt från introduktionsmaterial till kvartalsmål och företagets värdegrund. Men det är ingen idé att ha allt samlat på ett ställe om dina medarbetare inte kan hitta det.

Det innebär att en lösning med en stark intranätsökning är avgörande. Vissa lösningar (som Happeo) gör det till och med möjligt för användare att söka på flera platser samtidigt, t.ex. e-post, delade enheter och intranätet.

2. Sociala intranätfunktioner

Oavsett om det är på Instagram, LinkedIn eller intranätet för dina anställda är en enkel tumme upp det snabbaste, mest bekanta och enklaste sättet att visa engagemang för sociala inlägg.

Men sociala intranätfunktioner bör inte stanna där. Att reagera på inlägg med emojis är en bra början, men programvaran för sociala int ranät bör också innehålla möjligheten att kommentera och skriva inlägg i samarbetskanaler, tagga andra intranätanvändare och till och med dela multimediainnehåll som bilder, videor eller podcasts. Sociala funktioner kan också få nyanställda att känna sig välkomna.

3. Kunskapshantering och kunskapsdelning

När ett företag växer ökar också mängden dokument, filer och data som måste lagras. Och utan ett gediget system för att hålla ordning på allt detta är du på väg mot informationskaos. Medarbetarna kommer att ha svårt att hitta den information de behöver eller - ännu värre - de kommer att arbeta med information som är inaktuell eller inte längre relevant.

Ett företagsintranät som fungerar som en robust plattform för kunskapshantering kan hjälpa dig att bryta ner informationssilos och ge alla i organisationen demokratisk tillgång till kunskap.

Intranätet bör hjälpa dig att skapa en organiserad struktur för lagring av filer och information, samtidigt som det säkerställer att filerna hålls säkra. De bästa lösningarna kommer också med ytterligare intranätfunktioner som livscykelhantering, vilket hjälper dig att eliminera gammalt innehåll eller uppdatera det innan det blir inaktuellt.

4. Kontroll av styrning

Styrningskontroller stöder skalbarhet. Om till exempel ett team på 10 personer fyrdubblas i storlek under ett år kan cheferna justera behörigheterna för intranätkanaler och sidor för att förhindra överbelastning av information. Företag kan också definiera hur och på vilket sätt filer ska delas så att växande team vet var de ska hitta det de behöver.

5. Intuitivt användargränssnitt

I de flesta organisationer har medarbetarna inte tid att lära sig allt om ett helt nytt komplext program - vilket innebär att det är viktigt att hitta en lösning med ett enkelt och intuitivt gränssnitt (både på datorn och i mobilen).

När du väljer en enkel och medarbetarvänlig plattform kan du dessutom få dina medarbetare att komma igång och använda intranätet till sin fulla potential mycket snabbare. Happeo, till exempel, har en typisk uppstartstid på bara 6-8 veckor - ganska imponerande jämfört med branschgenomsnittet på 1,2 år. Snabb driftsättning är avgörande för en hög användningsgrad.

6. Mobil intranätsapp

Ett företags intranät kan bara nå sin fulla potential om alla medarbetare har tillgång till det - vilket innebär att du behöver en lösning med en särskild mobil intranätsapp. Detta gäller särskilt för företag där arbetsstyrkan består av en blandning av kontorsbaserade medarbetare och medarbetare i frontlinjen. Men även om hela ditt team arbetar från kontoret finns det fortfarande tillfällen då de sitter fast i morgonpendlingen, väntar på flygplatsen eller bara har problem med sina bärbara datorer - alla fall där en intranätsapp kan rädda dagen.

7. Funktioner för intern kommunikation

Ditt intranät bör göra det möjligt för teammedlemmarna att samarbeta effektivt genom att kommunicera med varandra i realtid. Leta efter en intranätplattform som har inbyggda chattfunktioner - eller ännu bättre, som integreras sömlöst med de kommunikationsverktyg som ditt team redan använder.

De bästa lösningarna innehåller flera alternativ, t.ex. chatt på tu man hand, gruppchatt och fildelning, så att de verkligen kan fungera som en digital arbetsplats där medarbetarna möts. En omfattande sökfunktion är också viktig - ingen vill ägna tid åt att bläddra igenom trådar för att hitta det där meddelandet som de tror att de fick någon gång förra veckan.

8. System för innehållshantering

Ett innehållshanteringssystem (CMS) för intranät är ett viktigt verktyg som gör det möjligt för anställda att skapa, redigera och publicera professionellt innehåll som blogginlägg, artiklar och andra dokument, och distribuera dem till sina kollegor. En stark intranätplattform gör att du enkelt kan bädda in media som bilder, grafer och videor för att engagera medarbetarna.

När ditt intranät innehåller ett CMS kan alla bidra till konversationen. Detta kan öka medarbetarnas engagemang och hjälpa dem att känna sig mer delaktiga i organisationen.

9. Analys av intranätet

När du har valt och implementerat din intranätplattform måste du veta om dina medarbetare använder den. Du måste dessutom veta hur deanvänder den, så att du kan fortsätta att utveckla den och skapa den bästa möjliga lösningen för din organisation.

Det innebär att du behöver en lösning med avancerade analysfunktioner inbyggda direkt i plattformen. Denna nyckelfunktion bör inte bara berätta vilka anställda som använder ditt intranät, utan också när, var och hur de använder det.
Med vissa plattformar kan du också få värdefull sökanalys, vilket gör att du kan spåra vad dina anställda söker efter och om de hittade den information de behövde eller inte.

10. Katalog för anställda

Även en enkel personkatalog kan ge dig en överblick över vilka alla i din organisation är, vad de gör och var de finns. Med mer avancerade lösningar kan du till och med söka efter såväl kompetens som jobbtitlar och platser.

11. Profiler för anställda

Medarbetarprofiler innehåller detaljer om vilka personer som finns utöver deras jobbtitlar. Så oavsett om du letar efter någon på HR som talar franska eller försöker hitta några andra "Swifties", kommer du att kunna ta fram rätt medarbetarprofiler på några sekunder.

12. Organigram

Även i mindre organisationer är det inte alltid lätt att veta vem som är vem, särskilt inte för hybrid- eller distansarbetare. Tack och lov skapar moderna intranätlösningar som Happeo automatiskt ett enkelt organisationsschema som tydligt visar hur alla passar ihop.

13. Integrering av arbetsytor och verktyg

Vill du göra livet enklare för dina anställda? Välj ett intranät som erbjuder sömlös integration med verktyg som Google Workspace eller Microsoft 365. På så sätt behöver de inte överge de arbetsflöden de är vana vid, utan kan hitta information, samarbeta i delade filer och till och med ordna möten eller videosamtal - med den extra bekvämligheten att de kommer åt allt från en central plats.

Beroende på dina behov kan du ansluta ditt intranät till projekthanteringsverktyg, IM-programvara, försäljningsplattformar och mycket mer. Många intranätplattformar låter dig till och med bygga dina egna integrationer genom ett öppet API - så det finns egentligen ingen gräns för vad ditt intranät kan göra.

14. Intranätets sidor

En intranätsida är i princip en intern webbsida som du kan skapa för ett team, en avdelning eller ett projekt. Ett välorganiserat intranät kan ha sidor för HR, försäljning, produktutveckling och mycket mer. Sammantaget fungerar det hela som en mini-encyklopedi som berättar för dina anställda allt de behöver veta om ditt företag.

En annan viktig intranätfunktion som vissa lösningar tillhandahåller är en anpassningsbar hemsida. Tänk på det: Alla kommer inte att använda ditt intranät på samma sätt eller behöva regelbunden tillgång till samma information, så det är vettigt att varje anställd kan byta ut sin hemsida så att den fungerar för dem.

15. Anpassade widgets

För att skapa vackra, skräddarsydda intranätsidor behöver du anpassningsbara widgets, eftersom de gör att du kan bädda in nästan vad som helst på din sida. Vill du att medarbetarna ska få enkel och omedelbar tillgång till en Google Drive-fil från din HR-sida? Använd en widget. Behöver du lägga till en kalender på en sida som är dedikerad till ett specifikt projekt så att medarbetarna kan se viktiga datum och deadlines på en gång? Det finns en widget för det. Vill du se till att alla kan se den senaste väderleksrapporten eller lokala trafikuppdateringar direkt från sin startsida? Du förstår vad jag menar.

16. Mallar

De bästa intranätplattformarna gör det enkelt att skapa sidor, men det är ännu enklare när de låter dig spara sidor som mallar och återanvända dem om och om igen. Genom att skapa ett bibliotek med mallar som dina medarbetare kan använda när de behöver skapa en intranätsida kan du spara värdefull tid åt dem (och samtidigt öka användningen av intranätet).

17. Stark säkerhet

Ditt intranät innehåller mycket data om ditt företag, dina anställda och eventuellt dina kunder. Det innebär att du måste vara säker på att den lösning du väljer kommer att hålla din information säker. Olika internetplattformar kommer med olika säkerhetsnivåer, så det är viktigt att du gör din research.

Med Happeo, till exempel, lagras alla dina data säkert i Google Cloud, vilket innebär att du drar nytta av Googles branschledande säkerhetsstandarder. Happeo har också uppnått ISO 27001-certifiering, en internationell standard som visar att ett företag har investerat i de människor, processer och den teknik som behövs för att skydda en organisations data.

18. Arbetsytor för team

Varje bra intranätplattform bör ge dig möjlighet att skapa arbetsytor för olika team, projektgrupper eller avdelningar. Dessa gör det lättare för specifika medarbetare att arbeta tillsammans samtidigt som intranätet hålls organiserat och överskådligt för alla andra.

Dessutom behöver en virtuell arbetsyta inte bara handla om arbete. Många organisationer skapar roliga utrymmen där medarbetarna kan träffas och diskutera gemensamma intressen, från sport till musik och husdjur!

19. Enkäter och omröstningar

Enkäter och omröstningar är båda värdefulla verktyg som gör det möjligt för dina medarbetare att dela med sig av sina idéer och åsikter. Du kan använda pulsundersökningar för att mäta saker som medarbetarnas engagemang och tillfredsställelse, vilket hjälper dig att förstå hur det står till i din organisation.

Och enkäter kan med fördel användas för att samla in medarbetarnas feedback på allt från nya kontorspolicyer till intranätinnehåll och den nya företagslogotypen. Genom att använda en intranätslösning som innehåller funktioner för både enkäter och undersökningar kan du göra det enklare än någonsin för medarbetarna att svara och dela med sig av sina värdefulla insikter.

20. Push-meddelanden

I nästan alla organisationer finns det tillfällen då man behöver få ut ett meddelande till alla - snabbt. För att göra detta så enkelt som möjligt bör du leta efter lösningar som innehåller en push-notifieringsfunktion. Det innebär att du kan skicka ett omedelbart meddelande till både stationära och mobila enheter i hela ditt team, din avdelning eller organisation - och veta att de har fått meddelandet.

21. Integrerad kalender

Intranätets kalenderintegration hjälper medarbetarna att se över dagen och veckan med en blick, utan att behöva öppna en annan applikation. Medarbetarna bör också kunna se andras kalendrar för att snabbt och enkelt kunna planera möten.

22. Molnbaserat intranät

År 2022 är det inte alla som arbetar från kontoret - åtminstone inte på heltid. Om du vill att ditt intranät ska vara tillgängligt för alla måste du se till att det är en molnbaserad lösning som de kan komma åt på ett säkert sätt var de än befinner sig. På så sätt kan medarbetarna hitta svar på frågor, chatta med kollegor och på ett säkert sätt komma åt delade filer oavsett om de är på kontoret, arbetar på distans hemifrån eller får lite jobb gjort på pendeln.

23. Flerspråkig plattform

Om ditt företag är multinationellt finns det en stor chans att alla dina anställda inte har samma modersmål. Och ett intranät är inte riktigt tillgängligt om inte alla kan se det på sitt eget språk.

Vissa intranätleverantörer låter dig skapa en flerspråkig plattform, antingen genom att använda inbyggd programvara för automatisk översättning eller genom att använda mänskliga översättare för mer exakt innehåll. Oavsett vilket kan ett intranät som fungerar på flera språk hjälpa dig att skapa samsyn och föra samman dina medarbetare - även i de största organisationerna.

24. Intranätets varumärke

Ett intranät ska stärka och bygga vidare på din företagskultur, vilket innebär att det måste representera ditt varumärke. Vissa lösningar låter dig skapa en helt varumärkesanpassad miljö som innehåller företagets logotyp, typsnitt och färger så att ditt team känner sig som hemma direkt. Andra låter dig till och med skapa en anpassad URL och/eller en anpassad inloggningssida. När din plattform ser bekant ut för dina anställda innan de ens har använt den, sänks inträdesbarriären - vilket innebär att du sannolikt kommer att se högre intranätanvändning och engagemang.

Funktioner för företagsintranät: expertinsikter

Ett modernt företagsintranät är inte längre ett statiskt arkiv med filer - det är organisationens digitala arbetsplats och ett centralt nav för intern kommunikation, kunskapsdelning och samarbete. De viktigaste intranätfunktionerna börjar med en stark grund: avancerad sökfunktionalitet, en tydlig intranätshemsida, strukturerat intranätinnehåll och ett väldesignat användargränssnitt. När medarbetarna direkt kan få tillgång till företagsnyheter, policyer, dokument och personalresurser blir intranätet ett viktigt verktyg snarare än "ytterligare ett system att kontrollera". Denna tydlighet förbättrar direkt medarbetarupplevelsen, särskilt för nyanställda och distribuerade team.

Produktivitet och engagemang beror i hög grad på hur väl en intranätplattform stöder det dagliga arbetet. Funktioner som medarbetarkataloger, medarbetarprofiler, arbetsytor för team och sociala intranätfunktioner hjälper medarbetarna att känna samhörighet och samarbeta effektivt över avdelningsgränserna. Ett mobilt intranät med en dedikerad mobilapp säkerställer enkel åtkomst från mobila enheter, vilket är avgörande för frontlinje-, fjärr- och hybridarbetare. I kombination med sömlös integrering i verktyg som Google Workspace och andra affärssystem minskar intranätprogramvaran friktionen, minimerar kontextbyten och stöder smidigare affärsprocesser.

Slutligen kommer det långsiktiga värdet från styrning, insikt och skalbarhet. Intranätanalyser och användningsdata visar hur intranätanvändarna interagerar med innehållet, vilket hjälper organisationer att förfina strukturen, förbättra användningen av intranätet och öka medarbetarnas engagemang över tid. Rollbaserad åtkomstkontroll, stark säkerhet och molnbaserad arkitektur säkerställer att intranätet förblir tillförlitligt när teamen växer. Ett väl utformat intranät stärker medarbetarna, stärker företagskulturen och håller alla informerade - vilket bevisar att intranätet fortfarande är en kritisk, produktivitetsdrivande komponent på den moderna arbetsplatsen.

Välj rätt intranätplattform för din organisation

Det är inte alla intranätplattformar som har alla de funktioner som listas ovan. Det är upp till dig att prioritera och välja rätt intranät för din organisation.
Till exempel föredrar vissa organisationer verktyg som möjliggör snabbt samarbete och letar efter funktioner som teamarbetsytor, enkel åtkomst till delade filer och starka integrationer med samarbetssviter. Stora, multinationella organisationer kanske prioriterar intranätfunktioner som organisationsdiagram, nyhetsflöden och flerspråkiga plattformar.

Om du letar efter en modern intranätplattform med alla de nyckelfunktioner du behöver för att lösa informationskaos, föra samman dina anställda och hjälpa dem att känna sig lyckligare på jobbet, kanske du vill ge Happeo ett försök.

Happeo fungerar som en enda sanningskälla för din organisation och samlar all din interna kommunikation, kunskap och innehåll i ett bekvämt nav. Medarbetarna kan samarbeta, chatta och umgås i kanaleroch anpassa sin egen hemsida för att få den bästa intranätupplevelsen. Vårt tilläggspaket för varumärkesprofilering innebär att du kan göra Happeo till ditt eget och se till att alla känner sig som hemma så fort de loggar in.

Dessutom levereras Happeo med omfattande integrationer med Google Workspace, Microsoft 365 och mer - vilket innebär att det är det perfekta verktyget för att smidigt passa in i din befintliga stack.

Vill du ge Happeo ett försök? Begär en gratis demo för att ta reda på mer.