Gareth Morgan hade rätt: organisationer är maskiner, de är också kulturella system, de är hjärnor, de är organismer; och precis som alla organismer innehåller de kunskap.
Faktum är att de rymmer enorma mängder av den.
När organisationer växer följer kunskapen med, och när det sker uppstår utmaningar. Hur organiserar man den kunskap som alla använder? Hur gör man den tillgänglig för alla?
Sätt dig ner och gör det bekvämt för dig. Idag ska vi prata om kunskapshantering.
Vad är ett system för kunskapshantering?
Ett kunskapshanteringssystem är ett digitalt system som lagrar, organiserar och utvinner information. Det används för att centralisera innehåll, underlätta samarbete och säkerställa att processerna fungerar smidigt inom organisationen.
Men vilka är de viktigaste funktionerna i ett kunskapshanteringssystem? Vi har samlat de viktigaste här, utan onödiga detaljer:
- Användarvänlighet
- Sökfunktion
- Rapportering och inbyggda analysverktyg
- Anpassningsmöjligheter
- Mobilapp
- Samarbetsfunktioner
- Integration med verktyg från tredje part
- Feedback-system
Vi kommer att gå igenom var och en av dessa i det här blogginlägget, så fortsätt att läsa.
Låt oss börja med det uppenbara: om den inte tjänar dina medarbetare, fyller den inte sitt syfte. Många organisationer har svårt att införa ny teknik bland sina anställda. Därför måste din nya programvara för kunskapshantering vara inbjudande och locka dina medarbetare.
Användarvänlighet är en viktig egenskap hos ett kunskapshanteringssystem. Om den nya lösningen inte är lätt att använda kommer de inte att ge den en chans, och din investering i en kunskapshanteringslösning kommer snabbt att bli bortkastad tid och pengar.
Ett gott råd: ingenting avskräcker användare så mycket som programvara som är svår att använda, så gör det till en prioritet.
2. En sökfunktion
Ingen vill slösa tid på att tänka ”Hm, det borde ha varit här”. Du vet hur irriterande det är att leta efter något du behöver akut och inte kunna hitta det. En dålig sökfunktion minskar automatiskt användbarheten, vilket gör informationen svår att hitta och hotar användningsgraden för programvaran.
En sökfunktion som söker igenom hela plattformen, men även i filer och e-postsammanfattningar, gör dina medarbetare mer produktiva genom att spara tid åt dem och låta dem fokusera på själva arbetet istället för att leta efter det som behövs för att få jobbet gjort.
3. Rapportering och inbyggda analysverktyg
I ett bra kunskapshanteringssystem är det viktigt att förstå hur och vad användarna söker efter. Detta ger dig insikter om användbarhet, det mest populära innehållet och andra nyckeltal som är viktiga för din organisation.
4. Anpassning
Ett anpassningsbart kunskapshanteringssystem kan vara som en rå diamant – mycket kraftfullt, men inte (ännu) perfekt slipat. Med ett komplett tillägg för varumärkesanpassning kan du skapa ditt kunskapshanteringssystem helt i din organisations anda, från logotyp, varumärkesfärger och e-postsammanfattningar till anpassade widgets.
Genom att skräddarsy programvaran efter dina affärsbehov ökar sannolikheten för attden tas i bruk snabbare och att dina medarbetare inte känner att de har att göra med något främmande.
5. Mobilapp
Det är inte bara information som inte bör isoleras – det gäller även dina medarbetare. En mobilapp gör ditt kunskapshanteringssystem tillgängligt för alla i organisationen, även för dem som inte sitter vid ett skrivbord. Det är viktigt att se till att medarbetare på plats har en helhetsbild och känner sig delaktiga i organisationen.
En mobilapp-funktion kan vara det dolda trumfkortet när det gäller att öka användningen. Genom att göra din kunskapshanteringsprogramvara lättillgänglig uppmuntras medarbetarna att använda den oftare och alla hålls uppdaterade.
6. Samarbetsfunktioner
Kunskapshantering är det som omvandlar kunskap till konkreta affärsresultat. Syftet med ett kunskapshanteringssystem är att lagra och organisera information, men att gå ett steg längre och möjliggöra samarbete är inte en lyx, utan en nödvändighet. Här är varför:
När appar och verktyg är sammankopplade:
- Informationen hamnar inte i silor
- Man undviker skuggverktyg
Det senare inträffar när användare bryter mot reglerna och börjar använda appar som de själva valt. Detta gör din rapportering ofullständig, vilket leder till mätvärden som inte speglar verkligheten.
Verktyg från tredjepartsleverantörer går hand i hand med kunskapshantering. När du köper ett kunskapshanteringssystem bör du se till att det kan integreras med de appar som din organisation redan använder. Om du inte tar hänsyn till denna funktion kan det orsaka problem senare, skapa hinder för dina medarbetare, hämma produktiviteten och kommer säkerligen inte att ge dig högt betyg för effektivitet och bra beslutsfattande.
8. System för återkoppling
Att dela är att bry sig, och i det här fallet gynnar det både organisationen och dess medarbetare. Det är det bästa sättet att ta reda på vad medarbetarna verkligen tycker, en plats där människor kan dela idéer och samarbeta för att förbättra verksamheten. Utan feedback blir kunskapen ett uppifrån och ned-styrt påbud snarare än något levande, andande och föränderligt. Du behöver synpunkter från gräsrotsnivå för att hålla all den kunskapen uppdaterad, och det är syftet med återkoppling. Dessutom ger det medarbetarna en röst och får dem att känna sig uppskattade, vilket bidrar till andra aspekter av verksamheten, såsom engagemang och medarbetarnöjdhet. Otroligt vad en mjukvara kan åstadkomma, eller hur?
Vanliga frågor
Varför är användarvänligheten så viktig i ett kunskapshanteringssystem?
Om en plattform inte är enkel och inbjudande att använda kommer medarbetarna helt enkelt inte att anamma den, oavsett hur bra det underliggande innehållet är. Ett användarvänligt system minimerar inlärningskurvan och uppmuntrar personalen att faktiskt integrera det i sitt dagliga arbetsflöde istället för att överge det efter ett svagt första intryck.
Hur förbättrar den universella sökfunktionen produktiviteten på arbetsplatsen?
En universell sökfunktion som omfattar hela plattformen, inklusive filer och e-post, sparar tid för medarbetarna som de annars skulle slösa bort på att leta efter dokument på fel ställe. En dålig sökfunktion hotar direkt användningen, eftersom medarbetarna snabbt överger ett verktyg som försvårar deras arbete istället för att underlätta det.
Varför är funktioner för feedback och samarbete viktiga för kunskapshantering?
Utan en återkopplingsslinga riskerar kunskapshanteringen att bli ett top-down-påbud istället för något som förblir korrekt och aktuellt tack vare bottom-up-bidrag från de personer som faktiskt använder den dagligen. Samarbetsfunktioner förhindrar också att informationen isoleras i silor och bidrar till att undvika ”skuggverktyg”, där medarbetare använder icke-godkända appar som gör företagets rapportering ofullständig.
