Gareth Morgan had gelijk: organisaties zijn machines, maar ook culturele systemen, hersenen en organismen; en net als elk organisme bevatten ze kennis.
Sterker nog, ze bevatten er ontzettend veel van.
Wanneer organisaties groeien, neemt ook de kennis toe, en daarmee ontstaan er uitdagingen. Hoe organiseer je de kennis die iedereen gebruikt? Hoe maak je die voor iedereen toegankelijk?
Ga lekker zitten en maak het jezelf gemakkelijk. Vandaag gaan we het hebben over kennismanagement.
Wat is een kennismanagementsysteem?
Een kennisbeheersysteem is elk digitaal systeem dat informatie opslaat, organiseert en er conclusies uit trekt. Het wordt gebruikt om inhoud te centraliseren, samenwerking te bevorderen en ervoor te zorgen dat processen binnen de organisatie soepel verlopen.
Maar wat zijn de belangrijkste kenmerken van een kennisbeheersysteem? We hebben hier de belangrijkste op een rijtje gezet, zonder overbodige details:
- Gebruiksvriendelijkheid
- Zoekfunctionaliteit
- Rapportage en ingebouwde analyses
- Aanpassingsmogelijkheden
- Mobiele app
- Samenwerkingsfuncties
- Integratie met tools van derden
- Feedbacksysteem
In deze blogpost gaan we elk van deze punten apart bekijken, dus lees vooral verder.
Om met het voor de hand liggende te beginnen: als het je medewerkers niet van dienst is, dient het zijn doel niet. Veel organisaties hebben moeite met het introduceren van nieuwe technologie bij hun medewerkers. Daarom moet je nieuwe kennisbeheersoftware uitnodigend zijn en je medewerkers aanspreken.
Gebruiksvriendelijkheid is een essentieel kenmerk van een kennisbeheersysteem. Als de nieuwe oplossing niet gebruiksvriendelijk is, zullen medewerkers niet de moeite nemen om het een kans te geven, en zal uw investering in een kennisbeheersysteem al snel een verspilling van tijd en geld blijken te zijn.
Een goed advies: niets jaagt gebruikers zo snel weg als software die moeilijk te gebruiken is, dus maak daar een prioriteit van.
2. Een zoekfunctie
Niemand wil tijd verspillen met denken: “Eh, dit hoorde hier te zijn”. Je weet hoe vervelend het is om naar iets te zoeken dat je dringend nodig hebt en het niet te kunnen vinden. Een slechte zoekfunctie vermindert automatisch de gebruiksvriendelijkheid, waardoor informatie moeilijk te vinden is en het gebruik van de software in gevaar komt.
Een zoekfunctie die alles doorzoekt – niet alleen het platform, maar ook bestanden en e-mailoverzichten – maakt je medewerkers productiever door hen tijd te besparen, zodat ze zich kunnen concentreren op hun eigenlijke werk in plaats van te zoeken naar wat ze nodig hebben om hun taak te volbrengen.
3. Rapportage en ingebouwde analyses
In de context van een goed kennisbeheersysteem is het van belang om te begrijpen hoe en waarnaar mensen zoeken. Dit biedt u inzichten in de bruikbaarheid, de meest populaire inhoud en andere statistieken die voor uw organisatie van belang zijn.
4. Maatwerk
Een aanpasbaar kennisbeheersysteem kan een ruwe diamant zijn: zeer krachtig, maar (nog) niet perfect gevormd. Met een volledige branding-add-on kunt u uw kennisbeheersysteem helemaal in de stijl van uw organisatie vormgeven, van uw logo, merkkleuren en e-mailoverzichten tot op maat gemaakte widgets.
Door uw software af te stemmen op uw zakelijke behoeften is de kans groter dat deze sneller wordt geaccepteerd en dat uw medewerkers niet het gevoel krijgen dat ze met iets vreemds te maken hebben.
5. Mobiele app
Niet alleen informatie mag niet in silo's worden opgesloten, dat geldt ook voor uw medewerkers. Dankzij een mobiele app is uw kennisbeheersysteem toegankelijk voor iedereen in de organisatie, ook voor degenen die niet aan een bureau zitten. Het is essentieel om medewerkers op locatie op de hoogte te houden van het grotere geheel en ervoor te zorgen dat ze zich verbonden voelen met de organisatie.
Een mobiele app-functie kan je geheime troef zijn als het gaat om het stimuleren van het gebruik. Door je kennisbeheersoftware gemakkelijk toegankelijk te maken, worden medewerkers gestimuleerd om deze vaker te gebruiken en blijft iedereen op de hoogte.
6. Functies voor samenwerking
Kennisbeheer zorgt ervoor dat kennis wordt omgezet in concrete bedrijfsresultaten. Het doel van een kennisbeheersysteem is om informatie op te slaan en te ordenen, maar een stap verder gaan en samenwerking mogelijk maken is geen luxe, maar een noodzaak. Dit is waarom:
Wanneer apps en tools met elkaar zijn verbonden:
- Informatie raakt niet in silo's opgesloten
- Schaduwtools worden vermeden
Dat laatste gebeurt wanneer mensen hun eigen gang gaan en apps naar eigen keuze gaan gebruiken. Hierdoor wordt uw rapportage onvolledig, wat leidt tot statistieken die geen getrouw beeld van de werkelijkheid geven.
Tools van derden gaan hand in hand met kennisbeheer. Wanneer u een kennisbeheersysteem aanschaft, wilt u er zeker van zijn dat het kan worden geïntegreerd met de apps die uw organisatie al gebruikt. Als u geen rekening houdt met deze functie, kan dat later voor problemen zorgen, obstakels opwerpen voor uw medewerkers, de productiviteit belemmeren en u zeker geen pluspunt opleveren op het gebied van efficiëntie en goede besluitvorming.
8. Feedbacksysteem
Delen is zorgzaam, en in dit geval komt het zowel de organisatie als haar medewerkers ten goede. Het is de ultieme manier om te ontdekken wat medewerkers echt denken, een plek waar mensen ideeën kunnen delen en samenwerken om uw bedrijf te verbeteren. Zonder feedback wordt kennis een van bovenaf opgelegd mandaat in plaats van iets levends, ademends en zich ontwikkelend. Je hebt input van onderaf nodig om al die kennis up-to-date te houden, en dat is het doel van feedback. Bovendien geeft het medewerkers een stem en zorgt het ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen, wat bijdraagt aan andere zakelijke aspecten, zoals betrokkenheid en tevredenheid. Wat een wonderen kan een stukje software toch doen, hè?
Veelgestelde vragen
Waarom is gebruiksvriendelijkheid zo belangrijk in een kennisbeheersysteem?
Als een platform niet gebruiksvriendelijk en uitnodigend is, zullen medewerkers het simpelweg niet gaan gebruiken, hoe goed de onderliggende inhoud ook is. Een gebruiksvriendelijk systeem zorgt ervoor dat de leercurve zo kort mogelijk is, waardoor medewerkers worden gestimuleerd om het daadwerkelijk in hun dagelijkse workflow te integreren in plaats van het na een moeizame eerste indruk links te laten liggen.
Hoe verbetert universele zoekfunctie de productiviteit op de werkplek?
Een universele zoekfunctie die het hele platform bestrijkt, inclusief bestanden en e-mail, bespaart medewerkers de tijd die ze anders zouden verspillen met het zoeken naar documenten op de verkeerde plek. Een slechte zoekfunctie vormt een directe bedreiging voor de acceptatie, aangezien medewerkers al snel afzien van een tool die hun werk moeilijker maakt in plaats van gemakkelijker.
Waarom zijn feedback- en samenwerkingsfuncties belangrijk voor kennisbeheer?
Zonder een feedbacklus dreigt kennisbeheer een top-down-verplichting te worden in plaats van iets dat accuraat en actueel blijft dankzij bottom-up-input van de mensen die er dagelijks daadwerkelijk gebruik van maken. Samenwerkingsfuncties voorkomen ook dat informatie in silo’s terechtkomt en helpen ‘schaduwtools’ te vermijden, waarbij medewerkers ongeautoriseerde apps gebruiken die de bedrijfsrapportage onvolledig maken.
