Gareth Morgan aveva ragione: le organizzazioni sono macchine, ma sono anche sistemi culturali, sono cervelli, sono organismi; e come ogni organismo, racchiudono in sé la conoscenza.
Anzi, ne contengono una quantità enorme.
Quando le organizzazioni crescono, la conoscenza cresce con loro e, man mano che ciò accade, sorgono delle sfide. Come si organizza la conoscenza che tutti utilizzano? Come si rende accessibile a tutti?
Mettiti comodo. Oggi parleremo di gestione della conoscenza.
Che cos’è un sistema di gestione della conoscenza?
Un sistema di gestione della conoscenza è qualsiasi sistema digitale che archivia, organizza ed estrae informazioni. Viene utilizzato per centralizzare i contenuti, favorire la collaborazione e garantire il corretto svolgimento dei processi all’interno dell’organizzazione.
Ma quali sono le caratteristiche principali di un sistema di gestione della conoscenza? Abbiamo raccolto qui le più importanti, senza fronzoli:
- Facilità d’uso
- Funzionalità di ricerca
- Reportistica e analisi integrate
- Personalizzazione
- App mobile
- Funzionalità di collaborazione
- Integrazione con strumenti di terze parti
- Sistema di feedback
In questo post del blog analizzeremo ciascuno di questi aspetti, quindi continuate a leggere.
Partendo dall’ovvio: se non soddisfa le esigenze del personale, non serve al suo scopo. Molte organizzazioni hanno difficoltà a far adottare le nuove tecnologie ai propri dipendenti. Ecco perché il vostro nuovo software di gestione della conoscenza deve essere accattivante e invogliare il personale a utilizzarlo.
La facilità d’uso è una caratteristica fondamentale di un sistema di gestione della conoscenza. Se la nuova soluzione non è facile da usare, i dipendenti non si prenderanno nemmeno la briga di darle una possibilità, e il vostro investimento in una soluzione di gestione della conoscenza si trasformerà rapidamente in uno spreco di tempo e denaro.
Un consiglio: nulla allontana gli utenti quanto un software difficile da usare, quindi rendete questo aspetto una priorità.
2. Una funzione di ricerca
Nessuno vuole perdere tempo a pensare «Ehm, dovrebbe essere qui»: sapete bene quanto sia fastidioso cercare qualcosa di cui avete urgente bisogno e non riuscire a trovarlo. Una funzionalità di ricerca scadente riduce automaticamente l’usabilità, rendendo difficile la ricerca delle informazioni e compromettendo i tassi di adozione del software.
Una funzione di ricerca che effettua ricerche in modo globale su tutta la piattaforma, ma anche nei file e nei riepiloghi delle e-mail, rende il vostro personale più produttivo, facendogli risparmiare tempo e consentendogli di concentrarsi sul lavoro vero e proprio piuttosto che sulla ricerca di ciò che serve per portare a termine il compito.
3. Reportistica e analisi integrate
Nel contesto di un buon sistema di gestione delle conoscenze, ciò che conta è capire come e cosa cercano le persone. Questo vi offreapprofondimenti i sull’usabilità, sui contenuti più apprezzati e su qualsiasi altra metrica rilevante per la vostra organizzazione.
4. Personalizzazione
Un sistema di gestione della conoscenza personalizzabile può essere come un diamante grezzo: molto potente, ma non (ancora) perfettamente modellato. Un add-on completo per il branding vi permette di creare il vostro sistema di gestione della conoscenza a immagine e somiglianza della vostra organizzazione, dal logo ai colori del marchio, dai riepiloghi via e-mail fino ai widget personalizzati.
Adattare il software alle esigenze aziendali aumenta le probabilità che venga adottato più rapidamente ed evita che i vostri collaboratori abbiano l’impressione di dover avere a che fare con qualcosa di estraneo.
5. App mobile
Non sono solo le informazioni a non dover essere isolate: lo stesso vale per i vostri collaboratori. Una funzionalità di app mobile rende il vostro sistema di gestione delle conoscenze accessibile a tutti all’interno dell’organizzazione, compresi coloro che non sono legati a una postazione fissa. È fondamentale che i dipendenti in sede siano sempre al corrente della situazione generale e si sentano parte integrante dell’organizzazione.
Una funzionalità dell’app mobile può rivelarsi l’asso nella manica quando si tratta di favorire l’adozione del sistema. Rendere il software di gestione delle conoscenze facilmente accessibile incoraggia i dipendenti a utilizzarlo più spesso e mantiene tutti aggiornati.
6. Funzionalità di collaborazione
La gestione della conoscenza è ciò che trasforma la conoscenza in un risultato aziendale concreto. Lo scopo di un sistema di gestione della conoscenza è archiviare e organizzare le informazioni, ma fare un passo in più e consentire la collaborazione non è un lusso, è una necessità. Ecco perché:
Quando le app e gli strumenti sono interconnessi:
- Le informazioni non finiscono in compartimenti stagni
- Si evita l’uso di strumenti non ufficiali
Quest'ultimo caso si verifica quando gli utenti agiscono di propria iniziativa e iniziano a utilizzare app di loro scelta. Ciò rende i tuoi report incompleti, generando metriche che non rispecchiano la realtà.
Gli strumenti di terze parti sono parte integrante della gestione della conoscenza. Quando si acquista un sistema di gestione delle conoscenze, è importante assicurarsi che si integri con le applicazioni già in uso nella propria organizzazione. Trascurare questo aspetto può causare problemi in futuro, creare ostacoli per il personale, ostacolare la produttività e sicuramente non contribuirà a migliorare l’efficienza e la qualità del processo decisionale.
8. Sistema di feedback
Condividere è importante e, in questo caso, va a vantaggio sia dell’organizzazione che delle persone che ne fanno parte. È il modo migliore per scoprire cosa pensano davvero i dipendenti, uno spazio in cui le persone possono condividere idee e collaborare per migliorare la vostra attività. Senza feedback, la conoscenza diventa un mandato imposto dall’alto piuttosto che qualcosa di vivo, dinamico e in continua evoluzione. Servono contributi dal basso verso l’alto per mantenere aggiornata tutta quella conoscenza, ed è proprio questo lo scopo del feedback. Inoltre, offre ai dipendenti la possibilità di esprimersi e li fa sentire apprezzati, il che contribuisce ad altri aspetti aziendali, come i livelli di coinvolgimento e soddisfazione. È incredibile cosa può fare un software, vero?
Domande frequenti
Perché la facilità d'uso è così importante in un sistema di gestione della conoscenza?
Se una piattaforma non è facile e invitante da usare, i dipendenti semplicemente non la adotteranno, indipendentemente dalla qualità dei contenuti che offre. Un sistema intuitivo riduce al minimo la curva di apprendimento, incoraggiando il personale a integrarlo effettivamente nel proprio flusso di lavoro quotidiano, anziché abbandonarlo dopo una prima impressione negativa.
In che modo la ricerca universale migliora la produttività sul posto di lavoro?
Una ricerca universale che copra l’intera piattaforma, inclusi file ed e-mail, fa risparmiare ai dipendenti il tempo che altrimenti sprecherebbero cercando documenti nel posto sbagliato. Una ricerca inefficace mette direttamente a rischio l’adozione dello strumento, poiché i dipendenti abbandonano rapidamente uno strumento che rende il loro lavoro più difficile anziché più facile.
Perché le funzionalità di feedback e collaborazione sono importanti per la gestione della conoscenza?
Senza un ciclo di feedback, la gestione della conoscenza rischia di diventare un imposizione dall'alto piuttosto che un processo che rimane accurato e aggiornato grazie al contributo dal basso delle persone che la utilizzano quotidianamente. Le funzionalità di collaborazione impediscono inoltre che le informazioni rimangano isolate e aiutano a evitare il fenomeno dello “shadow tooling”, ovvero l’adozione da parte dei dipendenti di app non autorizzate che rendono incompleta la rendicontazione aziendale.
