5 étapes pour créer (et mettre en place) un intranet d'entreprise
Votre entreprise est en pleine croissance, et cette croissance s'accompagne d'un besoin accru d'outils de communication et de collaboration plus performants. Un intranet peut aider votre équipe à rester connectée et organisée, et constitue un excellent moyen de partager des informations et des ressources. Mais pourquoi devriez-vous en créer un, et comment s'y prendre ?
Cet article explique les avantages d'un intranet et comment créer des canaux, des plateformes et des forums intranet qui répondront au mieux aux besoins de votre entreprise.
Pourquoi créer un intranet d’entreprise ?
Toute entreprise souhaitant améliorer la communication, l'engagement et la collaboration au sein de son organisation a tout intérêt à créer un intranet. Un intranet est un réseau privé auquel seuls les membres de l'organisation ont accès. Il offre un espace centralisé pour stocker et partager des informations, ce qui permet aux employés de trouver facilement les informations dont ils ont besoin et d'interagir entre eux.
Il favorise l’engagement des employés
En créant un intranet, les entreprises peuvent offrir à leurs employés un accès facile aux ressources dont ils ont besoin, qu’il s’agisse d’actualités de l’entreprise, de documents RH ou simplement d’échanges avec leurs collègues.
Un intranet doté de fonctionnalités similaires à celles des réseaux sociaux divertit les employés et les aide à rester engagés. Happeo, par exemple, propose des fonctionnalités sociales telles que les réponses par emojis, ainsi que la possibilité d'« aimer » et de partager des publications.
Les entreprises peuvent également encourager l’implication et la collaboration des collaborateurs en créant un forum de discussion et en les invitant à partager leurs idées. Les sondages et les votes sur l’intranet peuvent également contribuer à renforcer l’engagement.
Si vous souhaitez promouvoir la culture et les valeurs d’entreprise, créez des canaux intranet dédiés à cet effet. En mettant en avant les actualités et les annonces de l’entreprise, les entreprises peuvent tenir leurs collaborateurs informés et les impliquer dans la mission et les objectifs de l’entreprise. Vous pouvez également créer une plateforme intranet où vous publiez et contextualisez vos valeurs, puis remerciez publiquement les collaborateurs qui incarnent ces valeurs.
Cela facilite l’intégration (pour tout le monde)
L’intranet d’entreprise est un outil précieux pour l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Un portail en libre-service regroupant les politiques, les procédures et les formulaires de l’entreprise aide les nouvelles recrues à se familiariser rapidement avec le fonctionnement de votre entreprise. Les nouvelles recrues savent exactement où trouver ce qu’elles cherchent. Et la direction peut faire en sorte que les nouvelles recrues se sentent bien accueillies en utilisant l’intranet pour leur présenter l’entreprise.
L’intranet d’entreprise n’est pas seulement idéal pour les nouvelles recrues. C’est également une ressource utile pour les responsables chargés de l’intégration des nouveaux collaborateurs. En regroupant toutes les informations nécessaires en un seul endroit, ils passent moins de temps à rechercher des documents et davantage à aider leurs nouvelles recrues à s’adapter à leurs nouvelles fonctions.
De plus, lorsque les équipes des ressources humaines doivent mettre à jour les documents d’intégration, il leur suffit de les mettre en ligne sur l’intranet. Elles peuvent ainsi consacrer moins de temps à la diffusion des nouveaux documents et davantage à s’occuper du personnel.
Cela aide les équipes hybrides et à distance à travailler efficacement
De plus en plus d’organisations adoptent des modèles de travail hybrides et à distance et, par conséquent, créent des intranets d’entreprise pour maintenir un travail d’équipe efficace. Lorsque vous créez un intranet d’entreprise, les membres de l’équipe peuvent facilement accéder aux fichiers et documents dont ils ont besoin, quel que soit leur lieu de travail.
Vos informations et données sensibles seront en sécurité
Un intranet permet de renforcer la sécurité en limitant l’accès aux informations sensibles. Grâce à un intranetsécurisé, les entreprises peuvent protéger leurs données contre tout accès non autorisé.
Cette sécurité est primordiale lorsqu'il s'agit de vous protéger, vous et vos clients, contre la fraude. Un intranet sécurisé peut prévenir les fuites de données concernant les informations de paiement et les coordonnées de vos clients, ainsi que vos propres actifs propriétaires.
La norme de référence en matière de sécurité est un intranet certifié :
- la certification ISO 27001
- Une authentification SAML
- Un certificat de chiffrement SSL
Outre la restriction de l’accès aux informations sensibles, un intranet peut également contribuer à accélérer le processus de récupération des données en cas de sinistre. Les entreprises qui stockent l’ensemble de leurs données dans le cloud peuvent les récupérer rapidement et facilement en cas de coupure de courant ou d’autre situation d’urgence.
Étapes pour créer un intranet d’entreprise
Voyons maintenant les étapes à suivre pour développer un intranet adapté à votre entreprise.
Évaluez les besoins des collaborateurs
Commencez par définir l’objectif de votre intranet. Sera-t-il un espace où les collaborateurs pourront accéder aux actualités et aux informations de l’entreprise ? Un espace de stockage de documents et de fichiers ? Une plateforme de collaboration sur des projets ?
Ou peut-être un lieu d’interactions sociales ? Le télétravail a connu un essor fulgurant ces dernières années, créant un vide là où se déroulaient autrefois les discussions informelles entre collaborateurs autour de la machine à café. Vous pouvez toutefois créer des espaces dédiés sur votre intranet afin de favoriser les liens sociaux entre collègues.
Une fois que vous savez comment vos collaborateurs utiliseront votre intranet, vous pouvez commencer à planifier sa structure et son contenu.
Tenez compte des besoins de votre entreprise et déterminez les fonctionnalités à privilégier
La mise en place d’une plateforme numérique à l’échelle de l’entreprise peut entraîner des perturbations. Et, en moyenne, les entreprises mettent 1,2 an à lancer leur intranet. (Chez Happeo, nous pensons que simplicité rime avec rapidité — c’est pourquoi nos lancements prennent plutôt entre 6 et 8 semaines).
Au-delà de la rapidité de mise en place, réfléchissez aux autres facteurs qui feront de cet intranet un succès. L’adhésion de l’ensemble du personnel est-elle essentielle pour que votre intranet s’épanouisse ? Si tel est le cas, votre entreprise devrait envisager de privilégier les fonctionnalités qui suscitent l’engagement des collaborateurs, comme des pages d’accueil personnelles et personnalisables.
Votre entreprise utilise-t-elle une multitude d’outils logiciels, comme Slack ou Microsoft Teams ? Veillez à créer un intranet doté de capacitésd’intégration.
La facilité de recherche est un aspect important, mais souvent négligé, de l’intranet de toute entreprise. Lorsqu’elle est bien conçue, elle permet à vos collaborateurs de gagner du temps et d’augmenter leur productivité. Vos collaborateurs n’ont plus besoin de chercher des informations partout ni de demander à leurs collègues où se trouvent les documents : ils peuvent désormais rechercher et trouver ce dont ils ont besoin en quelques instants.
La fonctionnalité de recherche fédéréede Happeo , par exemple, recherche des mots-clés sur l’ensemble des plateformes et applications connectées. Peu importe où se trouvent les documents, les utilisateurs peuvent les trouver rapidement et facilement.
En analysant les requêtes de recherche et les taux d’ouverture, les statistiques d’utilisation de Happeo peuvent aider votre entreprise à optimiser ses recherches. Ces statistiques peuvent également vous indiquer la popularité de certaines pages, les publications les plus performantes et qui sont vos employés ambassadeurs. Vous pouvez désormais optimiser votre retour sur investissement interne.
Si l'évolutivité est essentielle pour l'avenir de votre entreprise, recherchez des prestataires proposant une tarification par paliers. Vous pourrez ainsi commencer par les fonctionnalités essentielles, puis évoluer progressivement.
Déterminez le contenu que vous souhaitez proposer sur l’intranet
Une fois que vous aurez évalué les besoins de vos collaborateurs et de votre entreprise, vous comprendrez mieux le type de contenu dont vous avez besoin sur votre intranet. Dressez une liste ou créez un tableau répertoriant les éléments indispensables.
Cette liste pourrait inclure :
- les politiques de l'entreprise
- les coordonnées des services RH ou informatiques
- les processus d'intégration
- des liens vers les documents importants de l’entreprise
- des modèles, des guides et des manuels sur les processus ou les structures internes
Une fois que vous maîtrisez les bases, vous pouvez commencer à réfléchir à la manière dont votre intranet peut répondre aux besoins plus intrinsèques de l’entreprise. Il peut s’agir notamment d’encourager l’engagement et de favoriser une culture d’entreprise forte.
Pour atteindre ces objectifs, pensez à mettre en place des fonctionnalités telles que des forums permettant aux collaborateurs de discuter de sujets importants, un canal dédié aux communications régulières de la direction ou encore une plateforme de reconnaissance des collaborateurs.
Déterminez qui a accès à l'intranet
Réfléchissez aux personnes qui auront accès au système. L’intranet doit être accessible à tous les collaborateurs, mais tous n’ont pas nécessairement besoin d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités de l’intranet de votre entreprise.
Pour trouver le juste équilibre, dressez une liste des utilisateurs potentiels et évaluez chacun d’entre eux en fonction de ses besoins d’accès. Par exemple, tous les collaborateurs devraient avoir accès aux actualités et aux annonces de l’entreprise. En revanche, seuls certains d’entre eux ont besoin d’accéder à des informations financières sensibles.
Étudiez les options disponibles
Il existe une grande variété de solutions d’intranet sur le marché ; prenez donc le temps d’en trouver une qui réponde à vos besoins. Une fois que vous aurez identifié quelques options potentielles, vous devrez comparer leurs fonctionnalités et leurs tarifs afin de trouver la solution la plus avantageuse pour votre entreprise.
Bien sûr, nous ne sommes pas tout à fait objectifs, mais nous pensons que lorsqu’il s’agit de lancer un intranet d’entreprise, Happeo est le choix idéal. Grâce à une mise en route et à un accompagnement personnalisés, nous vous permettons d’être opérationnel rapidement et en toute simplicité. De plus, nous mettons constamment à jour notre logiciel pour suivre les dernières évolutions en matière de communication d'entreprise, sans perturber vos flux de travail ni vos processus. Si vous recherchez un moyen simple, rapide et fiable de mettre en place un intranet d'entreprise, ne cherchez pas plus loin : optez pour Happeo. Nous vous accompagnerons à chaque étape.
Foire aux questions
Quels sont les principaux avantages de la création d’un intranet d’entreprise ?
Un intranet d’entreprise renforce l’engagement des collaborateurs, facilite l’intégration des nouveaux arrivants, aide les équipes hybrides et en télétravail à travailler efficacement, et protège les informations sensibles contre tout accès non autorisé. Il offre aux collaborateurs un espace centralisé où trouver les actualités de l’entreprise, les documents RH et les ressources, tout en réduisant le temps que les managers et les équipes RH passent à rechercher ou à diffuser des documents.
Combien de temps faut-il généralement pour mettre en place un intranet d'entreprise ?
En moyenne, les entreprises mettent 1,2 an à lancer leur intranet, mais ce délai peut être considérablement raccourci avec le bon prestataire. Happeo, par exemple, vise des délais de lancement de l’ordre de 6 à 8 semaines en privilégiant la simplicité et la rapidité.
Quelles fonctionnalités les entreprises doivent-elles privilégier lors de la mise en place d’un intranet ?
Parmi les fonctionnalités clés à privilégier, on peut citer les capacités d’intégration avec des outils tels que Slack ou Microsoft Teams, une fonctionnalité de recherche performante permettant aux collaborateurs de trouver rapidement des documents, ainsi que des analyses d’utilisation pour suivre les requêtes de recherche, les taux d’ouverture et les contenus les plus populaires. Une tarification par niveaux mérite également d’être envisagée si l’évolutivité est importante, car elle permet aux entreprises de commencer avec les fonctionnalités essentielles et d’évoluer au fil du temps.
Quelles normes de sécurité un intranet d’entreprise doit-il respecter ?
Les principales normes de sécurité pour un intranet comprennent la certification ISO 27001, l'authentification SAML et un certificat de chiffrement SSL. Au-delà de la restriction d'accès aux informations sensibles, un intranet sécurisé basé sur le cloud accélère également la récupération des données en cas de coupure de courant ou d'autre sinistre.
