Wiki d'entreprise ou base de connaissances : lequel vous convient le mieux ?

Votre entreprise gère-t-elle, crée-t-elle et diffuse-t-elle activement les connaissances ? Ou bien vos collaborateurs perdent-ils du temps à rechercher des informations dans plusieurs outils disparates ?

Selon une récente enquête, 75 % des entreprises ont déclaré que la création et la préservation des connaissances seraient importantes, voire très importantes, pour leur réussite au cours des 12 à 18 prochains mois. Et pourtant, seules 9 % d'entre elles estimaient être « tout à fait prêtes » à le faire.

Pour combler ce déficit de préparation, les entreprises doivent mettre en place des outils permettant à leurs collaborateurs de partager, d'organiser et d'accéder librement aux connaissances — et un wiki d'entreprise pourrait bien être la solution.

Qu’est-ce qu’un wiki d’entreprise ?

Un wiki d'entreprise est une base de données centrale qu'une entreprise utilise pour stocker et organiser du contenu. Celui-ci peut inclure des guides à l'intention des collaborateurs, des informations sur les produits, des plans de projet, des listes de contrôle pour l'intégration des nouveaux collaborateurs et la documentation relative aux processus internes.

Ce sont les employés de l’entreprise, et non une équipe dédiée à la gestion des connaissances, qui créent et gèrent le wiki d’entreprise. Tout membre de l’entreprise peut modifier ou enrichir le wiki d’entreprise lorsqu’il a des informations à partager. De cette manière, un wiki d’entreprise fonctionne comme une version interne et privée de Wikipédia pour votre organisation.

Wiki d'entreprise vs base de connaissances d'entreprise

Les wikis d’entreprise et les bases de connaissances internes sont tous deux des systèmes destinés à stocker et à organiser du contenu interne, et ces deux termes sont souvent confondus. La principale différence entre un wiki d’entreprise et une base de connaissances réside dans le fait que, tandis qu’un wiki se développe de manière organique grâce aux collaborateurs de l’organisation, une base de connaissances est constituée de manière plus réfléchie.

La gestion et la maintenance d’une base de connaissances incombent généralement à quelques collaborateurs dédiés, bien qu’ils puissent accorder à d’autres collaborateurs, tels que les responsables de service, le droit de créer ou de modifier du contenu. Cela permet aux organisations d’exercer un meilleur contrôle sur les informations et d’éviter toute confusion due à des informations obsolètes ou mal organisées.

Une base de connaissances offre généralement davantage de possibilités pour structurer et organiser le contenu, et comprend des règles de taxonomie et des conventions de nommage. Cela peut aider les employés à trouver plus facilement le contenu recherché.

Les wikis d’entreprise et les bases de connaissances constituent tous deux des outils précieux pour les entreprises qui souhaitent stocker et gérer leurs connaissances. De nombreuses solutions logicielles modernes offrent le meilleur des deux mondes, en combinant une fonctionnalité wiki à laquelle tous les collaborateurs peuvent contribuer avec une base de connaissances plus structurée.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des logiciels de wiki d'entreprise ?

Une étude de McKinsey a révélé que les travailleurs du savoir hautement qualifiés consacrent en moyenne 19 % de leur temps à la recherche d’informations. Pour un salarié à temps plein, cela représente environ sept à huit heures par semaine, soit une journée de travail entière. Un wiki d’entreprise peut aider votre équipe à trouver plus facilement les informations dont elle a besoin.

Voici quelques-uns des avantages offerts par les systèmes de wiki d'entreprise :

Une meilleure gestion et une meilleure conservation des connaissances

Le savoir d’une organisation constitue l’un de ses principaux atouts. En mettant en place un wiki d’entreprise et en encourageant vos collaborateurs à documenter leurs connaissances, vous vous assurez que le savoir de l’organisation est accessible à tous. Cela vous aide à préserver ce savoir même lorsque vos collaborateurs les plus précieux finissent par quitter l’entreprise.

Base de connaissances consultable

Il ne sert pas à grand-chose de documenter l’ensemble des connaissances les plus importantes de votre entreprise si personne ne peut les trouver. Une bonne solution de wiki d’entreprise permettra aux collaborateurs de rechercher des contenus spécifiques. Votre wiki se transforme ainsi en un référentiel de contenu en libre-service où les collaborateurs peuvent obtenir les informations dont ils ont besoin, sans avoir à demander de l’aide.

Moins de confusion

Dans de nombreuses entreprises, les informations sont dispersées sur plusieurs plateformes différentes, ce qui peut compliquer la recherche des informations pertinentes. Un wiki bien organisé permet de regrouper l’ensemble des connaissances en un seul et même endroit. En créant cette source unique de référence, vous garantissez à vos collaborateurs de toujours savoir où trouver les informations dont ils ont besoin.

Une intégration plus rapide

Se familiariser avec une nouvelle entreprise, notamment avec l’ensemble de ses collaborateurs, de ses politiques et de ses procédures, peut s’avérer intimidant. Grâce à un wiki d’entreprise, vous pouvez offrir à vos nouvelles recrues un accès facile à toutes les directives, notices pratiques, supports de formation et autres documents dont elles ont besoin pour s’intégrer le plus rapidement possible. De plus, un processus d’intégration efficace peut augmenter le taux de fidélisation des collaborateurs jusqu’à 82%.

Une productivité accrue

La création d’un wiki d’entreprise servant de source unique d’information pour votre organisation contribue à rationaliser les informations et permet aux collaborateurs de travailler de manière autonome. Cela peut également faire gagner beaucoup de temps, puisque vos collaborateurs n’auront plus besoin de fouiller dans plusieurs canaux ni de demander de l’aide à leurs collègues. Ils disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur leur travail et donner le meilleur d’eux-mêmes.

Amélioration de la collaboration au sein des équipes

L'intérêt d'un wiki d'entreprise réside dans le fait qu'il s'agit d'un effort collaboratif auquel tout membre de votre organisation peut contribuer. En encourageant les membres de votre équipe à partager leurs connaissances, leur expérience et leurs idées, vous pouvez créer une culture collaborative axée sur le travail d'équipe, où chacun a les moyens de s'épanouir.

Un logiciel de wiki d'entreprise peut également s'avérer inestimable pour éliminer les silos d'informations au sein de votre organisation. Grâce à un wiki d'entreprise, chaque membre de votre équipe peut accéder à vos précieuses connaissances partagées, quel que soit son poste.

Intégrations avec les flux de travail existants

La plupart des organisations utilisent au quotidien divers outils de travail. Or, les solutions de wiki d'entreprise modernes s'intègrent souvent aux autres outils et processus que vous utilisez déjà.

Happeo, par exemple, s’intègre à la fois à Google Workspace et à Microsoft 365. Cela signifie que lorsque vous effectuez une recherche dans votre wiki d’entreprise, le logiciel effectue simultanément une recherche dans les fichiers de Google Drive ou de OneDrive. De plus, vous pouvez même intégrer des fichiers Drive ou OneDrive dans vos pages afin d’ajouter du contexte et de permettre aux collaborateurs de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin.

Réduction du taux de rotation du personnel

Un wiki d’entreprise contribue à instaurer une culture collaborative et solidaire qui renforce le moral des employés et réduit le taux de rotation du personnel. De plus, lorsque vos employés disposent de toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit facilement consultable, ils ne perdent pas de temps à rechercher des données et des chiffres. Ils ont ainsi plus de temps pour accomplir leur travail, ce qui se traduit par une diminution du stress et de l’épuisement professionnel.

La mise en place d'un wiki d'entreprise et le fait d'encourager tous les collaborateurs à partager leurs connaissances et leur expertise peuvent également contribuer à ce que les collaborateurs se sentent valorisés et écoutés au travail.

Découvrez par exemple comment Happeo aide BlueBridge à préserver le bien-être de ses employés à mesure que l’entreprise se développe.

Inconvénients des wikis d’entreprise traditionnels

Si un wiki d'entreprise peut constituer un outil précieux pour la gestion des connaissances au sein de votre organisation, les solutions wiki traditionnelles présentent toutefois certains inconvénients.

Voici quelques-uns des inconvénients des wikisd'entreprise traditionnels:

Nécessite une surveillance supplémentaire

Un wiki d’entreprise ouvert à toutes les contributions favorise une culture de partage des connaissances et de collaboration, mais il peut également poser des problèmes. Lorsque n’importe qui peut ajouter des informations au wiki sans l’accord d’experts en la matière, le wiki risque de contenir des informations erronées ou obsolètes.

Les solutions modernes de wiki d’entreprise offrent un juste équilibre entre la possibilité pour chacun de contribuer et la garantie que les informations sont correctes et à jour, grâce à des fonctionnalités telles que la validation des contenus. Une autre fonctionnalité importante est la gestion du cycle de vie, qui permet aux responsables d’être alertés lorsqu’un contenu n’a pas été mis à jour depuis longtemps et risque d’être obsolète.

Absence de fonctionnalité de recherche

Bien que la plupart des solutions de wiki d'entreprise offrent une certaine fonctionnalité de recherche, celle-ci n'est souvent ni très intuitive ni très performante. Cela peut amener les employés à perdre du temps à rechercher les informations dont ils ont besoin.

Cependant, les solutions wiki d’entreprise modernes associent un logiciel wiki fonctionnel à une fonction de recherche puissante ; certaines (dont Happeo) vous permettent même d’effectuer des recherches dans plusieurs applications tierces depuis votre espace de travail numérique.

Mauvaise intégration avec les workflows existants

Les wikis traditionnels peuvent ne pas s'intégrer correctement aux outils que vous utilisez au quotidien. Les collaborateurs risquent donc de perdre du temps à passer d'une plateforme à l'autre. Pour éviter cela, recherchez des solutions wiki d'entreprise qui s'intègrent de manière transparente aux outils et plateformes que vos équipes utilisent déjà.

Absence d'outils d'analyse

Les wikis d’entreprise traditionnels ne fournissent pas beaucoup d’informations sur la manière dont vos collaborateurs les utilisent. Vous risquez donc de vous retrouver avec du contenu redondant auquel personne n’accède, ou de ne pas parvenir à fournir les connaissances dont vos collaborateurs ont besoin.

Un wiki moderne peut vous fournir des données analytiques précieuses, qui vous indiquent ce que vos collaborateurs recherchent (et ce qu’ils ne recherchent pas). Cela vous aide à supprimer ou à regrouper les contenus redondants qui encombrent votre wiki, et à vous assurer que vous fournissez bien les informations dont vos collaborateurs ont besoin.

Tirez parti de la puissance des logiciels de wiki d'entreprise modernes

Si les wikis d’entreprise traditionnels peuvent manquer des fonctionnalités dont les entreprises ont besoin aujourd’hui, il existe une solution. Happeo est à la fois un wiki d’entreprise moderne, une base de connaissances et un intranet social, le tout réuni au sein d’une seule et même plateforme intuitive:

• Recherche universelle : avec Happeo, vous pouvez effectuer une recherche simultanée dans le contenu de votre wiki, sur Google Drive, OneDrive et SharePoint. Vous pouvez ainsi trouver les informations dont vous avez besoin en quelques secondes, sans avoir à passer d'une application à l'autre.

• Collaboration sociale : une étude de McKinsey a montré que les entreprises peuvent augmenter la productivité de leurs collaborateurs de 20 à 25 % en utilisant les technologies sociales. Sur Happeo, la communication s'effectue au sein de « canaux », des espaces dédiés où les équipes peuvent se retrouver, collaborer et échanger.

• Pages d’accueil personnalisées : personne n’a besoin d’avoir accès à l’ensemble des connaissances de l’entreprise en même temps. Avec Happeo, vous pouvez facilement personnaliser votre page d’accueil afin qu’elle n’affiche que le contenu, les canaux et les widgets dont vous avez besoin.

• Gestion du cycle de vie du contenu : les fonctionnalités de gestion du cycle de vie de Happeo vous alertent lorsque le contenu devient obsolète, afin que vous puissiez le mettre à jour ou le supprimer.

• Intégrations approfondies aux espaces de travail : Happeo relie tous les éléments entre eux grâce à des intégrations approfondies avec des outils courants tels que Google Workspace, Microsoft 365 et bien d’autres encore.

• Analyses approfondies : les fonctionnalités d'analysede Happeo vous indiquent quelles publications et quelles pages suscitent le plus d'engagement. Et vous n'avez plus besoin de deviner quel contenu vos équipes souhaitent consulter : les analyses de recherche vous aident à identifier les questions fréquemment posées afin que vous puissiez créer du contenu pour combler les lacunes en matière de connaissances.

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FAQ

Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise ?

Un wiki d’entreprise est une base de données centrale que les collaborateurs utilisent pour stocker, organiser et partager les connaissances de l’entreprise, telles que les manuels, les plans de projet et la documentation relative aux processus. Contrairement à une base de connaissances classique, il est créé et mis à jour de manière collaborative par les collaborateurs eux-mêmes, plutôt que par une équipe dédiée.

Quelle est la différence entre un wiki d'entreprise et une base de connaissances ?

Un wiki d'entreprise se développe de manière organique à mesure que les employés ajoutent et modifient du contenu, tandis qu'une base de connaissances est gérée de manière plus structurée par un petit groupe, selon une taxonomie et des règles de nommage bien définies. De nombreux outils modernes combinent ces deux approches au sein d'une même plateforme.

Quels sont les principaux avantages d'un wiki d'entreprise ?

Un wiki d’entreprise améliore la rétention des connaissances, réduit les silos d’informations, accélère l’intégration des nouveaux collaborateurs et stimule la productivité en offrant aux employés un espace unique et consultable où trouver ce dont ils ont besoin, sans avoir à interroger leurs collègues ni à parcourir différents outils.

Quels sont les inconvénients des logiciels de wiki d'entreprise traditionnels ?

Les wikis traditionnels manquent souvent de fonctionnalités de recherche performantes, ne proposent pas d’analyses d’utilisation et peuvent accumuler du contenu obsolète ou erroné, car tout le monde peut les modifier sans autorisation. Les solutions modernes remédient à cela grâce à la gestion du cycle de vie du contenu et à une fonctionnalité de recherche intégrée.