Gareth Morgan oli oikeassa: organisaatiot ovat koneita, ne ovat myös kulttuurijärjestelmiä, ne ovat aivoja, ne ovat organismeja; ja kuten kaikki organismit, ne sisältävät tietoa.
Itse asiassa niissä on sitä valtavasti.
Kun organisaatiot kasvavat, tieto kasvaa niiden mukana, ja samalla syntyy haasteita. Miten järjestetään tieto, jota kaikki käyttävät? Miten se tehdään kaikkien saataville?
Istu alas ja tee olosi mukavaksi. Tänään puhumme tiedonhallinnasta.
Mikä on tietohallintajärjestelmä?
in tietohallintajärjestelmä on mikä tahansa digitaalinen järjestelmä, joka tallentaa, järjestää ja tuottaa tietoa. Sitä käytetään sisällön keskittämiseen, yhteistyön edistämiseen ja prosessien sujuvan kulun varmistamiseen organisaatiossa.
Mutta mitkä ovat tietohallintajärjestelmän keskeiset ominaisuudet? Olemme koonneet tähän tärkeimmät ominaisuudet ilman turhia lisäyksiä:
- Käyttäjäystävällisyys
- Hakutoiminnot
- Raportointi ja sisäänrakennetut analyysitoiminnot
- Mukautettavuus
- Mobiilisovellus
- Yhteistyöominaisuudet
- Integrointi kolmannen osapuolen työkaluihin
- Palautejärjestelmä
Tarkastelemme näitä asioita yksitellen tässä blogikirjoituksessa, joten jatka lukemista.
Aloitetaan ilmeisestä: jos se ei palvele henkilöstöäsi, se ei täytä tarkoitustaan. Monet organisaatiot kamppailevat uuden teknologian käyttöönoton kanssa. Siksi uuden tietohallintaohjelmistosi on oltava houkutteleva ja innostava.
Käyttäjäystävällisyys on tietohallintajärjestelmän keskeinen ominaisuus. Jos uutta ratkaisua ei ole helppo käyttää, työntekijät eivät vaivaudu antamaan sille mahdollisuutta, ja investointisi tietohallintaratkaisuun muuttuu nopeasti ajanhukaksi ja rahan tuhlaukseksi.
Hyvä neuvo: mikään ei karkota käyttäjiä niin tehokkaasti kuin vaikeakäyttöinen ohjelmisto, joten tee siitä prioriteetti.
2. Hakutoiminto
Kukaan ei halua tuhlata aikaa miettimällä ”Hmm, sen piti olla täällä”. Tiedät, kuinka ärsyttävää on etsiä jotain, jota tarvitset kiireellisesti, mutta et löydä sitä. Huono hakutoiminto heikentää automaattisesti käytettävyyttä, vaikeuttaa tiedon löytämistä ja uhkaa ohjelmiston käyttöönottoa.
-hakutoiminto, jokaetsii kattavasti koko alustalta sekä tiedostoista ja sähköpostikoosteista, lisää työntekijöiden tuottavuutta säästämällä heidän aikaansa ja antamalla heidän keskittyä varsinaiseen työhön sen sijaan, että he joutuisivat etsimään työn suorittamiseen tarvittavia asioita.
3. Raportointi ja sisäänrakennetut analyysitoiminnot
Hyvän tietohallintajärjestelmän kannalta on tärkeää ymmärtää, miten ja mitä ihmiset etsivät. Tämä antaas -tason tietoa käytettävyydestä, suosituimmasta sisällöstä ja muista organisaatiollesi tärkeistä mittareista.
4. Mukautettavuus
Mukautettava tietohallintajärjestelmä voi olla kuin raakadiamanti: erittäin tehokas, mutta (vielä) ei täydellisesti muotoiltu. Täydellisen brändäyslisäosan avulla voit luoda tietohallintajärjestelmän organisaatiosi omaksi kuvaksi ja kaltaiseksi – logosta, brändiväreistä ja sähköpostikoosteista aina mukautettuihin widgeteihin asti.
Ohjelmiston räätälöinti yrityksesi tarpeisiin lisää todennäköisyyttä, ettäse otetaan käyttöön nopeammin eikä henkilöstösi koe joutuvansa tekemisiin vieraalla järjestelmällä.
5. Mobiilisovellus
Ei vain tietoa pidä eristää, vaan myöskään henkilöstöäsi. Mobiilisovelluksen avulla tietohallintajärjestelmäsi on kaikkien organisaation jäsenten saatavilla, myös niiden, jotka eivät ole sidottuja työpöytäänsä. On olennaisen tärkeää pitää paikan päällä työskentelevät työntekijät ajan tasalla kokonaiskuvasta ja saada heidät tuntemaan kuuluvansa organisaatioon.
Mobiilisovelluksen ominaisuus voi olla salainen aseesi, kun haluat edistää järjestelmän käyttöönottoa. Kun tietohallintaohjelmistosi on helposti saatavilla, työntekijät käyttävät sitä useammin ja pysyvät kaikki ajan tasalla.
6. Yhteistyöominaisuudet
Tietohallinto on se, mikä muuttaa tiedon konkreettiseksi liiketoiminnalliseksi tulokseksi. Tietohallintojärjestelmän tarkoituksena on tallentaa ja järjestellä tietoa, mutta askeleen pidemmälle meneminen ja yhteistyön mahdollistaminen ei ole ylellisyyttä, vaan välttämättömyys. Syy tähän on seuraava:
Kun sovellukset ja työkalut ovat yhteydessä toisiinsa:
- Tieto ei jää erillisiksi saarekkeiksi
- Vältetään varjotyökalujen käyttöä
Jälkimmäinen tilanne syntyy, kun käyttäjät toimivat omapäisesti ja alkavat käyttää itse valitsemiaan sovelluksia. Tämä tekee raportoinnistasi epätäydellisen, mikä johtaa mittareihin, jotka eivät vastaa todellisuutta.
Kolmannen osapuolen työkalut kulkevat käsi kädessä tietohallinnon kanssa. Kun hankit tietohallintajärjestelmän, sinun kannattaa varmistaa, että se integroituu organisaatiosi jo käyttämiin sovelluksiin. Jos et ota tätä ominaisuutta huomioon, se voi aiheuttaa sinulle myöhemmin päänvaivaa, luoda esteitä työntekijöillesi, haitata tuottavuutta eikä todellakaan tuo sinulle kiitosta tehokkuudesta ja hyvästä päätöksenteosta.
8. Palautejärjestelmä
Jakaminen on välittämistä, ja tässä tapauksessa se hyödyttää sekä organisaatiota että sen henkilöstöä. Se on paras tapa selvittää, mitä työntekijät todella ajattelevat, ja paikka, jossa ihmiset voivat jakaa ideoita ja tehdä yhteistyötä liiketoiminnan parantamiseksi. Ilman palautetta tieto muuttuu ylhäältä alaspäin määrätyn käskyn sijaan eläväksi, hengittäväksi ja kehittyväksi kokonaisuudeksi. Tarvitset alhaalta ylöspäin tulevaa panosta pitääksesi kaiken tämän tiedon ajan tasalla, ja juuri se on palautteen tarkoitus. Lisäksi se antaa työntekijöille mahdollisuuden tulla kuulluksi ja saa heidät tuntemaan itsensä arvostetuiksi, mikä vaikuttaa myönteisesti muihin liiketoiminnan osa-alueisiin, kuten sitoutumiseen ja tyytyväisyyteen. Eikö olekin ihmeellistä, mihin ohjelmisto pystyy?
Usein kysytyt kysymykset
Miksi käyttäjäystävällisyys on niin tärkeää tietohallintajärjestelmässä?
Jos alusta ei ole helppokäyttöinen ja houkutteleva, työntekijät eivät yksinkertaisesti ota sitä käyttöön, riippumatta siitä, kuinka hyvää sen sisältö on. Käyttäjäystävällinen järjestelmä lyhentää oppimiskäyrää ja kannustaa henkilöstöä integroimaan sen osaksi päivittäistä työnkulkuaan sen sijaan, että he hylkäisivät sen huonon ensivaikutelman vuoksi.
Miten yhtenäinen haku parantaa työpaikan tuottavuutta?
Koko alustan kattava yleishaku, joka ulottuu tiedostoihin ja sähköpostiin, säästää työntekijöiden aikaa, jota he muuten tuhlaisisivat etsimällä asiakirjoja väärästä paikasta. Huono hakutoiminto uhkaa suoraan järjestelmän käyttöönottoa, sillä työntekijät hylkäävät nopeasti työkalun, joka vaikeuttaa heidän työtään sen sijaan, että helpottaisi sitä.
Miksi palaute- ja yhteistyöominaisuudet ovat tärkeitä tiedonhallinnassa?
Ilman palautesilmukkaa tietohallinto uhkaa muuttua ylhäältä alaspäin suuntautuvaksi määräykseksi sen sijaan, että se pysyisi tarkkana ja ajantasaisena niiden ihmisten alhaalta ylöspäin suuntautuvan panoksen ansiosta, jotka todella käyttävät sitä päivittäin. Yhteistyöominaisuudet estävät myös tiedon eristäytymistä ja auttavat välttämään ”varjotyökalujen” käyttöä, jossa työntekijät ottavat käyttöön luvattomia sovelluksia, jotka tekevät yrityksen raportoinnista puutteellista.
