Gareth Morgan tenía razón: las organizaciones son máquinas, pero también son sistemas culturales, son cerebros, son organismos; y, como todo organismo, contienen conocimiento.
De hecho, contienen una gran cantidad.
Cuando las organizaciones crecen, el conocimiento las acompaña, y a medida que eso ocurre, surgen retos. ¿Cómo se organiza el conocimiento que todos utilizan? ¿Cómo se hace accesible para todos?
Siéntate y ponte cómodo. Hoy vamos a hablar de la gestión del conocimiento.
¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento?
Un sistema de gestión del conocimiento es cualquier sistema digital que almacena, organiza y extrae información. Se utiliza para centralizar contenidos, facilitar la colaboración y garantizar que los procesos se desarrollen sin problemas dentro de la organización.
Pero, ¿cuáles son las características clave de un sistema de gestión del conocimiento? Hemos recopilado aquí las más importantes, sin florituras:
- Facilidad de uso
- Funcionalidad de búsqueda
- Informes y análisis integrados
- Personalización
- Aplicación móvil
- Funciones de colaboración
- Integración con herramientas de terceros
- Sistema de comentarios
Vamos a analizar cada uno de estos puntos en esta entrada del blog, así que sigue leyendo.
Empezando por lo más obvio: si no sirve a tu personal, no cumple su propósito. Muchas organizaciones tienen dificultades a la hora de introducir nuevas tecnologías entre sus empleados. Por eso, tu nuevo software de gestión del conocimiento debe resultar atractivo y captar el interés de tu personal.
La facilidad de uso es una característica clave de un sistema de gestión del conocimiento. Si la nueva solución no es fácil de usar, tus empleados no se molestarán en darle una oportunidad, y tu inversión en una solución de gestión del conocimiento se convertirá rápidamente en una pérdida de tiempo y dinero.
Un consejo: nada aleja más a los usuarios que un software difícil de usar, así que haz de ello una prioridad.
2. Una función de búsqueda
Nadie quiere perder el tiempo pensando «Eh, se suponía que tenía que estar aquí»; ya sabes lo molesto que es buscar algo que necesitas urgentemente y no poder encontrarlo. Una función de búsqueda deficiente reduce automáticamente la usabilidad, dificulta la búsqueda de información y pone en peligro las tasas de adopción del software.
Una función de búsqueda que realiza búsquedas de forma global en toda la plataforma, pero también en archivos y resúmenes de correo electrónico, aumenta la productividad de tu personal al ahorrarles tiempo y permitirles centrarse en el trabajo real en lugar de en buscar lo que necesitan para realizar su tarea.
3. Informes y análisis integrados
En el contexto de un buen sistema de gestión del conocimiento, lo importante es comprender cómo y qué buscan las personas. Esto te proporcionainformación e e sobre la usabilidad, el contenido más popular y cualquier otra métrica que sea relevante para tu organización.
4. Personalización
Un sistema de gestión del conocimiento personalizable puede ser como un diamante en bruto: muy potente, pero (todavía) sin pulir. Un complemento completo de personalización de marca te permite crear tu sistema de gestión del conocimiento a imagen y semejanza de tu organización, desde el logotipo, los colores de la marca y los resúmenes por correo electrónico, hasta los widgets personalizados.
Adaptar el software a las necesidades de tu empresa aumenta las posibilidades de que se adopte más rápidamente y evita que tus empleados sientan que tienen que lidiar con algo desconocido.
5. Aplicación móvil
No solo la información no debe estar aislada, sino que tampoco debe estarlo tu personal. Una aplicación móvil hace que tu sistema de gestión del conocimiento sea accesible para todos los miembros de la organización, incluidos aquellos que no están atados a un escritorio. Es fundamental que los empleados que trabajan in situ estén al tanto del panorama general y se sientan conectados con la organización.
Una función de la aplicación móvil puede ser tu as en la manga a la hora de impulsar su adopción. Facilitar el acceso a tu software de gestión del conocimiento anima a los empleados a utilizarlo con más frecuencia y mantiene a todo el mundo al corriente.
6. Funciones de colaboración
La gestión del conocimiento es lo que convierte el conocimiento en un resultado empresarial concreto. El objetivo de un sistema de gestión del conocimiento es almacenar y organizar la información, pero ir un paso más allá y facilitar la colaboración no es un lujo, sino una necesidad. He aquí el motivo:
Cuando las aplicaciones y las herramientas están interconectadas:
- La información no queda aislada
- Se evita el uso de herramientas paralelas
Esto último ocurre cuando los usuarios se saltan las normas y empiezan a utilizar aplicaciones de su propia elección. Esto hace que tus informes estén incompletos, lo que da lugar a métricas que no reflejan la realidad.
Las herramientas de terceros van de la mano de la gestión del conocimiento. A la hora de adquirir un sistema de gestión del conocimiento, debes asegurarte de que se integre con las aplicaciones que tu organización ya utiliza. No tener en cuenta esta característica puede causarte algunos quebraderos de cabeza más adelante, crear obstáculos para tu personal, mermar la productividad y, sin duda, no te hará ganar puntos en cuanto a eficiencia y buena toma de decisiones.
8. Sistema de retroalimentación
Compartir es cuidar, y en este caso, beneficia tanto a la organización como a su personal. Es la mejor forma de averiguar lo que realmente piensan los empleados, un espacio donde las personas pueden compartir ideas y colaborar para mejorar tu negocio. Sin retroalimentación, el conocimiento se convierte en un mandato impuesto de arriba abajo, en lugar de algo vivo, dinámico y en constante evolución. Se necesitan aportaciones desde la base para mantener todo ese conocimiento actualizado, y ese es el propósito de la retroalimentación. Además, les da voz y les hace sentirse valorados, lo que contribuye a otros aspectos del negocio, como los índices de compromiso y satisfacción. ¡Las maravillas que puede hacer un programa informático, ¿eh?!
Preguntas frecuentes
¿Por qué es tan importante la facilidad de uso en un sistema de gestión del conocimiento?
Si una plataforma no resulta fácil y atractiva de usar, los empleados simplemente no la adoptarán, por muy bueno que sea el contenido que ofrece. Un sistema fácil de usar reduce al mínimo la curva de aprendizaje, lo que anima al personal a integrarlo realmente en su flujo de trabajo diario, en lugar de abandonarlo tras una primera impresión poco satisfactoria.
¿Cómo mejora la búsqueda universal la productividad en el lugar de trabajo?
Una búsqueda universal que abarque toda la plataforma, incluidos los archivos y el correo electrónico, ahorra a los empleados el tiempo que, de otro modo, perderían buscando documentos en el lugar equivocado. Una búsqueda deficiente pone en peligro directamente la adopción de la herramienta, ya que los empleados abandonan rápidamente una herramienta que les dificulta el trabajo en lugar de facilitárselo.
¿Por qué son importantes las funciones de comentarios y colaboración para la gestión del conocimiento?
Sin un ciclo de retroalimentación, la gestión del conocimiento corre el riesgo de convertirse en una imposición de arriba abajo, en lugar de algo que se mantenga preciso y actualizado gracias a las aportaciones de abajo arriba de las personas que realmente lo utilizan a diario. Las funciones de colaboración también evitan que la información quede aislada en silos y ayudan a evitar el uso de «herramientas en la sombra», es decir, cuando los empleados adoptan aplicaciones no autorizadas que hacen que los informes de la empresa sean incompletos.
