Messung des Intranet-ROI mittels Kosten-Nutzen-Analyse

Intranets bieten Unternehmen materiellen und immateriellen Mehrwert.

Sie tragen zur Optimierung der internen Kommunikation bei, dienen als zentrale Drehscheibe für die Wissensbasis Ihres Unternehmens und verringern das Chaos, das mit der Verwaltung von Kommunikation und Dokumenten über mehrere Apps und Plattformen hinweg einhergeht. Doch laut Daten von Slack messen nur 6 % der Unternehmen tatsächlich den ROI ihres Intranets.

Zwar ist die Messung der Auswirkungen und des ROI eines Intranets keine exakte Wissenschaft, doch gibt es konkrete Kennzahlen, die Sie beobachten können, um den Wert der Einführung eines Intranets besser zu verstehen. Dies kann wiederum Ihrem IT-Team helfen, Argumente für höhere Investitionen in Ihr Intranet zu liefern – sei es in Form von mehr Ressourcen für die Wartung oder die Erweiterung der Funktionen.

Umfrage zum ROI des Intranets

Wir wollten besser verstehen, warum unsere eigenen Kunden eine Intranet-Lösung eingeführt hatten und welche Anwendungsfälle den größten ROI erzielten. Daher haben wir Ende 2021 über 235 Happeo-Kunden für unseren ROI-Umfragebericht befragt.

Bei dieser Umfrage stammten 46 % der Befragten aus dem IT-Bereich, während der Rest aus den Bereichen interne Kommunikation, Marketing, Personalwesen, Betrieb sowie verschiedenen Führungspositionen stammte.

Die Befragten setzten sich aus Happeo-Kunden in den USA, Großbritannien, Skandinavien und Westeuropa zusammen, die alle als Administratoren ihrer eigenen Happeo-Plattform fungierten.

Die fünf Anwendungsfälle mit dem höchsten ROI waren:

1. Verbesserte zentrale Kommunikation: 96 % der Befragten gaben an, dass Happeo das interne Content-Erlebnis bereichert habe, wobei 53 % angaben, dass sich die Geschwindigkeit der internen Kommunikation verbessert habe.

2. Zentralisierung und Wissensmanagement: 34 % der Kunden nutzten Happeo, um eine zentrale Wissensquelle für Unternehmens- und Abteilungswissen aufzubauen. Diese Unternehmen konzentrieren sich darauf, Informationssilos aufzubrechen und Wissen zu bewahren, indem sie ein Informationsarchiv mit einer klaren, durchsuchbaren Hierarchie erstellen.

3. Einheitliche Tools und digitaler Arbeitsbereich: 11 % der Befragten nutzten Happeo, um mehrere Kommunikationstools zu ersetzen. Das Intranet wurde zu einer zentralen Anlaufstelle für wichtige Geschäftsanwendungen. Außerdem ermöglichte es ihnen – mithilfe der universellen Suche – einen schnelleren Zugriff auf Informationen und steigerte gleichzeitig die Akzeptanz bestehender Tools.

4. Verbundenheit und Zugehörigkeitsgefühl: 95 % der Befragten gaben an, dass Happeo das Zugehörigkeitsgefühl förderte, indem es den Mitarbeitern half, sich mit ihrem Unternehmen und ihren Kollegen verbunden zu fühlen. Durch die Ermöglichung einer wechselseitigen Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern trug Happeo zum Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit bei, die es Führungskräften ermöglichte, die Leistungen und Beiträge der Mitarbeiter besser anzuerkennen.

5. Datengestützte Kommunikation: Etwa 7 % der Befragten nutzten Daten aus Happeo in erster Linie, um ihre interne Kommunikation und das Mitarbeiterengagement zu verbessern. Analysen und Erkenntnisse halfen den Teams dabei, die Kommunikation zu optimieren, Mitarbeiter zu binden sowie das Engagement und die Nutzung von Inhalten zu fördern.

Mit welchem ROI-Richtwert für das Intranet kann ein mittelständisches Unternehmen rechnen?

In einer von Happeo durchgeführten Umfrage unter 235 Kunden gaben die Unternehmen an, dass die Produktivität ihrer Mitarbeiter nach der Einführung von Happeo um durchschnittlich 38 % gestiegen ist und sie Informationen 65 % schneller finden konnten. Die schnelle Bereitstellung verstärkt diesen Ertrag noch: 54 % der Happeo-Kunden starteten innerhalb der ersten drei Monate, und 87 % waren innerhalb von sechs Monaten live – im Vergleich zu einer branchenüblichen Intranet-Implementierungszeit von 1,2 Jahren. Eine schnellere Amortisationszeit bedeutet, dass die oben genannten Produktivitätssteigerungen bereits Monate früher eintreten als bei einer typischen Intranet-Einführung.

So ermitteln Sie den ROI eines Intranets mithilfe einer Kosten-Nutzen-Analyse

Die Ermittlung des ROI einer Werbekampagne ist relativ einfach (Einnahmen und Ausgaben in Dollar). Ein kritisches Geschäftssystem wie ein Intranet ist jedoch wesentlich komplexer, da hier mehr Variablen und immaterielle Faktoren eine Rolle spielen.

Beginnen Sie bei der Bewertung des ROI Ihres Intranets mit der grundlegenden ROI-Formel. Dazu dividieren Sie den Nettogewinn durch die Gesamtinvestition und multiplizieren das Ergebnis mit 100. Das sieht folgendermaßen aus:

ROI = [Nettogewinn / Gesamtinvestition] × 100

Die Kosten für Ihre Intranet-Software lassen sich leicht berechnen, doch die Vorteile sind oft schwer zu quantifizieren. Für eine Kosten-Nutzen-Analyse müssen Sie Maßstäbe für die konkreten Vorteile festlegen, die sich aus einem Intranet ergeben (z. B. Kosteneinsparungen durch gesteigerte Produktivität). Hier sind einige Schritte für den Einstieg:

Maßstäbe setzen

Anhand von Benchmark-Daten können Sie Produktivitätsprobleme erkennen und Basiskennzahlen festlegen, bevor Ihr neues Intranet in Betrieb genommen wird. Sie müssen Ihre Mitarbeiter in diesen Prozess einbeziehen. Hier finden Sie eine Liste von Kennzahlen, die Sie nach Kategorien bewerten sollten:

• Produktivität – Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben, das Auffinden von Informationen, die Beantwortung von Anfragen sowie für sich wiederholende bzw. doppelte Arbeiten.
  
  
• Zusammenarbeit und Engagement – Teilnahme an Foren, Erstellung, Bearbeitung und Weitergabe von Dokumenten sowie Kommentare, Likes oder Shares zu Aufgaben, Threads und Aufträgen.
  
  
• Kommunikation – E-Mail-Nutzung und Konsum von Unternehmensnachrichten.
  
  
• Anfragen und Support – Anfragen beim IT-Helpdesk und HR-Tickets.

Ordnen Sie jedem Kennwert die durchschnittliche Zeit zu, die für dessen Erledigung benötigt wird – so ermitteln Sie den monetären Wert. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre Mitarbeiter verbringen etwa 2,6 Stunden pro Tag (13 Stunden pro Woche) damit, E-Mails zu versenden und zu überprüfen. Ein Intranet und eine Wissensdatenbank können diese Zeit reduzieren, da das Durchsuchen von E-Mails und das Beantworten einzelner Anfragen entfällt. Wenn das Intranet jedem Mitarbeiter 6 Stunden pro Woche einspart, sind das insgesamt 24 Stunden pro Monat. Für einen Mitarbeiter, der umgerechnet 25 $ pro Stunde verdient, beläuft sich das auf 600 $ pro Monat (pro Mitarbeiter!).

Sobald Sie Ihre Vergleichsdaten erhoben haben, können Sie diese etwa 3–6 Monate nach der Inbetriebnahme des Intranets erneut überprüfen. So können Sie nachvollziehen, wo (und wie) Mitarbeiter Zeit sparen, was sich direkt auf den ROI auswirkt.

Berechnen Sie die direkten Kosten

Die Ermittlung der direkten Kosten ist eine der einfachsten Methoden, um den ROI Ihres Intranets zu bewerten. Dazu gehören beispielsweise Kosteneinsparungen bei Papier und Druck, da Sie Dokumente nun in der Cloud speichern.

Sie sollten auch alle Nebenkosten wie Mitarbeiterschulungen oder die Einrichtung des Intranets selbst berücksichtigen. Beziehen Sie Abonnementgebühren, Beraterhonorare und Verwaltungskosten in die Gesamtberechnung ein. Diese Investitionen – ob einmalig oder laufend – müssen unbedingt berücksichtigt werden, um den Gesamt-ROI Ihres Unternehmens zu ermitteln.

Weisen Sie den Produktivitätssteigerungen Werte zu

Als Teil Ihrer Intranet-ROI-Formel empfehlen wir, den Produktivitätssteigerungen Werte zuzuweisen. Zu den zu messenden Werten gehören unter anderem:

• Weniger Zeitaufwand für das Abrufen von E-Mails
• Schnelleres Auffinden von Informationen
• Weniger Anfragen beim IT-Helpdesk
• Schnellere Antworten auf Kundenanfragen
• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Zugang zu Fachexperten

Sobald Sie ermittelt haben, wie viel Zeit bei verschiedenen Aufgaben und Prozessen verloren geht, können Sie damit beginnen, diese zu automatisieren oder ganz zu eliminieren.

Erfassen Sie bei der Messung der Produktivität so viele Kennzahlen wie möglich, damit Sie ein ganzheitliches Verständnis dafür erhalten, womit Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen und wie das Intranet ihnen helfen kann, produktiver zu sein.

Erfassen Sie die Infrastrukturkosten

Die Wartung der Infrastruktur für den Betrieb eines Intranets kostet Geld, insbesondere wenn Sie lokale Server einsetzen. Wenn Sie auf die Cloud umsteigen, können Sie von Skaleneffekten profitieren und zahlen nur für die Ressourcen, die Sie tatsächlich benötigen. Zu den internen Kosten im Zusammenhang mit lokalen Servern gehören unter anderem:

• Arbeitsspeicher
• Speicher
• Softwarelizenzen
• Sicherheit
• Spezielle Schulungen für Webanwendungen
• Anwendungsentwicklung
• IT-Mitarbeiter für die Durchführung von Updates

Anbieter von cloudbasierten Intranets kümmern sich in der Regel um Sicherheit, Updates, Upgrades und Support.

Wertbestandsraten

Die Bindung von Mitarbeitern ist wesentlich kostengünstiger als deren Ersatz (die Kosten für die Neubesetzung einer Stelle können das 1- bis 2-Fache des Gehalts des ausscheidenden Mitarbeiters betragen). Ein Intranet trägt zur Mitarbeiterbindung bei, indem es den Mitarbeitern erleichtert, die benötigten Informationen und Ressourcen zu finden, auszutauschen und zu nutzen. Dies trägt dazu bei, Burnout zu verringern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

In einer aktuellen MetLife-Studie gaben zwei von fünf Mitarbeitern an, dass der Wissensaustausch seit der Pandemie schwieriger geworden sei, und etwa die Hälfte sagte, dass sie außerhalb der normalen Arbeitszeiten arbeite. Um Mitarbeiter zu binden, muss man ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, die sie benötigen, um ihre Zeit effektiv zu managen und die Kommunikation zu erleichtern.

Um zu berechnen, wie ein Intranet die Mitarbeiterbindungsrate verbessert, können Sie:

• die Mitarbeiterzufriedenheit vor und nach der Einführung eines Intranets messen
• Führen Sie Austrittsgespräche durch, um die Probleme der Mitarbeiter besser zu verstehen
• die direkten Kosten für die Neubesetzung einer Stelle analysieren (z. B. Rekrutierungskosten, Schulungen, Sachausrüstung usw.)

Bewerten Sie die Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Intranets können die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter verkürzen, indem sie ihnen helfen, die benötigten Materialien schnell zu finden. Außerdem ermöglichen sie es ihnen, Kontakt zu Mentoren und wichtigen Teammitgliedern aufzunehmen und sich stärker in die Unternehmenskultur einzubringen.

Ein gut gestaltetes Intranet erleichtert es den Mitarbeitern, die benötigten Ressourcen genau dann zu finden, wenn sie sie benötigen. Dies kann dazu beitragen, Frustrationen abzubauen und die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Bei der Beurteilung, inwiefern ein Intranet die Einarbeitungskosten senkt, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Wie lange es in der Regel dauert, einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten
• Den Prozentsatz der neuen Mitarbeiter, die innerhalb der ersten 3 bis 6 Monate das Unternehmen verlassen
• Die Gesamtkosten für die Einarbeitung

Vergleichen Sie diese Kennzahlen mit und ohne Intranet, um zu ermitteln, inwieweit das Intranet die Einarbeitungskosten senkt.

Fallstudien zum ROI des Intranets

Hier finden Sie drei Zusammenfassungen von Fallstudien, die zeigen, wie Intranets einen positiven ROI für Unternehmen jeder Größe und Art erzielen können:

Fallstudie Nr. 1

Doctolib, ein schnell wachsendes Start-up im Gesundheitswesen in Europa, nutzte Happeo zur Integration mit Google Workspace und schuf so eine zentrale, durchsuchbare Informationsquelle für alle Dokumente und Informationen. Außerdem integrierten sie Slack und soziale Kanäle, was das Engagement der Mitarbeiter steigerte und es ihnen ermöglicht, ihre interne Kommunikation auch bei wachsenden Teams weiter auszubauen.

„Wir brauchen Happeo, weil wir extrem schnell wachsen. Es handelt sich nicht um lineares Wachstum, sondern um exponentielles Wachstum in Bezug auf Mitarbeiter und Ideen. Deshalb brauchen wir einen Ort, an dem wir unser ständig wachsendes Wissen bündeln können.“

Fallstudie Nr. 2

State Auto, ein hundertjähriges US-Versicherungsunternehmen, benötigte ein flexibles Intranet, um die interne Kommunikation zu optimieren und zu vereinfachen. Happeo half dem Unternehmen dabei, vollständig auf Remote-Arbeit umzustellen, die Produktivität durch die Reduzierung des E-Mail-Aufkommens zu steigern und über eine mobile App schnellen Zugriff auf Informationen und Kollegen zu ermöglichen. Die Teammitglieder konnten besser miteinander in Kontakt treten – und auf die Informationen zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigten.

State Auto profitierte zudem von den erweiterten Analysefunktionen von Happeo, die aufzeigten, wonach die Mitarbeiter suchten, und der Unternehmensleitung Einblick darin gaben, wie die Teammitglieder mit dem System interagierten.

Fallstudie Nr. 3

ActivTrak, eine cloudbasierte Plattform für Personalanalysen, wollte Slack hinter sich lassen, seine Wissensdatenbank zentralisieren und die Unternehmenskultur sowie das Engagement seiner Remote-Mitarbeiter fördern. Außerdem musste das Unternehmen seinen Onboarding-Prozess optimieren, insbesondere angesichts des raschen Wachstums der Belegschaft.

ActivTrak nutzte Happeo, um alle Informationen in einem durchsuchbaren Repository zu bündeln, und verband dieses mit seinem HR-System. Dadurch konnten HR-Aufgaben automatisiert werden, beispielsweise die Aktualisierung des sich ständig ändernden Organigramms. Zudem wurden auf die einzelnen Abteilungen zugeschnittene Team-Hubs eingerichtet.

So steigern Sie den ROI eines Intranetsystems

Es ist wichtig, ein System zu wählen, das in hohem Maße anpassbar ist. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem Intranet – und den höchsten ROI – zu ziehen, müssen Sie proaktiv prüfen, wie eine bestimmte Plattform Ihre bestehenden Technologien und Prozesse unterstützt und sich in diese integriert. Hier sind einige Tipps:

Vereinbaren Sie eine Live-Demo

Bei einer Demo können Sie die Funktionen der Plattform in Echtzeit erleben. So können Sie sich vergewissern, dass sie alle Ihre Anforderungen erfüllt, und ein Gefühl für die Benutzererfahrung (UX) bekommen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, dem Vertriebsmitarbeiter konkrete Fragen dazu zu stellen, ob die Funktionen des Tools den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Dies ist eine risikofreie Möglichkeit, verschiedene Lösungen umfassend zu verstehen und zu vergleichen. Anhand unserer umfassenden Liste mit Fragen für Demo-Gespräche sollten Sie Themen wie Funktionen, Onboarding, Benutzererfahrung, Preise, Integrationen, Sicherheit, Support und Kundenbewertungen ansprechen.

Beschleunigen Sie die Bereitstellung

Die Wahl einer Plattform, die Sie schnell implementieren können, ist eine der besten Möglichkeiten, den ROI Ihres Intranets zu steigern. Die durchschnittliche Implementierungsdauer eines Intranets beträgt 1,2 Jahre, was bedeutet, dass Sie über ein Jahr lang keine Rendite aus Ihrer Investition erzielen.

Happeo lässt sich bereits in 6 bis 8 Wochen einrichten, sodass Sie die Vorteile Ihrer Investition viel früher nutzen können. Das bedeutet auch, dass Ihre Mitarbeiter – unabhängig davon, wo sie sich befinden – sofort mit der Zusammenarbeit beginnen und zur Wissensdatenbank des Unternehmens beitragen können.

Wählen Sie den richtigen Tarif

Eine gehostete Lösung wie die von Happeo ist skalierbar, d. h., Sie können einen Tarif wählen, der nur die Funktionen enthält, die Sie unbedingt benötigen. So erzielen Sie einen höheren Nutzen, indem Sie teure Zusatzmodule und Funktionen vermeiden, die Sie nicht nutzen werden.

Prüfen Sie die verschiedenen verfügbaren Tarife genau und erkundigen Sie sich nach Intranet-Integrationen. Ihr Intranet sollte sich (problemlos) in die Tools integrieren lassen, die Sie bereits nutzen, wie Google Workspace, Microsoft 365 oder Zoom.

Erzielen Sie mit Happeo einen schnelleren ROI

Die Wahl der richtigen Intranet-Plattform ist entscheidend für einen schnellen ROI. Happeo erfüllt alle Anforderungen in Bezug auf Funktionen, Anpassungsmöglichkeiten, Integrationen und Skalierbarkeit. Wir arbeiten mit Unternehmen jeder Größe aus vielen verschiedenen Branchen zusammen und können Ihnen helfen, im Handumdrehen besser organisiert und produktiver zu werden. Fordern Sie noch heute ein Angebot für Ihr skalierbares Happeo-Intranet an.

FAQ

Wie berechnet man eigentlich den ROI eines Intranets?

Beginnen Sie mit der Grundformel – Nettogewinn geteilt durch die Gesamtinvestition, multipliziert mit 100 – und legen Sie vor der Einführung Produktivitäts-Benchmarks fest, damit Sie 3–6 Monate später einen Vergleichswert haben. Kombinieren Sie die direkten Kosten (Abonnements, Schulungen, Infrastruktur) mit quantifizierbaren Produktivitätsgewinnen, wie zum Beispiel dem geringeren Zeitaufwand für E-Mails oder die Suche nach Informationen, um sich ein umfassendes Bild zu verschaffen.

Welchen ROI-Richtwert kann ein mittelständisches Unternehmen realistischerweise erwarten?

In einer von Happeo durchgeführten Kundenumfrage gaben Unternehmen an, dass die Produktivität ihrer Mitarbeiter nach der Einführung um durchschnittlich 38 % gestiegen ist und sie Informationen um 65 % schneller finden konnten. Eine schnellere Einführung verstärkt diese Rendite noch – die meisten Kunden starten innerhalb von 3 bis 6 Monaten, während die durchschnittliche Implementierungszeit in der Branche bei 1,2 Jahren liegt, was bedeutet, dass Produktivitätssteigerungen bereits Monate früher eintreten.

Wie wirkt sich ein Intranet auf die Mitarbeiterbindung und die Einarbeitungskosten aus?

Die Neubesetzung einer Stelle kostet in der Regel das 1- bis 2-fache des Gehalts des Mitarbeiters. Ein Intranet trägt dazu bei, diese Kosten zu senken, indem es den Mitarbeitern erleichtert, Informationen zu finden und mit Kollegen in Kontakt zu treten, was Burnout verringert und die Arbeitserfahrung im Alltag verbessert. Um die Wirkung zu messen, vergleichen Sie die Einarbeitungszeit, die Fluktuation in den ersten sechs Monaten und die gesamten Einarbeitungskosten vor und nach der Einführung.

Wie lässt sich der ROI eines bestehenden oder neuen Intranets am schnellsten steigern?

Legen Sie Wert auf eine schnelle Bereitstellung, denn eine Plattform, deren Implementierung über ein Jahr dauert, verzögert Ihre Rendite um genau diesen Zeitraum. Die Wahl eines Tarifs, der genau auf Ihren tatsächlichen Bedarf zugeschnitten ist – anstatt für ungenutzte Zusatzfunktionen zu bezahlen – sowie die Sicherstellung, dass sich die Plattform nahtlos in die von Ihnen bereits genutzten Tools integrieren lässt, steigern die Rendite zusätzlich.