5 steg för att skapa (och lansera) ett företagsintranät

Ditt företag växer, och med den tillväxten följer behovet av bättre verktyg för kommunikation och samarbete. Ett intranät kan hjälpa ditt team att hålla kontakten och hålla ordning, och det är ett utmärkt sätt att dela information och resurser. Men varför ska du skaffa ett intranät, och hur skapar man ett?

I det här inlägget förklarar vi fördelarna med ett intranät och hur du skapar intranätkanaler, plattformar och forum som passar just ditt företag bäst.

Varför ska du skapa ett företagsintranät?

Alla företag som vill förbättra kommunikationen, engagemanget och samarbetet inom organisationen har nytta av att skapa ett intranät. Ett intranät är ett privat nätverk som endast medlemmar i organisationen har tillgång till. Det fungerar som en central plats för att lagra och dela information, vilket gör det enkelt för medarbetarna att hitta information och interagera.

Det håller medarbetarna engagerade

Genom att skapa ett intranät kan företag ge medarbetarna enkel tillgång till de resurser de behöver, oavsett om det handlar om företagsnyheter, HR-dokument eller helt enkelt interaktion med kollegor.

Ett intranät med funktioner som liknar sociala medier underhåller medarbetarna och håller dem engagerade. Happeo har till exempel sociala funktioner som att svara med emojis samt att gilla och dela inlägg.

Företag kan också uppmuntra medarbetarnas engagemang och samarbete genom att skapa ett diskussionsforum och bjuda in medarbetarna att dela med sig av idéer. Enkäter och omröstningar på intranätet kan också bidra till att öka engagemanget.

Om du vill främja företagskulturen och värderingarna kan du skapa intranätkanaler just för det ändamålet. Genom att lyfta fram företagsnyheter och meddelanden kan företag hålla medarbetarna informerade och engagerade i företagets mission och mål. Du kan också skapa en intranätshub där du publicerar och sätter dina värderingar i sitt sammanhang, för att sedan offentligt tacka de medarbetare som förkroppsligar dessa värderingar.

Det underlättar introduktionen (för alla)

Ett företagsintranät är ett värdefullt verktyg för att introducera nya medarbetare.

En självbetjäningsportal för företagets riktlinjer, rutiner och blanketter hjälper nyanställda att snabbt sätta sig in i hur företaget arbetar. Nyanställda vet exakt var de ska hitta det de söker. Och ledningen kan få nyanställda att känna sig välkomna genom att använda intranätet för att presentera dem för företaget.

Ett företagsintranät är inte heller bara idealiskt för nyanställda. Det är en användbar resurs för chefer som ansvarar för introduktionen av nya medarbetare. Genom att ha all nödvändig information samlad på ett ställe kan de lägga mindre tid på att leta reda på dokument och mer tid på att hjälpa sina nyanställda att anpassa sig till sina nya roller.

Dessutom behöver personalavdelningen bara ladda upp dokumenten till intranätet när de ska uppdatera introduktionsmaterialet. På så sätt kan personalavdelningen lägga mindre tid på att sprida ut nya dokument och mer tid på att fokusera på personalen.

Det hjälper hybrid- och distansarbetande team att arbeta effektivt

Allt fler organisationer inför hybrid- och distansarbetsmodeller och skapar därför företagsintranät för att upprätthålla ett effektivt teamarbete. När du skapar ett företagsintranät kan teammedlemmarna enkelt komma åt de filer och dokument de behöver, oavsett var de befinner sig.

Din känsliga information och dina data kommer att vara säkra

Ett intranät kan förbättra säkerheten genom att begränsa åtkomsten till känslig information. Med ett säkert intranät kan företag skydda data från obehörig åtkomst.

Denna säkerhet är av yttersta vikt när det gäller att skydda dina kunder och dig själv mot bedrägerier. Ett säkert intranät kan förhindra dataintrång som rör dina kunders betalningsinformation och kontaktuppgifter samt dina egna immateriella tillgångar.

Den högsta säkerhetsstandarden inom branschen är ett intranät med:

• ISO 27001-certifiering
  
  
• SAML-autentisering
  
  
• Ett SSL-krypteringscertifikat

Förutom att begränsa åtkomsten till känslig information kan ett intranät också bidra till att påskynda processen för dataåterställning vid en katastrof. Företag som lagrar all sin data i molnet kan snabbt och enkelt återställa den vid ett strömavbrott eller annan nödsituation.

Steg för att skapa ett företagsintranät

Låt oss nu titta på de steg du kan vidta för att utveckla ett intranät som fungerar för ditt företag.

Utvärdera medarbetarnas behov

Bestäm först vilket syfte ditt intranät ska tjäna. Ska det vara en plats där medarbetarna kan ta del av företagsnyheter och information? En plats att lagra dokument och filer? En samlingspunkt för samarbete kring projekt?

Eller kanske en plats för sociala interaktioner? Distansarbetet har ökat kraftigt de senaste åren, vilket har skapat ett tomrum där de informella samtalen mellan medarbetarna brukade äga rum. Men du kan skapa intranätkanaler som är avsedda att bygga sociala band mellan kollegor.

När du vet hur dina medarbetare kommer att använda intranätet kan du börja planera dess struktur och innehåll.

Tänk på företagets behov och bestäm vilka funktioner som ska prioriteras

Att införa en digital plattform för hela organisationen kan orsaka störningar. Och i genomsnitt tar det 1,2 år för företag att lansera sitt intranät. (Hos Happeo anser vi att enkelhet är synonymt med snabbhet – därför tar våra lanseringar närmare 6–8 veckor).

Förutom snabb lansering bör du fundera på vad mer som krävs för att intranätet ska bli en framgång. Är det viktigt att hela företaget använder intranätet för att det ska blomstra? I så fall bör ditt företag överväga att prioritera funktioner som engagerar medarbetarna, till exempel personliga, anpassningsbara startsidor.

Använder ditt företag en mängd olika programvaruverktyg, som Slack eller Microsoft Teams? Se till att skapa ett intranät med integrationsmöjligheter.

Sökbarhet är en viktig men ofta förbisedd aspekt av alla företags intranät. När den är väl utformad kan den spara tid för dina medarbetare och öka produktiviteten. Dina medarbetare slipper leta efter information och fråga kollegor var dokument finns, utan kan istället söka efter och hitta det de behöver på några ögonblick.

Happeos funktion ” Federated Search ” söker till exempel efter nyckelord på alla anslutna plattformar och appar. Oavsett var dokumenten finns kan användarna hitta dem snabbt och enkelt.

Genom att spåra sökfrågor och öppningsfrekvens kan Happeos användningsanalys hjälpa ditt företag att optimera sökningarna. Användningsanalysen kan också visa hur populära vissa sidor är, vilka inlägg som presterar bäst och vilka av dina medarbetare som fungerar som ambassadörer. Nu kan du optimera din interna avkastning (ROI).

Om skalbarhet är avgörande för ditt företags framtid bör du leta efter leverantörer som erbjuder differentierade priser. På så sätt kan du börja med de viktigaste funktionerna och sedan bygga vidare därifrån.

Bestäm vilket innehåll du vill ha på intranätet

När du har utvärderat dina medarbetares och företagets behov kommer du att ha en bättre förståelse för vilken typ av innehåll du behöver på intranätet. Gör en lista eller ett kalkylblad med de viktigaste måsten.

Denna lista kan till exempel innehålla:

• företagspolicyer
  
  
• kontaktuppgifter till HR eller IT
  
  
• introduktionsprocesser
  
  
• länkar till viktiga företagsdokument
  
  
• mallar, guider och handböcker om interna processer eller strukturer

När du väl har grunderna under kontroll kan du börja fundera på hur du kan få intranätet att tillgodose företagets mer grundläggande behov. Det kan handla om att uppmuntra engagemang och främja en stark företagskultur.

För att nå dessa mål kan du överväga funktioner som forum där medarbetarna kan diskutera viktiga ämnen, en kanal för regelbundna uppdateringar från ledningen eller att skapa en plattform för att uppmärksamma medarbetare.

Bestäm vem som ska ha tillgång till intranätet

Fundera på vem som ska ha tillgång till systemet. Intranätet bör vara tillgängligt för alla medarbetare, men inte alla behöver tillgång till alla delar av företagets intranät.

För att hitta rätt balans bör du skapa en lista över potentiella användare och utvärdera var och en utifrån deras behörighetsbehov. Till exempel bör alla medarbetare ha tillgång till företagsnyheter och meddelanden. Däremot är det endast vissa medarbetare som behöver tillgång till känslig finansiell information.

Undersök tillgängliga alternativ

Det finns ett brett utbud av intranätlösningar på marknaden, så ta dig tid att hitta en som uppfyller dina krav. När du har hittat några potentiella alternativ måste du jämföra funktioner och priser för att hitta det bästa alternativet för ditt företag.

Vi är förstås partiska, men vi anser att Happeo är det bästa valet när det gäller att lansera ett företagsintranät. Med personlig introduktion och support gör vi det enkelt att komma igång snabbt. Och vi uppdaterar ständigt vår programvara för att hålla jämna steg med de senaste förändringarna inom medarbetarkommunikation, utan att störa era arbetsflöden och processer. Så om ni letar efter ett enkelt, snabbt och pålitligt sätt att lansera ett företagsintranät behöver ni inte leta längre än Happeo. Vi hjälper er varje steg på vägen.

Vanliga frågor

Vilka är de största fördelarna med att skapa ett företagsintranät?
Ett företagsintranät förbättrar medarbetarnas engagemang, underlättar introduktionen av nya medarbetare, hjälper hybrid- och distansarbetande team att arbeta effektivt och skyddar känslig information från obehörig åtkomst. Det ger medarbetarna en central plats där de kan hitta företagsnyheter, HR-dokument och resurser, samtidigt som det minskar den tid chefer och HR-team lägger på att leta reda på eller distribuera dokument.

Hur lång tid tar det vanligtvis att lansera ett företagsintranät?
I genomsnitt tar det 1,2 år för företag att lansera sitt intranät, men det kan gå mycket snabbare med rätt leverantör. Happeo strävar till exempel efter lanseringar på omkring 6–8 veckor genom att prioritera enkelhet i kombination med snabbhet.

Vilka funktioner bör företag prioritera när de bygger ett intranät?
Viktiga funktioner att prioritera är bland annat integrationsmöjligheter med verktyg som Slack eller Microsoft Teams, god sökbarhet så att medarbetarna snabbt kan hitta dokument, samt användningsanalyser för att spåra sökfrågor, öppningsfrekvens och populärt innehåll. Differentierade prisnivåer är också värt att överväga om skalbarhet är viktigt, vilket gör det möjligt för företag att börja med väsentliga funktioner och växa med tiden.

Vilka säkerhetsstandarder bör ett företags intranät uppfylla?
De viktigaste säkerhetsstandarderna för ett intranät är bland annat ISO 27001-certifiering, SAML-autentisering och ett SSL-krypteringscertifikat. Förutom att begränsa åtkomsten till känslig information påskyndar ett säkert molnbaserat intranät även återställningen av data vid strömavbrott eller andra katastrofer.