5 stappen om een bedrijfsintranet op te zetten (en te lanceren)

Uw bedrijf groeit, en die groei brengt de behoefte aan betere communicatie- en samenwerkingsmiddelen met zich mee. Een intranet kan uw team helpen om verbonden en georganiseerd te blijven, en het is een uitstekende manier om informatie en bronnen te delen. Maar waarom zou u dat doen, en hoe zet u een intranet op?

In dit artikel worden de voordelen van een intranet uitgelegd en wordt beschreven hoe je intranetkanalen, -platforms en -forums kunt opzetten die het beste bij je bedrijf passen.

Waarom zou u een bedrijfsintranet opzetten?

Elk bedrijf dat de communicatie, betrokkenheid en samenwerking binnen de organisatie wil verbeteren, heeft baat bij het opzetten van een intranet. Een intranet is een besloten netwerk dat alleen toegankelijk is voor leden van de organisatie. Het biedt een centrale plek voor het opslaan en delen van informatie, waardoor medewerkers gemakkelijk informatie kunnen vinden en met elkaar kunnen communiceren.

Het houdt medewerkers betrokken

Door een intranet op te zetten, kunnen bedrijven medewerkers eenvoudig toegang bieden tot de middelen die ze nodig hebben, of het nu gaat om bedrijfsnieuws, HR-documenten of gewoon interactie met collega’s.

Een intranet met functies die lijken op die van sociale media zorgt voor vermaak en houdt medewerkers betrokken. Happeo bevat bijvoorbeeld sociale functies zoals reacties met emoji’s en het liken en delen van berichten.

Bedrijven kunnen de betrokkenheid en samenwerking van medewerkers ook stimuleren door een discussieforum op te zetten en medewerkers uit te nodigen om ideeën te delen. Intranet-enquêtes en -stemmingen kunnen eveneens helpen om de betrokkenheid te vergroten.

Als je de bedrijfscultuur en -waarden wilt promoten, maak dan intranetkanalen die daar speciaal voor bedoeld zijn. Door bedrijfsnieuws en aankondigingen onder de aandacht te brengen, kunnen bedrijven medewerkers op de hoogte houden en betrokken houden bij de missie en doelstellingen van het bedrijf. Je kunt ook een intranethub creëren waar je je waarden publiceert en in context plaatst, en vervolgens medewerkers die deze waarden belichamen publiekelijk bedanken.

Het maakt de inwerkperiode gemakkelijker (voor iedereen)

Een bedrijfsintranet is een waardevol hulpmiddel bij de inwerking van nieuwe medewerkers.

Een selfserviceportaal voor het bedrijfsbeleid, de procedures en formulieren helpt nieuwe medewerkers snel op de hoogte te raken van hoe het bedrijf te werk gaat. Nieuwe medewerkers weten precies waar ze kunnen vinden wat ze zoeken. En leidinggevenden kunnen nieuwe medewerkers zich welkom laten voelen door het intranet te gebruiken om hen kennis te laten maken met het bedrijf.

Een bedrijfsintranet is bovendien niet alleen ideaal voor nieuwe medewerkers. Het is ook een nuttige bron voor managers die verantwoordelijk zijn voor de inwerkperiode van nieuwe medewerkers. Doordat alle benodigde informatie op één plek staat, hoeven ze minder tijd te besteden aan het zoeken naar documenten en kunnen ze meer tijd besteden aan het helpen van hun nieuwe medewerkers bij het wennen aan hun nieuwe rol.

Bovendien hoeven HR-teams, wanneer ze onboardingdocumenten moeten bijwerken, deze alleen maar naar het intranet te uploaden. Zo hoeven ze minder tijd te besteden aan het verspreiden van nieuwe documenten en kunnen ze zich meer richten op het personeel.

Het helpt hybride en op afstand werkende teams efficiënt te werken

Steeds meer organisaties stappen over op hybride en remote werkmodellen en zetten daarom bedrijfsintranetten op om efficiënt teamwerk te waarborgen. Wanneer je een bedrijfsintranet opzet, hebben teamleden eenvoudig toegang tot de bestanden en documenten die ze nodig hebben, ongeacht hun locatie.

Uw gevoelige informatie en gegevens zijn veilig

Een intranet kan de beveiliging verbeteren door de toegang tot gevoelige informatie te beperken. Met een beveiligd intranet kunnen bedrijven gegevens beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

Deze beveiliging is van het grootste belang als het gaat om het beschermen van uw klanten en uzelf tegen fraude. Een beveiligd intranet kan datalekken voorkomen waarbij de betalingsgegevens en contactgegevens van uw klanten, en uw eigen bedrijfsinformatie, betrokken zijn.

De hoogste norm in de beveiligingssector is een intranet met:

• ISO 27001-certificering
  
  
• SAML-authenticatie
  
  
• Een SSL-versleutelingscertificaat

Naast het beperken van de toegang tot gevoelige informatie kan een intranet ook helpen om het proces van gegevensherstel te versnellen in het geval van een ramp. Bedrijven die al hun gegevens in de cloud opslaan, kunnen deze snel en eenvoudig terugvinden in het geval van een stroomstoring of een andere noodsituatie.

Stappen voor het opzetten van een bedrijfsintranet

Laten we nu eens kijken naar de stappen die u kunt nemen om een intranet te ontwikkelen dat bij uw bedrijf past.

Beoordeel de behoeften van uw medewerkers

Bepaal allereerst welk doel uw intranet zal dienen. Wordt het een plek waar medewerkers bedrijfsnieuws en -informatie kunnen raadplegen? Een plek om documenten en bestanden op te slaan? Een knooppunt voor samenwerking aan projecten?

Of misschien een plek voor sociale interacties? Het werken op afstand is de afgelopen jaren sterk toegenomen, waardoor er een leemte is ontstaan waar vroeger informele gesprekken tussen medewerkers plaatsvonden. Maar u kunt intranetkanalen opzetten die specifiek bedoeld zijn om sociale banden tussen collega’s te versterken.

Zodra u weet hoe uw medewerkers het intranet gaan gebruiken, kunt u beginnen met het plannen van de structuur en inhoud ervan.

Houd rekening met de behoeften van je bedrijf en bepaal welke functies prioriteit krijgen

Het implementeren van een bedrijfsbreed digitaal platform kan voor verstoringen zorgen. Gemiddeld doen bedrijven er 1,2 jaar over om hun intranet te lanceren. (Bij Happeo geloven we dat eenvoud synoniem is met snelheid – daarom duren onze lanceringen slechts zo’n 6 tot 8 weken).

Denk naast de snelheid van de lancering ook na over wat dit intranet verder tot een succes zal maken. Is bedrijfsbrede acceptatie belangrijk om je intranet te laten floreren? Zo ja, dan moet je bedrijf overwegen om prioriteit te geven aan functies die medewerkers betrekken, zoals persoonlijke, aanpasbare startpagina’s.

Gebruikt uw bedrijf een groot aantal softwaretools, zoals Slack of Microsoft Teams? Zorg er dan voor dat u een intranet opzet met integratiemogelijkheden.

Zoekbaarheid is een belangrijk maar vaak over het hoofd gezien aspect van het intranet van elk bedrijf. Als dit goed wordt aangepakt, kan het uw medewerkers tijd besparen en de productiviteit verhogen. Uw medewerkers hoeven niet langer naar informatie te zoeken of collega’s te vragen waar documenten zich bevinden, maar kunnen binnen enkele ogenblikken zoeken naar en vinden wat ze nodig hebben.

De Federated Search-functie van Happeo zoekt bijvoorbeeld op trefwoorden in alle gekoppelde platforms en apps. Ongeacht waar documenten zich bevinden, gebruikers kunnen ze snel en gemakkelijk vinden.

Door zoekopdrachten en open rates bij te houden, kan de gebruiksanalyse van Happeo uw bedrijf helpen bij het optimaliseren van zoekopdrachten. Gebruiksanalyses kunnen u ook laten zien hoe populair bepaalde pagina’s zijn, welke berichten het beste presteren en wie uw ambassadeurs onder de medewerkers zijn. Zo kunt u uw interne ROI optimaliseren.

Als schaalbaarheid essentieel is voor de toekomst van uw bedrijf, zoek dan naar aanbieders met een gedifferentieerd tariefmodel. Zo kunt u beginnen met de essentiële functies en van daaruit verder uitbreiden.

Bepaal welke content je op het intranet wilt hebben

Nadat je de behoeften van je medewerkers en je bedrijf hebt geëvalueerd, zul je beter begrijpen wat voor soort inhoud je op je intranet nodig hebt. Maak een lijst of een spreadsheet met de belangrijkste must-haves.

Deze lijst kan het volgende bevatten:

• bedrijfsbeleid
  
  
• contactgegevens van HR of IT
  
  
• inwerkprocessen
  
  
• links naar belangrijke bedrijfsdocumenten
  
  
• sjablonen, handleidingen en gidsen over interne processen of structuren

Zodra je de basis onder de knie hebt, kun je gaan nadenken over hoe je je intranet kunt inzetten om aan de meer intrinsieke behoeften van een bedrijf te voldoen. Dit kan bijvoorbeeld zijn om betrokkenheid te stimuleren en een sterke bedrijfscultuur te bevorderen.

Om deze doelen te bereiken, kun je functies overwegen zoals forums waar medewerkers belangrijke onderwerpen kunnen bespreken, een kanaal voor regelmatige updates van het management of het opzetten van een platform voor het erkennen van medewerkers.

Bepaal wie toegang heeft tot het intranet

Bedenk wie toegang krijgt tot het systeem. Het intranet moet toegankelijk zijn voor alle medewerkers, maar niet alle medewerkers hebben toegang nodig tot elk onderdeel van het intranet van je bedrijf.

Om de juiste balans te vinden, stelt u een lijst op van potentiële gebruikers en beoordeelt u elk van hen op basis van hun toegangsbehoeften. Zo moeten bijvoorbeeld alle medewerkers toegang hebben tot bedrijfsnieuws en aankondigingen. Alleen bepaalde medewerkers hebben echter toegang nodig tot gevoelige financiële informatie.

Onderzoek de beschikbare opties

Er is een grote verscheidenheid aan intranetoplossingen op de markt, dus neem de tijd om er een te vinden die aan uw eisen voldoet. Zodra u een aantal mogelijke opties hebt gevonden, moet u de functies en prijzen vergelijken om de beste keuze voor uw bedrijf te vinden.

Natuurlijk zijn we bevooroordeeld, maar wij zijn ervan overtuigd dat Happeo de beste keuze is als het gaat om het opzetten van een bedrijfsintranet. Met gepersonaliseerde onboarding en ondersteuning zorgen wij ervoor dat u snel aan de slag kunt. Bovendien werken we onze software voortdurend bij om gelijke tred te houden met de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van werknemerscommunicatie, zonder dat dit uw workflows en processen verstoort. Dus als u op zoek bent naar een eenvoudige, snelle en betrouwbare manier om een bedrijfsintranet te lanceren, hoeft u niet verder te zoeken dan Happeo. Wij begeleiden u bij elke stap.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de belangrijkste voordelen van het opzetten van een bedrijfsintranet?
Een bedrijfsintranet verbetert de betrokkenheid van medewerkers, maakt de onboarding eenvoudiger, helpt hybride en op afstand werkende teams efficiënt te werken en beveiligt gevoelige informatie tegen ongeoorloofde toegang. Het biedt medewerkers één centrale plek waar ze bedrijfsnieuws, HR-documenten en hulpmiddelen kunnen vinden, terwijl het tegelijkertijd de tijd vermindert die managers en HR-teams besteden aan het opsporen of verspreiden van documenten.

Hoe lang duurt het doorgaans om een bedrijfsintranet te lanceren?
Gemiddeld doen bedrijven er 1,2 jaar over om hun intranet te lanceren, hoewel dit met de juiste aanbieder veel sneller kan gaan. Happeo streeft bijvoorbeeld naar een lancering binnen 6 tot 8 weken door naast snelheid ook eenvoud voorop te stellen.

Aan welke functies moeten bedrijven prioriteit geven bij het opzetten van een intranet?
Belangrijke functies om prioriteit aan te geven zijn onder meer integratiemogelijkheden met tools zoals Slack of Microsoft Teams, goede zoekmogelijkheden zodat medewerkers documenten snel kunnen vinden, en gebruiksanalyses om zoekopdrachten, openingspercentages en populaire inhoud bij te houden. Een gedifferentieerd prijsmodel is ook het overwegen waard als schaalbaarheid belangrijk is, zodat bedrijven kunnen beginnen met essentiële functies en in de loop van de tijd kunnen uitbreiden.

Aan welke beveiligingsnormen moet een bedrijfsintranet voldoen?
De belangrijkste beveiligingsnormen voor een intranet zijn onder meer ISO 27001-certificering, SAML-authenticatie en een SSL-versleutelingscertificaat. Een veilig, cloudgebaseerd intranet beperkt niet alleen de toegang tot gevoelige informatie, maar versnelt ook het gegevensherstel in geval van een stroomstoring of andere ramp.