Smart Working, come cambia la comunicazione interna

Avrai notato come, ai giorni nostri, non è ormai più pensabile affrontare temi quali riorganizzazione del posto di lavoro e produttività senza imbattersi nel termine “Smart Working”. È la parola di tendenza, quel tipo di parola che fa impazzire i manager del dipartimento Risorse Umane e che spinge i team operativi a lavorare sulla riorganizzazione dei processi (per l’ennesima volta) per rendere le cose più “smart”: fondamentalmente un nome in codice per “pile di nuove procedure e documenti sulle politiche interne”.

Smart Working, affermano gli esperti, significa dedicare maggiore attenzione alle persone in azienda, riorganizzare gli spazi e ottimizzare la tecnologia. Sì, significa anche risparmiare sui costi grazie al minor numero di dipendenti che lavorano in ufficio: per loro saranno sufficienti meno metri quadrati e i consumi in termini di energia saranno ridotti. Ma non si tratta solo di spazi fisici o questioni logistiche. Lo Smart Working diventa importante per i team di Comunicazione Interna perché l’ascesa di un posto di lavoro digitale, e di opportunità come ad esempio la collaborazione tramite Google, svolgono un ruolo fondamentale nella rivoluzione dei processi comunicativi e collaborativi interni. Un digital workplace abilita la comunicazione e la collaborazione da qualsiasi luogo.

Perciò, in fondo, lo Smart Working consiste anche e soprattutto nel promuovere una migliore comunicazione in azienda, attraverso l’aumentata flessibilità e un posto di lavoro più digitale.

Il mondo del lavoro in continua evoluzione necessita di una migliore collaborazione

“Il mondo del lavoro sta cambiando”, ha scritto Bruce Mann, Senior Responsible Officer di Smarter Working, per il blog del servizio civile del Regno Unito nel 2016. “Le persone non hanno più bisogno di essere inchiodate alla propria scrivania: è possibile lavorare in maniera più intelligente. In un modo che consente di risparmiare denaro sulla proprietà fisica aziendale, che dà maggiore potere all'individuo e migliora la produttività.” 

Continua citando i vantaggi di una migliore collaborazione, quali: migliore stile di vita, migliore processo di assunzione e fidelizzazione dei dipendenti, migliore salute mentale e fisica, migliore produttività e un uso più efficace degli spazi fisici. Con una lista del genere, non c'è da meravigliarsi se le potenzialità racchiuse nel fenomeno Smart Working stuzzicano l'interesse del mondo del lavoro.

In Italia, il governo è arrivato a rendere obbligatorio lo Smart Working; per i dipartimenti, per aiutarli a ottimizzare la collaborazione in team, per i dipendenti, per favorire l’equilibrio tra vita privata e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della produttività. La legge sullo Smart Working è giunta per aiutare il mondo del lavoro a lasciarsi alle spalle pratiche manageriali e modelli di impiego che erano appropriati per il ventesimo secolo, ma che non lo sono per i tempi correnti.

L’Osservatorio del Politecnico di Milano definisce lo Smart Working “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.” Facendo eco a questa filosofia, Micol Mieli scrive in Market Inspector che i principi fondamentali dello Smart Working interessano cinque aree della vita lavorativa: leadership, ambiente di lavoro, tecnologia, spazio fisico, persone e cultura. E le possibilità offerte da una intranet G Suite toccano ciascuna di queste.

Leadership: visibilità, responsabilità, trasparenza

La comunicazione di successo in un'organizzazione deriva da una leadership attiva, visibile e informata. Tuttavia, la presenza non basta; infatti, anche se i dirigenti della vostra azienda lavorano in ufficio, ciò non significa che siano visibili. Rendere la leadership visibile diventa un compito ancora più difficile quando i membri dell’organizzazione sono dispersi in città, all’interno del paese, o globalmente. Una delle principali conquiste da parte del team di Comunicazioni Interne è convincere i dirigenti a dimostrare la propria autenticità, far comprendere ai dipendenti che sono persone in carne e ossa e ascoltano, nonché prendono parte attivamente alle conversazioni.

La pluripremiata esperta di comunicazioni interne, Saskia Jones, ha dichiarato per H&H che ci sono cinque modi in cui i senior leader possono diventare più visibili:

• Parlando singolarmente con le persone

• Sorprendendo, costantemente, e facendo sentire le persone speciali

• Essendo d’esempio, coinvolgendo le persone attraverso i social network aziendali

• Ascoltando e essendo pronti ad apprendere dalle difficoltà dei dipendenti, dalle loro passioni e idee

• Sbarazzandosi dei messaggi formali e impostati per condividere, invece, storie personali

Gli strumenti di collaborazione di Google e una intranet G Suite sono buoni mezzi per invogliare la dirigenza a dedicare più tempo a relazionarsi con i dipendenti nei loro ambienti e alle loro condizioni. Vuoi riuscire in questa impresa titanica? Prova ad ignorare l'email mensile del direttore generale e cerca invece di attirarlo sulla intranet aziendale per una sessione di domande e risposte in tempo reale o apri un canale per domande alla dirigenza che devono trovare risposta entro un certo periodo di tempo. Forme di comunicazione tradizionale non sono di certo la scelta ottimale ai giorni nostri; anneghiamo tutti, chi più chi meno, nella posta in arrivo e gli strumenti di collaborazione per team di Google possono fungere da salvagente per riportarci in superficie.

Un nuovo modo di lavorare: ripensare l'ufficio tradizionale in termini tecnologici

L'ascesa della tecnologia e del digital workplace ha dato ai dipendenti di tutti i livelli l'opportunità di fare proprio il lavoro; significa anche che la tradizionale organizzazione degli spazi fisici sta subendo un rinnovamento. Con un numero crescente di persone che optano per pratiche di lavoro flessibili - sia che si tratti di orari flessibili o luoghi flessibili - si rende necessario ripensare a quanto spazio è effettivamente necessario ai team operativi e come dovrebbe essere questo spazio.

La filosofia dello Smart Working sposa la necessità di spazi aperti, spazi verdi, spazi comunitari. Ma il vero punto su cui verte è lo sviluppo di una tecnologia migliore per consentire ai dipendenti di lavorare ovunque si addica di più a loro: sia dai giardini pubblici, da una scrivania, o dalla caffetteria locale.
Ciò significa che l'Internet of Things è arrivata sul posto di lavoro; quello dell’ “ufficio smart” è un mercato che raddoppierà entro il 2023, raggiungendo quota $46,11 miliardi. E quando l’ufficio è smart, è imperativo trovare nuovi modi per lavorare in modo smart.

Tuttavia, tieni presente che, seppure smart, i nuovi uffici non sono totalmente immuni dalle classiche problematiche che potrebbero interessarli: l'attrezzatura audiovisiva non funziona, le luci sono troppo luminose, la temperatura troppo fredda... Anche con il meglio dell'IoT, non puoi esser totalmente certo che i dipendenti vorranno essere in ufficio. Grazie alle nuove modalità di lavoro promosse dallo Smart Working tali problematiche avranno un impatto decisamente minore sulla produttività. 

La filosofia dello Smart Working sostiene e ritiene che i dipendenti debbano essere abilitati a lavorare ovunque gli faccia comodo quel giorno, e questo potrebbe significare lavorare da casa. I manager devono assicurare che la collaborazione continui a funzionare senza problemi anche se l'intero team non è fisicamente presente all'interno dell'edificio; è qui che la tecnologia deve svolgere il suo ruolo e il momento in cui un'intranet G Suite e gli strumenti di collaborazione per team di Google entrano in gioco.

Ma quando ciò accade, i team di comunicazione interna dal canto loro devono essere pronti a porsi domande e ridisegnare la loro strategia. Come è possibile comunicare con un personale disperso? Qual è la soluzione migliore quando non è possibile assicurarsi che tutti leggano l'email diretta all’intero personale o l'articolo sulla intranet che parla di quel nuovo importante processo?

Persone e cultura: la flessibilità per costruire un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata attraverso la tecnologia

Un’altra cosa che il digital workplace fa è restituire un fattore sociale alla forza lavoro. I giorni in cui i dipendenti si riunivano intorno al distributore di acqua o alla macchinetta del caffè e parlavano di progetti in corso sono praticamente finiti; è difficile quando la forza lavoro è dispersa e lavora da località diverse.  Questo significa che lo scambio di informazioni isolate sta diventando un fenomeno sempre più grande. Come è possibile, quindi, sostenere un maggiore equilibrio lavoro/vita privata per mantenere i dipendenti attivi e produttivi - e dediti al proprio lavoro - incoraggiando al contempo quel modo di chiacchierare “casuale” che spesso fa emergere le migliori idee?

Una intranet G Suite aggiunge un fattore social alla intranet, non imitando il servizio che Facebook offre alle organizzazioni (Workplace di Facebook), ma consentendo ai dipendenti di parlare tra loro, lavorare insieme in tempo reale sui documenti, collaborare a un progetto e tenere traccia delle conversazioni. Le conversazioni sono personali, ma incentrate sul lavoro. Dà inoltre al team delle comunicazioni interne l'opportunità di conoscere veramente la propria audience e dà alla dirigenza la possibilità di rivolgersi singolarmente alle persone piuttosto che utilizzare un metodo di comunicazione generalizzato.

Passare a un digital workplace supportato dagli strumenti di collaborazione di Google e da una intranet G Suite, significa dare ai dipendenti la possibilità di scegliere come adattare gli impegni di lavoro ai loro stili di comunicazione preferiti e al modo in cui preferiscono ricevere informazioni.

Lavorare in modo più intelligente, grazie agli strumenti di collaborazione per team di Google

Un rapporto della società di mobili per ufficio statunitense Steelcase, intitolato “Engagement and the Global Workplace”, citato da ZDNet, ha rilevato che i dipendenti realmente dediti al proprio lavoro hanno molto più controllo sulle proprie esperienze lavorative - ad esempio, l'88% di questi cita la capacità di scegliere dove lavorare a seconda del compito da svolgere - rispetto al 14% dei lavoratori disinseriti.

Quando arriverà il momento per il prossimo sondaggio sul livello di engagement della forza lavoro all’interno della tua organizzazione, considera di domandare cosa preferiscono i dipendenti in termini di collaborazione e uso della tecnologia. Una semplice domanda potrebbe trasformarsi nella spinta decisiva ad adottare gli strumenti di collaborazione di Google e implementare una intranet G Suite: i passi finali per accedere e adattarsi a tutti gli effetti alla nuova era dello Smart Working.