L’ascesa della intranet G Suite:
cosa significa per la collaborazione sul posto di lavoro?

La vostra intranet antiquata non è più all’altezza della situazione; Google sta conquistando il mondo delle intranet aziendali e sta imponendo il suo stile unico su collaborazione, comunicazione e produttività.

In che modo i dipendenti possono collaborare e rimanere informati grazie a G Suite?

Introduzione alla intranet G Suite

Introduzione

L'umile intranet si è evoluta dai giorni in cui consisteva in un sistema statico di aggiornamento delle notizie… e intendiamo dire che si è evoluta molto. La rivoluzione tecnologica ha avuto un grande impatto sul posto di lavoro moderno, trasformando il modo in cui i dipendenti parlano tra loro, lavorano l'uno con l'altro, svolgono i propri incarichi.

Tale rivoluzione sta cambiando anche i toni della discussione attorno al tema intranet, finora considerato argomento noioso e eccessivamente tecnico; prova solo a nominare “SharePoint” a un team di Comunicazione Interna e quello che otterrai sono smorfie di disappunto, occhi al cielo e un rapido cambiamento dell’argomento di conversazione. L’ascesa dell'ambiente G Suite, prima attraverso le Google apps for work e ora con strumenti di collaborazione e soluzioni intranet progettate specificamente per Google, sta trasformando il modo in cui le aziende lavorano, comunicano e collaborano. Le funzionalità che offrono hanno un enorme impatto sulla produttività e sull'efficienza, soddisfacendo al contempo le preferenze e i bisogni di una forza lavoro sempre più Millennial e Generazione Z.

E allora, che cos'è questa intranet G Suite? E più in generale, perché la vostra azienda ha bisogno di una intranet?

Continua a leggere per scoprire:

  • Ulteriori informazioni sul passaggio a un digital workplace basato su cloud.
  • Come le preferenze tecnologiche cambiano con l'età.
  • Perché le intranet sono più che semplici canali di comunicazione.
  • Che cos'è G Suite e perché è in ascesa.
  • In che modo è possibile servirsi degli strumenti di collaborazione Google come soluzione intranet ...
  • ... ma perché è assolutamente necessaria un'integrazione aggiuntiva affinché funzionino al massimo delle loro potenzialità.
  • E come altre aziende stanno sfruttando la potenza di Google G Suite per trasformare i loro processi aziendali.

Il passaggio al cloud

Il passaggio al cloud

Carichi di lavoro on-premise (locali)

Ricordate le vecchie sale server? Quelle porte nascoste, di solito nel seminterrato o in qualche angolo buio dell'ufficio, da cui provenivano strane luci lampeggianti e ronzii. Erano ferocemente protette dal dipartimento informatico; segnali di avvertimento, “NON ENTRARE”, appesi in bella vista e persone che entravano e uscivano con aria preoccupata ogni volta che si verificava un'interruzione del sistema.

Se il Dirigente del dipartimento informatico avesse potuto mettere un cane da guardia davanti a quella porta lo avrebbe fatto, perché quelle sale server ospitavano migliaia se non milioni di euro di strumentazione per mantenere l'attività in esecuzione.

Quelle stesse sale server fungevano da casa per l’archivio digitale e la intranet dell’impresa. Le pile di lettori alimentavano i sistemi di tutto l'ufficio, consentendo di accedere online alle cartelle condivise e ottenere le notizie riguardanti l'azienda da una vecchia intranet basilare.

A molti dirigenti IT tradizionalisti piacciono ancora queste sale interne piene di apparecchiature informatiche perché pensano che siano più sicure e meno soggette ad attacchi rispetto alle loro alternative collocate al di fuori del sito fisico dell’azienda (o nel cloud). E quando si parla di soluzione intranet e degli strumenti messi a disposizione dei dipendenti per collaborare e restare informati, la sicurezza è un punto fondamentale. Questo sistema contiene infatti informazioni riservate, inclusi dati dei dipendenti, proprietà intellettuali, dettagli finanziari e strategia aziendale.

Affidarsi a una soluzione in loco è qualcosa che fa sentire i professionisti del dipartimento informatico a proprio agio. Sanno come investire in firewall, anti-virus, controlli della privacy. Sanno come individuare tentativi di hacking e autori di frodi. Sanno che il sistema locale consente loro di supervisionare i test e l'implementazione degli aggiornamenti. Sanno di avere assoluto controllo su tutto ciò che accade e potrebbe accadere.


Passare al cloud

Ma le soluzioni on-premise sono costose e i costi sono principalmente iniziali. Difatti, se si ottiene il budget da investire, ad esempio, nella più recente suite di Microsoft Office, incluso SharePoint, probabilmente ci si affiderà alla stessa tecnologia per il prossimo decennio; non esistono aggiornamenti automatici.

L’implementazione di una nuova soluzione intranet personalizzata on-premise richiede anche molto tempo e avrete bisogno di qualcuno che ne assuma il controllo e costruisca il vostro sito intranet, rimanendo a disposizione per aggiunte, nuove pagine e miglioramenti. Ciò comporta un notevole aumento dei costi, sia in termini di risorse tecniche che di risorse umane, motivo per cui molte aziende oggi si stanno spostando su strumenti di archiviazione, collaborazione e comunicazione su cloud.

È previsto che l'83% dei processi di lavoro aziendali sarà sul cloud entro il 2020 con carichi di lavoro locali ridotti dal 37% al 27% allo stesso tempo, e ciò a dispetto del fatto che la sicurezza continuerà a costituire una preoccupazione per i capi IT. Il cambiamento sarà guidato non solo dall'aumento del lavoro flessibile, ma anche dal costo ridotto dell'investimento e della gestione dell'infrastruttura nonché dalla necessità di terminare il ciclo di investimenti che non si rinnovano.

Affidabilità ed economicità sono i fattori che stanno convincendo le aziende a migrare dati e applicazioni verso soluzioni basate su cloud ad un ritmo crescente. Il potenziale del cloud di migliorare la produttività è evidente, soprattutto con servizi come Google apps for work, G Suite for business e altri Software as a Service (SaaS, Software come servizio) progettati specificamente per facilitare la collaborazione e la comunicazione. A differenza delle controparti on-premise, gli strumenti basati su cloud hanno costi di installazione inferiori con un'implementazione più rapida.

Lavorare nel cloud o utilizzare G Suite for business per condividere documenti, comunicare e collaborare consente di lavorare da remoto e migliorare la connettività: chiunque può accedere a ciò di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro, ovunque si trovi; significa che email agitate o appelli disperati al quartier generale per ricevere tramite posta elettronica i documenti che hai dimenticato di scaricare prima di lasciare l'ufficio saranno un lontano ricordo...


G Suite vs Office 365

Quando si tratta di software per il workplace basati sul cloud, Microsoft è la tradizionale forza dominante nelle organizzazioni. Oltre 200.000 aziende utilizzano Microsoft Team in 181 mercati in tutto il mondo e sono oltre 135 milioni gli utenti a pagamento mensili di Office 365, la suite cloud di Microsoft.

Nella sua relazione sullo stato del settore del 2018, Gatehouse, agenzia britannica per le comunicazioni interne, rileva un “effetto Office 365” che sta interessando le aziende ora che Microsoft è passata al cloud: “Siamo testimoni di come il colosso Office 365 stia conquistando il nostro settore con la forza di un tornado, con conseguente spinta incessante verso l'utilizzo di prodotti Microsoft, indipendentemente da che noi, in quanto comunicatori interni, lo vogliamo o no!”, scrivono nel rapporto.

“Nel 2017 abbiamo battezzato questo 'Effetto Office 365' e stiamo assistendo alla continua crescita di Microsoft con SharePoint e Yammer, che dominano la scena intranet e social, tagliando fuori tutte le altre realtà esistenti. L'attesissima ascesa di Workplace di Facebook è stata in realtà piuttosto fiacca e altre piattaforme digitali come Slack e Jive hanno egualmente fallito nel tentativo di guadagnare terreno negli ultimi 12 mesi. Inoltre, quest'anno stiamo notando correlazioni tra l'utilizzo di Office 365 e altre pratiche digitali, con il 56% degli utenti di Office Pack che pianificano il miglioramento di canali digitali.”

Tuttavia, è meglio che il tradizionalista dirigente del dipartimento IT, con la sua inclinazione per Microsoft, venga avvisato che c’è chi minaccia il mercato da 15 miliardi di dollari degli strumenti di produttività aziendale; nuovi player stanno arrivando per conquistare la corona, con Google e G Suite for business in testa. Gli utenti, soprattutto quelli più giovani, hanno maggiore familiarità con l'interfaccia di Google e la trovano più intuitiva e facile da usare rispetto ai sistemi Microsoft utilizzati dai genitori. Gli ex studenti che hanno utilizzato G Suite durante i loro studi, grazie alla suite che Google offre appositamente alle strutture educative, stanno oggi entrando nel mondo del lavoro e devono apprendere l’utilizzo di Office...e scoprire che non è eccezionale per la produttività. Le soluzioni intranet di Google diventano molto più attraenti con il ricambio generazionale nella forza lavoro.

In un comunicato sui guadagni dello scorso anno, Sundar Pichai, CEO di Google, ha dichiarato che il numero di organizzazioni che pagano per G Suite for business è raddoppiato fino a raggiungere più di 4 milioni; la maggior parte di queste sono piccole e medie imprese. Grandi nomi che utilizzano G Suite Apps for Business comprendono Verizon, Nielsen, Airbus, Carrefour, Whirlpool e Colgate-Palmolive. Il fatto che G Suite sia low-cost e basata su abbonamento è il motivo che in parte ha spinto anche Microsoft a rilasciare Office 365, una versione del suo software per ufficio basata sul cloud. Resta che, in qualità di offerta cloud-native, le Google app for work hanno assoluto vantaggio nel nuovo mondo.

“Le scuole e le start-up sono state gli utenti principali della suite per aziende di Google da quando il pacchetto ha debuttato nel 2006”, scrive Paresh Dave per Reuters. “Queste organizzazioni ne hanno apprezzato i prezzi bassi e le funzionalità collaborative, come ad esempio la possibilità per più utenti di modificare contemporaneamente un singolo documento ... [Ma] Circa l'80% di quasi 250 nuove funzionalità di G Suite introdotte lo scorso anno, incluso uno strumento automatizzato per la censura di dati sensibili nei file, sono state concepite primariamente per le aziende, stando a quanto dichiara Google.”


Integrazione con altri strumenti basati su cloud

Tuttavia, uno dei reali vantaggi per le aziende che utilizzano il cloud e strumenti come una intranet G Suite, deriva dalla capacità di integrazione. Quei vecchi sistemi on-premise erano la definizione per eccellenza di "silo"; per far sì che i sistemi comunicassero tra loro spesso c’era bisogno di uno sviluppatore che scrivesse risme di codice solo per permettere agli utenti di muoversi da uno strumento all’altro. L'integrazione nel cloud ha rivoluzionato il modo in cui le aziende possono far dialogare più sistemi tra loro.

Innanzitutto, ecco un rapido riepilogo dell'integrazione nel cloud, cortesia di Globalscape: “L'integrazione nel cloud è un sistema di strumenti e tecnologie che collega varie applicazioni, sistemi, repository e ambienti IT per lo scambio in tempo reale di dati e processi. Una volta combinati, i dati e i servizi cloud integrati possono essere accessibili da più dispositivi su una rete o via Internet.”

In breve, l'integrazione cloud unisce i punti e abbatte le pareti dei singoli silos. La crescita delle soluzioni SaaS ha reso fondamentale l’ottimizzazione dei processi aziendali; integrando i sistemi, si migliora la connettività e la visibilità, si consente una migliore comunicazione e collaborazione interna.

G Suite e Google Apps for Work hanno un intero marketplace di integrazioni volte a far funzionare i business in modo migliore e più intelligente. È possibile collegare la contabilità , strumenti di task management e di email marketing, sistemi di conferenza e webinar, la intranet social o digital workplace dell’azienda . Se il vostro business ha specifiche esigenze, è altamente probabile trovare integrazioni che le soddisfino all’interno del marketplace di G Suite.

Integrando i tuoi strumenti e sistemi nel cloud, hai il vantaggio di una soluzione che è sempre attiva, ha meno problemi operativi, richiede meno capitale iniziale; una soluzione che effettivamente incoraggia e aumenta la collaborazione tra i dipendenti perché realizzata proprio per la collaborazione e condivisione di file. Come osservato da Angela Rossoni in PMI.it, “il cloud computing permette di supportare una forza lavoro sempre più mobile e favorire la collaborazione fra utenti che si trovano fisicamente in luoghi diversi.”

“I vantaggi del cloud computing superano di gran lunga gli svantaggi. Deve pur esserci una ragione per cui l'85% delle imprese ha implementato una strategia multi-cloud nel corso del 2017”, scrive Nick Ismail per InformationAge. “Le sfide legate al cloud computing si sono in realtà notevolmente ridotte nell’ultimo anno rendendone più facile che mai l’adozione e l’utilizzo.”

La flessibilità e l'adattabilità offerta dalle soluzioni basate su cloud sta diventando sempre più necessaria man mano che cambia il profilo della forza lavoro. Stiamo attualmente vedendo una nuova generazione fare la sua comparsa in ufficio, rendendo questa la prima volta nella storia che si avranno quattro diverse generazioni che lavorano fianco a fianco. Ciò comporta di per sé delle sfide, il che rende la flessibilità tecnologica un must per le imprese.

Ma, come osservato in un articolo pubblicato su Panorama, “persone appartenenti a generazioni diverse tendono ad apprezzare aspetti diversi di uno spazio di lavoro flessibile”; conoscere i profili delle generazioni a lavoro diventa quindi una premessa fondamentale per poter sfruttare in modo efficace le opportunità offerte dalla tecnologia in ambito lavorativo.

Generazioni e preferenze tecnologiche

È questione di generazione: le preferenze tecnologiche cambiano con l'età

Generazione Z: siete pronti?

“La generazione Z sta conquistando la forza lavoro!” urlano i titoli dei giornali, come se l’attuale afflusso di giovani al mondo del lavoro fosse l'apocalisse zombie. Si stima che costituirà il 36% della forza lavoro entro il 2020, la Gen Z è costituita da veri nativi digitali: per loro, non esiste un’era prima di Internet, smartphone o social media e quindi cercheranno di sfruttare la tecnologia per la collaborazione. La loro assunzione di base è che tutti i dispositivi dovrebbero essere connessi.

Se pensavate che la lotta dei Millennial per trovare un equilibrio tra vita lavorativa e personale fosse accanita, vi dovrete ricredere. I membri della Gen Z danno ancora più valore a questo equilibrio; pongono maggiore enfasi sul benessere fisico, mentale e sociale e vogliono flessibilità nei loro programmi e nei loro flussi di lavoro. Come nota Gianni Rusconi all’interno della ricerca per Accenture Strategy, i nativi digitali ritengono la comunicazione, il problem solving e le capacità organizzative qualità necessarie per attrarre opportunità lavorative.

Pur essendo caratterizzata da un livello piuttosto alto di fedeltà (il 59% del campione di giovani intervistati per la ricerca dichiara infatti di voler rimanere con il primo datore di lavoro per almeno tre anni) la Generazione Z necessita comunque di incentivi per sentirsi motivata a restare e lavorare per un’azienda; primo tra tutti, investire nelle nuove tecnologie, uno tra i fattori abilitanti lo smart working tra le altre cose.

Per sopravvivere all'apocalisse causata dai membri della Generazione Z, assicuratevi di avere un digital workplace totalmente connesso pronto per loro. A tal proposito, G Suite Apps for Business e una intranet G Suite possono assicurare connessione e collaborazione continua, all’interno di una interfaccia con cui la Generazione Z è cresciuta: quella di Google.


Millennial e Google

La generazione presente in maniera più massiccia nella forza lavoro odierna (che conta oltre 80 milioni solo negli Stati Uniti, la più grande coorte della storia), i Millennial hanno dominato le discussioni sulla cultura del lavoro negli ultimi dieci anni. “Pigri narcisisti” (come li definiva la copertina del Time), sempre al telefono. La generazione “io io io”.

In ogni modo, l'impatto che i Millennial hanno avuto sulla collaborazione sul posto di lavoro non può essere sottovalutato. Questi sono i ragazzi che hanno guidato l'ascesa del co-working, degli spazi open space e della fusione dei confini tra tempo di lavoro e tempo personale. Sono esperti di tecnologia, connessi, multi-tasker: a titolo esemplificativo, il 19% dei giovani impiegati nel Regno Unito ha due o più posti di lavoro.

Sono in cerca di gratificazioni immediate e sono anche molto meno leali dei loro predecessori; uno studio generazionale Deloitte ha rilevato che il 43% dei Millennials considera di lasciare il proprio posto di lavoro entro due anni - considerando l'economia dei “lavoretti temporanei” una valida alternativa - e solo il 28% si vede a lavorare alle dipendenze dello stesso datore di lavoro per più di cinque anni.

Per trattenerli all’interno dell’azienda, è possibile sfruttare (in maniera ponderata) le potenzialità del gaming sul posto di lavoro, applicandolo in particolare in campo di Comunicazioni Interne (offrire ricompense per la collaborazione online è solo uno dei tanti esempi). Bisogna tuttavia, assicurarsi di possedere la tecnologia adatta allo scopo. Una soluzione intranet Google può fungere da portale per tutto ciò di cui i Millennial hanno bisogno, trasformando lavoratori che si distraggono facilmente in lavoratori produttivi.


La flessibilità della Generazione X

È facile trascurare l’impatto che hanno avuto sul mondo considerando che si trovano tra i Boomers e i Millennial, ma Lenmark Anthony Baltazar sostiene che la Generazione X, spesso dimenticata, in realtà è stata l'architetto degli uffici produttivi del 21 ° secolo: gli spazi aperti, i pasti gratuiti, il design creativo e i giardini sontuosi sono stati generalmente installati dalle dirigenze appartenenti alla Gen X.

Sono cresciuti giocando ai videogiochi e ricordano quando i luoghi di lavoro hanno iniziato a diventare digitali - la maggior parte di loro si trovava all'inizio della propria carriera -, un processo emozionante. Ricordano il fax lasciare spazio alle email e queste ultime lasciare spazio, a loro volta, alle intranet social; ai giorni nostri, trascorrono in generale più tempo collegati ai loro dispositivi e hanno un minore equilibrio vita-lavoro rispetto alla loro controparte Millennial (secondo un rapporto Nielsen del 2016). Sono più propensi dei Millennial a usare il telefono a tavola e portano questa intensa esigenza di connettività sul posto di lavoro.

A rischio di sembrare contraddittori, i lavoratori della Generazione X tendono a cercare di evitare distrazioni; sono manager coinvolti ma allo stesso tempo preferiscono lasciare i propri dipendenti liberi di portare a termine il proprio lavoro, come afferma Gwen Moran per Fast Company. Questi sono, dopo tutto, gli stessi bambini che tornavano a casa da scuola da soli e badavano a sé stessi fino a quando i loro genitori Boomer tornavano da lavoro.

“Fin dalla tenera età, hanno avuto la libertà di prendere decisioni e sono stati lasciati soli a organizzare il loro tempo, a sbrigare le loro faccende e a svolgere i compiti prima che i loro genitori tornassero a casa. Questo ha contribuito a rendere molti manager della Generazione X imprenditoriali e indipendenti nel loro stile di gestione, il che può rappresentare una sfida per le loro controparti Millennial e per i loro diretti sottoposti che spesso bramano più feedback e maggiore interazione”, scrive la giornalista.

Un lavoratore della Generazione X è a suo agio con la tecnologia e si aspetta un ambiente di lavoro sempre attivo, quindi non sarà felice di dover stare in ufficio per parlare con i colleghi fino a tardi o di accedere a documenti per una correzione dell'ultimo minuto a mezzanotte. L'utilizzo delle Google apps for work consentirà loro l'accesso a Documenti, Drive, e a una intranet per la online collaboration basata su cloud, garantendo la flessibilità e la connessione che desiderano.


Anche i Baby Boomer usano la tecnologia

Per la prima volta, abbiamo quattro generazioni presenti nel mondo del lavoro: Generazione Z, Millennial, Generazione X e… la generazione dei Baby Boomer, sorta nel dopoguerra, non ancora pronta ad andare in pensione. Le aziende devono essere attente a non rischiare di alienare gli impiegati più anziani implementando forme di digital workplace troppo estreme.

Questi ragazzi hanno una forte etica del lavoro, lavorano più a lungo e durante i fine settimana e sono amanti dei business gerarchizzati. Hanno anche decenni di esperienza alle spalle, che le aziende dovrebbero cercare di sfruttare e catturare attraverso la condivisione di conoscenze. Ai Boomer piace sentirsi apprezzati all'interno dell’organizzazione - sono gli artefici dello stakanovismo - ma preferiscono comunicare di persona, spesso in un modo molto formale che può far sentire i lavoratori più giovani frustrati.

Ciò nonostante, una recente ricerca condotta da Spaces evidenzia come le nuove forme di lavoro agile - per meglio intendersi, quelle che ricadono all’interno del fenomeno dello Smart Working - abilitate da digitalizzazione, progresso tecnologico e crescente connettività sul posto di lavoro, siano apprezzate non solo dalle generazioni più giovani ma anche dai Baby Boomers. La flessibilità garantita dalla tecnologia conquista anche i dipendenti in fasce d’età più avanzate perché promettente in termini di maggiore produttività ed efficienza; per il 62% dei Baby Boomers la flessibilità sul luogo di lavoro accresce la motivazione tra i lavoratori, il 55% ritiene che offra nuove opportunità aziendali e progettuali, mentre il 75% è convinto che sia la principale via per reclutare e trattenere i talenti migliori.

Il loro approccio nei confronti dello Smart Working diventa ancora più sorprendente nel momento in cui si pensa che i Baby Boomers sono la generazione in assoluto più lontana da qualsiasi cosa possa essere connessa all’ambito di tecnologia e innovazione. Hanno dovuto imparare e adattarsi alle diverse tecnologie man mano che il mondo si è evoluto, ma ciò non significa che non abbiano valide opinioni su modi migliori e più efficienti per instillare collaborazione e comunicazione sul posto di lavoro digitale. Il consiglio è quello di non ostacolare l’implementazione e utilizzo di una intranet G Suite o delle Google apps for work temendo che non siano soluzioni adatte ai dipendenti Boomer: sono infatti lavoratori estremamente adattabili. E non bisogna dimenticare che molti di loro sono attivi su Facebook, quindi la collaborazione online social è nella loro natura.


Le migliori pratiche per comunicazioni intergenerazionali

Ai giorni nostri, la stragrande maggioranza della forza lavoro è in grado di utilizzare la tecnologia, anche chi non si sente pienamente a proprio agio con essa; significa quindi che tutto questo discorso sulle preferenze generazionali è in realtà una falsa pista? La guru della Comunicazione Interna Helen Deverell, di Helen Deverell Communications, ha una cosa o due da dire in materia.

“Negli ultimi anni si è discusso parecchio sull’impatto che i Millennial e la Generazione Z avranno sul luogo di lavoro, in particolare in relazione al digitale. Sì, sono cresciuti come nativi digitali, ma la tecnologia ha sconvolto il mondo in cui viviamo e la maggior parte delle persone, qualunque sia la loro demografia, interagiscono con la tecnologia ogni giorno”, afferma Deverell.

“Conduco spesso controlli interni in campo di comunicazione e le ragioni per le quali le persone non utilizzano strumenti di social collaboration o digital workplace a lavoro dipende frequentemente dal fatto che non hanno tempo, il contenuto non è pertinente o nessuno ha spiegato loro lo scopo dello strumento stesso. Molto raramente il motivo è perché non si sentono a proprio agio nell'usare la tecnologia.”

Deverell suggerisce che segmentare l'audience interna per generazione è un po’ “troppo semplicistico”; le decisioni in campo di comunicazione sono più probabilmente influenzate da fattori come ruolo, dipartimento, disponibilità di informazioni necessarie ai dipendenti per svolgere il proprio lavoro, il fatto che i dipendenti lavorino in ufficio o da remoto e così via.

Continua “Gli studi hanno dimostrato che i Millennial sono una generazione estremamente laboriosa e si aspettano determinate cose dal posto di lavoro, come rapido avanzamento di carriera e flessibilità. Tuttavia, questi sono aspetti che senza dubbio molti dipendenti di tutte le età vorrebbero vedere nelle loro organizzazioni.”

“Penso ci siano altri modi in cui possiamo segmentare il nostro pubblico, metodi che sarebbero molto più efficaci. Tuttavia, se si stanno introducendo strumenti di comunicazione digitale, consiglierei sempre di offrire corsi di formazione, nominare rappresentanti entusiasti della nuova tecnologia (e ciò non significa necessariamente solo Millennials e giovani della Generazione Z) e fornire un supporto continuo.”

“Se implementati nel modo giusto, gli strumenti di social collaboration possono essere una grande aggiunta alla suite di canali di comunicazione interna. Ma la sfida che devono affrontare molti team di comunicazione interna è far sì che i dipendenti restino interessati anche dopo la fase di lancio iniziale.”

“E, naturalmente, ci sono alcune organizzazioni in cui il digitale non è la strada giusta da percorrere, o perché c'è una forza lavoro più anziana o perché il modo di lavorare e la cultura non lo giustificano. Mai presumere che, poiché il mondo sta diventando digitale, la vostra organizzazione debba necessariamente introdurre più canali di comunicazione digitale. Prima di investire in uno strumento che potrebbe rivelarsi inadatto, è fondamentale svolgere alcune ricerche per conoscere a fondo la propria azienda e in che modo i dipendenti preferiscono comunicare.”


PP Intranet definizione

Le intranet sono molto più di un semplice canale di comunicazione

Aspetta, cos'è una intranet?

Abbiamo già parlato tanto di questa intranet, ma forse ti starai chiedendo cosa intendiamo per “intranet”; dopo tutto, ha assunto così tante forme negli ultimi 30 anni che ognuno ha sviluppato una diversa visione in materia.

Diamo un'occhiata a G2 Crowd, un sito per confrontare software leader del settore, per far chiarezza su ciò che esattamente viene classificato come una “intranet”:

Una intranet è una rete riservata e privata per comunicazioni interne, ospitata online. Ogni intranet è in genere accessibile da un gruppo specifico di persone, ad esempio i membri di un team o di un'azienda. Una intranet aziendale esiste per fornire al personale un luogo centrale per lavorare insieme, condividere contenuti multimediali, comunicare, formarsi, dare e ricevere feedback, o collaborare su una varietà di incarichi. Le intranet aziendali sono comprese nella categoria ombrello “collaborazione e produttività”. Mentre i collaboration tools riuniscono gli utenti su una piattaforma software condivisa, le intranet aziendali riuniscono gli utenti attraverso un portale condiviso. Questi portali possono essere configurati in base alle esigenze di ogni singola azienda.

Pertanto, una intranet aziendale offre la possibilità - attraverso l'accesso a un portale, come ad esempio una intranet G Suite - di collaborare, comunicare e condividere con i colleghi, aumentando di conseguenza la produttività. Il coinvolgimento digitale dei dipendenti ottenuto per mezzo di una intranet può fare la differenza tra una forza lavoro impegnata e una disimpegnata e dovrebbe essere parte integrante del percorso di trasformazione digitale di qualsiasi azienda.

La guida comparativa alle intranet di Happeo evidenzia quattro fattori come vantaggi legati all’implementazione di una intranet aziendale: collaborazione, comunicazione, comunità e informazione.

  • Collaborazione, consiste nel consentire ai team di lavorare meglio insieme. Funzionalità comuni includono la possibilità di modificare documenti, discutere e fare brainstorming, oltre a poter scegliere di portare il digital workplace sempre con sé grazie al supporto mobile.
  • Comunicazione, significa fornire le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto: l'essenza di ogni buon team di Comunicazione Interna. L'obiettivo qui è assicurarsi che tutti abbiano una linea comune da seguire, che tutti comprendano gli obiettivi aziendali e che creino un flusso di comunicazione bidirezionale.
  • Comunità, un fattore fondamentale. I team più efficaci sono quelli che si sentono parte di qualcosa di più grande e si sentono supportati; quindi, creare una sensazione di comunità tra i dipendenti è importante e può essere un processo agevolato con l'uso di uno strumento di digital workplace.
  • Informazione, significa che le persone possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro nel modo migliore. Avere informazioni su misura per ogni individuo significa che ogni accesso è rilevante per ciascun utente.

Migliorare la comunicazione e il coinvolgimento con una soluzione intranet

Solo il 15% dei dipendenti a livello globale dichiara di sentirsi attivamente coinvolto a lavoro. Gloria Lombardi scrive per Marginalia: “Sono finiti i giorni in cui il posto di lavoro era semplicemente uno spazio fisico in cui i dipendenti si recavano durante le normali ore d'ufficio. L'ambiente sempre connesso e caratterizzato da accesso istantaneo del 21° secolo ha reso confusi i confini del luogo in cui il lavoro effettivamente accade.

“Tenendo presenti gli effetti negativi del mancato coinvolgimento dei dipendenti, qualsiasi azienda dovrebbe cercare opportunità per migliorare sotto questo punto di vista. Dovrebbe essere scontato considerare una intranet funzionale e utilizzabile un passo positivo in questa direzione. Impiegati che fanno buon uso della rete intranet molto probabilmente avranno migliori performance, saranno più produttivi e coinvolti di coloro che al contrario non si servono dello strumento.”

Quindi, in che modo una rete intranet riesce a migliorare l’engagement dei dipendenti? Una migliore comunicazione è il primo e ovvio fattore. Una intranet - di qualsiasi tipo essa sia, sia una soluzione intranet Google o Office 365 o una delle miriadi di altre piattaforme esistenti - associata ad integrazioni, connette i dipendenti, a prescindere da dove si trovino. La funzionalità notizie e le capacità editoriali aiutano a tenere il personale informato su progressi, incarichi e vicende generali. In generale, può aiutare i dipendenti a sviluppare un sentimento di orgoglio e vedere uno scopo nell’operato del proprio datore di lavoro.


Uno strumento per aumentare produttività e collaborazione

Produttività non significa solo fare di più, ma ha a che fare anche con il modo in cui gli incarichi vengono completati. Qualsiasi azienda può richiedere di più ai propri lavoratori, ma a meno che l'efficienza operativa non venga sostanzialmente migliorata, è molto probabile che questo “di più” proverrà da un tempo più lungo speso a lavorare e dipendenti sempre più stanchi.

Una intranet ben collegata e organizzata può aiutare gli impiegati a mettersi in contatto con il giusto collega per risolvere un problema, trovare il giusto documento per un lavoro particolare o il giusto modulo di formazione per migliorare le proprie competenze. La funzionalità di ricerca e una strategia coerente di gestione dei contenuti sono fattori fondamentali, così come garantire che tutta la documentazione e gli articoli abbiano forti metadati per alimentare tale ricerca.

Le intranet aziendali fungono anche da portale per convogliare le applicazioni di cui i dipendenti necessitano per svolgere il proprio lavoro efficacemente. La home page della intranet dovrebbe poterli indirizzare agli strumenti di cui si servono per la creazione dei documenti, alla directory del personale, ai loro sistemi di chat. Tutto ciò consente loro di risparmiare il tempo che impiegherebbero per cercare lo strumento giusto o la persona giusta per portare a termine il lavoro, incrementando come conseguenza diretta il tempo per concentrarsi sulla produttività attraverso le Google apps for work o la loro app preferita.


Mobilità: parola d’ordine (soprattutto per chi non lavora su una scrivania)

Intranet ha assunto un nuovo significato nell'era del digital workplace. In precedenza, era incredibilmente difficile comunicare con forze di lavoro veramente mobili, come lavoratori che sono fuori in strada per tutto il giorno, non dipendono da una scrivania per svolgere le proprie mansioni o lavorano in aziende caratterizzate da una cultura “senza ufficio” (basti pensare agli operai). Il digital workplace ha costruito quel ponte, consentendo ai lavoratori di accedere alle informazioni aziendali e lavorare insieme senza essere fisicamente presenti “in azienda”.

Una ricerca condotta da IWG ha rilevato che il 49% degli impiegati lavora da remoto per più di metà settimana, con più di 1 su 10 (12%) che lo fa per tutti i cinque giorni lavorativi. Lo studio ha anche evidenziato che le organizzazioni riconosciute per offrire strategie di lavoro flessibile hanno ottenuto benefici da questa politica aziendale, tra cui aumento della produttività (82%) e competitività (87%).

Mauro Mordini, country manager di Regus (azienda facente capo a IWG) in Italia, è sicuro di poter affermare che: “Il punto di svolta non è poi così lontano. Presto parleremo di lavoro flessibile come della forma più utilizzata” e in questo scenario tecnologia e digitalizzazione avranno ruoli da protagoniste.

Attraverso intranet e strumenti di collaborazione cloud, i colleghi possono lavorare insieme sullo stesso documento in tempo reale, possono mettere in luce un ottimo lavoro e ringraziare le persone per il loro aiuto, possono accedere ai sistemi di gestione delle risorse umane per riservare giorni di ferie o registrare giorni di malattia. Una intranet G Suite rende ciò possibile attraverso Google Drive e gli strumenti di collaborazione di Google, tra cui Google Docs, Google Sheets e Google Forms. La intranet moderna è molto più di un canale di notizie, è la linfa vitale di qualsiasi organizzazione, grande o piccola.


Le migliori pratiche per sviluppare un progetto intranet, da un esperto del settore

Charles Fenoughty, Digital Director presso Sequel Group (agenzia pluripremiata di Comunicazione Interna), afferma che la intranet aziendale ha fatto strada negli ultimi decenni ma che il termine è vecchio, quindi può assumere significati diversi per persone diverse:

  • La intranet degli anni '90, un portale aziendale centrale per accedere a strumenti pratici.
  • La intranet degli anni 2000, la bestia onnicomprensiva di notizie, processi, moduli, politiche e procedure.
  • La intranet del 2010, il digital workplace con funzioni social.

Fenoughty, tuttavia, preferisce pensare alla intranet come a uno strumento informativo di pubblicazione aziendale, che costituisce la parte centrale di un digital workplace. È un sito gestito centralmente per la diffusione di notizie aziendali ufficiali, informazioni fondamentali “per svolgere il mio lavoro” e metodi di lavoro: qualcosa che permetta ai dipendenti di lavorare bene e in maniera consistente fin dal primo giorno.

Ritiene che anche le aziende più piccole abbiano bisogno di una rete intranet in quanto questi portali sono una parte vitale del lavoro; la documentazione ufficiale, i processi e i metodi di lavoro devono pur essere tenuti in qualche luogo centrale e facilmente accessibile.

“Ogni lavoratore ha tre esigenze per poter portare a termine il proprio lavoro: informazione, comunicazione e collaborazione”, afferma Fenoughty. “Tutti questi aspetti devono essere soddisfatti da qualcosa, che si tratti di una intranet o di un digital workplace dipende totalmente dall'interpretazione delle persone. Ecco perché dico che la “intranet editoriale aziendale” è la sola fonte ufficiale di verità, gestita centralmente e altamente governata. Se è formale, centralizzata e gestita, significa che è affidabile e quindi vitale e necessaria.”

Il motivo per cui “le orribili bestie megalitiche chiamate intranet della fine degli anni 2000 e dei primi del 2010" hanno fallito è rintracciabile nel fatto che queste cercavano di essere “tutto” per tutti gli impiegati. Ciò è risultato in una realtà complessa, caratterizzata da confusione e scarsa ricercabilità di funzioni e contenuti.

L’ideologia di Sequel Group in merito è invece quella di abbracciare una suite (G Suite vs Office 365) per il digital workplace che includa:

  • Una intranet aziendale semplificata, per informazioni attendibili e annunci di notizie ufficiali.
  • Un ambiente più coinvolgente, per letture più profonde e lunghe che permettano di conoscere i leader del business, la dirigenza e la strategia aziendale.
  • Un luogo centrale piacevole, che invogli gli impiegati a interessarsi.

La chiamano strategia “mani, testa e cuore”, dove “le mani” sono le informazioni pratiche necessarie per lavorare, “la testa” aiuta a capire la direzione del business, e “il cuore” rende i dipendenti fieri difensori dell’azienda.

La saggezza di Fenoughty suggerisce di pensare in un ordine specifico nel processo di sviluppo di una intranet aziendale: definire il bisogno della propria azienda, lavorare sui contenuti e pensare alla piattaforma in ultimo. “La scelta migliore è non attivare nulla fino a quando non hai compreso cosa realmente funzionerebbe per la tua azienda. La tecnologia che utilizzerai conta in ultimo fintanto che ti concentri su una chiara definizione del canale, sulla comprensione di cosa mettere dove e per quale pubblico, e sulla produzione di contenuti di grande qualità. Mi piace quando le organizzazioni pensano alle loro persone e ai loro bisogni prima di scegliere una soluzione.

“Pianificare e eseguire correttamente l’obiettivo definito per l’azienda supera di gran lunga in importanza la scelta dello strumento.”

L'ascesa di G Suite

L'ascesa dell'ambiente G Suite e della intranet G Suite

Google e la collaborazione: cos'è G Suite?

Precedentemente noto come “Google Apps for work”, fino a quando non è stato rinominato nel 2016, G Suite è il nome dato al gruppo di strumenti di produttività, creazione e collaborazione di Google. È qui che troverai l'onnipresente Gmail, oltre a:

I consumatori hanno accesso a queste app gratuitamente, ma l'esca per le aziende è la possibilità di ottenere un dominio personalizzato e ulteriori strumenti di amministrazione e impostazioni avanzate attraverso la Console di amministrazione e Google Vault, oltre alla lavagna interattiva digitale Jamboard e alla piattaforma di sviluppo di app App Maker disponibile per alcuni piani tariffari.

Esistono tre diversi piani tariffari per G Suite for business, con un costo che varia in base al numero di utenti e ai servizi ai quali si vuole avere accesso: ad esempio, i piani tariffari Business e Enterprise permettono di accedere a una piattaforma di sviluppo low-code di app e forniscono uno spazio di archivio cloud illimitato con Google Drive; vantaggi che potrebbero essere esagerati per una piccola azienda o una startup.

L'ascesa di G Suite è stata talmente eccezionale che nel 2011 Microsoft ha lanciato la sua suite basata su cloud, Office 365, in parte come reazione agli sforzi di Google.


Per chi è l’ideale?

“L'ecosistema di app e strumenti di collaborazione di Google è stato un fattore determinante per noi quando abbiamo scelto come lavorare”, afferma Lee Dobson, Responsabile della Strategia di Bulldog Digital Media. “G Suite è stata una scelta naturale per noi come azienda, soprattutto perché stavamo crescendo così velocemente che avevamo bisogno di un sistema che fosse in grado di scalare rapidamente tanto quanto la nostra organizzazione. G Suite for business è esattamente quel sistema!”

Con membri del team sparsi in tre città, la collaborazione è stata un elemento chiave per le decisioni operative di Bulldog: “Come agenzia tendiamo a fare un sacco di lavoro collaborativo e di solito condividiamo documenti tra vari dipartimenti; quindi essere in grado di lavorare insieme sui documenti, pur non essendo fisicamente presenti nello stesso ufficio, significa poter lavorare in modo efficace ed efficiente.”

I vari team di Bulldog si servono di diversi strumenti G Suite, ma i principali sono Google Drive, Gmail, Google Documenti, Google Fogli e Google Calendar.

“Gli strumenti di collaborazione e di email semplificano le attività quotidiane”, afferma Dobson. “G Suite for business si collega anche ad altri nostri strumenti, come HubSpot, il che velocizza ancora di più le attività.”

Un caso analogo si ritrova in Rock Salt Consulting, una startup con sede a Londra che aiuta altre startup a crescere. “Abbiamo iniziato con Microsoft Office”, afferma la Director Jessica Williams-Chadwick, “ma la comunità freelance di cui faccio parte utilizza G Suite e sono rimasta colpita dalla sua flessibilità e facilità di utilizzo.

“Il passaggio è stato facile. Abbiamo ottenuto indirizzi email personalizzati che sembrano più professionali e preferisco il “feel” di G Suite. C’è da dire comunque che utilizzavo già diverse applicazioni Google nella mia vita personale non-professionale e ciò significa che non ho dovuto abituarmi a utilizzare un sistema del tutto nuovo.”

Rock Salt Consulting era decisa a dotarsi di una intranet e di un tipo di collaborazione basate su cloud, quindi i collaboration tool di Google sono stati la scelta più ovvia.

“Una soluzione basata su cloud era qualcosa di molto importante per noi in quanto il nostro business è mobile e flessibile. Ciò significa che lavoriamo da diversi luoghi: casa, caffetterie, spazi di co-working e condividiamo spesso i computer, quindi la chiave per il successo della nostra attività è l’archiviazione online, per rendere tutto accessibile e condivisibile. Utilizziamo sempre Google Documenti per la collaborazione, sia interna che esterna, e anche l'integrazione del calendario è particolarmente utile.

“Oggigiorno, la funzionalità di un prodotto o sistema operativo è diventata più o meno una condizione di base; la scelta si gioca attorno alla Esperienza Utente e ciò con cui le persone si trovano a proprio agio. In qualità di startup, abbiamo trovato che G Suite for business si adattasse perfettamente alla nostra realtà: il modo in cui lavoriamo e collaboriamo con i clienti si sposa con il software e la flessibilità delle Google apps for work ci permette di mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.”

Ma non sono solo le startup e le agenzie; la catena di supermercati britannica Morrisons, il marchio di moda GANT, il Canada Games Council, Colgate-Palmolive e la compagnia assicurativa Generali Hungary testimoniano l'ampiezza delle aziende che stanno sfruttando al massimo la produttività e la collaborazione offerte da G Suite per aziende.

Anche in Italia, le realtà che hanno adottato le soluzioni di Google Business appartengono un po’ a tutti i settori economici e non si tratta esclusivamente di aziende di piccole e medie dimensioni. Tra i nomi delle imprese migrate sul cloud di Google spiccano Yamamay - che ha trovato in G Suite il miglior modo per mettere in collegamento gli oltre 60 negozi italiani e le diverse sedi aziendali localizzate in Italia, Spagna e Cina Popolare -, Salmoiraghi & Viganò, l’azienda trasporti pubblici Atv Verona, la casa di produzione di fiction televisive Lux Vide, una grande firma quale Roberto Cavalli.


I vantaggi del Single Sign On (autenticazione unica) di Google

E, naturalmente, uno dei grandi vantaggi di G Suite for business è che puoi utilizzare il login Google per tutti gli strumenti e le app. Questo da solo consente di risparmiare tempo e aumentare la produttività eliminando la necessità di effettuare diversi accessi a più sistemi e, per citare altri vantaggi, incrementa la sicurezza dato che non ci sarà più bisogno di lasciare foglietti o post-it pieni di informazioni di accesso appesi in giro.

Inoltre, è semplicissimo passare da un account Gmail a un altro, tanto da desktop quanto da dispositivo mobile: basta toccare l'icona e scegliere l'account che si desidera visualizzare. È questo tipo di UX (Esperienza Utente) che sta attraendo sempre più giovani utenti verso gli strumenti di collaborazione di Google.

Il Single sign-on e le modalità di login a Google sono una seconda natura per Millennial e membri della Generazione Z. Sono cresciuti in un mondo che non funziona per “unità a sé stanti”, un mondo in cui è possibile passare rapidamente da un sito all'altro senza dover accedere ogni volta, e qualsiasi azienda che cerchi di costringerli a vivere una realtà diversa da questa è un'azienda che evidentemente non ha a cuore il proprio futuro.


Che impatto ha avuto G Suite in ambito professionale?

Google ha incaricato l’agenzia di ricerca Forrester Consulting di condurre uno studio sull’Impatto Economico Complessivo (Total Economic Impact - TEI) del valore che i clienti Google hanno detratto dall’implementazione di G Suite. L’agenzia ha misurato l'impatto economico totale prendendo in considerazione un periodo di tempo di tre anni, nel corso dei quali le sei organizzazioni intervistate (clienti G Suite) sono passate da un’infrastruttura on-premise alla soluzione basata sul web. Aggregando i dati raccolti hanno quindi creato una società composita: una società globale di servizi multinazionali B2B con 10.000 dipendenti che utilizzano G Suite e 4 miliardi di dollari di fatturato annuale.

L'organizzazione composita ha ottenuto alcuni grandi vantaggi dall’utilizzo di G Suite:

  • Un ritorno sull'investimento (ROI) del 304% in tre anni, rettificato in base al rischio.
  • 8 milioni di dollari in efficienze collaborative (lavorare insieme in tempo reale permette ai dipendenti di risparmiare fino a due ore alla settimana).
  • 5 milioni di dollari in benefici legati alla mobilità (la possibilità di lavorare ovunque e partecipare a riunioni da remoto).
  • 4 milioni risparmiati sui costi IT (disattivazione di server, software e sistemi telefonici).

Google Intranet

La intranet Google: qual è la migliore intranet per G Suite?

A cosa prestare attenzione quando si cerca una intranet per G Suite

Considerati tutti gli strumenti di collaborazione e comunicazione inclusi in G Suite for business, probabilmente ti starai ora domandando se davvero la vostra organizzazione necessita di una “intranet”. Ed è vero, tutte le esigenze di collaborazione, archiviazione e comunicazione possono essere gestite attraverso le varie app e strumenti disponibili all’interno della suite.

L’intera filosofia di G Suite si basa sul fornire all’utente tutto ciò di cui ha bisogno in un unico pacchetto: ogni cosa necessaria per svolgere il proprio lavoro nel modo migliore, da qualunque parte del mondo, utilizzando qualsiasi dispositivo.

Le Google apps for work sono state sviluppate attorno alle quattro aree di maggiore interesse per il reparto IT e i team di comunicazione. Per dirlo con le parole scelte da Google stessa, si tratta delle capacità di:

  • Connettere: per raggiungere i colleghi ovunque si trovino.
  • Creare: per dare vita a progetti.
  • Dare accesso: per archiviare i file e trovare ciò di cui si ha bisogno, all'istante.
  • Controllare: per gestire utenti, dispositivi e dati in modo sicuro e semplice.

Tratteremo ora più nello specifico ciascuno di questi quattro aspetti, analizzando come G Suite li gestisce.


Connettere la forza lavoro

Prima per ordine di importanza, perché la vostra azienda non può funzionare senza “connessione”. Molto probabilmente lo strumento più utilizzato e più famoso di Google, al di là del motore di ricerca, è Gmail; con G Suite si ottiene un sistema di posta elettronica sicuro, privato e senza pubblicità per l'intera azienda.

Gli amministratori IT possono gestire centralmente gli account sia dell'organizzazione che dei dispositivi, mentre i dati sono archiviati in modo sicuro nell'ambiente web di Google. Strumenti di migrazione sono disponibili per facilitare il passaggio di dati da ambienti obsoleti, compresi Lotus Notes e Microsoft, spostando il focus della questione “G Suite vs Office 365” più intorno all’usabilità che non attorno al “continuiamo per questa strada perché questa è quella che abbiamo percorso da sempre”. E a differenza dell’account Gmail personale, G Suite ti offre un indirizzo email personalizzato (“@la tua azienda”), oltre alla possibilità di creare mailing list di gruppo.

Oltre alle email - e a un'app di calendario piuttosto semplice che fa esattamente ciò che ti aspetteresti, inclusa la possibilità di verificare la disponibilità dei colleghi e definire calendari condivisi - G Suite connette i colleghi tramite Hangouts.

Hangouts Chat è definita come piattaforma di messaggistica “creata per team” per consentire una collaborazione facile ed efficiente, a partire dai messaggi diretti fino alle conversazioni di gruppo. È inoltre possibile creare stanze virtuali per ospitare progetti, ognuna delle quali può supportare fino a 8.000 membri; sono particolarmente d’aiuto per monitorare i progressi e per le attività di follow-up.

Hangouts Meet è la Google app for work per videoconferenze di lavoro che grazie alla profonda integrazione delle app incluse nella suite elimina la necessità di riservare spazi su software esterni e assicurarsi che tutti i membri abbiano il link giusto (cosa che di solito posticipa l'inizio di una riunione di almeno di 10 minuti, giusto?!). Hangouts rende possibile invitare le persone direttamente dalla schermata stessa della videochiamata o accedere cliccando sull’evento su Calendario o invito ricevuto tramite email; ciò indipendentemente dal dispositivo che si sta utilizzando. Esiste persino un Hangouts Meet hardware kit specifico, per rendere le videoconferenze ancora più efficienti.

E tutto ciò funziona insieme, in modo profondamente integrato. Ad esempio: puoi collaborare su Google Documenti dalla chat di Hangouts, il bot di Meet si integra direttamente con il Calendario per pianificare riunioni per te, l’aggiunta di un meeting su Calendar crea automaticamente un Hangout. È anche possibile avviare un Hangout (vocale o video) da Gmail, per quelle volte in cui il botta e risposta tramite email diventa eccessivamente lungo ed è più semplice e veloce parlarsi.


Creare ed eseguire progetti in modo trasparente

Una volta che è possibile comunicare, è necessario poter creare documenti. G Suite for business ha ciò che ti aspetteresti, ma aggiunge un tocco di Google alla produttività:

  • Google Documenti, la versione pimpata di Microsoft Word, è uno strumento di creazione online che consente la collaborazione in tempo reale sui documenti e la condivisione facile, anche con chi non è parte del dominio aziendale.
  • Google Fogli è un'app di fogli di calcolo collaborativa, intelligente e sicura, basata su cloud; consente di ottenere rapidamente informazioni approfondite, è potenziata da Google AI con la possibilità di acquisire dati da più fonti, tra cui BigQuery.
  • Google Presentazioni è l'app che consente di creare e modificare raffinate presentazioni direttamente dal browser; segue il tema della collaborazione in tempo reale di altre app di G Suite e garantisce che tutti lavorino sulla stessa versione aggiornata del file.

G Suite possiede anche altre opzioni, non necessariamente disponibili come predefinite insieme agli altri sistemi di produttività e collaborazione:

  • Google Moduli consente di creare facilmente sondaggi e moduli: il migliore amico di chi si occupa di Comunicazione Interna!
  • Keep è la “lista di cose da fare” online che consente la collaborazione con gli altri membri del team e invia promemoria per restare sempre al passo con il proprio lavoro, sincronizzandosi tra i vari dispositivi.
  • Google Sites è il creatore di siti web di Google per principianti, che consente anche a chi non possiede competenze in campo di programmazione di creare un sito web; mette a disposizione anche un template per intranet.
  • La Jamboard è - sì, non è uno scherzo - una lavagna basata su cloud; è possibile accedervi gratuitamente tramite G Suite for business. Tuttavia, scrivere con il mouse potrebbe essere un po’ complicato; quindi, a meno che non abbiate uno stilo e touchscreen (tablet, forse?) disponibili, potreste dover acquistare un’apposita Jamboard per il vostro posto di lavoro.
  • Giungendo ai limiti estremi, G Suite offre anche App Maker nelle edizioni Business e Enterprise; sono necessarie competenze da sviluppatore per utilizzare propriamente questa app, ma è un ambiente di sviluppo low-code.

Cosa significa tutto questo per il vostro business? Beh, immagina un team di Comunicazioni Interne abilitato a creare una intranet, eseguire sondaggi, definire programmi di formazione, tenere i colleghi informati sugli sviluppi, promuovere il brainstorming negli uffici, mettere a punto una strategia per poi presentarla alla dirigenza tramite videochiamata, il tutto senza bisogno di ricordare un milione di credenziali di accesso o rischiare di incorrere in interruzioni di linea a metà chiamata. Questo è ciò che G Suite e una soluzione intranet Google rendono possibile.


Accedere a qualsiasi cosa da qualsiasi luogo

Archiviare file importanti su desktop e inviare email contenenti più versioni dello stesso documento non è un modo produttivo né efficiente di lavorare, ma si tratta di un modus operandi generalmente accettato al giorno d'oggi. Il cloud computing comporta che non dobbiamo più operare in questo modo e l'app Google Drive di G Suite rappresenta l'alternativa perfetta.

Grazie a Drive, le aziende possono archiviare, accedere e condividere file in un unico luogo protetto, e tali file sono accessibili da qualsiasi luogo su qualsiasi dispositivo. Lo streaming direttamente dal cloud consente inoltre di risparmiare spazio su disco o server, risparmiando anche i costi dell'infrastruttura IT.

Gli algoritmi di ricerca di Google, tra cui la ricerca predittiva, consentono di trovare tutto ciò di cui si ha bisogno in modo rapido e semplice, setacciando all’interno delle app di G Suite, tra cui Gmail, Google Documenti e altro ancora. Ciò significa che non sarà più necessario scorrere all'infinito attraverso risultati di ricerca sbagliati solo per trovare quel documento su cui stavi lavorando la scorsa settimana.


Controllare gli accessi e gli utenti in modo sicuro

Tutto questo sembra assolutamente fantastico, ma ti starai chiedendo “cosa dirà il Responsabile del dipartimento IT quando presenterò il piano per il passaggio al cloud e ai collaboration tool di Google” ... vero? Prova a farli felici con questo: la Console di amministrazione garantisce una gestione centralizzata attraverso le funzionalità integrate di Cloud Identity per gestire gli utenti e dà la possibilità di impostare opzioni di sicurezza come la verifica in due passaggi e le chiavi di sicurezza.

E poiché si tratta di G Suite, tale Console è gestibile da qualsiasi dispositivo, ovunque ci si trovi. Ad esempio, nello sfortunato caso in cui si dovesse ricevere un avviso su un tentativo di phishing a mezzanotte, sarebbe possibile gestire l’emergenza comodamente dal proprio letto anziché doversi trascinare fino all’ammuffita stanza dei server in ufficio.

Che dire dei dati obsoleti, però? Non tutte le informazioni necessitano di essere conservate per sempre. Il Vault consente di archiviare dati aziendali contenuti in prodotti G Suite, tra cui Gmail, Google Drive, Teams Drive, Google Groups e Google Hangouts. È possibile impostare criteri di conservazione sul contenuto supportato o per unità specifiche, e tracciare e conservare i dati registrati per eventuali controlli legali.

È chiaro quindi che G Suite for business è un sistema affidabile, che garantisce il livello di sicurezza e controllo richiesto persino dal più esigente dei Responsabili IT.


Per quale motivo Google Sites non è sufficiente

Avrai notato che Google Sites è stato già menzionato diverse volte in precedenza e, diciamocelo, molto probabilmente stai leggendo questo articolo perché sei alla ricerca di una intranet G Suite; perciò potrebbe sembrare che le tue preghiere siano state esaudite. Google Sites si presenta come un modo per “creare facilmente siti di grande impatto per team” che “appaiono meravigliosi su tutti gli schermi”, “il tutto senza necessità di apprendere nulla in materia di programmazione”. Con una proposta di vendita del genere, non c'è da meravigliarsi se gli utenti si affollano a sceglierla come soluzione per le loro esigenze legate a una intranet aziendale.

E funziona… fino a un certo punto. Google Sites rende più semplice visualizzare il lavoro del proprio team e condividere notizie e informazioni, il tutto mettendo il resto del pacchetto G Suite - da Google Documenti a Google Drive, a Calendar e oltre - prontamente e facilmente a disposizione degli utenti, migliorando la collaborazione e la comunicazione. La modifica funziona su base drag and drop e il design viene automaticamente riorganizzato.

Ma Google Sites non è automaticamente limitato ai tuoi dipendenti: quando pubblichi il sito, devi scegliere chi può vederlo, a partire da qualsiasi utente sul web e all’interno del dominio (cioè, la vostra rete aziendale) fino a specifiche persone. Ciò può dar luogo a problemi, poiché un errore umano potrebbe comportare che la intranet della tua azienda - e tutte le informazioni relative alla vostra azienda - venga esposta pubblicamente.

La soluzione intranet di Google Sites è un modo abbastanza buono per ottenere una intranet funzionante, ma è “abbastanza buono” per quello che desideri per la tua azienda? Esistono soluzioni disponibili come componenti aggiuntivi di G Suite for business che possono trasformare l’ “abbastanza buono” in “perfetto per le nostre esigenze”.

Soluzioni Google intranet

Quali sono le opzioni intranet G Suite?

Quindi... c'è bisogno di un add-on

Dato che Google Sites è solo una soluzione “abbastanza buona”, le aziende tecnologiche di tutto il mondo hanno iniziato a sviluppare le proprie soluzioni intranet per G Suite. Queste soluzioni per intranet G Suite si integrano perfettamente con G Suite, fornendo al contempo molto più potere e collaborazione alle aziende. Una rapida ricerca (su Google) su “qual è la migliore intranet per G Suite” farà emergere una serie di possibilità, tutte in apparenza ugualmente valide.

“Stiamo cercando di mostrare ai nostri clienti un nuovo modo di lavorare, non si tratta solo di cambiare il sistema di posta elettronica o utilizzare un nuovo programma per creare documenti. Si tratta di aumentare la collaborazione, l'innovazione all'interno dell'organizzazione”, afferma Fintan Murphy, CEO di Damson Cloud, un'agenzia con sede a Dublino che fornisce soluzioni per la trasformazione digitale delle aziende. Damson Cloud è partner di Google da più di 10 anni, con l'obiettivo di sfruttare il più possibile il cloud per la trasformazione digitale.

Murphy osserva che, sebbene ci siano migliaia di opzioni di digital workspace disponibili, non ce ne sono molte che si integrano con i collaboration tool di Google. Tuttavia, ci sono diversi pionieri, leader del settore che offrono soluzioni in grado di far funzionare la suite di Google al massimo delle sue potenzialità per le esigenze aziendali. La griglia di G2 Crowd per le intranet aziendali può dare alcune buone idee; nello specifico, in questo articolo, esamineremo tre software intranet in grado di fornire una soluzione completa integrata con gli strumenti di collaborazione di Google. Ovviamente, noi stessi ci butteremo nella mischia perché… perché no?! Questo è il nostro sito web dopo tutto.


Jostle

Nominata leader da G2 Crowd, Jostle si autodefinisce “People Engagement Platform” o “intranet completa e intuitiva” - il “luogo per tutti e tutto nella vostra organizzazione”. Non necessita di personalizzazione ed è praticamente pronta all'uso: affermano che avrai il prodotto chiavi in mano entro una settimana. È utilizzata da catene alberghiere come Yotel, le società di servizi Sodexo e Warner Music Group.

Gli utenti apprezzano la capacità della piattaforma all-in-one di coinvolgere forze lavoro eterogenee, di abilitare la comunicazione e il lavorare insieme, e parlano in particolare delle “sale di discussione” come una funzionalità valida per i progetti. È un software intuitivo e facile da tenere aggiornato. Tuttavia, notano anche che la funzione di analisi e statistiche potrebbe essere più robusta così come la necessità di maggiori integrazioni. Un utente ha prontamente sottolineato, nella propria recensione, come la responsabilità di recuperare informazioni sia lasciata alla discrezione individuale piuttosto che poter beneficiare di funzioni di notifica. Altri affermano che la console di amministrazione può generare confusione e che la navigazione nella library non è particolarmente user-friendly. L’impossibilità di collegare più di un dominio di posta elettronica di Google è un’altra delle sfide che utenti che lavorano per aziende con più divisioni hanno dovuto affrontare; ciò li ha portati a prendere in considerazione soluzioni concorrenti di Jostle.


LumApps

Alternativa a Jostle e soluzione consigliata da Google per chi sia alla ricerca di una intranet G Suite, LumApps è una piattaforma sicura creata su Google Cloud e la sua roadmap si allinea con quella di Google per trarre vantaggio dalla posizione di early adopter rispetto alle ultime innovazioni. Gli utenti hanno accesso a tutte le app di G Suite da un singolo portale, per una maggiore produttività, mentre la ricerca globale non si limita alla sola piattaforma intranet, ma si estende all’intera suite di prodotti G Suite utilizzando Google Cloud Search. È utilizzata da aziende quali Veolia, ETAM, Air Liquide e TIBC.

Gli utenti delle recensioni su G2 Crowd notano che qualsiasi prodotto creato da Google risulta ovviamente facile e accattivante da utilizzare, ma LumApps viene spesso accusata di cercare di essere troppe cose tutte insieme. La profonda integrazione con G Suite, tuttavia, è ciò che la rende una soluzione piuttosto buona per altri.


Happeo

Solo per te, ci presenteremo ora nel modo più imparziale possibile.

Come alternativa a LumApps e concorrente di Jostle, Happeo, precedentemente nota come Universe, è una social intranet unificata che consente ai team di Comunicazioni Interne di connettersi con i dipendenti in modi completamente nuovi. È un digital workspace progettato per G Suite per aumentare l'efficienza e l'engagement dei dipendenti. Il digital workplace creato da Happeo combina contenuto intranet statico con collaborazione dinamica e funzionalità social che promuovono maggiore produttività insieme con un'esperienza utente moderna e intuitiva.

La soluzione di Happeo è pensata non solo per i team di Comunicazione Interna, ma anche per i team informatici per permettere loro di trarre maggior valore dagli strumenti di produttività esistenti e mettere la intranet nelle mani di tutti, e per i manager desiderosi di condividere idee e riunire i dipartimenti per collaborare e condividere conoscenze. Secondo il team di Happeo, tutto ruota intorno a un profondo cambiamento della produttività del posto di lavoro. La società ha registrato una crescita del 280% e vanta oltre 200.000 utenti con un tasso di adozione del 92%. È stata scelta da Randstad Sourceright, Givaudan e BMW.

Gli utenti affermano che è facile da usare e semplifica il lavoro in team, la collaborazione e la produttività. Lo strumento “Canali” sembra essere particolarmente usato come modo per avviare conversazioni di gruppo e collaborare su documenti all’interno di uno spazio di progetto riservato. Tuttavia, gli utenti fanno notare nelle loro recensioni che c'è ancora margine di miglioramento e chiedono l’aggiunta di strumenti come template per la creazione di pagine in modo da rendere più veloce e facile il processo.

Impatto di una intranet G Suite

Cosa è possibile fare con G Suite e una intranet Google

ZPG ha trasformato il modo di comunicare in azienda

Natalie Allen, Responsabile Employee Engagement a ZPG, ha provato diverse intranet aziendali nel corso degli anni, ma qualsiasi soluzione portava a un tipo di comunicazione push; tutto era a senso unico e i dipendenti non potevano interagire con le notizie in alcun modo. Con l’implementazione di una soluzione intranet Google, Allen afferma che è stato possibile trasformare radicalmente le comunicazioni: queste ora ruotano più attorno a interazione e conversazione e anche i dipendenti riescono a condividere le proprie idee e informazioni.

Il passaggio a una intranet G Suite è stato motivato anche dal desiderio di unificazione di ZPG. Avevano più piattaforme in uso, da Trello e Slack per la collaborazione fino a un numero infinito di siti per archiviare informazioni. Ciò rendeva efficienza e produttività difficoltose.

“[Questa piattaforma ha] aggiunto una profondità e una dimensione completamente nuove al modo in cui comunichiamo in azienda”, afferma Allen. “Anche all'interno del team HR e del più ampio team di servizi condivisi, è stato un punto di svolta in termini di spostamento del nostro business verso il self-service. Stiamo automatizzando i processi, rendendo più facile per le persone fare e trovare cose autonomamente, piuttosto che far spendere ore ed ore agli amministratori a cercare soluzioni ai problemi di ciascun utente.”


Randstad Sourceright ha riunito 17 paesi su un'unica piattaforma

“Prima di lanciare il sistema attuale, era davvero difficile sapere in che modo i dipendenti all’interno del business interagissero tra loro”, afferma Anna Tolley, Responsabile delle Comunicazioni Interne Globali presso Randstad Sourceright, provider globale di servizi per la gestione e acquisizione di talenti operante in 17 paesi in tutto il mondo.

Tutte le comunicazioni all’interno del business erano basate su email, se rilevanti a livello globale, o estremamente localizzate; il team di Tolley non aveva idea di quale strategia funzionasse o chi stesse realmente prestando attenzione alle comunicazioni. L'implementazione di una soluzione intranet Google “ci ha dato l'opportunità di capire quanto si senta davvero coinvolto il personale rispetto alle nostre comunicazioni e ha permesso ai dipendenti di interagire tra loro”, afferma.

Prima del lancio, Randstad Sourceright funzionava per unità distinte (fondamentalmente, ciascun paese costituiva un’unità a sé stante); una cosa così semplice come trovare un indirizzo email era qualcosa di impossibile qualora non si fosse basati nello stesso paese. G Suite e la soluzione intranet Google - soprannominata dall’azienda “Sourceity” - hanno “davvero unificato l’organizzazione.”


Trimble ha reso la collaborazione più mobile

Taina Saarikoski svolge molti ruoli presso Trimble, una società di tecnologie di localizzazione (pensa al GPS), tra i quali quello di Responsabile delle Comunicazioni Interne. Stava cercando di liberarsi di informazioni e tecnologie obsolete ancor prima di prendere la decisione di convertire la società a G Suite e adottare una intranet Google. Ha compreso immediatamente che la nuova soluzione era facile da imparare e da usare, il che ha reso il suo lavoro “molto più semplice e molto più veloce”: qualcosa di fondamentale quando ti trovi a fare i conti con le responsabilità derivanti da molteplici ruoli!

La intranet G Suite ha abilitato un nuovo modo di interagire all’interno di tutto il business, con conseguente diminuzione del traffico di email: “La conversazione è facile”, afferma Saarikoski, osservando che è ora possibile anche tenere traccia e archiviare tali conversazioni per riferimento futuro. “In passato molte informazioni restavano tacite in azienda, nascoste perché le persone parlavano di fronte alla macchinetta del caffè, uno a uno; ora abbiamo uno strumento che rende le conversazioni più visibili. Molte delle informazioni nascoste sono diventate visibili e questo è un grande vantaggio.

“Prima eravamo immersi nel mondo Microsoft”, continua Saarikoski, parlando del dibattito interno su G Suite vs Office 365, “e le persone lamentavano che lo strumento fosse troppo complicato e che contenesse parecchie informazioni vecchie e superate. Avere la possibilità di interagire anche in modo mobile, è stata una vera novità per noi. Essere in grado di accedere alle informazioni necessarie tramite tablet o cellulare è davvero un grande vantaggio perché i dipendenti lavorano da remoto. Questo ci dà molta più flessibilità.”


Per ricapitolare

Una intranet G Suite permette ai dipendenti di collaborare e restare informati

La forza lavoro di oggi è eterogenea, dispersa e determinata; una grande percentuale di essa è nativa digitale. Ciò significa che la vostra intranet aziendale antidiluviana non è più all’altezza della situazione quando si tratta di collaborazione e coinvolgimento.

La rivoluzione tecnologica ci ha regalato più app e strumenti online di quanti ne avessimo bisogno, e i vostri dipendenti li hanno senza dubbio già esplorati tutti. Questo perché la forza lavoro moderna si trova di fronte a più distrazioni che mai e ha bisogno di un modo per restare concentrata sul lavoro da svolgere. Da un altro lato, gli impiegati diventano poco interessati a tali strumenti se si tratta di utilizzarli a fine giornata lavorativa in ufficio, ma sono allo stesso tempo più che mai disposti a lavorare al di fuori dell’orario “standard”: se dispongono degli strumenti per farlo.

G Suite for business, le relative piattaforme intranet Google e gli strumenti di collaborazione di Google forniscono la soluzione alle aziende che desiderano rendere questi lavoratori un corpo unico, in grado di lavorare insieme per un bene più grande. Una piattaforma intranet G Suite profondamente integrata con le Google apps for work - come Google Documenti, Gmail e Hangouts - può trasformare il modo di lavorare, aumentando produttività ed efficienza in termini di costi.

A mano a mano che sempre più aziende passeranno da un’infrastruttura on-premise a soluzioni basate sul cloud, il dibattito tra G Suite e Office 365 si farà assordante.
Il nostro consiglio è di scegliere la soluzione intranet che funzionerà meglio per la tua azienda, senza dimenticare di tenere conto delle preferenze dei lavoratori: saranno loro a utilizzarla quotidianamente, dopotutto. Assicurati di prestare attenzione a aspetti quali:

      • L'interfaccia utente e la facilità di navigazione.
      • La familiarità degli utenti con il modo in cui funzionano le cose: è intuitivo o richiederà molto apprendimento?
      • La facilità di accesso e con cui è possibile passare da uno strumento all'altro.
      • Quanto è potente lo strumento di ricerca.
      • L'integrazione con gli strumenti di collaborazione che state già utilizzando o con i bisogni del vostro business legati alla collaborazione (nel caso in cui non abbiate ancora strumenti di collaborazione attivi).
      • Il modo in cui intendi comunicare con la base utenti, ma anche come questi desiderano ricevere notizie e informazioni.
      • Ma soprattutto, domandati se renderà il lavoro più facile, più produttivo e più divertente.

E se hai bisogno di maggiore aiuto per determinare cosa è più giusto per soddisfare le esigenze della tua azienda, la nostra guida al confronto tra le intranet è un buon punto di partenza. Buona collaborazione!

Ispirare, immaginare e innovare - insieme a Happeo