Software intranet:
una panoramica sul digital workplace del futuro 

Molto tempo fa, in un’azienda molto, molto lontana, c'era una intranet. Un buco nero dove l'informazione andava a morire. È una lunga storia… meglio premere il tasto “avanzamento rapido” fino ad arrivare all'era digitale: il tempo in cui quasi tutte le interazioni che riguardano un’impresa avvengono attraverso uno schermo. 

Cosa succederà adesso alla intranet? 

Intranet Introduzione

Introduzione

Condivisione di foto, storie, istantanee, recensioni, aggiornamenti, conversazioni, annunci: è così che comunichiamo con il mondo oggi. Dato che queste forme di comunicazione estendono, e in un certo senso complicano, il modo in cui interagiamo, quali sono i risvolti per il posto di lavoro?

Significa che i manager e i leader delle aziende devono utilizzare e integrare questi servizi per creare e promuovere efficienza sul posto di lavoro.

Significa anche che la intranet e il luogo di lavoro digitale (digital workplace) stanno diventando fondamentali per il business moderno. È ora di lasciare che il buco nero imploda e dia vita a un nuovo tipo di intranet.

Continua a leggere per scoprire:

  • Come funziona una intranet?
  • Perché è importante implementare una intranet?
  • Quali vantaggi porterà alla vostra azienda l’implementazione di una intranet?
  • Quali sono le sfide nell'utilizzo di una intranet?
  • Quali passi può compiere la vostra azienda per arginare queste difficoltà?
  • Qual è la differenza tra intranet, extranet, internet?
  • Quali sono i fattori che abilitano un’adozione di successo di una intranet??
  • Quali caratteristiche sono di tendenza nei software intranet?
  • In che modo sono utilizzate le intranet da diverse aziende e organizzazioni?
  • Su cosa è necessario concentrarsi quando si implementa una intranet?
  • Cosa significa concretamente utilizzare una intranet nel quotidiano?
  • Quali sono esempi di intranet di successo?
  • Come si misura la performance di una intranet?
  • Quali sono esempi di ICP (Indicatori Chiave di Prestazione) intranet che misurano correttamente la performance di una intranet?
Intranet Introduction

Fondamenti: Software intranet

Definizione di Intranet: le differenze tra una intranet e Internet

Hai mai digitato le tre w per accedere a una pagina web? Quello significa che stai accedendo a Internet, il World Wide Web. È globale e accessibile a chiunque, mentre una intranet “è una rete di computer privata che opera all'interno di un’azienda. Anziché essere universale, l’accesso è privato.”

Pensa a una intranet come a un digital workplace, in cui “tu e i tuoi colleghi potete incontrarvi, scambiare idee/documenti e collaborare su progetti... Con una piattaforma intranet di qualità, è possibile semplificare i processi aziendali in modo drastico.”

Creare una rete aziendale ha l’effetto di riunire la vostra azienda in un modo efficiente e organizzato, rendendo trascurabile il luogo fisico in cui si trova al momento ogni singolo membro della vostra forza lavoro. I dipendenti possono condividere pensieri tra reparti, manager e leader possono diffondere informazioni importanti e la tecnologia utilizzata dall'azienda può essere messa a fattore comune : il tutto all'interno di una rete sicura.

Una intranet fornisce una varietà di servizi all'interno di una rete: posta elettronica, chat, funzioni di pubblicazione, moduli elettronici, directory e grafici. Questo è il minimo indispensabile che ogni intranet dovrebbe possedere.

Queste sono le intranet che siamo stati abituati a vedere. Le prime intranet sono state implementate intorno al 1994 e fornivano questi servizi di base in un'area privata e protetta per diverse aziende.

Ma a distanza di quasi 25 anni, stiamo assistendo a una completa ristrutturazione delle intranet. Queste intranet aggiornate sono il prodotto della modernizzazione dell'era digitale e utilizzano le tecnologie già esistenti per creare strutture e sistemi di comunicazione più efficienti per il posto di lavoro. In qualità di attuale dipendente o imprenditore, l’adozione di una nuova intranet dovrebbe essere qualcosa a cui ti stai interessando.

Il vecchio contro il nuovo: come funziona una intranet

È ormai chiara la definizione di base di una intranet: uno spazio di lavoro digitale, privato, accessibile solo allo staff di un'organizzazione. Ma come funziona esattamente?

Fastweb osserva che nelle intranet tradizionali viene utilizzato un server Web per ospitare la intranet e il sistema in sé dipende dal contenuto e dalla quantità di utenti. Ciò significa che viene fornita una struttura esterna per supportare questa rete. Le Intranet usano quella che viene chiamata Local Area Network (LAN), un gruppo di computer e dispositivi interconnessi attraverso uno specifico sistema di comunicazione condiviso. Può trattarsi di una particolare linea o collegamento a un server wireless.

Di solito, una LAN è anche limitata a una certa area geografica. Pensa a una scuola, a un’università, a un ufficio o altro ancora. Questo significa che dovrai comprendere di quale tipo di server avrai bisogno, quanti utenti avrà la vostra intranet e per cosa sarà utilizzata. Dopodiché si tratterà di installare e mantenere il server nell'area fisica in cui lavorate.

Fortunatamente, i tempi sono cambiati. La tecnologia moderna ha reso obsoleti quei server. Tutto può essere fatto digitalmente nel “cloud”.

Le intranet basate su cloud sono altrettanto protette e hanno il vantaggio di essere più efficienti e user-friendly dato che agli utenti basta connettersi a un dispositivo abilitato a Internet per accedere.

Con un software intranet preesistente, la vostra azienda può acquistare un account e a quel punto qualsiasi dipendente potrà accedere, ovunque si trovi, e utilizzare la piattaforma. Non c'è più bisogno di una macchina centrale, fisicamente connessa, che abiliti l'installazione e l'implementazione. Ora potete tagliare i cavi e accedere da ovunque si disponga di un dispositivo e di Internet.

In un recente comunicato stampa, il co-fondatore di Happeo ha dichiarato:

“Le intranet tradizionali sono morte perché ospitano informazioni statiche e spesso obsolete in isolamento, senza offrire alcun valore al dipendente.”
~ Perttu Ojansuu, Co-fondatore e CEO di Happeo

Intranet moderne: che aspetto ha una intranet aggiornata

Le intranet aziendali ora incorporano motori di ricerca, profili utente, blog, app mobili con notifiche e pianificazione di eventi. I migliori esempi di software intranet sono quelli compatibili con applicazioni già esistenti che forniscono un servizio necessario o quelli che creano la propria versione di questo servizio, funzionante all'interno della struttura intranet più grande.

Non ci si riferisce più alle intranet obsolete che vengono spesso trascurate dai dipendenti. Il focus è su modi interattivi, social, efficienti e semplici di lavorare e condividere idee per stimolare la nuova era dei dipendenti.

Le intranet di successo sono quelle che motivano i dipendenti ad accedere su base giornaliera per verificare i propri incarichi e rimanere al passo con il lavoro. Un’alto tasso di attività dei dipendenti consente infatti un'adozione agevole della intranet a livello aziendale.

A livello base, l'adozione di una intranet fornisce una rete digitale sicura che consente l'esecuzione delle attività legate al vostro business e l'interazione dei dipendenti. Ma esistono molti altri vantaggi legati all’adozione di una intranet aziendale moderna.

La differenza: intranet, extranet e Internet

Abbiamo spiegato la differenza tra una intranet e Internet (arena privata vs. pubblica), ma probabilmente ti starai chiedendo: che cos'è una extranet e cosa ha a che fare con tutto questo?

Una extranet è una rete privata che consente l'accesso controllato a venditori e fornitori o a un insieme autorizzato di clienti o partner. Una extranet è un sottoinsieme di una intranet. Permette a un gruppo specifico di accedere a una parte della rete intranet di un'azienda, senza per questo concedere l'accesso all’intero sistema.

Pensa alla vostra impresa. Una rete intranet consente comunicazioni straordinarie tra i dipendenti, ma sappiamo che il punto centrale di un'azienda è fare affari con società esterne. Se la vostra comunicazione interna è snella, digitale ed efficiente, l'aggiunta di una extranet è un modo per estendere tale rete ai partner commerciali di fiducia.

È come se parlassimo di diversi tipi di feste. Una intranet è una festa esclusiva in cui solo i dipendenti sono invitati a interagire e solo ad essi è consentito l'accesso a ogni area di quella festa. Anche una extranet è invitata alla festa, ma in questo caso agli invitati è permesso di entrare solo in alcune aree e parlare con alcune persone. Ciò è utile se lavorate con molti fornitori o se la vostra attività ruota attorno alla rivendita di prodotti tramite partner.

Elementi essenziali di una intranet

Le intranet costruite nei primi anni Novanta erano utilizzate esclusivamente come forma privata e sicura di comunicazione a livello aziendale. Ciò significa che l'elemento di base era una pagina di informazioni generiche che interessavano ... beh, non interessavano a nessuno in particolare. Un esempio di questo tipo di intranet potrebbe essere un documento di base - digitale - diffuso dall'alto al basso dell’organizzazione.

Con il passare del tempo, questa struttura si è sviluppata di pari passo con la tecnologia. Le intranet hanno iniziato a evolversi e incorporare bacheche elettroniche, directory, semplici applicazioni e alcuni mezzi self-service.

Abbiamo quindi compreso come e perché le intranet sono nate, e che si sono evolute seguendo i trend della tecnologia. A questo punto, se miriamo ad avere una intranet top di gamma, user-friendly, onnicomprensiva e moderna, quali dovrebbero essere i suoi requisiti base? Intesys individua specifiche funzionalità come fattori cruciali per una intranet aziendale. Perciò, prestaci particolare attenzione se stai confrontando le intranet.

 

Ecco 6 essenziali caratteristiche che dovrebbe avere la intranet che stai cercando:

  1. Fornire contenuti rilevanti

    Un software intranet dovrebbe offrire la possibilità di monitorare i contenuti e le informazioni che vengono condivise. Dovrebbe esserci uno spazio organizzato per il contenuto che viene regolarmente aggiornato. Il contenuto dovrebbe essere accurato e pertinente in modo da suscitare reazioni.
  2. Essere uno strumento chiave di comunicazione

    La comunicazione sta evolvendo da tradizionali e-mail unidirezionali a conversazioni organizzate da gruppi qualificati. Cerca di implementare un software intranet user-friendly, organizzato in base a gruppi o rilevanza, che consenta un dialogo bidirezionale per accompagnare il processo di adozione.
  3. Integrarsi con le applicazioni esistenti

    L'adozione di una intranet compatibile con le applicazioni già utilizzate dall’azienda consente una transizione fluida. Aiuta anche a promuovere la collaborazione tra entità una volta separate e un'ottimizzazione della tecnologia esistente.
  4. Abilitare la collaborazione e la socializzazione

    Implementare tipiche funzioni di social network nella vostra intranet coltiverà un senso di comunità, faciliterà il processo di adozione della intranet aziendale e riunirà i dipendenti su un ampio spettro. Social intranet collaborative riescono anche collegare i dipendenti con colleghi che in precedenza neanche sapevano avrebbero potuto aiutare nello svolgimento del loro lavoro, compito o progetto.
  5. Supportare la cultura aziendale

    Tramite l'uso di una intranet aziendale, le organizzazioni possono rafforzare la loro cultura e il messaggio generale che desiderano che i loro dipendenti ricevano. Un esempio di intranet professionale e moderna rafforzerà la fiducia e diventerà un segnale di interesse nei confronti del personale, il che solleverà il morale e aumenterà la soddisfazione dei dipendenti.
  6. Essere interattiva

    Una sfida che potresti incontrare nell'adozione di una intranet aziendale è che la sua esistenza potrebbe essere dimenticata, specialmente nel caso in cui il sistema è utilizzato semplicemente per fornire e leggere informazioni. Di nuovo il buco nero. Un eccellente software intranet si posizionerà come strumento di core business per attività e processi chiave. Aiuterà inoltre a semplificare e automatizzare i processi interni e le pratiche di lavoro.

Assetato di maggiore conoscenza i materia di intranet?

Intranet Introduction

Adozione di una intranet: Fattori da considerare

Perché le intranet saranno presto necessarie, non opzionali

Le prime intranet erano complicate, difettose e poco efficienti. Richiedevano un server separato, assistenza, manutenzione costante e il contenuto era ignorato da molti. Raramente raggiungevano l'obiettivo originale per cui erano state implementate, ovvero quello di fornire una rete sicura che aumentasse la produttività dei dipendenti fornendo un accesso più facile ai documenti e una comunicazione più efficace in tutta l'azienda.

La situazione è rapidamente sfuggita di mano a causa della mancanza di controllo dei contenuti o di gestione, portando a ciò che è sembrata essere la morte delle intranet e della loro efficienza sul posto di lavoro. Creare una intranet aziendale non era più fondamentale perché il sistema poteva fare davvero poco. Senza un’adozione ben riuscita, le intranet avevano un valore molto basso a livello di performance sul posto di lavoro.

Il precedente è un esempio di sistema intranet degli anni '90. Ma negli anni 2000, all'incirca al tempo dell'invenzione dei motori di ricerca, abbiamo assistito a un aumento delle app di gestione dei contenuti, self-service e produttività all'interno delle intranet.

Questi vecchi sistemi sono tutti un esempio di “intranet 1.0”, ciò che abbiamo descritto come la tradizionale intranet basata su server. Frank Hamm, aconsulente per la comunicazione e la collaborazione che supporta le aziende nella loro trasformazione digitale, descrive la intranet 1.0 come “Pubblicazione e fornitura di informazioni ufficiali da parte dell'organizzazione o unità organizzative.”

Molte aziende sono ancora bloccate in questa era della Intranet 1.0, a cui mancano contenuto pertinente e applicazioni user-friendly per i dipendenti.

CMS Wire riporta che “secondo gli ultimi risultati del nostro Sondaggio Universale Intranet 2.0 del 2010 solo il 15% delle organizzazioni dispone di un portale intranet completo”. Per “portale intranet completo” si intende autorizzazione, autenticazione, applicazione e integrazione del database all'interno di un sistema intranet; anche questo è, tuttavia, un esempio di “intranet 1.5”, ancora un po’ distante da come appare il moderno digital workplace.

Intranet 2.0 o “social intranet”

Il punto chiave della intranet 2.0 è la presenza di funzionalità social, rese popolari da piattaforme come Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn e altro. 

Gli strumenti social sulla intranet sono passati dall’essere semplicemente una cosa piacevole da avere” a tecnologia mainstream:

  • il 52% delle aziende ha forum di discussione intranet; il 10% non è interessato o non ne pianifica l’introduzione.
  • Il 51% delle aziende ha blog intranet; Il 9% non è interessato o non ne pianifica l’introduzione.
  • Il 50% delle aziende ha una messaggistica istantanea intranet; Il 19% non è interessato o non ne pianifica l’introduzione.
  • Il 47% delle aziende ha wiki intranet; Il 10% non è interessato o non ne pianifica l’introduzione.
  • Il 43% delle aziende ha un feed RSS intranet; Il 15% non è interessato o non ne pianifica l’introduzione.
  • Il 27% delle aziende ha un social network intranet; Il 20% non è interessato o non ne pianifica l’introduzione.

Questo tipo di strumenti di social networking e interazione sono in rapido aumento in tutto il mondo delle intranet, ed è quello che chiamiamo il “digital workplace”.

Quindi perché il digital workplace è importante e perché è fondamentale adottare una intranet 2.0?

Analytics Insight riporta che :

“Le organizzazioni stanno cercando di usare le intranet come leva centrale per le proprie iniziative in materia di spazio di lavoro digitale e si aspettano che le intranet diano una mole di vantaggi per quanto riguarda il coinvolgimento dei dipendenti.”

L’implementazione di un intranet 2.0 è importante perché:

  • Aumenterà la produttivitá
    Nel 2002 i consulenti del Nielsen Norman Group hanno stimato che la differenza di produttività tra i dipendenti che utilizzano il miglior software intranet e la peggiore rete aziendale è del 43% circa. L'implementazione di una intranet che comprende soluzioni tecnologiche moderne rafforzerà il processo di adozione e aumenterà la produttività.
  • Consentirà l'espansione dell'azienda e la sua globalizzazione
    Poiché la società sta diventando sempre più digitale e globale con l'avvento di Internet, il luogo di lavoro deve adeguarsi. Creare una rete aziendale significa che i dipendenti saranno collegati e le aziende saranno in grado di operare in modo produttivo ed efficiente al di là dei confini.
  • Utilizzerà tecnologia pertinente e semplice
    Gli sviluppatori di social media e app hanno già creato la tecnologia di cui le aziende devono servirsi per stare al passo coi tempi. Un software intranet consente alle aziende di mettere insieme queste applicazioni e social media per i dipendenti, in maniera intuitiva. La tecnologia semplice assicura anche un processo di adozione intranet agevole.
  • Avvierà le imprese al futuro
    Un digital workplace completo consacrerà l’organizzazione al mondo tecnologico. L’implementazione di questa intranet aprirà una via comunicativa con le altre aziende coinvolte dalla stessa realtà tecnologica.

I vantaggi del passaggio a una piattaforma di social intranet

I vantaggi dell'adozione di una intranet moderna comprendono:

  • Migliorare la comunicazione interna.
  • Connettere la tua azienda attraverso diverse località e fusi orari.
  • Aiutare i dipendenti a trovare informazioni.
  • Promuovere il riconoscimento e la gratificazione dei dipendenti.
  • Fornire chiarezza organizzativa.
  • Dare visibilità alle informazioni rilevanti.
  • Rafforzare la cultura aziendale.
  • Ridurre e-mail, riunioni e documenti obsoleti.
  • Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

Una intranet eccellente combina tutto ciò che i tuoi dipendenti cercano nella comunicazione. Crea anche una comunità sul posto di lavoro e la dà vita in modo efficiente e produttivo per la tua azienda.

Il futuro della intranet e del posto di lavoro

Michael Grothus ipotizza che le intranet diventeranno così tanto parte integrante della nostra società che in futuro utilizzeremo intranet nazionali anziché la Internet globale che usiamo attualmente.

Nel suo articolo su FastCompany, afferma che il futuro è:

“Un mondo in cui la norma prevede una serie di intranet nazionali;“giardini recintati” con standard diversi e costruiti su tecnologie diverse che i governi affermano offrire una maggiore sicurezza nazionale. È un mondo in cui alcune nazioni sono completamente tagliate fuori dalle altre nazioni online, rendendo impossibile qualcosa di tanto semplice come inviare un'e-mail a un amico in un altro paese, a meno che questi due paesi non abbiano stretto patti di accesso digitale tra loro. Ed è un mondo in cui la concessione dell'accesso agli utenti online di un paese è usata come un'arma economica, e persino geopolitica.”

In questo scenario, l'implementazione della rete intranet non sarà più un'opzione, ma una parte vitale della vita quotidiana. Se questa è la direzione verso cui la società si sta muovendo, è importante apprendere e adottare i sistemi intranet ora così che le aziende saranno avvantaggiate, se e quando arriverà questo momento.

Questa ipotesi che guarda al futuro ci permette di comprendere quanto importante sia pensare a cosa ne sarà delle intranet e a dove si stanno dirigendo.

Nella scelta di adottare una intranet, un'azienda dovrebbe guardare in prospettiva ai futuri trend per assicurarsi di poterli anticipare. In questo modo, non si renderà necessario aggiornare o rinnovare continuamente il software per restare al passo coi tempi.

Fattori per una performance intranet di successo

Quali fattori dovresti tenere in considerazione per condurre il gioco nel processo di implementazione di una intranet? E quali sono gli esempi di buon uso delle intranet? Quali funzionalità continueranno a essere sviluppate per il futuro?

Alcune funzionalità migliorano le prestazioni della intranet su tutta la linea. Nel momento di confrontare i vari software intranet, assicurarti di prestare attenzione a questi elementi chiave:

Accesso totale
Le intranet di maggior successo utilizzano un'app mobile per rendere l'accesso alle informazioni disponibile sempre e ovunque, da qualsiasi dispositivo.

Come Sam Marshall di Clearbox Consulting spiega su CMS Wire, ai giorni nostri ci sono molti utenti che hanno accesso solo a uno smartphone, ciò significa che “il caso d'uso mobile deve coprire tutto ciò di cui il personale potrebbe aver bisogno”. Questo è il mezzo che la maggior parte dei dipendenti si sente maggiormente a suo agio a utilizzare, e un'app mobile ben strutturata consentirà una più facile adozione della intranet, oltre a una maggiore produttività, specialmente durante i viaggi.

Interazione sociale dei dipendenti
L’intranet 2.0 non è altro che un portale di interazione sociale. Un modo per i dipendenti di avere conversazioni rapide, concise, bidirezionali o di gruppo che consentano la collaborazione e la creatività sul posto di lavoro. Alison Davis, che si interessa soprattutto di chiedere feedback ai dipendenti in materia di comunicazioni, afferma chen “anche se non possiedi budget da investire nell’aggiunta di nuove tecnologie, oggi puoi comunque apportare cambiamenti che renderanno la comunicazione più fresca, vivace e interessante.”

Funzioni come recensioni, commenti, Mi Piace, condivisioni, ecc. permettono tanto di ricevere feedback quanto di dare ai dipendenti maggiore voce all'interno dell'azienda. E un alto coinvolgimento dei dipendenti è garanzia che il processo di adozione della rete aziendale procederà senza problemi. Il software intranet continuerà a nutrire nel tempo lo sviluppo delle interazioni sociali al fine di accrescere questa cultura di impegno comunitario.

Collaborazione tra reparti
intranet stanno portando avanti il processo di digitalizzazione, allontanando le persone dal cartaceo, basando tutti i progetti principalmente su cloud. Ciò consente una collaborazione più semplice. Come Bryan Adams scrive su Inc.,“Feedback regolari e costruttivi tra colleghi promuovono la collaborazione e questo tipo di comunicazione tra i vostri dipendenti può influire positivamente sul lavoro prodotto in tutta l'azienda.”

Mentre molte aziende impiegheranno del tempo per transitare dalla collaborazione basata su carta a quella digitale, la tendenza verso un movimento all-cloud continuerà comunque a crescere. Ciò consentirà una collaborazione più efficace e onnicomprensiva tra i dipendenti di tutta l'azienda.

Un approccio personalizzato
Include dashboard personali, directory degli utenti con fotografie, profili personalizzabili, feed di notizie personalizzati e altro ancora. Tutto per offrire esperienze personalizzate.

Intelligenza Artificiale
L'intelligenza artificiale, è la nuova caratteristica emergente del mondo tecnologico e sta iniziando a modellare il posto di lavoro in un modo nuovo. Una buona intranet terrà in considerazione questa tendenza fornendo soluzioni di intelligenza artificiale che saranno un po’ come assistenti personali dei dipendenti. L’auspicio è che la tecnologia AI applicata alla intranet aiuterà ad automatizzare le attività più banali, rendendo il lavoro più coinvolgente. 

Integrazione di applicazioni
Molte aziende hanno già implementato applicazioni per eseguire le loro operazioni quotidiane, ma nella maggior parte dei casi si tratta di app separate. Una intranet può combinare e consolidare queste app in un unico spazio digitale, che aumenterà la produttività e l'efficienza sul posto di lavoro. Il consiglio è quello di adottare una rete Intranet compatibile con le applicazioni che la vostra azienda sta già utilizzando.

Interfaccia utente adeguata e innovativa
Un design moderno è molto importante per promuovere l'adozione e il coinvolgimento degli utenti. Cerca qualcosa di user-friendly e stimolante per i dipendenti dei giorni nostri. Non temere di chiedere al vostro potenziale fornitore quanti User Experience Designer sono impegnati nella progettazione del software intranet. 

Vuoi parlare con un esperto dei piani che hai per la vostra intranet?

Intranet Implementation

Usi e implementazioni di una intranet

L’implementazione di una intranet

Abbiamo ora tutte le nozioni di base che riguardano una intranet - cosa fa, come funziona e quali sono le funzionalità da cercare - ma come si presenta in realtà quando viene implementata?

Abbiamo esaminato casi di studio specifici di aziende che utilizzano questo nuovo tipo di intranet, o per meglio dire intranet 2.0, per confrontare i software e fornire esempi di come avviene l’implementazione di una intranet. Dai un'occhiata al processo di adozione delle aziende che abbiamo selezionato.

Randstad Sourceright è un’organizzazione globale che offre soluzioni per la gestione di talenti con oltre 2500 dipendenti che supportano clienti aziendali in oltre 70 paesi. Il brand è un leader globale che fornisce soluzioni e competenze per aiutare le aziende a posizionarsi per la crescita, eseguire strategie e migliorare l'agilità aziendale.

Dopo la transizione da organizzazione regionale a organizzazione veramente globale, hanno capito che avevano bisogno di una nuova strategia di comunicazione interna coerente e condivisa, di un nuovo spazio di lavoro in cui condividere i contenuti e dove tutti i dipendenti potessero sentirsi connessi globalmente e legati al brand.

Le loro esigenze erano:

  • Comunicazione al di là delle barriere: Randstad Sourceright voleva collegare lo staff dei diversi dipartimenti, luoghi e fusi orari e incoraggiare la collaborazione globale.
  • Una piattaforma centrale: uno degli obiettivi era quello di costruire un nodo centrale che promuovesse coerenza nelle comunicazioni, nella messaggistica e condivisione delle informazioni, offrendo così una maggiore comprensione sui livelli di coinvolgimento dei dipendenti nelle comunicazioni interne.
  • Allineamento: i dipendenti di Randstad Sourceright erano alla ricerca di una intranet che si allineasse ai loro obiettivi di business. La strategia dell’azienda si fonda su svariati pilastri, la nuova piattaforma avrebbe dovuto garantire la connessione di tutti i dipendenti con ciascuno di questi pilastri.

Soluzione intranet:
La decisione finale è stata presa tenendo in considerazione i risultati della ricerca pubblicata da Randstad stessa, il “2018 Talent Trends Report”, la quale consiglia di prediligere una soluzione di digital workplace incentrata sull’utente.

Happeo ha pienamente soddisfatto questo requisito, è stata scelta per la sua capacità di combinare in un’unica soluzione funzionalità intranet statiche con essenziali funzioni di collaborazione, social networking e distribuzione mirata di notizie.

Vantaggi e risultati:

“Happeo ha davvero superato le nostre aspettative durante l'implementazione. Sebbene la nostra infrastruttura informatica sia davvero complicata, la piattaforma è stata installata in meno di tre mesi.”
  • L’innovazione è costantemente promossa con l’offerta di una piattaforma facile da usare, pensata per permettere ai dipendenti di condividere e discutere idee e collaborare su progetti.
  • L’unificazione degli strumenti di lavoro e l’aumento dell’allineamento e coinvolgimento con il brand rende possibile conservare i migliori talenti e competenze.
  • La produttività è aumentata grazie alla facilità di utilizzo di alcuni strumenti principali come G-Suite, cosa che permette ai dipendenti di eseguire il proprio lavoro meglio e più rapidamente.

Essendo un leader globale nelle soluzioni per la gestione di talenti e nella tecnologia per Risorse Umane, Randstad Sourceright sa che il successo aziendale oggi dipende interamente dal talento. La nuova soluzione intranet soddisfa le esigenze dell’organizzazione e ha portato vantaggi inimmaginabili.

Music Retail Holding è la catena scandinava leader nel settore di apparecchiature musicali, con 34 negozi e circa 400 dipendenti distribuiti tra Svezia, Norvegia e Danimarca.

Con un raggio d’azione così vasto, Music Retail riscontrava serie difficoltà nella comunicazione in tempo reale tra la loro sede centrale e i vari negozi. Il loro vecchio modello comunicativo prevedeva che il reparto vendite visitasse periodicamente i vari negozi; con l’aumentare della produttività di Music Retail, l'opzione digitale di e-mail e telefonate aveva iniziato ad essere preferita rispetto alle visite. Tuttavia, si era reso palese quasi fin da subito che nemmeno quest’ultima rappresentava la soluzione migliore per loro.

Il personale del negozio non si sentiva supportato perché non sempre aveva la possibilità di accedere facilmente a un computer o il tempo di fare una telefonata. Il quartier generale comprese allora che un'app mobile avrebbe potuto aiutarli a combattere contro le difficoltà sofferte in campo comunicativo; di qui, l’inizio della loro ricerca di una soluzione.

Peter Felldin, Marketing Manager di 4Sound spiega la difficoltà della situazione:

“I gestori dei negozi si sentivano frustrati perché non sapevano a chi rivolgersi quando il loro staff aveva bisogno di supporto con campagne di marketing o quando non riuscivano a trovare informazioni sulle vendite rilevanti per loro. Anche i dipartimenti vendite e marketing del quartier generale si sentivano frustrati perché impiegavano molto tempo e sforzi nella comunicazione con i negozi, ma senza risultati.”

Le loro esigenze erano:

  • Un sistema estremamente intuitivo e facile per i dipendenti: con così tanti dipendenti, tutti con background differenti, avevano bisogno di implementare qualcosa che potesse raggiungere tutti e che chiunque potesse capire.
  • Una comunicazione colloquiale aperta e chiara: Music Retail era stato in precedenza un classico esempio di comunicazione “top-down”. Per cambiare questo, avevano bisogno di adottare strumenti di comunicazione intranet che consentissero una comunicazione frequente e facilmente accessibile a tutti i livelli.
  • Creare una cultura collettiva: il quartier generale di Music Retail stava avendo difficoltà a trasmettere messaggi in tutta l'organizzazione per comunicare la loro identità di azienda, e non solo le attività o gli aggiornamenti quotidiani. Avevano bisogno di un modo per collegare il management ai negozi e di uno mezzo per trasmettere un messaggio chiaro che permettesse di coltivare la loro cultura aziendale.

Soluzione intranet:
Music Retail ha esaminato diverse opzioni, ma alla fine ha scelto di implementare la soluzione intranet di Happeo principalmente per la sua interfaccia intuitiva e facile da utilizzare, abbinata alla sua compatibilità con Google G Suite. Il team di Music Retail ha iniziato una prova con Happeo, partendo con semplici comunicazioni, la condivisione di brevi notizie e immagini.

“C'è una maggiore richiesta di soluzioni intranet migliori. I clienti che migrano a G Suite spesso scoprono che il passo successivo è la sostituzione delle loro intranet, difficili da utilizzare e molto costose. Solitamente consigliamo Happeo per la sua intuitiva interfaccia utente e le sue funzionalità avanzate.”
~ Ronald Haagensen, Direttore Business Development di Avalon Solutions

Vantaggi e risultati:

  • Nonostante l’iniziale preoccupazione di Music Retail per la possibile difficoltà dei dipendenti nel comprendere questo nuovo modo di comunicare, ora che il software intranet è stato completamente adottato la comunicazione tra la sede centrale e i negozi è finalmente continua.
  • L’informazione è distribuita più facilmente ed è più prontamente disponibile per i dipendenti dei negozi.
  • La comunicazione si è aperta tra i vari dipartimenti, il vecchio sistema top-down è stato superato e sostituito da una condivisione collettiva di informazioni e collaborazione a tutti i livelli tra i dipendenti. Sul Canale “Inspiration” possono ora condividere migliori pratiche e idee di successo.
“In qualità di Marketing Manager, il mio più grande interesse sono le nostre campagne. Solamente il 20% dei negozi conosceva le nostre campagne marketing. Con Happeo la situazione si è completamente ribaltata: l’80% dei negozi è ben informato su ciò che succede. È un cambiamento davvero notevole!”
Peter Felldin, Marketing Manager di 4Sound

DORMA è un'azienda globale che fornisce soluzioni premium per l’accesso a edifici. Ha sede in Germania, ma impiega 7.000 persone e lavora con 50 diverse società in tutto il mondo. DORMA possiede oltre 100 anni di esperienza nella costruzione di eccellenti sistemi di porte per soddisfare diverse esigenze.

DORMA è orgogliosa della sua innovatività, caratteristica che la mantiene all'avanguardia rispetto alla concorrenza, e aveva perciò bisogno di una soluzione intranet che supportasse e fosse specchio della sua identità. La dirigenza ha deciso di implementare un sistema intranet del tutto nuovo per portare DORMA al livello successivo nel suo innovativo e tecnologico dominio sul mercato.

Le esigenze erano:

  • Accesso facile per tutti i dipendenti: DORMA voleva implementare la propria visione di “Accesso all'Innovazione” per tutti i propri dipendenti, fornendo loro la tecnologia più avanzata per eseguire i propri incarichi.
  • Migliorare la comunicazione e connessione: DORMA aveva bisogno di un modo per connettere dipendenti in tutto il mondo al fine di sfruttare le conoscenze interne e supportare la collaborazione in tutta la loro azienda.
  • Implementazione rapida: DORMA voleva implementare rapidamente il nuovo sistema intranet per mostrarlo in occasione di una programmata futura conferenza e fiera.
  • Coinvolgimento e supporto per incoraggiare la gestione dei contenuti: DORMA aveva bisogno di un modo per ispirare tutti i dipendenti a contribuire al contenuto del nuovo sistema intranet che sarebbe accessibile e di facile utilizzo.

 

Soluzione intranet:
DORMA ha adottato la intranet cloud Unily come soluzione, un grande cambiamento che ha portato la produttività ad un nuovo livello.

Unily è stata in grado di implementare rapidamente il sistema e ha anche sviluppato un software specifico per le esigenze di DORMA; proprio questo ha spinto l'azienda a scegliere Unily.

Unily ha fornito a DORMA una homepage che è il centro focale delle notizie aziendali, un sistema di gestione dei contenuti personalizzato (CMS), una piattaforma social media e directory del personale, un software di gestione dei documenti e un'app mobile per soddisfare le loro esigenze legate alla nuova soluzione intranet.

Vantaggi e risultati:

  • I dipendenti sono informati e collegati tramite il centro di notizie e il sistema di messaggistica aziendale.
  • La creazione e gestione dei contenuti è stata semplificata consentendo ai dipendenti di concentrarsi sui contenuti stessi piuttosto che sul processo di creazione.
  • Comunicazione più efficace e di alta qualità tra i dipendenti attraverso l'integrazione di Yammer e la creazione di una directory e profili personali.
  • I dipendenti dispongono costantemente di tutto ciò di cui necessitano per svolgere al meglio il proprio lavoro grazie alla possibilità di accedere in qualsiasi momento alla intranet tramite l'app mobile.

Grazie all'adozione della soluzione intranet cloud di Unily DORMA è stata in grado di divulgare il suo nuovo valore fondamentale: Access to Innovation. Questa innovativa soluzione intranet ha consentito a DORMA di estendere questo fondamentale valore aziendale a tutti i suoi dipendenti in tutto il mondo..

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Intranet Advantages

VANTAGGI E SFIDE DI UNA INTRANET

I vantaggi e le sfide più comuni

Sebbene le intranet abbiano contribuito al successo di molte organizzazioni, portano con sé delle sfide. Come è possibile prepararsi per affrontare queste sfide e come fare a sapere cosa è giusto per la vostra azienda? In primo luogo, confronteremo fianco a fianco alcuni vantaggi dell'adozione di un software intranet con la loro controparte sfavorevole.

Vantaggio 1: Sicurezza
La differenza tra Internet e una rete intranet sta nella privacy. Le intranet vengono utilizzate per limitare le informazioni e l'accesso solo ai dipendenti, nonché per organizzare la rete in base alle esigenze di un’azienda.

Sfida 1: Potenziale violazione della sicurezza
Sebbene le intranet limitino l'accesso, è importante installare un sistema di sicurezza per via della natura sensibile dei contenuti. Senza questa misura di sicurezza, potrebbe esserci una violazione della sicurezza che metterebbe a rischio l’azienda.

Vantaggio 2: Maggiore produttività e risparmio di denaro
Mettere tutto a portata di mano dei dipendenti aumenta la produttività e fa risparmiare denaro all'azienda riducendo il tempo impiegato per l’esecuzione delle varie attività. L'adozione di una intranet completa significa che i dipendenti sono in grado di lavorare in modo più intelligente e veloce, il che consente al denaro dell'azienda di funzionare meglio.

Sfida 2: Impegno in termini di tempo e costi nascosti
Mentre l'allestimento di una intranet potrebbe essere in sé un processo piuttosto semplice ed economico, dopo l'implementazione del software è necessario assegnare ai team incarichi per configurare la intranet secondo le esigenze dell’organizzazione. Ciò potrebbe significare aggiungere nuovi membri al personale o riassegnare il personale. È inoltre fondamentale formare il personale su come utilizzare la intranet aziendale, altrimenti la sua efficacia andrà persa.  

Questo include iniziali e continuative ore di formazione dedicate al nuovo sistema intranet. Affinché l'adozione della intranet decolli, l’azienda dovrebbe investire il tempo necessario per renderlo possibile. Insieme alla formazione, è necessario incaricare specifici membri del personale del mantenimento e la manutenzione del contenuto, cosa che inevitabilmente porta via del tempo che potrebbe essere invece dedicato ad altri progetti.

Detto questo, le migliori piattaforme intranet richiedono una formazione minima affinché il personale possa utilizzarle in modo efficace.

Vantaggio 3: Accesso ai dati e comunicazione dei dipendenti
La intranet di un’azienda dovrebbe essere un luogo unico per accedere a tutte le informazioni necessarie ai dipendenti per svolgere bene il proprio lavoro. Possono accedere istantaneamente ai dati afferenti i vari dipartimenti, il che abilita tra l’altro processi decisionali più informati in un lasso di tempo più breve.

Oltre all'accesso ai dati, i dipendenti dispongono anche di un mezzo per comunicare con qualsiasi altro dipendente dell'azienda in modo diretto ed efficiente. L’adozione di una intranet può favorire rapporti di lavoro produttivi e una maggiore creatività grazie alla collaborazione tra i dipendenti.

Sfida 3: Un’abbondanza di informazioni che diventano inefficaci
L'idea dietro una intranet è quella di rendere le informazioni accessibili ai dipendenti indipendentemente dal loro stato o dipartimento, ma questo può potenzialmente portare a un sovraccarico di informazioni.

Una grande quantità di informazioni può diventare eccessiva e disorientante, con conseguenze negative per la comunicazione e collaborazione tra i dipendenti. Inoltre, se le informazioni non sono adeguatamente organizzate, i dipendenti impiegheranno più tempo per trovarle. Poche cose uccidono la produttività alla stessa velocità della frustrazione derivante dal non riuscire a trovare informazioni importanti.

Vantaggio 4: Interfaccia utente semplice che è coinvolgente per i dipendenti
Se la intranet aziendale ha un'interfaccia utente facile da navigare e che ha senso per i dipendenti, questo aumenterà la probabilità che questi si impegnino e investano il loro tempo nel lavoro per l’azienda.

Ciò si tradurrà in una impeccabile adozione del sistema intranet e, a sua volta, massimizzerà l'efficienza complessiva.

Sfida 4: Coinvolgere i dipendenti nell'adozione della intranet
Nonostante l'impegno profuso, è possibile imbattersi in una certa resistenza da parte dei dipendenti nell’adozione della intranet aziendale. Innanzitutto, le persone tendono a difendersi dai cambiamenti e alcuni dipendenti potrebbero semplicemente essere poco disponibili a rinunciare alle loro vecchie abitudini.

In secondo luogo, se l'interfaccia è fonte di confusione per i dipendenti, questo li tratterrà probabilmente dall’utilizzare la intranet. E infine, se la intranet aziendale non è percepita come il luogo per antonomasia dove trovare le informazioni, o se le informazioni non sono rilevanti o opportunamente organizzate, è possibile che i dipendenti la ignorino.

Questo confronto mostra come ci possano essere degli svantaggi nascosti dietro ai vantaggi derivanti dall'implementazione di una intranet. Ciò che è importante qui è essere consapevoli dell’esistenza di entrambe le realtà e prevedere in che modo si comporterà la tua organizzazione, per poi tenerne conto nel momento in cui si cercherà di implementare una soluzione intranet.

Altri vantaggi legati all'utilizzo di una rete intranet

Mentre l’elenco sopra mostra i vantaggi a confronto con i loro potenziali svantaggi, ecco altri vantaggi non menzionati:

Accesso globale e comunicazioni:
L'implementazione di intranet con funzionalità come le app mobili può facilitare la comunicazione e il mantenersi al passo con gli incarichi giornalieri. Può inoltre connettere i dipendenti in modo digitale per una maggiore collaborazione e un processo di adozione della intranet aziendale più rapido.

Tenersi aggiornati e al passo con la tecnologia:
Non si può negare o combattere contro l’evidenza che, come società, stiamo procedendo nell'era digitale. Può essere utile anticipare il gioco e abbracciare la realtà del lavoro digitale così da permettere al business di restare rilevante nell'ambito più ampio del mondo del lavoro.

Come evitare potenziali sfide nell'adozione di una intranet:
Quando si esaminano questi potenziali pro e contro, è difficile prevedere in quale parte dello spettro ricadrà la vostra azienda. Perciò, la cosa più importante da fare quando si implementa un'intranet  è essere consapevoli delle potenziali sfide e adottare misure proattive per combatterle.

Ecco alcuni passi che la vostra azienda può compiere per garantire un'implementazione e un’adozione di successo della intranet:

  1. Pianificare i budget realisticamente: Secondo socPub “I rapporti di ricerca indicano che oltre i due terzi dei progetti intranet aziendali affrontano problemi relativi allo sforamento del budget stanziato”. Definisci accuratamente i budget che la vostra azienda può assegnare ai vari aspetti legati all'implementazione di una intranet, inclusi i costi iniziali di installazione e quelli della manutenzione a lungo termine. Assicurati che il vostro potenziale fornitore sia trasparente riguardo al suo modello di pagamento.
  2. Coinvolgere i capi: Ti è noto il detto “Dai l'esempio”, giusto? Se i più “grandi” inviano ancora e-mail invece di utilizzare le funzionalità della intranet aziendale, l'adozione del mezzo da parte del resto dell’organizzazione diventerà molto più difficile. Porta i tuoi leader a bordo del processo di adozione e tutta l’azienda seguirà l’esempio.
  3. Fornire formazione continua e promuovere la intranet: Anche le intranet più facili da usare possono essere difficili da navigare e comprendere per alcuni. Prima di implementare la nuova intranet, assicurati che tutti comprendano le funzioni e le caratteristiche del software. Ciò può essere fatto formando i dipendenti su come utilizzare lo strumento, cosa che ne faciliterà l'adozione. È possibile organizzare workshop o creare un team appositamente per offrire supporto a quei dipendenti che stanno avendo problemi con il cambiamento. E puoi contemporaneamente promuovere le funzionalità specifiche da utilizzare sulla intranet.
  4. Nominare persone incaricate della manutenzione e alimentazione dei contenuti: È bello che tutti siano connessi e contribuiscano, ma ciò significa anche che inevitabilmente ci sarà un sovraccarico di informazioni, gran parte delle quali saranno - o diventeranno - irrilevanti. Per evitare ciò, incarica alcuni membri del personale della manutenzione e gestione dei contenuti sulla intranet aziendale. In questo modo tutto rimarrà rilevante, nuovo e utile.
  5. Trovare un modo per permettere ai dipendenti di contribuire più facilmente: È importante avere persone incaricate della manutenzione dei contenuti della intranet, ma evita che la responsabilità di tutto il contenuto ricada su queste poche persone.
  6. Agevolare la contribuzione di tutti i dipendenti: È così possibile ridurre il carico gravante sui gestori di contenuto. Ciò consentirà a tutti di comprendere meglio gli altri dipartimenti e aiuterà i dipendenti a utilizzare a tutti gli effetti questo nuovo software intranet.
  7. Creare uno sbocco per i feedback dei dipendenti: I dipendenti avranno aspettative riguardo al loro software intranet e, se le loro aspettative non sono soddisfatte, non vorranno adottare questo sistema. Assicurati di chiedere ai dipendenti la loro opinione prima di implementare una intranet e cerca di soddisfare quelle aspettative. Mantieni un'opzione di feedback disponibile anche dopo l'implementazione, in questo modo potrai risolvere qualsiasi problema futuro.

La morale della favola: valuta ciò che è meglio per la tua azienda

Le liste precedenti rappresentano speculazioni riguardo gli scenari possibili legati all’implementazione di un sistema intranet nel tuo posto di lavoro.

La realtà è che non saprai mai come questo si svilupperà per il vostro business specifico finché non lo proverete. È possibile adottare misure precauzionali, ma potrebbero comunque sorgere difficoltà impreviste.

La cosa migliore da fare è guardare queste liste attraverso le lenti del vostro business. Siediti con il gruppo di dirigenti e ponetevi queste domande prima di prendere in considerazione l’implementazione di una intranet aziendale:

  • Che budget abbiamo a disposizione per l'adozione di una intranet?
  • È sufficiente per ciò che vogliamo che la nostra intranet faccia?
  • Abbiamo le risorse umane necessarie per supportare e sostenere questa implementazione?
  • Come possiamo assicurarci un processo di adozione di successo?
  • Come si compone il nostro personale a livello demografico? Cosa cercheranno in una intranet? Come risponderanno?

Quando si parla di software intranet, è alquanto improbabile che un unico tipo di soluzione si adatti a tutti allo stesso modo. Prendetevi un minuto per valutare la vostra azienda, i suoi bisogni, la sua capacità: solo allora sarete in grado di prendere una decisione informata sull'implementazione della vostra intranet.

Sono disponibili molti pacchetti software intranet con diverse opzioni che possono essere personalizzate per incontrare le esigenze della vostra azienda. Non temere di domandare e aspettare di ricevere risposte da professionisti che dovrebbero poter assicurare di soddisfare ciascuno dei vostri bisogni.

Quali risultati è possibile raggiungere con una intranet moderna?

Intranet Measuring

Intranet di successo:

Misurazioni e performance

Essendo nel pieno del processo valutativo - stai facendo domande per raccogliere informazioni e soppesando i pro e i contro dell'implementazione di una intranet - probabilmente presto inizierai a voler guardare un po’ più in prospettiva per capire da subito come poterne misurare le prestazioni e il successo.

Ma come hai intenzione di farlo? In che modo è possibile misurare la performance di una intranet? Sebbene esistano statistiche e dati concreti, il successo è anche fortemente misurato dalle caratteristiche funzionali, dall'usabilità e dall'interazione dei dipendenti con il software intranet.

Esempi di intranet “premiate”

Ogni anno, il Nielson Norman Group tiene una competizione per eleggere la miglior intranet aziendale al mondo. Durante gli Intranet Awards 2018, hanno scoperto che gli esempi di intranet di maggior successo “provengono da organizzazioni più piccole, con team intranet più piccoli, che fanno affidamento su risorse interne e sull'aiuto esterno per creare le migliori intranet”. Perciò se la tua è un’azienda di grandi dimensioni, puoi assegnare incarichi specifici a piccoli team per replicare questo effetto positivo.

Tuttavia nel complesso, il gruppo ha confermato l'idea già largamente diffusa secondo cui le organizzazioni dovrebbero rendere le loro intranet aziendali un luogo in cui le persone possano connettersi, comunicare e collaborare per avere successo.

CMS Wire riferisce che “le migliori intranet di quest'anno hanno reso incredibilmente semplice per i loro team creare pagine in linea con il brand e coerenti dal punto di vista del design senza richiedere particolari competenze tecniche o web.”

Ecco alcuni esempi di intranet che hanno ricevuto un premio dagli Intranet Awards; l’intenzione principale di questo elenco è quella di mettere in luce il modo in cui ciascuna è riuscita ad ottimizzare le proprie prestazioni intranet:

  • L'American Medical Association ha riscritto e aggiornato alcune delle 27.000 pagine di contenuti intranet, e ha quindi proceduto a ridurre la quantità di contenuti a 120 pagine di informazioni aggiornate. L’associazione ha implementato una rete intranet che ha determinato il passaggio dalla pubblicazione centralizzata a quella decentralizzata, creando autori di contenuti all’interno dell’intera organizzazione per facilitare il processo di adozione.
  • Archer Malmo, un'agenzia pubblicitaria, ha creato una intranet che utilizza un linguaggio semplice e strumenti accessibili che rendono facile la condivisione delle informazioni. Ha inoltre consentito il feedback costante degli utenti sul contenuto e sullo stato della intranet.
  • Capital Power, un produttore di energia, ha progettato la propria intranet per rispondere alle esigenze di un numero elevato di lavoratori che lavorano regolarmente su dispositivi esterni all'ufficio, nonché perché sia possibile implementarvi aggiornamenti tecnologici di ultima generazione, di modo che non diventi mai obsoleta. Come è avvenuto per l'AMA, anche loro hanno ridotto il contenuto per semplificare le informazioni.
  • Delta Airlines è stata costretta ad aggiornare la propria intranet aziendale dopo un crash nel loro sistema che li ha lasciati senza intranet per 48 ore. La loro riprogettazione si è concentrata sulla creazione di comunità e garantire l'accessibilità ovunque, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, dato il numero elevato di utenti della intranet.
  • Anche eBay è entrata nella lista dei premiati dopo aver rinnovato la propria intranet per migliorare le performance dell’azienda. La loro precedente intranet era costruita su SharePoint ed era sepolta sotto una montagna di contenuti, con oltre 30.000 siti di team. È stato deciso di creare una nuova intranet da zero con l’idea di implementare una tecnologia open source per creare un sito che si concentrasse su notizie, ricerche, profili e notifiche. I progettisti di questa intranet hanno beneficiato di libera scelta rispetto al contenuto e alle funzionalità del software; hanno anche aggiunto una connessione a una piattaforma di analisi per rendere più semplice ai gestori della intranet tracciare ciò che viene utilizzato o meno.
  • GSK, un'azienda farmaceutica globale, disponeva di una intranet che era spropositatamente grande rispetto al numero dei suoi utenti. La loro soluzione è stata quella di adottare un approccio minimalista per la loro nuova intranet, pensata per permettere la personalizzazione dei contenuti importanti per ciascun utente.
  • Maple Leaf Foods, una società di proteine sostenibili, stava cercando una intranet che potesse essere un esempio del loro concetto di trovare “nuovi modi di lavorare”. Hanno abbandonato il loro vecchio modello centralizzato di creazione di contenuti e sono passati a un sistema più aperto che consente ai dipendenti di essere autori, creando un flusso di comunicazione tra di loro e fornendo dati rilevanti che consentono ai lavoratori di svolgere in modo efficiente il proprio lavoro.
  • PKP, una società energetica polacca, ha circa 7.000 utenti che lavorano quotidianamente con molti sistemi complessi all'interno della intranet. Volevano quindi implementare una nuova intranet per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti attraverso una piattaforma bella e intuitiva. L'azienda ha sviluppato il sito per fasi, servendosi di volta in volta del feedback degli utenti per dare il via alla fase successiva. Inoltre, ha semplificato e snellito il contenuto.
  • Travelers Insurance è un'azienda già molto digitale e utilizza quotidianamente diversi tipi di dispositivi. Volevano creare una rete intranet per supportare i propri dipendenti, assicurandosi che disponessero costantemente delle informazioni necessarie per portare a termine il lavoro. Ciò che hanno realizzato è una intranet aziendale completamente compatibile con i dispositivi mobili, che dà agli utenti la possibilità di creare profili personalizzabili. Hanno implementato strumenti facili da usare e che possono aiutare i dipendenti a cercare facilmente chi o ciò di cui hanno bisogno.
  • Il World Food Program delle Nazioni Unite opera in 80 paesi in tutto il mondo e tutto il personale utilizza la rete intranet. La loro intranet include una pagina di navigazione globale con menu intuitivi che forniscono un facile accesso alle applicazioni. Nonostante la struttura complessa, l'implementazione della intranet ha semplificato le connessioni tra i reparti di questa organizzazione.

Questi esempi di intranet sono stati indicati per fornire un quadro di ciò che costituisce una intranet “di successo” agli occhi del mondo degli affari e per rendere più concreto come anche la vostra azienda possa raggiungere questo successo attraverso l'adozione di una intranet.

Vale la pena notare che in ciascun caso messo in luce il successo della intranet è differente, a seconda della società specifica e delle specifiche funzioni ricercate nella soluzione intranet. Ciò è in gran parte dovuto al fatto che una buona parte del successo misurabile relativo alla vostra intranet aziendale deriverà dall’utilizzo, dalla soddisfazione, dalla collaborazione e dalla comunicazione dei dipendenti.

Al fine di creare una intranet di successo, è necessario valutare le esigenze della vostra azienda e allinearsi alla demografia dei dipendenti.

Misurare la performance e il successo della intranet

Mettere a punto un piano per misurare il successo della propria intranet può rivelarsi un’impresa ardua dal momento in cui gli obiettivi legati alla sua implementazione -migliorare aspetti come l'impegno dei dipendenti, la collaborazione e comunicazione - sono fattori piuttosto difficili da quantificare.

Ecco alcuni aspetti da considerare per pianificare la misurazione delle prestazioni e quantificare il successo della intranet.

  1. Determinare la strategia e gli obiettivi della vostra intranet. Se hai ben chiaro cosa desideri e cosa vuoi che il vostro software intranet faccia, puoi allora capire come misurare la performance e il successo della vostra intranet aziendale. Gli obiettivi della vostra intranet dovrebbero allinearsi agli obiettivi della vostra azienda; proprio per questo l'implementazione del sistema intranet dovrebbe avere un impatto misurabile e diretto nel raggiungimento di questi obiettivi.
  2. Definire gli ICP relativi alla intranet. Siediti con il gruppo dei vostri dirigenti e parla di dove vuoi vedere miglioramenti e di come potresti tenerne traccia. Buoni indicatori chiave di prestazione (ICP) relativi alla intranet dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili (per obiettivi), pertinenti e limitati nel tempo. Se stai pensando tra te e te “Sì sì, d’accordo, è una storia che ho già sentito e non è che mi ispiri davvero molto”, allora considera l'adozione degli OKR anzichè degli ICP. 
  3. Iniziare a implementare gli ICP intranet prima di avviare il nuovo software, aassicurandoti anche di raccogliere quanti più dati possibili dal tuo vecchio sistema per operare confronti tra i due. Testa gli ICP prima di implementare completamente la tua nuova intranet.
  4. Chiarire cosa utilizzerai come riferimento per la misurazione delle prestazioni della intranet. Puoi utilizzare una base di riferimento rispetto al lancio della nuova intranet per fare un confronto. Ad esempio, potresti prendere i dati raccolti durante l’ultimo mese di utilizzo della tua vecchia intranet o nel primo mese della tua nuova intranet. Dai un'occhiata ai dati distribuiti su 12 settimane e fai la media: ecco, hai appena trovato la tua base di riferimento. Oppure, è possibile scegliere come base di riferimento lo stesso periodo dell'anno scorso, forse la soluzione migliore.

Esempi di ICP quantificabili

Questi esempi di ICP intranet presi da ThoughtFarmer mostrano come misurare concretamente gli ICP della intranet e in che modo si manifesterà il successo dovuto al miglioramento delle prestazioni della intranet:

  • Finanziari: ICP di esempio includono le spese di viaggio ridotte (poiché gli incontri avvengono sulla intranet) e i costi di stampa. I risultati della performance della intranet possono essere ricavati da un report trimestrale relativo alle spese di viaggio.
  • Comportamentali: ICP di esempio includono il numero di volte in cui i dipendenti hanno archiviato documenti in modo efficiente nella intranet e si sono verificati meno errori di routine. I risultati della performance della intranet possono essere dedotti dal numero ridotto di richieste respinte da parte dei dipendenti o qualcosa di simile.
  • Atteggiamento: ICP di esempio includono un aumento della soddisfazione dei dipendenti e una più facile comunicazione interna grazie alle nuove strategie intranet. I risultati della performance della intranet possono essere ricavati attraverso sondaggi condotti tra i dipendenti.
  • Tecnici: ICP di esempio includono una riduzione dei bisogni del team tecnico-informatico e un più rapido caricamento dei documenti. I risultati della performance della intranet possono essere dedotti da meno richieste da parte del reparto IT, un minor tempo di caricamento della pagina e dei file.
  • Esperienziali: ICP di esempio includono la ricezione da parte degli utenti di informazioni più rilevanti e accurate e una riduzione del tempo necessario per l’invio di documenti. I risultati della performance della intranet possono essere trovati nel numero ridotto di reclami e/o ricavati da un sondaggio sulla soddisfazione degli utenti.

Le statistiche di esempio per quantificare il successo della performance della intranet includono:

  • Feedback dei dipendenti:  Il 70% del personale ora afferma di trovare facilmente nuove informazioni ricercate; prima era solo il 14%”.
  • Informazioni di accesso utente:  il 93% degli impiegati accede ogni giorno”.
  • Raccogliere e registrare informazioni finanziarie:  abbiamo risparmiato oltre $ 11.000 solo quest'anno utilizzando la intranet aziendale.”

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Intranet Practice

Utilizzare la intranet nelle operazioni giornaliere:

Che aspetto ha in pratica

Dopo tutti questi esempi e informazioni a proposito di una intranet aziendale, è necessario capire finalmente anche come essa appare. Quali sono le specifiche applicazioni e funzionalità incluse in una intranet? Come funzionano? Come saranno utilizzate dai dipendenti?

Funzionalità di un digital workplace di successo

Canali: consentono la comunicazione e la collaborazione dei dipendenti. Ecco alcuni esempi di ciò che i Canali offrono:

  • Postare messaggi, condividere file, commentare e mettere Mi piace, taggare gli utenti e discutere a proposito di funzionalità.
  • Pubblicare annunci avendo la possibilità di vedere chi ha letto il post e inviare promemoria con un clic.
  • Una timeline personalizzata che mostra solo notizie rilevanti per ogni singolo utente.
  • Collaborare sui file con funzionalità di modifica e condivisione.

Pagine: riuniscono tutti i contenuti rilevanti per gli utenti in uno spazio. Ecco alcuni esempi di ciò che le Pagine offrono:

  • Condivisione di file di Google Drive aggiornati, aggiunta del calendario del tuo team e utilizzo di widget di contenuto dinamici.
  • Funzioni di modifica semplici che consentono di creare e gestire le pagine della tua intranet senza l'aiuto del supporto tecnico.
  • Homepage personalizzata per ogni dipendente.
  • Widget di contenuti che attingono dai canali social e dai file o dalle cartelle di Google Drive
  • Navigazione chiara all’interno del layout della pagina.

Directory/profili dei dipendenti: informazioni personalizzate sui dipendenti sono fondamentali per connettere tutto il personale all’interno della piattaforma intranet. Ecco alcuni esempi di funzionalità di directory:

  • Organigramma, realizzato utilizzando i dati già esistenti dei dipendenti.
  • Profilo personale con dati di contatto, competenze e bio di ciascun dipendente.
  • Risultati di ricerca basati sulle informazioni del profilo, in modo da poter trovare i dipendenti necessari per portare a termine uno specifico lavoro.

App mobile: ovunque siano i dipendenti, possono rimanere aggiornati sulle informazioni e interagire con i contenuti in ogni momento. Ecco cosa può fare un'app per dispositivi mobili:

  • Fornire un'interfaccia intuitiva che gli utenti possono facilmente utilizzare sul proprio dispositivo mobile; ciò agevola il processo di adozione della intranet dato che rispecchia le interfacce che già utilizzano.
  • Inviare notifiche push per avvisare i dipendenti in qualsiasi momento.

Integrazioni: se la vostra azienda utilizza già applicazioni di cui siete soddisfatti e desiderate integrarle nella vostra intranet, potete farlo. Le intranet sono compatibili con applicazioni già esistenti. È possibile aumentarne l'efficienza e il processo di adozione riunendole nello stesso spazio digitale. Alcuni esempi di applicazioni che possono essere integrate:

  • Google Analytics
  • Twitter e altri feed di social media
  • Google calendar
  • Slack
  • API
  • Google Drive
  • Gmail

Statistiche: con una funzione di analisi implementata all’interno della tua intranet, è possibile trasformare facilmente i tuoi dati in dashboard informative e report facili leggere, condividere e personalizzare. Ecco alcuni esempi di cosa può fare questa funzione:

  • Integrazione con Google Analytics per monitorare come gli utenti utilizzano la piattaforma.
  • Connessione a Google Data Studio per creare bellissimi report per mostrare l'efficienza dei dipendenti e i traguardi da essi raggiunti.

Ricerca: un motore di ricerca semplificato può aiutare gli utenti a trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno, massimizzando l'efficienza. Ecco cosa fa una buona funzione di ricerca:

  • Dopo aver digitato qualcosa, puoi vedere un elenco aggregato di risultati.
  • Cerca tra piattaforme, applicazioni e ogni parte attiva della tua intranet.
  • Elimina informazioni irrilevanti e mostra risultati in base alla rilevanza e freschezza dei contenuti.

 

Recensioni degli utenti che utilizzano intranet

Senza dubbio tutte queste funzionalità sono eccezionali, ma in fondo ciò che conta di più è il modo in cui i dipendenti interagiscono con il software Intranet. Capterra raccoglie esempi di diverse soluzioni intranet e consente ai veri utenti della intranet di lasciare una recensione relativa alla propria esperienza di adozione e utilizzo del sistema. Questo è ciò che gli utenti hanno da dire:

Janine W., utente di Unily

Mi piace:

“La flessibilità delle funzionalità per costruire siti e l’integrazione con SharePoint per supportare comunità di pratica. Supporta la localizzazione delle competenze attraverso la directory persone, i profili e la funzionalità di Insights. Così facile da usare attraverso i widget drag and drop e un CMS intuitivo. Semplice da amministrare tramite il controllo dei permessi. L'esperienza dell'utente è veramente continua; la navigazione tra i metadati, aree dedicate a funzioni diverse come link, notizie, documenti, canali social e ricerca è potente. Il supporto agli utenti è fantastico, Brightstarr supporta i propri clienti in ogni fase del processo. Nel complesso, il mio obiettivo era quello di implementare una tecnologia che sarebbe diventata un meccanismo per supportare la condivisione delle conoscenze, la collaborazione, la comunicazione e in definitiva essere il fondamento del nostro digital workplace attraverso l'integrazione con Office 365. Unily fa tutto questo!”

Non mi piace:

“Faccio molto affidamento sui metadati per guidare la ricerca, la navigazione e il tagging in Unily. I metadati Unily derivano dal term store di SharePoint, il che è eccellente perché ho bisogno di gestire un solo term store che si sincronizza durante la notte con Unily. Sarebbe una buona cosa se la sincronizzazione fosse più frequente invece di poterla pianificare solo per notte. La funzione metadati di Unily è superba, ma a volte c’è stato qualche problema nell’ottenere il giusto equilibrio quando è stato costruito un term store per adattarsi sia all’ambienti Unily che a quello SharePoint.”

Jamie B., un utente di Happeo

Mi piace:

“Happeo ci consente di usare i nostri sistemi G Suite esistenti al massimo delle loro potenzialità. Ciò ha reso l'adozione da parte degli utenti relativamente semplice dato che i colleghi erano già abituati a Drive, Calendar, Gmail e G+. È stato fantastico lavorare con il team di Happeo alla costruzione del nostro primo sistema di comunicazione interna. C'erano molte incognite per noi dato che non avevamo mai fatto qualcosa del genere, ma il team ci ha seguiti passo passo per assicurarsi che stessimo facendo le domande giuste al momento giusto.”

Non mi piace:

“Troppe opzioni per quanto riguarda la struttura della piattaforma e pagine. Sarebbe più semplice se ci fossero modelli di pagina da utilizzare piuttosto che dover costruire tutto su misura.”

Tom R., un utente di SharePoint

Mi piace:

“SharePoint è relativamente semplice da usare per configurare siti, gruppi di utenti e simili. Come la maggior parte dei CMS, ha un “look and feel” predefinito in quasi tutti gli aspetti di un sito o di un gruppo di siti. La sua integrazione con Office 365 è completa. Se hai esigenze di base per l'hosting di un sito interno, senza particolari bisogni di integrazioni o flussi di lavoro complicati, SharePoint Online è un'opzione valida.”

Non mi piace:

“A differenza della versione locale di SharePoint, hai un certo numero di restrizioni con SharePoint Online. Non c'è accesso a determinati registri per la risoluzione dei problemi. Non esiste un accesso diretto al database che guida il sito. Alcuni processi automatizzati sono limitati per portata e frequenza.”

La conclusione:

Il nuovo tipo di intranet ha molti diversi usi, portali, piattaforme, funzionalità, menu, collegamenti, ecc. Ma la ragione portante per creare una intranet è quella di coinvolgere, connettere, e collaborare con i dipendenti di tutta l'azienda.

Se tutte queste funzionalità sono organizzate e user-friendly, allora l'esperienza di implementazione della vostra intranet aziendale dovrebbe essere molto positiva per i dipendenti, il che andrà a beneficio dell’azienda nel complesso e guiderà il processo di adozione. Le possibilità di funzionamento di una intranet sono vaste. Ciò che importa è tenere presente la vostra azienda, i suoi obiettivi di intranet e il profilo degli utenti per trovare il numero e il tipo giusto di funzionalità e integrazioni che funzioneranno per voi..

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Intranet Selection

Selezionare il software intranet

Valutare se una soluzione intranet è adatta a te

Le premesse e il tempo di transizione sono cruciali, sia che la vostra azienda abbia un sistema intranet obsoleto, sia che in precedenza non sia mai stata implementata una intranet. Ecco alcuni passi preliminari e di ampio spettro per garantire un'adozione intranet di successo.

Primo Passo: Osserva il modo in cui le attività relative al vostro business sono attualmente eseguite. Quali applicazioni state usando? Con quale frequenza viene utilizzata la intranet se ne avete una?

Secondo Passo: Prendi in considerazione le attuali sfide in campo comunicativo che la vostra azienda sta affrontando che ritieni possano essere risolte da una intranet aggiornata. Quali strategie intranet puoi implementare per migliorare le prestazioni? Esiste un tradizionale flusso “top-down”? State fornendo ai vostri dipendenti gli strumenti e le informazioni necessarie per permetter loro di svolgere bene il proprio lavoro?

Terzo Passo: Dopo aver identificato le specifiche sfide in campo di intranet, metti a punto una strategia e un elenco di requisiti intranet che sai poter essere una soluzione a questi problemi. Ciò ti aiuterà a determinare se l’implementazione di una soluzione intranet sarà davvero vantaggiosa per la vostra azienda.

Quarto Passo: Parla al personale. Fai sondaggi e coinvolgi gli utenti in modo da poter soddisfare al meglio le loro esigenze con il software intranet scelto. Assicurati di porre domande specifiche per risultati specifici. Impiega tecniche di raccolta dati e quindi analizza i dati raccolti.

Quinto Passo: Confronta le soluzioni intranet. Cerca tra gli esempi di intranet di successo (cosa stanno implementando, come misurano le prestazioni) per determinare quale prodotto fornirà il miglior software intranet per la tua azienda.

Sesto Passo: Presenta questi risultati a un consulente. Non importa se vuoi creare una intranet da zero o lavorare con un provider preesistente, puoi consultare un esperto in merito alle tue esigenze specifiche e al modo in cui un sistema intranet potrebbe soddisfarle.

Prepararsi al successo: come posso capire se la nostra azienda ha le capacità per adottare un sistema intranet?

Come descritto nella sezione “Vantaggi e sfide di una intranet”, sai già quali passi potete compiere per cercare di prevenire potenziali problemi durante l'implementazione di una nuova intranet. Quello che segue è un elenco basato su quei suggerimenti a proposito delle misure che la vostra azienda dovrebbe prendere per assicurarsi di essere pronta per implementare la nuova intranet.

  1. Definire il budget correttamente
    Dopo aver valutato gli obiettivi per la vostra intranet aziendale e confrontato diverse soluzioni intranet, dovresti avere una buona idea di quale tipo di funzionalità la vostra azienda desidera. Confronta i prezzi di diversi fornitori che realizzano intranet personalizzate (come ad esempio Happeo) per avere un'idea di quale tipo di budget è richiesto per l'adozione di questa intranet. Inoltre, assicurati di avere budget per eventuali risorse aggiuntive necessarie per supportare l'implementazione del sistema.

  2. Conoscere i dipendenti
    Prima di prendere decisioni riguardo una soluzione intranet, devi sapere se questa sarà effettivamente la migliore opzione software intranet per i dipendenti. Il profilo della vostra azienda si avvicina a quello delle aziende la cui adozione di intranet si è rivelata un successo? Devi conoscere i dati demografici dei dipendenti, perché se la intranet non viene accettata e adottata da questi ultimi fallirà, a prescindere da quanto avanzata essa sia. Cerca di scoprire quali sono i problemi con cui i dipendenti hanno a che fare al momento, e quali potrebbero essere i problemi durante il processo di adozione della intranet aziendale.

  3. Valutare le vostre opzioni di personale
    Avete già a bordo persone che potrebbero essere d'aiuto nell'implementazione di questa intranet, o dovrete trovare un nuovo team per sostenere questo progetto? Decidi se la vostra azienda dispone di personale che potrebbe prendersi cura dell’implementazione della intranet e portarla a termine al fine di garantire un’adozione di successo del sistema.

  4. Coinvolgere le persone
    Se stai prendendo sul serio l'implementazione della vostra intranet, devi iniziare a parlare con i dipendenti di ciò che avverrà, soprattutto quelli in posizioni di leadership. Prepara le persone al cambiamento e cerca di renderli entusiasti all’idea di essere coinvolti nel processo. Inizia a spargere la voce sulla possibilità concreta del verificarsi di tale cambiamento e osserva che tipo di feedback riceverai. Utilizzando questi feedback, sarai in grado di rispondere a qualsiasi timore o dubbio che i dipendenti potrebbero avere nel processo di adozione della intranet.

  5. Determinare gli ICP intranet
    Assicurati di porti domande relative ai bisogni di misurazione della performance della intranet in modo da poter determinare i vostri Indicatori Chiave di Prestazione. Ancor prima della decisione di implementare una soluzione intranet, dovresti iniziare ad esaminare le prestazioni della intranet corrente e identificare le aree che necessitano un miglioramento così da poter facilmente mappare il successo determinato dalla nuova intranet.

Le esigenze di analisi di una rete intranet

Oltre a porre domande di ampio spettro o farsi un’idea generale di come reagirebbero i dipendenti al cambiamento o implementazione della intranet aziendale, è raccomandabile servirsi di specifiche tecniche analitiche per valutare la propria azienda e la sua strategia intranet ottimale. Alcuni esempi di queste tecniche includono:

  • Sondaggi
  • Gruppi di discussione
  • Interviste a personale e alle parti interessate
  • Osservazione sul posto di lavoro
  • Indagine contestuale
  • Analisi delle attività

Sondaggi

I sondaggi sono utilizzati principalmente per valutare le opinioni del personale, piuttosto che i bisogni. Ciò significa che funzionano bene per stimare il livello di soddisfazione con l'attuale intranet, ma non sono così utili per comprendere come migliorare il sito.

Bisogna fare molta attenzione nella costruzione delle domande del sondaggio. Le domande dovrebbero essere specifiche e concentrarsi sulle recenti esperienze avute dei rispondenti al sondaggio, piuttosto che sulla raccolta di opinioni o percezioni più ampie sul sito. I sondaggi dovrebbero sempre essere utilizzati insieme ad altre tecniche di raccolta dei dati.

Gruppi di discussione

I gruppi di discussione possono essere un buon modo per ottenere un campione più approfondito delle opinioni dei dipendenti sulla intranet, ma i gruppi devono essere monitorati attentamente per assicurarsi che alcuni individui non finiscano per dominare l'intero gruppo.

Il gruppo dovrebbe essere composto da dipendenti dello stesso livello in azienda e la discussione dovrebbe concentrarsi sugli eventi attuali anziché su quelli futuri.

Interviste al personale e alle parti interessate

Le interviste individuali sono un modo molto efficace per raccogliere informazioni sulle esigenze e le problematiche del personale. Insieme con le interviste agli stakeholder - tra cui autori di intranet, senior manager e dirigenti - questa tecnica di raccolta dati può fornire una visione olistica delle funzioni aziendali a tutti i livelli.

Queste interviste dovrebbero concentrarsi sull'attuale utilizzo quotidiano della intranet. Ciò fornirà un'idea delle attività generali e degli ambienti di lavoro. A differenza dei sondaggi, le domande di un’intervista possono essere più aperte e ampie al fine di esplorare argomenti che possono emergere in modo naturale.

Osservazione sul posto di lavoro

Si tratta di andare “sul campo” per osservare le attività del personale e l'ambiente in cui lavora. Questa tecnica di analisi della intranet è meno applicabile agli ambienti di lavoro in cui un osservatore non ha molto da vedere o da ascoltare (ad esempio, un ufficio dove la maggior parte del lavoro si svolge su Word o attraverso e-mail).

Al di là di questo, l'osservazione consente una comprensione oggettiva dell'ambiente di lavoro e dei modelli di lavoro impiegati; informazioni che non potrebbero essere raccolte attraverso altre tecniche. L'osservazione renderà chiare anche quali sono le informazioni che gli impiegati utilizzano quotidianamente e in che modo le ottengono, eliminando il bisogno di utilizzare differenti tecniche per risalire a questi dati.

Indagine contestuale

Si tratta di una combinazione di interviste con il personale e osservazione sul luogo che prevede la discussione di problemi con membri dello staff mentre si trovano nel loro normale ambiente di lavoro. Un colloquio contestuale permette di sentire parlare direttamente i dipendenti delle risorse che vengono utilizzate e di vederle messe in pratica nel momento stesso in cui lavorano.

È anche possibile chiedere ai dipendenti di mostrare esempi specifici di come le attività vengono svolte in tempo reale. In una indagine contestuale, il membro del personale dovrebbe assumere il ruolo di insegnante mentre il ricercatore è lo studente che sta imparando esattamente ciò che il lavoro implica. Questa tecnica può essere un ottimo modo per ottenere dettagli più specifici sulle mansioni quotidiane dei dipendenti.

Analisi delle attività

Questa tecnica comporta l'identificazione delle attività aziendali chiave e la loro analisi per comprendere quali fasi sono comprese nel loro svolgimento e quali informazioni sono necessarie in ciascuna fase. Successivamente le informazioni raccolte vengono utilizzate per determinare in che modo la rete intranet può supportare il personale nelle attività quotidiane. Ciò può avere un impatto diretto sui risultati aziendali ed è spesso il modo più chiaro di mostrare un ritorno sull'investimento (ROI) per lo sviluppo della intranet aziendale.

Suggerimenti d’analisi per individuare i bisogni di implementazione di una intranet

Per ottenere la migliore comprensione possibile delle operazioni aziendali è importante servirsi di più approcci di analisi; basarsi esclusivamente su una tecnica finirà per generare errori e risultati poco chiari. È consigliabile selezionare una vasta gamma di personale e proseguire la ricerca fino a ottenere nuove informazioni e risultati chiari.

Analizzare i risultati

In genere, l'analisi dei risultati comporta mettere insieme tutti i dati raccolti e ricercare motivi comuni. Per supportare lo sviluppo della nuova intranet, il team di ricerca dovrebbe concentrarsi su:

  • Principali fonti di informazione e bisogni riguardanti informazioni chiave.
  • Principali problemi o difficoltà che incidono sulla capacità del personale di svolgere il proprio lavoro.
  • Problemi culturali o organizzativi che incidono sul successo dell'adozione della intranet.
  • Processi chiave aziendali che richiedono supporto informativo.
  • Opportunità per migliorare la gestione o la divulgazione di informazioni.
  • Attività o processi aziendali frustranti.

In termini di implementazione della intranet, i risultati dell'analisi dei bisogni di una intranet dovrebbero essere utilizzati per tracciare un quadro dei problemi attuali, degli aspetti che necessitano un cambiamento urgente e del modo in cui tali difficoltà possono essere risolte.

Questo è un approccio personale, perciò anche i risultati dovrebbero essere personali, includendo citazioni o esempi offerti dai membri del personale. Un piano concreto per la strategia della intranet aziendale dovrebbe essere messo a punto sulla base di questi risultati e dovrebbe già segnalare i benefici specifici che offrirà all’azienda.

Suggerimenti per la selezione di uno strumento intranet

  • Poniti domande importanti.
  • Raccogli più dati possibili e analizzali per generare risultati utilizzabili.
  • Definisci i vostri obiettivi, sia astratti che concreti.
  • Consulta il vostro gruppo dirigente e un esperto intranet.
  • Inizia a spargere la voce per coinvolgere tutto il personale nel cambiamento.
  • Organizza corsi di formazione (preliminare e in corso).
  • Continua a promuovere la nuova intranet aziendale per un processo di adozione agevole.

Con queste informazioni, dovresti ora possedere un'immagine completa della intranet nel suo complesso: come si è sviluppata, come funziona sul posto di lavoro e come implementarla per il vostro business.

Puoi utilizzare questo scritto come guida per trovare la vostra soluzione intranet perfetta, ma sappi anche che per trovare qualcosa che funzioni e si conservi la premessa principale è conoscere cosa è meglio per il vostro posto di lavoro. Dai un'occhiata alle recensioni lasciate da altre aziende tenendo sempre presente le vostre esigenze specifiche per comprendere quali caratteristiche andranno a vantaggio del vostro business e vi aiuteranno a raggiungere i vostri obiettivi.

Un sistema intranet può svolgere un ruolo chiave nella risoluzione di molte delle attuali sfide di comunicazione affrontate dalla vostra azienda; la tecnologia, tuttavia, non funzionerà a meno che la cultura aziendale non la supporti e i dipendenti non la adottino. Trova qualcosa che possa facilmente coinvolgere tutti e creare la vostra intranet sarà un successo.

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