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Software intranet:
tutto ciò che dovresti sapere sul digital workplace del futuro 

Che cos'è una intranet? Perché le aziende hanno bisogno di una intranet? Quali vantaggi offre una intranet?
Questa guida ti condurrà alla scoperta delle tappe evolutive della intranet e del ruolo che gioca attualmente nello sviluppo dei processi comunicativi all'interno delle organizzazioni. È qualcosa di cui anche la vostra azienda necessita?

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Intranet Introduzione

Introduzione alla piattaforma intranet

Condivisione di foto, storie, istantanee, recensioni, aggiornamenti, conversazioni, annunci: oggi è così che comunichiamo con il mondo. Dato che queste forme di comunicazione estendono, e in un certo senso complicano, il modo in cui interagiamo, quali sono i risvolti per il posto di lavoro?

Significa che i manager e i leader delle aziende devono utilizzare e integrare questi servizi per creare e promuovere efficienza sul posto di lavoro.

Significa anche che la intranet e il digital workplace stanno diventando fondamentali per il business moderno. È ora di lasciare spazio a un nuovo tipo di intranet.

Continua a leggere per scoprire:

Intranet Introduction

Fondamenti: Software intranet

Cosa è una intranet: le differenze tra una intranet e Internet

Hai mai digitato le tre w per accedere a una pagina web? Quello significa che stai accedendo a Internet, il World Wide Web. È globale e accessibile a chiunque, mentre una intranet “è una rete di computer privata che opera all'interno di un’azienda. Anziché essere universale, l’accesso è privato.”

Pensa a una intranet come a un digital workplace, in cui “tu e i tuoi colleghi potete incontrarvi, scambiare idee/documenti e collaborare su progetti... Con una piattaforma intranet di qualità, è possibile semplificare i processi aziendali in modo drastico.”

Creare una rete aziendale ha l’effetto di riunire la vostra azienda in un modo efficiente e organizzato, rendendo trascurabile il luogo fisico in cui si trova al momento ogni singolo membro del team. I dipendenti possono condividere pensieri tra reparti, manager e leader possono diffondere informazioni importanti e la tecnologia utilizzata dall'azienda può essere messa a fattore comune: il tutto all'interno di una rete sicura.

Una intranet fornisce una varietà di servizi all'interno di una rete: posta elettronica, chat, funzioni di pubblicazione, moduli elettronici, directory e grafici. Questo è il minimo indispensabile che ogni intranet dovrebbe possedere.

Queste sono le intranet che siamo stati abituati a vedere. Le prime intranet sono state implementate intorno al 1994 e fornivano questi servizi di base in un'area privata e protetta per diverse aziende.

Ma a distanza di quasi 25 anni, stiamo assistendo a una completa ristrutturazione delle intranet. Queste intranet aggiornate sono il prodotto della modernizzazione dell'era digitale e utilizzano le tecnologie già esistenti per creare strutture e sistemi di comunicazione più efficienti per il posto di lavoro. In qualità di attuale dipendente o imprenditore, l’adozione di una nuova intranet è qualcosa a cui dovresti interessarti.

Il vecchio contro il nuovo: come funziona una intranet

È ormai chiara la definizione di base di una intranet: uno spazio di lavoro digitale, privato, accessibile solo allo staff di un'organizzazione. Ma come funziona esattamente?

Fastweb osserva che nelle intranet tradizionali viene utilizzato un server Web per ospitare la intranet. Ciò significa che viene fornita una struttura esterna per supportare questa rete. Le Intranet usano quella che viene chiamata Local Area Network (LAN), un gruppo di computer e dispositivi interconnessi attraverso uno specifico sistema di comunicazione condiviso. Può trattarsi di una particolare linea o collegamento a un server wireless.

Di solito, una LAN è anche limitata a una certa area geografica. Pensa a una scuola, a un’università, a un ufficio o altro ancora. Dopo aver compreso il tipo di server di cui avete bisogno, quanti utenti avrà la vostra intranet e per cosa sarà utilizzata, dovrete installare e mantenere il server nell'area fisica in cui lavorate.

Fortunatamente, i tempi sono cambiati. La tecnologia moderna ha reso obsoleti quei server. Tutto può essere fatto digitalmente nel “cloud”.

Le intranet basate su cloud sono altrettanto protette e hanno il vantaggio di essere più efficienti e intuitive dato che agli utenti basta connettersi a un dispositivo abilitato a Internet per accedere.

Con un software intranet preesistente, la vostra azienda può acquistare un account e a quel punto qualsiasi dipendente potrà accedere, ovunque si trovi, e utilizzare la piattaforma. Non c'è più bisogno di una macchina centrale, fisicamente connessa, che abiliti l'installazione e l'implementazione: la sola cosa necessaria per accedere è un dispositivo e la connessione a Internet.

In un recente comunicato stampa, il co-fondatore di Happeo ha dichiarato:

“Le intranet tradizionali sono morte perché ospitano informazioni statiche e spesso obsolete in isolamento, senza offrire alcun valore al dipendente.”
~ Perttu Ojansuu, Co-fondatore e CEO di Happeo

La differenza: intranet, extranet e Internet

Abbiamo spiegato la differenza tra una intranet e Internet (arena privata vs. pubblica), ma probabilmente ti starai chiedendo: che cos'è una extranet e cosa ha a che fare con tutto questo?

Una extranet è una rete privata che consente l'accesso a un insieme autorizzato di utenti (solitamente clienti o partner). Una extranet è un sottoinsieme di una intranet. Permette a un gruppo specifico di accedere a una parte della rete intranet di un'azienda, senza per questo concedere l'accesso all’intero sistema.

Pensa alla vostra impresa. Una rete intranet consente comunicazioni straordinarie tra i dipendenti, ma sappiamo che il punto centrale di un'azienda è fare affari con società esterne. Se la vostra comunicazione interna è snella, digitale ed efficiente, l'aggiunta di una extranet è un modo per estendere tale rete ai partner commerciali di fiducia.

È come se parlassimo di diversi tipi di feste. Una intranet è una festa esclusiva in cui solo i dipendenti sono invitati a interagire e solo ad essi è consentito l'accesso a ogni area di quella festa. Anche una extranet è invitata alla festa, ma in questo caso agli invitati-extranet è permesso di entrare solo in alcune aree e parlare con alcune persone. Ciò è utile se lavorate con molti fornitori o se la vostra attività ruota attorno alla rivendita di prodotti tramite partner.

6 elementi essenziali di una intranet

Abbiamo quindi compreso come e perché le intranet sono nate, e che si sono evolute seguendo i trend della tecnologia. A questo punto, se miriamo ad avere una intranet top di gamma, user-friendly, onnicomprensiva e moderna, quali dovrebbero essere i suoi requisiti base? Intesys individua specifiche funzionalità come fattori cruciali per una intranet aziendale. Perciò, prestaci particolare attenzione se stai confrontando le intranet.

 

Ecco 6 essenziali caratteristiche che dovrebbe avere la intranet che stai cercando:

  1. Fornire contenuti rilevanti

    Un software intranet dovrebbe offrire la possibilità di monitorare i contenuti e le informazioni che vengono condivise. Dovrebbe esserci uno spazio organizzato per il contenuto che viene regolarmente aggiornato. Il contenuto dovrebbe essere accurato e pertinente in modo da suscitare reazioni.
  2. Essere uno strumento chiave di comunicazione

    La comunicazione sta evolvendo da tradizionali e-mail unidirezionali a conversazioni organizzate da gruppi qualificati. Cerca di implementare un software intranet user-friendly, organizzato in base a gruppi o rilevanza, che consenta un dialogo bidirezionale per accompagnare il processo di adozione.
  3. Integrarsi con le applicazioni esistenti

    L'adozione di una intranet compatibile con le applicazioni già utilizzate dall’azienda consente una transizione fluida. Aiuta anche a promuovere la collaborazione tra entità una volta separate e un'ottimizzazione della tecnologia esistente.
  4. Abilitare la collaborazione e la socializzazione

    Implementare tipiche funzioni di social network nella vostra intranet coltiverà un senso di comunità, faciliterà il processo di adozione della intranet aziendale e riunirà i dipendenti su un ampio spettro. Social intranet collaborative riescono anche collegare i dipendenti con colleghi che in precedenza neanche sapevano avrebbero potuto aiutare nello svolgimento del loro lavoro, compito o progetto.
  5. Supportare la cultura aziendale

    Tramite l'uso di una intranet aziendale, le organizzazioni possono rafforzare la loro cultura e il messaggio generale che desiderano che i loro dipendenti ricevano. 
  6. Essere interattiva

    Una sfida che potresti incontrare nell'adozione di una intranet aziendale è che la sua esistenza potrebbe essere dimenticata, specialmente nel caso in cui il sistema è utilizzato semplicemente per fornire e leggere informazioni. Un buon software intranet si posizionerà come strumento di core business per attività e processi chiave. Aiuterà inoltre a semplificare e automatizzare i processi interni e le pratiche di lavoro.

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Intranet Introduction

Realizzare una social intranet

Perché la vostra azienda ha bisogno di una social intranet

Le prime intranet erano complicate, difettose e poco efficienti. Richiedevano un server separato, assistenza, manutenzione costante e il contenuto era ignorato da molti. Raramente raggiungevano l'obiettivo originale per cui erano state implementate, ovvero quello di fornire una rete sicura che aumentasse la produttività dei dipendenti fornendo un accesso più facile ai documenti e una comunicazione più efficace in tutta l'azienda.

La situazione è rapidamente sfuggita di mano a causa della mancanza di controllo dei contenuti o di gestione, portando a ciò che è sembrata essere la morte delle intranet e della loro efficienza sul posto di lavoro. Creare una intranet aziendale non era più fondamentale perché il sistema poteva fare davvero poco. Senza un’adozione ben riuscita, le intranet avevano un valore molto basso a livello di performance sul posto di lavoro.

Questi vecchi sistemi sono tutti un esempio di “intranet 1.0”, ciò che abbiamo descritto come la tradizionale intranet basata su server. Frank Hamm, consulente che supporta le aziende nella loro trasformazione digitale, descrive la intranet 1.0 come “Uno strumento per la pubblicazione e fornitura di informazioni ufficiali da parte dell'organizzazione o unità organizzative.”

Molte aziende sono ancora bloccate in questa era della Intranet 1.0, a cui mancano contenuto pertinente e applicazioni user-friendly per i dipendenti.

Cosa è una Intranet 2.0?

Il punto chiave della intranet 2.0 è la presenza di funzionalità social, rese popolari da piattaforme come Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn e altro. 

Perché è importante adottare una intranet 2.0, detta anche social intranet?

Analytics Insight riporta che :

“Le organizzazioni stanno cercando di usare le intranet come leva centrale per le proprie iniziative in materia di spazio di lavoro digitale e si aspettano che le intranet diano una mole di vantaggi per quanto riguarda il coinvolgimento dei dipendenti.”
 

I vantaggi di una intranet 2.0

Secondo uno studio di McKinsey, l'uso di tecnologie social, come ad esempio una intranet, per comunicare e collaborare migliora la produttività del 20-25%. Inoltre, una social intranet può contribuire in maniera significativa ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti; è grazie all'utilizzo di soluzioni online che Google è riuscita ad accrescere la soddisfazione dei dipendenti del 37%.

Ecco i vantaggi dell'utilizzo di una social intranet:

  • Migliorare la comunicazione interna.
  • Connettere la tua azienda a prescindere da luoghi e fusi orari.
  • Aiutare i dipendenti a trovare informazioni.
  • Promuovere il riconoscimento e la gratificazione dei dipendenti.
  • Fornire chiarezza organizzativa.
  • Dare visibilità alle informazioni rilevanti.
  • Rafforzare la cultura aziendale.
  • Ridurre e-mail, riunioni e documenti obsoleti.
  • Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

Una intranet eccellente combina tutto ciò che i tuoi dipendenti cercano nella comunicazione. Crea anche una comunità sul posto di lavoro e le dà vita in modo efficiente e produttivo per la tua azienda.

Il futuro della intranet e del posto di lavoro

Michael Grothus ipotizza che le intranet diventeranno così tanto parte integrante della nostra società che in futuro utilizzeremo intranet nazionali anziché la Internet globale che usiamo attualmente.

Nel suo articolo su FastCompany, afferma che il futuro è:

“Un mondo in cui la norma prevede una serie di intranet nazionali;“giardini recintati” con standard diversi e costruiti su tecnologie diverse che i governi affermano offrire una maggiore sicurezza nazionale. È un mondo in cui alcune nazioni sono completamente tagliate fuori dalle altre nazioni online, rendendo impossibile qualcosa di tanto semplice come inviare un'e-mail a un amico in un altro paese, a meno che questi due paesi non abbiano stretto patti di accesso digitale tra loro. Ed è un mondo in cui la concessione dell'accesso agli utenti online di un paese è usata come un'arma economica, e persino geopolitica.”

In questo scenario, l'implementazione della rete intranet non sarà più un'opzione, ma una parte vitale della vita quotidiana. Se questa è la direzione verso cui la società si sta muovendo, è importante apprendere e adottare i sistemi intranet ora, così che le aziende saranno avvantaggiate se e quando arriverà questo momento.

Fattori per una performance intranet di successo

Quali fattori dovresti tenere in considerazione per condurre il gioco nel processo di implementazione di una intranet? Quali funzionalità continueranno a essere sviluppate in futuro?

Alcune funzionalità migliorano le prestazioni della intranet su tutta la linea. Nel momento in cui ti troverai a confrontare vari software intranet, assicurarti di prestare attenzione a questi elementi chiave:

Accesso totale
Le intranet di maggior successo utilizzano un'app mobile per rendere l'accesso alle informazioni disponibile sempre e ovunque, da qualsiasi dispositivo.

Interazione social dei dipendenti
L’intranet 2.0 non è altro che un portale di interazione social. Un sistema per avere conversazioni rapide, concise, bidirezionali o di gruppo che consentano la collaborazione e la creatività sul posto di lavoro. Alison Davis, che si interessa soprattutto di chiedere feedback ai dipendenti in materia di comunicazioni, afferma che “anche se non possiedi budget da investire nell’aggiunta di nuove tecnologie, oggi puoi comunque apportare cambiamenti che renderanno la comunicazione più fresca, vivace e interessante.”

Funzioni come recensioni, commenti, Mi Piace, condivisioni, ecc. permettono tanto di ricevere feedback quanto di dare ai dipendenti maggiore voce all'interno dell'azienda. E un alto coinvolgimento dei dipendenti è garanzia che il processo di adozione della rete aziendale procederà senza problemi. Il software intranet continuerà a nutrire nel tempo lo sviluppo delle interazioni sociali al fine di accrescere questa cultura di impegno comunitario.

Collaborazione tra reparti
Le intranet stanno portando avanti il processo di digitalizzazione, allontanando le persone dal cartaceo, basando tutti i progetti principalmente su cloud. Ciò consente una collaborazione più semplice. Come Bryan Adams scrive su Inc.,“Feedback regolari e costruttivi tra colleghi promuovono la collaborazione e questo tipo di comunicazione tra i vostri dipendenti può influire positivamente sul lavoro prodotto in tutta l'azienda.”

Mentre molte aziende impiegheranno del tempo per transitare dalla collaborazione basata su carta a quella digitale, la tendenza verso un movimento all-cloud continuerà comunque a crescere. 

Un approccio personalizzato
Una buona intranet include dashboard personali, directory degli utenti con fotografie, profili personalizzabili, feed di notizie personalizzati e altro ancora. Tutto per offrire esperienze personalizzate.

Intelligenza Artificiale
L'intelligenza artificiale, è la nuova caratteristica emergente del mondo tecnologico e sta iniziando a modellare il posto di lavoro in un modo nuovo. Una buona intranet terrà in considerazione questa tendenza fornendo soluzioni di intelligenza artificiale che saranno un po’ come assistenti personali dei dipendenti. L’auspicio è che la tecnologia AI applicata alla intranet aiuterà ad automatizzare le attività più banali, rendendo il lavoro più coinvolgente. 

Integrazione di applicazioni
Molte aziende utilizzano diverse applicazioni per eseguire le loro operazioni quotidiane, ma nella maggior parte dei casi si tratta di app separate. Una intranet può combinare e consolidare queste app in un unico spazio digitale, che aumenterà la produttività e l'efficienza sul posto di lavoro. Il consiglio è quello di adottare una rete Intranet compatibile con le applicazioni che la vostra azienda sta già utilizzando.

Interfaccia utente adeguata e innovativa
Un design moderno è molto importante per promuovere l'adozione e il coinvolgimento degli utenti. Cerca qualcosa di user-friendly e stimolante per i dipendenti dei giorni nostri. 

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Intranet Implementation

Usi di un software intranet

3 casi di intranet di successo

Abbiamo ora tutte le nozioni di base che riguardano una intranet: cosa fa, come funziona e quali sono le funzionalità da prediligere. Ma come si presenta in realtà quando viene implementata?

Abbiamo esaminato casi di studio specifici di aziende che utilizzano questo nuovo tipo di intranet 2.0, o per meglio dire social intranet, per confrontare i software e fornire esempi di come avviene l’implementazione di una intranet. 

Caso 1: Randstad Sourceright

Randstad Sourceright è un’organizzazione globale che offre soluzioni per la gestione di talenti con oltre 2500 dipendenti che supportano clienti aziendali in oltre 70 paesi. Il brand è un leader globale che fornisce soluzioni e competenze per aiutare le aziende a posizionarsi per la crescita, eseguire strategie e migliorare l'agilità aziendale.

Dopo la transizione da organizzazione regionale a organizzazione veramente globale, hanno capito che avevano bisogno di una nuova strategia di comunicazione interna coerente e condivisa, di un nuovo spazio di lavoro in cui condividere i contenuti e dove tutti i dipendenti potessero sentirsi connessi globalmente e legati al brand.

Le loro esigenze erano:

  • Comunicazione al di là delle barriere 
  • Una piattaforma centrale
  • Allineamento agli obiettivi di business

Soluzione intranet:
La decisione finale è stata presa tenendo in considerazione i risultati della ricerca pubblicata da Randstad stessa, il “2018 Talent Trends Report”, la quale consiglia di prediligere una soluzione di digital workplace incentrata sull’utente.

Happeo ha pienamente soddisfatto questo requisito, è stata scelta per la sua capacità di combinare in un’unica soluzione funzionalità intranet statiche con essenziali funzioni di collaborazione, social networking e distribuzione mirata di notizie.

Vantaggi e risultati:

“Happeo ha davvero superato le nostre aspettative durante l'implementazione. Sebbene la nostra infrastruttura informatica sia davvero complicata, la piattaforma è stata installata in meno di tre mesi.”
  • L’innovazione è costantemente promossa con l’offerta di una piattaforma facile da usare, pensata per permettere ai dipendenti di condividere e discutere idee e collaborare su progetti.
  • L’unificazione degli strumenti di lavoro e l’aumento dell’allineamento e coinvolgimento con il brand rende possibile conservare i migliori talenti e competenze.
  • La produttività è aumentata grazie alla facilità di utilizzo di alcuni strumenti principali come G-Suite, cosa che permette ai dipendenti di eseguire il proprio lavoro meglio e più rapidamente.

Caso 2: Music Retail Holding

Music Retail Holding è la catena scandinava leader nel settore di apparecchiature musicali, con 34 negozi e circa 400 dipendenti distribuiti tra Svezia, Norvegia e Danimarca.

Con un raggio d’azione così vasto, Music Retail riscontrava serie difficoltà nella comunicazione in tempo reale tra la loro sede centrale e i vari negozi. Il loro vecchio modello comunicativo prevedeva che il reparto vendite visitasse periodicamente i vari negozi; con l’aumentare della produttività di Music Retail, l'opzione digitale di e-mail e telefonate aveva iniziato ad essere preferita rispetto alle visite. Tuttavia, si era reso palese quasi fin da subito che nemmeno quest’ultima rappresentava la soluzione migliore per loro.

Il personale del negozio non si sentiva supportato perché non sempre aveva la possibilità di accedere facilmente a un computer o il tempo di fare una telefonata. Il quartier generale comprese allora che un'app mobile avrebbe potuto aiutarli a combattere contro le difficoltà sofferte in campo comunicativo; di qui, l’inizio della loro ricerca di una soluzione.

Peter Felldin, Marketing Manager di 4Sound spiega la difficoltà della situazione:

“I gestori dei negozi si sentivano frustrati perché non sapevano a chi rivolgersi quando il loro staff aveva bisogno di supporto con campagne di marketing o quando non riuscivano a trovare informazioni sulle vendite rilevanti per loro. Anche i dipartimenti vendite e marketing del quartier generale si sentivano frustrati perché impiegavano molto tempo e sforzi nella comunicazione con i negozi, ma senza risultati.”

Le loro esigenze erano:

  • Un sistema estremamente intuitivo e facile per i dipendenti
  • Una comunicazione colloquiale aperta e chiara
  • Creare una cultura collettiva

Soluzione intranet:
Music Retail ha esaminato diverse opzioni, ma alla fine ha scelto di implementare la soluzione intranet di Happeo principalmente per la sua interfaccia intuitiva e facile da utilizzare, abbinata alla sua compatibilità con Google G Suite. Il team di Music Retail ha iniziato una prova con Happeo, partendo con semplici comunicazioni, la condivisione di brevi notizie e immagini.

“C'è una maggiore richiesta di soluzioni intranet migliori. I clienti che migrano a G Suite spesso scoprono che il passo successivo è la sostituzione delle loro intranet, difficili da utilizzare e molto costose. Solitamente consigliamo Happeo per la sua intuitiva interfaccia utente e le sue funzionalità avanzate.”
~ Ronald Haagensen, Direttore Business Development di Avalon Solutions

Vantaggi e risultati:

  • Nonostante l’iniziale preoccupazione di Music Retail per la possibile difficoltà dei dipendenti nel comprendere questo nuovo modo di comunicare, ora che il software intranet è stato completamente adottato la comunicazione tra la sede centrale e i negozi è finalmente continua.
  • L’informazione è distribuita più facilmente ed è più prontamente disponibile per i dipendenti dei negozi.
  • La comunicazione si è aperta tra i vari dipartimenti, il vecchio sistema top-down è stato superato e sostituito da una condivisione collettiva di informazioni e collaborazione a tutti i livelli tra i dipendenti. Sul Canale “Inspiration” possono ora condividere migliori pratiche e idee di successo.
“In qualità di Marketing Manager, il mio più grande interesse sono le nostre campagne. Solamente il 20% dei negozi conosceva le nostre campagne marketing. Con Happeo la situazione si è completamente ribaltata: l’80% dei negozi è ben informato su ciò che succede. È un cambiamento davvero notevole!”
Peter Felldin, Marketing Manager di 4Sound

Caso 3: DORMA

DORMA è un'azienda globale che fornisce soluzioni premium per l’accesso a edifici. Ha sede in Germania, ma impiega 7.000 persone e lavora con 50 diverse società in tutto il mondo. DORMA possiede oltre 100 anni di esperienza nella costruzione di eccellenti sistemi di porte per soddisfare diverse esigenze.

DORMA è orgogliosa della sua innovatività, caratteristica che la mantiene all'avanguardia rispetto alla concorrenza, e aveva perciò bisogno di una soluzione intranet che supportasse e fosse specchio della sua identità. La dirigenza ha deciso di implementare un sistema intranet del tutto nuovo per portare DORMA al livello successivo nel suo innovativo e tecnologico dominio sul mercato.

Le esigenze erano:

  • Accesso facile per tutti i dipendenti
  • Migliorare la comunicazione e connessione
  • Implementazione rapida
  • Coinvolgimento e supporto per incoraggiare la gestione dei contenuti

Soluzione intranet:
DORMA ha adottato la intranet cloud Unily come soluzione, un grande cambiamento che ha portato la produttività ad un nuovo livello.

Unily è stata in grado di implementare rapidamente il sistema e ha anche sviluppato un software specifico per le esigenze di DORMA; proprio questo ha spinto l'azienda a scegliere Unily.

Unily ha fornito a DORMA una homepage che è il centro focale delle notizie aziendali, un sistema di gestione dei contenuti personalizzato (CMS), una piattaforma social media e directory del personale, un software di gestione dei documenti e un'app mobile per soddisfare le loro esigenze legate alla nuova soluzione intranet.

Vantaggi e risultati:

  • I dipendenti sono informati e collegati tramite il centro di notizie e il sistema di messaggistica aziendale.
  • La creazione e gestione dei contenuti è stata semplificata consentendo ai dipendenti di concentrarsi sui contenuti stessi piuttosto che sul processo di creazione.
  • Comunicazione più efficace e di alta qualità tra i dipendenti attraverso l'integrazione di Yammer e la creazione di una directory e profili personali.
  • I dipendenti dispongono costantemente di tutto ciò di cui necessitano per svolgere al meglio il proprio lavoro grazie alla possibilità di accedere in qualsiasi momento alla intranet tramite l'app mobile.

Grazie all'adozione della soluzione intranet cloud di Unily DORMA è stata in grado di divulgare il suo nuovo valore fondamentale: Access to Innovation. Questa innovativa soluzione intranet ha consentito a DORMA di estendere questo fondamentale valore aziendale a tutti i suoi dipendenti in tutto il mondo..

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Intranet Advantages

Implementare un software intranet

Le sfide più comuni e come affrontarle

Sebbene le intranet abbiano contribuito al successo di molte organizzazioni, portano con sé delle sfide. Come è possibile prepararsi per affrontare queste sfide e come fare a sapere cosa è giusto per la vostra azienda? 

Sfida 1: Potenziale violazione della sicurezza
Sebbene le intranet limitino l'accesso, è importante installare un sistema di sicurezza per via della natura sensibile dei contenuti. Senza misure di sicurezza, potrebbero esserci violazioni che metterebbero a rischio l’azienda.

Sfida 2: Impegno in termini di tempo e costi inaspettati
Mentre l'allestimento di una intranet potrebbe essere in sé un processo piuttosto semplice ed economico, dopo l'implementazione del software è necessario assegnare ai team incarichi per configurare la intranet secondo le esigenze dell’organizzazione. Ciò potrebbe significare aggiungere nuovi membri al personale o riassegnare il personale. È inoltre fondamentale formare il personale su come utilizzare la intranet aziendale, altrimenti la sua efficacia andrà persa.  

Questo include iniziali e continuative ore di formazione dedicate al nuovo sistema intranet. Insieme alla formazione, è necessario incaricare specifici membri del personale del mantenimento e manutenzione del contenuto, cosa che inevitabilmente porta via del tempo che potrebbe essere invece dedicato ad altri progetti.

Detto questo, le migliori piattaforme intranet richiedono una formazione minima affinché il personale possa utilizzarle in modo efficace.

Sfida 3: Un’abbondanza di informazioni che diventano inefficaci
L'idea dietro una intranet è quella di rendere le informazioni accessibili ai dipendenti, ma questo può potenzialmente portare a un sovraccarico di informazioni.

Una grande quantità di informazioni può diventare eccessiva e disorientante, con conseguenze negative per la comunicazione e collaborazione tra i dipendenti. Inoltre, se le informazioni non sono adeguatamente organizzate, i dipendenti impiegheranno più tempo per trovarle. Poche cose uccidono la produttività alla stessa velocità della frustrazione derivante dal non riuscire a trovare informazioni importanti.

Sfida 4: Coinvolgere i dipendenti nell'adozione della intranet
Nonostante l'impegno profuso, è possibile imbattersi in una certa resistenza da parte dei dipendenti nell’adozione della intranet aziendale. Innanzitutto, le persone tendono a difendersi dai cambiamenti e alcuni dipendenti potrebbero semplicemente essere poco disponibili a rinunciare alle vecchie abitudini.

In secondo luogo, se l'interfaccia è fonte di confusione per i dipendenti, questo li tratterrà probabilmente dall’utilizzare la intranet. E infine, se la intranet aziendale non è percepita come il luogo per antonomasia dove trovare le informazioni, o se le informazioni non sono rilevanti o opportunamente organizzate, è possibile che i dipendenti la ignorino.

Suggerimenti per l'implementazione

Ecco alcuni passi che la vostra azienda può compiere per garantire un'implementazione e un’adozione di successo della intranet:

  1. Pianificare i budget realisticamente: Secondo socPub “I rapporti di ricerca indicano che oltre i due terzi dei progetti intranet aziendali affrontano problemi relativi allo sforamento del budget stanziato”. Definisci accuratamente il budget che la vostra azienda può assegnare ai vari aspetti legati all'implementazione di una intranet, inclusi i costi iniziali di installazione e quelli della manutenzione a lungo termine. Assicurati che il vostro potenziale fornitore sia trasparente riguardo al suo modello di pagamento.
  2. Coinvolgere i capi: Conosci il detto “Dai l'esempio”, giusto? Se i più “grandi” inviano ancora email invece di utilizzare le funzionalità della intranet aziendale, l'adozione del mezzo da parte del resto dell’organizzazione diventerà molto più difficile. Coinvolgi i leader nel processo di adozione e tutta l’azienda seguirà l’esempio.
  3. Fornire formazione continua e promuovere la intranet: Anche le intranet più facili da usare possono essere difficili da navigare e comprendere per alcuni. Prima di implementare la nuova intranet, assicurati che tutti comprendano le funzioni e le caratteristiche del software. Ciò può essere fatto formando i dipendenti su come utilizzare lo strumento. È possibile organizzare workshop o creare un team apposito per offrire supporto a quei dipendenti che stanno avendo problemi con il cambiamento. E puoi contemporaneamente promuovere le funzionalità specifiche da utilizzare sulla intranet.
  4. Nominare persone incaricate della manutenzione e alimentazione dei contenuti: È bello che tutti siano connessi e contribuiscano, ma ciò significa anche che inevitabilmente ci sarà un sovraccarico di informazioni, gran parte delle quali saranno - o diventeranno - irrilevanti. Per evitare ciò, incarica alcuni membri del personale della manutenzione e gestione dei contenuti sulla intranet aziendale. In questo modo tutto rimarrà rilevante e utile.
  5. Trovare un modo per permettere ai dipendenti di contribuire più facilmente: È importante avere persone incaricate della manutenzione dei contenuti della intranet, ma evita che la responsabilità di tutto il contenuto ricada su queste poche persone.
  6. Agevolare la contribuzione di tutti i dipendenti: È così possibile ridurre il carico gravante sui gestori di contenuto. Ciò consentirà a tutti di comprendere meglio gli altri dipartimenti e aiuterà i dipendenti a utilizzare a tutti gli effetti questo nuovo software intranet.
  7. Creare uno sbocco per i feedback dei dipendenti: I dipendenti avranno aspettative riguardo al loro software intranet e, se le loro aspettative non sono soddisfatte, non vorranno adottare questo sistema. Assicurati di chiedere ai dipendenti la loro opinione prima di implementare una intranet e cerca di soddisfare quelle aspettative. Mantieni un'opzione di feedback disponibile anche dopo l'implementazione, in questo modo potrai risolvere qualsiasi problema futuro.

La morale della favola: valuta ciò che è meglio per la tua azienda

Le liste precedenti rappresentano speculazioni riguardo gli scenari possibili legati all’implementazione di un sistema intranet nel tuo posto di lavoro.

La realtà è che non saprai mai come questo si svilupperà per il vostro business specifico finché non lo proverete. È possibile adottare misure precauzionali, ma potrebbero comunque sorgere difficoltà impreviste.

La cosa migliore da fare è guardare queste liste attraverso le lenti del vostro business. Siediti con il gruppo di dirigenti e ponetevi queste domande prima di prendere in considerazione l’implementazione di una intranet aziendale:

  • Che budget abbiamo a disposizione per l'adozione di una intranet?
  • È sufficiente per ciò che vogliamo che la nostra intranet faccia?
  • Abbiamo le risorse umane necessarie per supportare e sostenere questa implementazione?
  • Come possiamo assicurarci un processo di adozione di successo?
  • Come si compone il nostro personale a livello demografico? Cosa cercheranno in una intranet? Come risponderanno?

Quali risultati è possibile raggiungere con una intranet moderna?

Scarica l'elenco delle funzionalità

Intranet Measuring

Intranet di successo

La scelta del software

Sapete già quali passi potete compiere per cercare di prevenire potenziali problemi durante l'implementazione di una nuova intranet. Quello che segue è un elenco basato su quei suggerimenti a proposito delle misure che la vostra azienda dovrebbe prendere per assicurarsi di essere pronta per implementare la nuova intranet.

  1. Definire il budget correttamente
    Dopo aver valutato gli obiettivi per la vostra intranet aziendale e confrontato diverse soluzioni intranet, dovresti avere una buona idea di quale tipo di funzionalità la vostra azienda desidera. Confronta i prezzi di diversi fornitori che realizzano intranet personalizzate (come ad esempio Happeo) per avere un'idea di quale tipo di budget è richiesto per l'adozione di questa intranet. Inoltre, assicurati di avere budget per eventuali risorse aggiuntive necessarie per supportare l'implementazione del sistema.

  2. Conoscere i dipendenti
    Prima di prendere decisioni riguardo una soluzione intranet, devi sapere se questa sarà effettivamente la migliore opzione software intranet per i dipendenti. Il profilo della vostra azienda si avvicina a quello delle aziende la cui adozione di intranet si è rivelata un successo? Devi conoscere i dati demografici dei dipendenti, perché se la intranet non viene accettata e adottata da questi ultimi, fallirà, a prescindere da quanto avanzata essa sia. Cerca di scoprire quali sono i problemi con cui i dipendenti hanno a che fare al momento, e quali potrebbero essere i problemi durante il processo di adozione della intranet aziendale.

  3. Valutare le vostre opzioni di personale
    Decidi se la vostra azienda dispone già di personale che potrebbe prendersi cura dell’implementazione della intranet o c'è bisogno di assumere un team apposito.

  4. Coinvolgere le persone
    Se stai prendendo sul serio l'implementazione della vostra intranet, devi iniziare a parlare con i dipendenti di ciò che avverrà, soprattutto quelli in posizioni di leadership. Prepara le persone al cambiamento e cerca di renderli entusiasti all’idea di essere coinvolti nel processo. 

  5. Determinare gli ICP intranet
    Assicurati di porti domande relative ai bisogni di misurazione della performance della intranet in modo da poter determinare i vostri Indicatori Chiave di Prestazione (KPI). Ancor prima della decisione di implementare una soluzione intranet, dovresti iniziare ad esaminare le prestazioni della intranet corrente e identificare le aree che necessitano un miglioramento così da poter facilmente mappare il successo determinato dalla nuova intranet.

Misurare la performance e il successo della intranet

Mettere a punto un piano per misurare il successo della propria intranet può rivelarsi un’impresa ardua dal momento in cui gli obiettivi legati alla sua implementazione (migliorare aspetti come l'impegno dei dipendenti, la collaborazione e comunicazione) sono fattori piuttosto difficili da quantificare.

Ecco alcuni aspetti da considerare per pianificare la misurazione delle prestazioni e quantificare il successo della intranet.

  1. Determinare la strategia e gli obiettivi della vostra intranet. Se hai ben chiaro cosa desideri e cosa vuoi che il vostro software intranet faccia, puoi allora capire come misurare la performance e il successo della vostra intranet aziendale. Gli obiettivi della vostra intranet dovrebbero allinearsi agli obiettivi della vostra azienda.
  2. Definire gli ICP relativi alla intranet. Siediti con il gruppo dei vostri dirigenti e parla di dove vuoi vedere miglioramenti e di come potresti tenerne traccia. Buoni indicatori chiave di prestazione (ICP) relativi alla intranet dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili (per obiettivi), pertinenti e limitati nel tempo. Se stai pensando tra te e te “Sì sì, d’accordo, è una storia che ho già sentito e non è che mi ispiri davvero molto”, allora considera l'adozione degli OKR anziché degli ICP. 
  3. Iniziare a implementare gli ICP intranet prima di avviare il nuovo software, assicurandoti anche di raccogliere quanti più dati possibili dal tuo vecchio sistema per operare confronti tra i due. Testa gli ICP prima di implementare completamente la nuova intranet.
  4. Chiarire cosa utilizzerai come riferimento per la misurazione delle prestazioni della intranet. Puoi utilizzare una base di riferimento rispetto al lancio della nuova intranet per fare un confronto. Ad esempio, potresti prendere i dati raccolti durante l’ultimo mese di utilizzo della tua vecchia intranet o nel primo mese della tua nuova intranet. Dai un'occhiata ai dati distribuiti su 12 settimane e fai la media: ecco, hai appena trovato la tua base di riferimento. 

Esempi di ICP quantificabili

Questi esempi di ICP intranet presi da ThoughtFarmer mostrano come misurare concretamente gli ICP della intranet e in che modo si manifesterà il successo dovuto al miglioramento delle prestazioni della intranet:

  • Finanziari: ICP di esempio includono le spese di viaggio ridotte (poiché gli incontri avvengono sulla intranet) e i costi di stampa. I risultati della performance della intranet possono essere ricavati da un report trimestrale relativo alle spese di viaggio.
  • Comportamentali: ICP di esempio includono il numero di volte in cui i dipendenti hanno archiviato documenti in modo efficiente nella intranet e si sono verificati meno errori di routine. I risultati della performance della intranet possono essere dedotti dal numero ridotto di richieste respinte da parte dei dipendenti o qualcosa di simile.
  • Atteggiamento: ICP di esempio includono un aumento della soddisfazione dei dipendenti e una più facile comunicazione interna grazie alle nuove strategie intranet. I risultati della performance della intranet possono essere ricavati attraverso sondaggi condotti tra i dipendenti.
  • Tecnici: ICP di esempio includono una riduzione dei bisogni del team tecnico-informatico e un più rapido caricamento dei documenti. I risultati della performance della intranet possono essere dedotti da meno richieste da parte del reparto IT, un minor tempo di caricamento della pagina e dei file.
  • Esperienziali: ICP di esempio includono la ricezione da parte degli utenti di informazioni più rilevanti e accurate e una riduzione del tempo necessario per l’invio di documenti. I risultati della performance della intranet possono essere trovati nel numero ridotto di reclami e/o ricavati da un sondaggio sulla soddisfazione degli utenti.

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Intranet Practice

Utilizzare la intranet nelle operazioni giornaliere

Che aspetto ha in pratica

Ecco un elenco di funzionalità da tenere in considerazione quando si sceglie una intranet

Funzionalità di un digital workplace di successo

Canali: consentono la comunicazione e la collaborazione dei dipendenti. Ecco alcuni esempi di ciò che i Canali offrono:

  • Postare messaggi, condividere file, commentare e mettere Mi piace, taggare gli utenti e discutere a proposito di funzionalità.
  • Pubblicare annunci avendo la possibilità di vedere chi ha letto il post e inviare promemoria con un clic.
  • Una timeline personalizzata che mostra solo notizie rilevanti per ogni singolo utente.
  • Collaborare sui file con funzionalità di modifica e condivisione.

Pagine: riuniscono tutti i contenuti rilevanti per gli utenti in uno spazio. Ecco alcuni esempi di ciò che le Pagine offrono:

  • Condivisione di file di Google Drive aggiornati, aggiunta del calendario del tuo team e utilizzo di widget di contenuto dinamici.
  • Funzioni di modifica semplici che consentono di creare e gestire le pagine della tua intranet senza l'aiuto del supporto tecnico.
  • Homepage personalizzata per ogni dipendente.
  • Widget di contenuti che attingono dai canali social e dai file o dalle cartelle di Google Drive
  • Navigazione chiara all’interno del layout della pagina.

Directory/profili dei dipendenti: informazioni personalizzate sui dipendenti sono fondamentali per connettere tutto il personale all’interno della piattaforma intranet. Ecco alcuni esempi di funzionalità di directory:

  • Organigramma, realizzato utilizzando i dati già esistenti dei dipendenti.
  • Profilo personale con dati di contatto, competenze e bio di ciascun dipendente.
  • Risultati di ricerca basati sulle informazioni del profilo, in modo da poter trovare i dipendenti necessari per portare a termine uno specifico lavoro.

App mobile: ovunque siano i dipendenti, possono rimanere aggiornati sulle informazioni e interagire con i contenuti in ogni momento. Ecco cosa può fare un'app per dispositivi mobili:

  • Fornire un'interfaccia intuitiva che gli utenti possono facilmente utilizzare sul proprio dispositivo mobile; ciò agevola il processo di adozione della intranet dato che rispecchia le interfacce che già utilizzano.
  • Inviare notifiche push per avvisare i dipendenti in qualsiasi momento.

Integrazioni: se la vostra azienda utilizza già applicazioni di cui siete soddisfatti e desiderate integrarle nella vostra intranet, potete farlo. Le intranet sono compatibili con applicazioni già esistenti. È possibile aumentarne l'efficienza e il processo di adozione riunendole nello stesso spazio digitale. Alcuni esempi di applicazioni che possono essere integrate:

  • Google Analytics
  • Twitter e altri feed di social media
  • Google calendar
  • Slack
  • API
  • Google Drive
  • Gmail

Statistiche: con una funzione di analisi implementata all’interno della tua intranet, è possibile trasformare facilmente i tuoi dati in dashboard informative e report facili leggere, condividere e personalizzare. Ecco alcuni esempi di cosa può fare questa funzione:

  • Integrazione con Google Analytics per monitorare come gli utenti utilizzano la piattaforma.
  • Connessione a Google Data Studio per creare bellissimi report per mostrare l'efficienza dei dipendenti e i traguardi da essi raggiunti.

Ricerca: un motore di ricerca semplificato può aiutare gli utenti a trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno, massimizzando l'efficienza. Ecco cosa fa una buona funzione di ricerca:

  • Dopo aver digitato qualcosa, puoi vedere un elenco aggregato di risultati.
  • Cerca tra piattaforme, applicazioni e ogni parte attiva della tua intranet.
  • Elimina informazioni irrilevanti e mostra risultati in base alla rilevanza e freschezza dei contenuti.

 

Recensioni degli utenti che utilizzano intranet

Senza dubbio tutte queste funzionalità sono eccezionali, ma in fondo ciò che conta di più è il modo in cui i dipendenti interagiscono con il software intranet. Capterra raccoglie esempi di diverse soluzioni intranet e consente ai veri utenti della intranet di lasciare una recensione relativa alla propria esperienza di adozione e utilizzo del sistema. Questo è ciò che gli utenti hanno da dire:

Janine W., utente di Unily

Mi piace:

“La flessibilità delle funzionalità per costruire siti e l’integrazione con SharePoint per supportare comunità di pratica. Supporta la localizzazione delle competenze attraverso la directory persone, i profili e la funzionalità di Insights. Così facile da usare attraverso i widget drag and drop e un CMS intuitivo. Semplice da amministrare tramite il controllo dei permessi. L'esperienza dell'utente è veramente continua; la navigazione tra i metadati, aree dedicate a funzioni diverse come link, notizie, documenti, canali social e ricerca è potente. Il supporto agli utenti è fantastico, Brightstarr supporta i propri clienti in ogni fase del processo. Nel complesso, il mio obiettivo era quello di implementare una tecnologia che sarebbe diventata un meccanismo per supportare la condivisione delle conoscenze, la collaborazione, la comunicazione e in definitiva essere il fondamento del nostro digital workplace attraverso l'integrazione con Office 365. Unily fa tutto questo!”

Non mi piace:

“Faccio molto affidamento sui metadati per guidare la ricerca, la navigazione e il tagging in Unily. I metadati Unily derivano dal term store di SharePoint, il che è eccellente perché ho bisogno di gestire un solo term store che si sincronizza durante la notte con Unily. Sarebbe una buona cosa se la sincronizzazione fosse più frequente invece di poterla pianificare solo per notte. La funzione metadati di Unily è superba, ma a volte c’è stato qualche problema nell’ottenere il giusto equilibrio quando è stato costruito un term store per adattarsi sia all’ambienti Unily che a quello SharePoint.”

Jamie B., un utente di Happeo

Mi piace:

“Happeo ci consente di usare i nostri sistemi G Suite esistenti al massimo delle loro potenzialità. Ciò ha reso l'adozione da parte degli utenti relativamente semplice dato che i colleghi erano già abituati a Drive, Calendar, Gmail e G+. È stato fantastico lavorare con il team di Happeo alla costruzione del nostro primo sistema di comunicazione interna. C'erano molte incognite per noi dato che non avevamo mai fatto qualcosa del genere, ma il team ci ha seguiti passo passo per assicurarsi che stessimo facendo le domande giuste al momento giusto.”

Non mi piace:

“Troppe opzioni per quanto riguarda la struttura della piattaforma e pagine. Sarebbe più semplice se ci fossero modelli di pagina da utilizzare piuttosto che dover costruire tutto su misura.”

Tom R., un utente di SharePoint

Mi piace:

“SharePoint è relativamente semplice da usare per configurare siti, gruppi di utenti e simili. Come la maggior parte dei CMS, ha un “look and feel” predefinito in quasi tutti gli aspetti di un sito o di un gruppo di siti. La sua integrazione con Office 365 è completa. Se hai esigenze di base per l'hosting di un sito interno, senza particolari bisogni di integrazioni o flussi di lavoro complicati, SharePoint Online è un'opzione valida.”

Non mi piace:

“A differenza della versione locale di SharePoint, hai un certo numero di restrizioni con SharePoint Online. Non c'è accesso a determinati registri per la risoluzione dei problemi. Non esiste un accesso diretto al database che guida il sito. Alcuni processi automatizzati sono limitati per portata e frequenza.”
Intranet Selection

La conclusione

Il nuovo tipo di intranet ha molti diversi usi: portali, piattaforme, funzionalità, menu, collegamenti, ecc. Ma la ragione portante per creare una intranet è quella di coinvolgere, connettere, e collaborare con i dipendenti di tutta l'azienda.

Se tutte queste funzionalità sono organizzate e facili da usare, allora l'esperienza di implementazione della vostra intranet aziendale sarà molto positiva per i dipendenti, il che andrà a beneficio dell’azienda nel complesso e guiderà il processo di adozione. Ciò che conta è tenere presente la vostra azienda, i suoi obiettivi di intranet e il profilo degli utenti, per trovare il numero e il tipo giusto di funzionalità e integrazioni che funzioneranno per voi.

Un sistema intranet può svolgere un ruolo chiave nella risoluzione di molte delle attuali sfide di comunicazione affrontate dalla vostra azienda; la tecnologia, tuttavia, non funzionerà a meno che la cultura aziendale non la supporti e i dipendenti non la adottino. Trova qualcosa che possa facilmente coinvolgere tutti e la vostra intranet sarà una intranet di successo.

Ispirare, immaginare e innovare - insieme a Happeo.

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