5 passaggi per creare (e lanciare) una intranet aziendale

La tua azienda sta crescendo e, con questa crescita, nasce l’esigenza di strumenti di comunicazione e collaborazione più efficaci. Una intranet può aiutare il tuo team a rimanere in contatto e a organizzarsi, oltre a rappresentare un ottimo modo per condividere informazioni e risorse. Ma perché dovresti crearne una e come si fa?

Questo articolo illustra i vantaggi di una rete intranet e spiega come creare canali, piattaforme e forum intranet che rispondano al meglio alle esigenze della tua azienda.

Perché dovresti creare una rete intranet aziendale?

Qualsiasi azienda che desideri migliorare la comunicazione, il coinvolgimento e la collaborazione all’interno della propria organizzazione trarrà vantaggio dalla creazione di una rete intranet. Una rete intranet è una rete privata accessibile solo ai membri dell’organizzazione. Fornisce un punto centrale per l’archiviazione e la condivisione delle informazioni, rendendo più facile per i dipendenti trovare le informazioni e interagire.

Mantiene alto il coinvolgimento dei dipendenti

Creando una intranet, le aziende possono fornire ai dipendenti un facile accesso alle risorse di cui hanno bisogno, che si tratti di notizie aziendali, documenti delle risorse umane o semplicemente di interagire con i propri colleghi.

Una intranet con funzionalità simili a quelle dei social media intrattiene i dipendenti e li mantiene coinvolti. Happeo, ad esempio, include funzionalità social come le risposte con le emoji e la possibilità di mettere “mi piace” e condividere i post.

Le aziende possono inoltre incoraggiare il coinvolgimento e la collaborazione dei dipendenti creando un forum di discussione e invitandoli a condividere idee. Anche sondaggi e votazioni all’interno dell’intranet possono contribuire ad aumentare il coinvolgimento.

Se volete promuovere la cultura e i valori aziendali, create dei canali intranet dedicati proprio a questo. Pubblicando notizie e annunci aziendali, le aziende possono tenere i dipendenti informati e coinvolti nella missione e negli obiettivi dell’azienda. Potete anche creare un hub intranet dove pubblicare e contestualizzare i vostri valori, per poi ringraziare pubblicamente i dipendenti che incarnano tali valori.

Rende più facile l’inserimento dei nuovi assunti (per tutti)

L’intranet aziendale è uno strumento prezioso per l’inserimento dei nuovi dipendenti.

Un portale self-service dedicato alle politiche, alle procedure e ai moduli aziendali aiuta i neoassunti a familiarizzare rapidamente con il modo di operare della vostra azienda. I neoassunti sanno esattamente dove trovare ciò che cercano. Inoltre, la dirigenza può far sentire i neoassunti ben accolti utilizzando l’intranet per presentarli all’azienda.

L’intranet aziendale non è ideale solo per i neoassunti. È una risorsa utile anche per i manager responsabili dell’inserimento dei nuovi dipendenti. Avendo tutte le informazioni necessarie in un unico posto, possono dedicare meno tempo alla ricerca di documenti e più tempo ad aiutare i neoassunti ad adattarsi ai loro nuovi ruoli.

Inoltre, quando i team delle risorse umane devono aggiornare i documenti di inserimento, è sufficiente che li carichino sull’intranet. In questo modo, i team delle risorse umane possono dedicare meno tempo alla distribuzione dei nuovi documenti e più tempo a concentrarsi sul personale.

Aiuta i team ibridi e in remoto a lavorare in modo efficiente

Sempre più organizzazioni stanno adottando modelli di lavoro ibridi e da remoto e, di conseguenza, stanno creando intranet aziendali per mantenere un lavoro di squadra efficiente. Quando si crea un’intranet aziendale, i membri del team possono accedere facilmente ai file e ai documenti di cui hanno bisogno, indipendentemente dalla loro ubicazione.

Le vostre informazioni e i vostri dati sensibili saranno al sicuro

Una rete intranet può migliorare la sicurezza limitando l’accesso alle informazioni sensibili. Grazie a una rete intranetsicura, le aziende possono proteggere i dati da accessi non autorizzati.

Questa sicurezza è di fondamentale importanza quando si tratta di proteggere i vostri clienti e voi stessi dalle frodi. Una rete intranet sicura può prevenire violazioni dei dati che coinvolgono le informazioni di pagamento e i dettagli di contatto dei vostri clienti, nonché le vostre risorse proprietarie.

Il massimo standard nel settore della sicurezza è rappresentato da una rete intranet dotata di:

• Certificazione ISO 27001
  
  
• Autenticazione SAML
  
  
• Certificato di crittografia SSL

Oltre a limitare l’accesso alle informazioni sensibili, una rete intranet può anche contribuire ad accelerare il processo di recupero dei dati in caso di emergenza. Le aziende che archiviano tutti i propri dati nel cloud possono recuperarli in modo rapido e semplice in caso di interruzione di corrente o altre emergenze.

Passaggi per la creazione di una intranet aziendale

Ora, esaminiamo i passaggi che è possibile seguire per sviluppare una rete intranet adatta alla propria azienda.

Valutare le esigenze dei dipendenti

Per prima cosa, decidete quale sarà lo scopo della vostra intranet. Sarà uno spazio in cui i dipendenti potranno accedere alle notizie e alle informazioni aziendali? Un luogo in cui archiviare documenti e file? Un punto di riferimento per la collaborazione sui progetti?

O forse uno spazio per le interazioni sociali? Il lavoro da remoto ha registrato un'impennata negli ultimi anni, creando un vuoto dove un tempo c'erano le chiacchierate informali tra i dipendenti. Ma è possibile creare canali intranet dedicati alla creazione di legami sociali tra colleghi.

Una volta compreso come i tuoi dipendenti utilizzeranno la tua intranet, potrai iniziare a pianificarne la struttura e i contenuti.

Valutate le esigenze della vostra azienda e stabilite quali funzionalità privilegiare

L’implementazione di una piattaforma digitale a livello aziendale può causare interruzioni. Inoltre, in media, le aziende impiegano 1,2 anni per lanciare la propria intranet. (Noi di Happeo crediamo che semplicità sia sinonimo di velocità: ecco perché i nostri lanci richiedono circa 6-8 settimane).

Oltre alla rapidità di lancio, considera quali altri fattori contribuiranno al successo di questa intranet. L’adozione a livello aziendale è importante affinché la tua intranet possa prosperare? In tal caso, la tua azienda dovrebbe considerare di dare priorità a funzionalità che coinvolgano i dipendenti, come le home page personali e personalizzabili.

La vostra azienda utilizza una moltitudine di strumenti software, come Slack o Microsoft Teams? Assicuratevi di creare un’intranet con funzionalitàdi integrazione.

La ricercabilità è un aspetto importante, ma spesso trascurato, dell’intranet di qualsiasi azienda. Se implementata correttamente, può far risparmiare tempo ai vostri dipendenti e aumentare la produttività. I vostri dipendenti passeranno dal dover cercare le informazioni e chiedere ai colleghi dove si trovano i documenti alla possibilità di cercare e trovare ciò di cui hanno bisogno in pochi istanti.

La funzione “Ricerca federata”di Happeo , ad esempio, effettua ricerche per parole chiave su tutte le piattaforme e le app collegate. Indipendentemente da dove si trovino i documenti, gli utenti possono trovarli in modo semplice e veloce.

Grazie al monitoraggio delle query di ricerca e dei tassi di apertura, l’analisi dei dati di utilizzo di Happeo può aiutare la vostra azienda a ottimizzare le ricerche. L’analisi dei dati di utilizzo può anche mostrarvi quanto sono popolari determinate pagine, quali post ottengono i migliori risultati e chi sono i vostri dipendenti ambasciatori. Ora potete ottimizzare il vostro ROI interno.

Se la scalabilità è essenziale per il futuro della vostra azienda, cercate fornitori che offrano un modello di prezzi a più livelli. In questo modo, potrete iniziare con le funzionalità essenziali e crescere gradualmente.

Decidi quali contenuti vuoi sulla intranet

Dopo aver valutato le esigenze dei tuoi dipendenti e della tua azienda, capirai meglio di che tipo di contenuti hai bisogno sulla tua intranet. Crea un elenco o un foglio di calcolo con gli elementi indispensabili di alto livello.

Questo elenco potrebbe includere:

• le politiche aziendali
  
  
• informazioni di contatto per le risorse umane o l’IT
  
  
• processi di inserimento
  
  
• link a documenti aziendali importanti
  
  
• modelli, guide e manuali relativi ai processi o alle strutture interne

Una volta acquisite le nozioni di base, potrai iniziare a riflettere su come far sì che la tua intranet soddisfi le esigenze più intrinseche dell’azienda. Ciò potrebbe significare incoraggiare il coinvolgimento e promuovere una solida cultura aziendale.

Per raggiungere questi obiettivi, prendi in considerazione funzionalità come forum in cui i dipendenti possano discutere argomenti importanti, un canale per aggiornamenti regolari da parte della dirigenza o la creazione di una piattaforma per il riconoscimento dei dipendenti.

Stabilisci chi ha accesso all’intranet

Valutate chi avrà accesso al sistema. L’intranet dovrebbe essere accessibile a tutti i dipendenti, ma non tutti hanno bisogno di accedere a ogni aspetto dell’intranet aziendale.

Per trovare il giusto equilibrio, create un elenco di potenziali utenti e valutate ciascuno in base alle proprie esigenze di accesso. Ad esempio, tutti i dipendenti dovrebbero avere accesso alle notizie e agli annunci aziendali. Tuttavia, solo alcuni dipendenti necessitano di accedere a informazioni finanziarie sensibili.

Esplorare le opzioni disponibili

Sul mercato è disponibile un'ampia varietà di soluzioni intranet, quindi prenditi il tempo necessario per trovare quella che soddisfa le tue esigenze. Una volta individuate alcune opzioni potenziali, dovrai confrontare le funzionalità e i prezzi per individuare la soluzione più vantaggiosa per la tua azienda.

Ovviamente siamo di parte, ma crediamo che, quando si tratta di lanciare una intranet aziendale, Happeo sia la scelta migliore. Grazie a un percorso di onboarding personalizzato e a un’assistenza dedicata, rendiamo semplice e veloce la messa in funzione del sistema. Inoltre, aggiorniamo costantemente il nostro software per stare al passo con le ultime novità nel campo della comunicazione tra i dipendenti, senza alcuna interruzione dei vostri flussi di lavoro e dei vostri processi. Quindi, se state cercando un modo semplice, veloce e affidabile per lanciare una intranet aziendale, Happeo è la soluzione che fa per voi. Vi aiuteremo in ogni fase del percorso.

Domande frequenti

Quali sono i principali vantaggi della creazione di una intranet aziendale?
Una intranet aziendale migliora il coinvolgimento dei dipendenti, facilita l’inserimento dei nuovi assunti, aiuta i team ibridi e remoti a lavorare in modo efficiente e protegge le informazioni sensibili da accessi non autorizzati. Offre ai dipendenti un punto centrale dove trovare notizie aziendali, documenti delle Risorse Umane e risorse, riducendo al contempo il tempo che i manager e i team delle Risorse Umane impiegano a rintracciare o distribuire i documenti.

Quanto tempo occorre in genere per lanciare una intranet aziendale?
In media, le aziende impiegano 1,2 anni per lanciare la propria intranet, anche se questo processo può essere molto più rapido con il fornitore giusto. Happeo, ad esempio, punta a tempi di lancio compresi tra le 6 e le 8 settimane, dando priorità alla semplicità oltre che alla velocità.

A quali funzionalità dovrebbero dare priorità le aziende quando realizzano una rete intranet?
Le funzionalità chiave da privilegiare includono la capacità di integrazione con strumenti come Slack o Microsoft Teams, un'efficace funzionalità di ricerca che consenta ai dipendenti di trovare rapidamente i documenti e analisi di utilizzo per monitorare le query di ricerca, i tassi di apertura e i contenuti più popolari. Se la scalabilità è importante, vale anche la pena considerare un modello di prezzi a livelli, che consenta alle aziende di iniziare con le funzionalità essenziali e di espandersi nel tempo.

Quali standard di sicurezza dovrebbe soddisfare l’intranet aziendale?
I principali standard di sicurezza per una rete intranet includono la certificazione ISO 27001, l’autenticazione SAML e un certificato di crittografia SSL. Oltre a limitare l’accesso alle informazioni sensibili, una rete intranet sicura basata sul cloud accelera anche il recupero dei dati in caso di interruzione di corrente o altri disastri.