Gareth Morgan avait raison: les organisations sont des machines, mais aussi des systèmes culturels, des cerveaux, des organismes ; et comme tout organisme, elles renferment des connaissances.
En fait, elles en renferment énormément.
Lorsque les organisations se développent, les connaissances se multiplient, et ce phénomène s’accompagne de nouveaux défis. Comment organiser les connaissances que tout le monde utilise ? Comment les rendre accessibles à tous ?
Asseyez-vous et mettez-vous à l'aise. Aujourd'hui, nous allons parler de la gestion des connaissances.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des connaissances ?
Un système de gestion des connaissances est tout système numérique qui stocke, organise et extrait des informations. Il est utilisé pour centraliser les contenus, faciliter la collaboration et garantir le bon déroulement des processus au sein de l'organisation.
Mais quelles sont les fonctionnalités clés d’un système de gestion des connaissances ? Nous avons rassemblé ici les plus importantes, sans fioritures :
- Facilité d'utilisation
- Fonctionnalité de recherche
- Rapports et analyses intégrées
- Personnalisation
- Application mobile
- Fonctionnalités de collaboration
- Intégration avec des outils tiers
- Système de commentaires
Nous allons passer chacun de ces points au crible dans cet article de blog, alors continuez à lire.
Commençons par l'évidence : si votre outil ne répond pas aux besoins de vos collaborateurs, il ne remplit pas sa fonction. De nombreuses organisations ont du mal à faire adopter les nouvelles technologies par leurs employés. C'est pourquoi votre nouveau logiciel de gestion des connaissances doit être attrayant et susciter l'intérêt de vos collaborateurs.
La convivialité est une caractéristique essentielle d'un système de gestion des connaissances. Si la nouvelle solution n'est pas facile à utiliser, vos collaborateurs ne prendront pas la peine de lui accorder le bénéfice du doute, et votre investissement dans une solution de gestion des connaissances deviendra rapidement une perte de temps et d'argent.
Un conseil : rien ne rebute autant les utilisateurs qu’un logiciel difficile à utiliser, alors faites-en une priorité.
2. Une fonctionnalité de recherche
Personne n’a envie de perdre du temps à se dire « Euh, ça devait être par là », vous savez à quel point c’est agaçant de chercher quelque chose dont on a besoin de toute urgence et de ne pas le trouver. Une fonctionnalité de recherche médiocre réduit automatiquement la facilité d’utilisation, rendant les informations difficiles à trouver et menaçant le taux d’adoption du logiciel.
Une fonction de recherche telle que , qui effectue des recherches de manière globale sur l’ensemble de la plateforme, mais aussi dans les fichiers et les résumés d’e-mails, rend vos collaborateurs plus productifs en leur faisant gagner du temps et en leur permettant de se concentrer sur leur travail plutôt que sur la recherche des éléments nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.
3. Rapports et analyses intégrées
Dans le cadre d’un bon système de gestion des connaissances, l’essentiel est de comprendre comment et ce que les utilisateurs recherchent. Cela vous fournitdes informations d’ e sur l’ergonomie, les contenus les plus consultés et tout autre indicateur pertinent pour votre organisation.
4. Personnalisation
Un système de gestion des connaissances personnalisable peut s'apparenter à un diamant brut : très puissant, mais pas encore parfaitement taillé. Un module d'adaptation à l'identité visuelle complet vous permet de créer votre système de gestion des connaissances à l'image de votre organisation, depuis votre logo, vos couleurs de marque et vos résumés par e-mail jusqu'aux widgets personnalisés.
En adaptant votre logiciel aux besoins de votre entreprise , vous augmentez ses chances d’être adopté plus rapidement et évitez à vos collaborateurs d’avoir l’impression d’avoir affaire à un objet étranger.
5. Application mobile
Ce ne sont pas seulement les informations qui ne doivent pas être cloisonnées, vos collaborateurs ne doivent pas l'être non plus. Une application mobile rend votre système de gestion des connaissances accessible à tous les membres de l'entreprise, y compris ceux qui ne sont pas attachés à un bureau. Il est essentiel de veiller à ce que les collaborateurs sur site aient une vision d'ensemble et se sentent liés à l'entreprise.
Une fonctionnalité d’application mobile peut être votre atout secret pour favoriser l’adoption de ce système. En rendant votre logiciel de gestion des connaissances facilement accessible, vous incitez les collaborateurs à l’utiliser plus souvent et vous permettez à tout le monde de rester informé.
6. Fonctionnalités de collaboration
La gestion des connaissances permet de transformer les connaissances en résultats commerciaux concrets. L’objectif d’un système de gestion des connaissances est de stocker et d’organiser les informations, mais aller plus loin et favoriser la collaboration n’est pas un luxe, c’est une nécessité. Voici pourquoi :
Lorsque les applications et les outils sont interconnectés :
- L'information n'est pas cloisonnée
- On évite la mise en place d’outils parallèles
Ce dernier cas de figure se produit lorsque les utilisateurs font cavalier seul et commencent à utiliser les applications de leur choix. Cela rend vos rapports incomplets, ce qui conduit à des indicateurs qui ne reflètent pas la réalité.
Les outils tiers vont de pair avec la gestion des connaissances. Lorsque vous achetez un système de gestion des connaissances, vous devez vous assurer qu’ils’intègre aux applications que votre organisation utilise déjà. Ne pas tenir compte de cette fonctionnalité peut vous causer des maux de tête par la suite, créer des obstacles pour vos collaborateurs, nuire à la productivité et ne vous permettra certainement pas d’exceller en matière d’efficacité et de prise de décision.
8. Système de retour d’information
Partager, c’est faire preuve de bienveillance, et dans ce cas précis, cela profite à la fois à l’organisation et à ses collaborateurs. C’est le moyen par excellence de découvrir ce que pensent réellement les employés, un espace où chacun peut partager ses idées et collaborer pour améliorer votre entreprise. Sans retour d’information, la connaissance devient une directive imposée d’en haut plutôt qu’une entité vivante, dynamique et en constante évolution. Vous avez besoin d’apports venant de la base pour maintenir toutes ces connaissances à jour, et c’est là tout l’intérêt du retour d’expérience. De plus, cela permet aux employés de s’exprimer et leur donne le sentiment d’être valorisés, ce qui a des répercussions positives sur d’autres aspects de l’entreprise, tels que l’engagement et le taux de satisfaction. Incroyable ce qu’un logiciel peut faire, n’est-ce pas ?
FAQ
Pourquoi la facilité d'utilisation est-elle si importante dans un système de gestion des connaissances ?
Si une plateforme n’est pas facile et agréable à utiliser, les collaborateurs ne l’adopteront tout simplement pas, quelle que soit la qualité du contenu qu’elle propose. Un système convivial réduit la courbe d’apprentissage, ce qui encourage le personnel à l’intégrer réellement dans son flux de travail quotidien plutôt que de l’abandonner après une première impression mitigée.
En quoi la recherche universelle améliore-t-elle la productivité au travail ?
Une recherche universelle couvrant l'ensemble de la plateforme, y compris les fichiers et les e-mails, permet aux employés de gagner du temps qu'ils auraient autrement perdu à chercher des documents au mauvais endroit. Une recherche inefficace menace directement l'adoption de l'outil, car les employés abandonnent rapidement un outil qui rend leur travail plus difficile au lieu de le faciliter.
Pourquoi les fonctionnalités de retour d'expérience et de collaboration sont-elles importantes pour la gestion des connaissances ?
Sans boucle de rétroaction, la gestion des connaissances risque de devenir une imposition descendante plutôt qu’un processus dont l’exactitude et l’actualité sont garanties par les contributions ascendantes des personnes qui l’utilisent quotidiennement. Les fonctionnalités de collaboration empêchent également le cloisonnement de l’information et contribuent à éviter le « shadow IT », c’est-à-dire le recours par les employés à des applications non autorisées qui faussent les rapports de l’entreprise.
