5 vaihetta yrityksen intranetin luomiseen (ja käyttöönottoon)

Yrityksesi kasvaa, ja kasvun myötä tarvitaan parempia viestintä- ja yhteistyötyökaluja. Intranet voi auttaa tiimiäsi pysymään yhteydessä toisiinsa ja toimimaan järjestäytyneesti, ja se on erinomainen tapa jakaa tietoa ja resursseja. Mutta miksi sinun pitäisi luoda intranet, ja miten se tehdään?

Tässä artikkelissa kerrotaan intranetin eduista ja siitä, miten luodaan yrityksellesi parhaiten sopivia intranet-kanavia, alustoja ja foorumeita.

Miksi sinun pitäisi luoda yrityksen intranet?

Jokainen yritys, joka haluaa parantaa viestintää, sitoutumista ja yhteistyötä organisaationsa sisällä, hyötyy intranetin luomisesta. Intranet on yksityinen verkko, johon vain organisaation jäsenillä on pääsy. Se tarjoaa keskitetyn paikan tietojen tallentamiseen ja jakamiseen, mikä helpottaa työntekijöiden tiedonhakua ja vuorovaikutusta.

Se ylläpitää työntekijöiden sitoutumista

Luomalla intranetin yritykset voivat tarjota työntekijöille helpon pääsyn tarvitsemiinsa resursseihin, olipa kyse sitten yritysuutisista, HR-asiakirjoista tai vain vuorovaikutuksesta työtovereiden kanssa.

Sosiaalisen median kaltaisia ominaisuuksia sisältävä intranet viihdyttää työntekijöitä ja pitää heidät sitoutuneina. Esimerkiksi Happeo sisältää sosiaalisia ominaisuuksia, kuten emoji-vastauksia sekä viestien tykkäämistä ja jakamista.

Yritykset voivat myös kannustaa työntekijöiden osallistumista ja yhteistyötä luomalla keskustelufoorumin ja kutsumalla työntekijöitä jakamaan ideoita. Intranetin kyselyt ja äänestykset voivat myös auttaa lisäämään sitoutumista.

Jos haluat edistää yrityskulttuuria ja arvoja, luo intranetiin kanavia juuri tätä tarkoitusta varten. Julkaisemalla yritysuutisia ja tiedotteita yritykset voivat pitää työntekijät ajan tasalla ja sitoutuneina yrityksen missioon ja tavoitteisiin. Voit myös luoda intranetiin keskuksen, jossa julkaiset ja kontekstualisoit arvosi, ja kiittää sitten julkisesti työntekijöitä, jotka ilmentävät näitä arvoja.

Se helpottaa perehdyttämistä (kaikille)

Yrityksen intranet on arvokas työkalu uusien työntekijöiden perehdyttämisessä.

Itsepalveluportaali, josta löytyvät yrityksen toimintaperiaatteet, menettelytavat ja lomakkeet, auttaa uusia työntekijöitä perehtymään nopeasti yrityksen toimintatapoihin. Uudet työntekijät tietävät tarkalleen, mistä löytävät etsimänsä tiedot. Johto puolestaan voi saada uudet työntekijät tuntemaan olonsa tervetulleiksi esittelemällä heille yrityksen intranetin kautta.

Yrityksen intranet ei ole ihanteellinen vain uusille työntekijöille. Se on hyödyllinen resurssi myös uusien työntekijöiden perehdyttämisestä vastaaville esimiehille. Kun kaikki tarvittava tieto on yhdessä paikassa, he voivat käyttää vähemmän aikaa asiakirjojen etsimiseen ja enemmän aikaa uusien työntekijöiden auttamiseen sopeutumaan uusiin rooleihinsa.

Lisäksi kun henkilöstöhallinnon tiimit tarvitsevat päivittää perehdytysasiakirjoja, niiden tarvitsee vain ladata ne intranetiin. Henkilöstöhallinnon tiimit voivat käyttää vähemmän aikaa uusien asiakirjojen jakeluun ja keskittyä enemmän henkilöstöön.

Se auttaa hybridi- ja etätyötiimejä työskentelemään tehokkaasti

Yhä useammat organisaatiot ottavat käyttöön hybridi- ja etätyömallit ja luovat sen seurauksena yritysintranetit tehokkaan tiimityön ylläpitämiseksi. Kun luot yritysintranetin, tiimin jäsenet pääsevät helposti käsiksi tarvitsemiinsa tiedostoihin ja asiakirjoihin sijainnista riippumatta.

Luottamukselliset tiedot ja data ovat turvassa

Intranet voi parantaa tietoturvaa rajoittamalla pääsyä arkaluontoisiin tietoihin. Turvallisen intranetin avulla yritykset voivat suojata tietoja luvattomalta käytöltä.

Tämä turvallisuus on äärimmäisen tärkeää, kun on kyse asiakkaiden ja oman yrityksen suojaamisesta petoksilta. Turvallinen intranet voi estää tietomurtoja, jotka koskevat asiakkaiden maksutietoja ja yhteystietoja sekä yrityksen omia aineistoja.

Turvallisuusalan korkein standardi on intranet, jolla on:

• ISO 27001 -sertifiointi
  
  
• SAML-todennus
  
  
• SSL-salausvarmenne

Sen lisäksi, että intranet rajoittaa pääsyä arkaluonteisiin tietoihin, se voi myös auttaa nopeuttamaan tietojen palauttamista katastrofitilanteessa. Yritykset, jotka tallentavat kaikki tietonsa pilvipalveluun, voivat hakea ne nopeasti ja helposti takaisin sähkökatkon tai muun hätätilanteen sattuessa.

Yrityksen intranetin luomisen vaiheet

Katsotaanpa nyt, miten voit kehittää yrityksellesi sopivan intranetin.

Arvioi työntekijöiden tarpeet

Päätä ensin, mihin tarkoitukseen intranettiä aiotaan käyttää. Onko se paikka, josta työntekijät voivat lukea yritysuutisia ja saada tietoa? Paikka, johon tallennetaan asiakirjoja ja tiedostoja? Keskus projektien yhteistyöhön?

Vai kenties paikka sosiaaliseen vuorovaikutukseen? Etätyöskentely on yleistynyt viime vuosina, mikä on luonut tyhjiön, jossa aiemmin käytiin työntekijöiden välisiä kahvipöytäkeskusteluja. Voit kuitenkin luoda intranetiin kanavia, jotka on tarkoitettu sosiaalisten siteiden luomiseen työtovereiden välillä.

Kun tiedät, miten työntekijät tulevat käyttämään intranetiä, voit alkaa suunnitella sen rakennetta ja sisältöä.

Mieti yrityksesi tarpeita ja päätä, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimpiä

Koko organisaation kattavan digitaalisen alustan käyttöönotto voi aiheuttaa häiriöitä. Yritykset käyttävät keskimäärin 1,2 vuotta intranetin käynnistämiseen. (Me Happeossa uskomme, että yksinkertaisuus on synonyymi nopeudelle – siksi käynnistämisemme kestävät lähemmäs 6–8 viikkoa).

Käynnistämisnopeuden lisäksi mieti, mikä muu tekee tästä intranetistä menestystarinan. Onko koko yrityksen laajuinen käyttöönotto tärkeää intranetin menestymiselle? Jos on, yrityksesi tulisi harkita sellaisten ominaisuuksien priorisointia, jotka sitouttavat työntekijöitä, kuten henkilökohtaiset, muokattavat etusivut.

Käyttääkö yrityksesi useita eri ohjelmistotyökaluja, kuten Slackia tai Microsoft Teamsia? Varmista, että luot intranetin, joka voidaanintegroida näihin työkaluihin.

Hakutoiminnot ovat tärkeä, mutta usein aliarvioitu osa yrityksen intranetiä. Kun ne on toteutettu oikein, ne voivat säästää työntekijöiden aikaa ja lisätä tuottavuutta. Työntekijät eivät enää joudu etsimään tietoa tai kysymään kollegoilta, missä asiakirjat sijaitsevat, vaan pystyvät etsimään ja löytämään tarvitsemansa hetkessä.

Esimerkiksi Happeon Federated Search -toiminto etsii avainsanoja kaikilta kytketyiltä alustoilta ja sovelluksista. Riippumatta siitä, missä asiakirjat sijaitsevat, käyttäjät löytävät ne nopeasti ja helposti.

Seuraamalla hakukyselyjä ja avausprosentteja Happeon käyttöanalytiikka voi auttaa yritystäsi optimoimaan hakuja. Käyttöanalytiikka voi myös osoittaa, kuinka suosittuja tietyt sivut ovat, mitkä julkaisut menestyvät parhaiten ja ketkä ovat työntekijä-ambassadöörejäsi. Nyt voit optimoida sisäisen sijoitetun pääoman tuoton (ROI).

Jos skaalautuvuus on olennaista yrityksesi tulevaisuuden kannalta, etsi palveluntarjoajia, jotka tarjoavat porrastettua hinnoittelua. Näin voit aloittaa välttämättömillä ominaisuuksilla ja laajentaa toimintaa siitä eteenpäin.

Päätä, mitä sisältöä haluat intranetiin

Kun olet arvioinut työntekijöidesi ja yrityksesi tarpeet, ymmärrät paremmin, millaista sisältöä intranetiin tarvitaan. Tee luettelo tai taulukko tärkeimmistä välttämättömistä asioista.

Luetteloon voi kuulua esimerkiksi:

• yrityksen toimintaperiaatteet
  
  
• henkilöstö- tai IT-osaston yhteystiedot
  
  
• perehdytysprosessit
  
  
• linkit tärkeisiin yrityksen asiakirjoihin
  
  
• sisäisiä prosesseja tai rakenteita koskevat mallipohjat, oppaat ja käsikirjat

Kun olet perehtynyt perusasioihin, voit alkaa miettiä, miten intranetillä voidaan vastata yrityksen syvällisempiin tarpeisiin. Tavoitteena voi olla esimerkiksi sitoutumisen lisääminen ja vahvan yrityskulttuurin edistäminen.

Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi kannattaa harkita esimerkiksi foorumeita, joilla työntekijät voivat keskustella tärkeistä aiheista, kanavaa johdon säännöllisille tiedotteille tai alustan luomista työntekijöiden tunnustamiseksi.

Määritä, kenellä on pääsy intranetiin

Mieti, kenellä on pääsy järjestelmään. Intranetin tulisi olla kaikkien työntekijöiden käytettävissä, mutta kaikki työntekijät eivät tarvitse pääsyä yrityksen intranetin kaikkiin osiin.

Oikean tasapainon löytämiseksi luo luettelo potentiaalisista käyttäjistä ja arvioi jokainen käyttäjä heidän käyttöoikeustarpeidensa perusteella. Esimerkiksi kaikkien työntekijöiden tulisi saada lukea yrityksen uutisia ja tiedotteita. Sen sijaan vain tietyillä työntekijöillä on oltava pääsy arkaluonteisiin taloudellisiin tietoihin.

Tutki saatavilla olevia vaihtoehtoja

Markkinoilla on tarjolla laaja valikoima intranet-ratkaisuja, joten käytä aikaa sopivan ratkaisun löytämiseen. Kun olet löytänyt muutamia potentiaalisia vaihtoehtoja, sinun on verrattava niiden ominaisuuksia ja hintoja löytääksesi yrityksellesi parhaan vastineen rahalle.

Tietenkin olemme puolueellisia, mutta uskomme, että yritysintranetin käyttöönotossa Happeo on paras valinta. Henkilökohtaisen perehdytyksen ja tuen avulla autamme sinua pääsemään nopeasti alkuun. Päivitämme ohjelmistoamme jatkuvasti, jotta pysymme mukana työntekijäviestinnän uusimmissa muutoksissa ilman, että työnkulut ja prosessit häiriintyvät. Jos siis etsit yksinkertaista, nopeaa ja luotettavaa tapaa ottaa käyttöön yrityksen intranet, Happeo on oikea valinta. Autamme sinua joka askeleella.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä ovat yritysintranetin luomisen tärkeimmät edut?
Yrityksen intranet parantaa työntekijöiden sitoutumista, helpottaa uusien työntekijöiden perehdyttämistä, auttaa hybridi- ja etätyöskenteleviä tiimejä työskentelemään tehokkaasti sekä suojaa arkaluontoisia tietoja luvattomalta pääsyltä. Se tarjoaa työntekijöille keskitetyn paikan, josta he löytävät yritysuutisia, HR-asiakirjoja ja resursseja, ja samalla vähentää aikaa, jonka esimiehet ja HR-tiimit käyttävät asiakirjojen etsimiseen tai jakamiseen.

Kuinka kauan yrityksen intranetin käyttöönotto yleensä kestää?
Keskimäärin yrityksiltä kestää 1,2 vuotta intranetin käyttöönotto, vaikka se voi sujua paljon nopeammin oikean palveluntarjoajan avulla. Esimerkiksi Happeo pyrkii 6–8 viikon käyttöönottoaikoihin asettamalla etusijalle yksinkertaisuuden ja nopeuden.

Mitä ominaisuuksia yritysten tulisi priorisoida intranetin rakentamisessa?
Tärkeimpiä ominaisuuksia ovat integrointimahdollisuudet esimerkiksi Slackin tai Microsoft Teamsin kaltaisiin työkaluihin, tehokas hakutoiminto, jotta työntekijät löytävät asiakirjat nopeasti, sekä käyttöanalytiikka hakukyselyjen, avausprosenttien ja suosittujen sisältöjen seurantaan. Jos skaalautuvuus on tärkeää, kannattaa harkita myös porrastettua hinnoittelua, jonka avulla yritykset voivat aloittaa välttämättömillä ominaisuuksilla ja laajentaa palvelua ajan myötä.

Mitä turvallisuusstandardeja yrityksen intranetin tulisi täyttää?
Intranetin tärkeimpiä tietoturvastandardeja ovat ISO 27001 -sertifiointi, SAML-todennus ja SSL-salausvarmenne. Sen lisäksi, että turvallinen pilvipohjainen intranet rajoittaa pääsyä arkaluontoisiin tietoihin, se myös nopeuttaa tietojen palautusta sähkökatkon tai muun katastrofin sattuessa.