5 pasos para crear (y poner en marcha) la intranet de una empresa

Tu empresa está creciendo y, con ese crecimiento, surge la necesidad de contar con mejores herramientas de comunicación y colaboración. Una intranet puede ayudar a tu equipo a mantenerse conectado y organizado, y es una forma estupenda de compartir información y recursos. Pero, ¿por qué deberías crearla y cómo se hace?

En esta entrada se explican las ventajas de una intranet y cómo crear canales, plataformas y foros de intranet que se adapten mejor a las necesidades de tu empresa.

¿Por qué deberías crear una intranet para tu empresa?

Cualquier empresa que desee mejorar la comunicación, el compromiso y la colaboración dentro de su organización se beneficiará de la creación de una intranet. Una intranet es una red privada a la que solo pueden acceder los miembros de la organización. Proporciona un lugar centralizado para almacenar y compartir información, lo que facilita a los empleados encontrar información e interactuar.

Mantiene el compromiso de los empleados

Al crear una intranet, las empresas pueden ofrecer a los empleados un acceso sencillo a los recursos que necesitan, ya sean noticias de la empresa, documentos de RR. HH. o simplemente la interacción con sus compañeros.

Una intranet con funciones similares a las de las redes sociales entretiene a los empleados y mantiene su compromiso. Happeo, por ejemplo, incluye funciones sociales como respuestas con emojis y la posibilidad de dar «me gusta» y compartir publicaciones.

Las empresas también pueden fomentar la participación y la colaboración de los empleados creando un foro de debate e invitándoles a compartir ideas. Las encuestas y votaciones en la intranet también pueden ayudar a aumentar el compromiso.

Si quieres promover la cultura y los valores corporativos, crea canales en la intranet dedicados exclusivamente a ello. Al destacar las noticias y los anuncios de la empresa, las empresas pueden mantener a los empleados informados y comprometidos con la misión y los objetivos de la empresa. También puedes crear un centro en la intranet donde publicar y contextualizar tus valores, y luego dar las gracias públicamente a los empleados que los encarnan.

Facilita la incorporación (para todos)

La intranet de una empresa es una herramienta valiosa para la incorporación de nuevos empleados.

Un portal de autoservicio con las políticas, los procedimientos y los formularios de la empresa ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse rápidamente con la forma de trabajar de la empresa. Los nuevos empleados saben exactamente dónde encontrar lo que buscan. Además, los directivos pueden hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos utilizando la intranet para presentarles la empresa.

La intranet de una empresa no solo es ideal para los nuevos empleados. También es un recurso útil para los responsables de la incorporación de nuevos empleados. Al tener toda la información necesaria en un solo lugar, pueden dedicar menos tiempo a buscar documentos y más tiempo a ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a sus nuevas funciones.

Además, cuando los equipos de recursos humanos necesitan actualizar los documentos de incorporación, solo tienen que subirlos a la intranet. De este modo, pueden dedicar menos tiempo a distribuir los nuevos documentos y más tiempo a centrarse en el personal.

Ayuda a los equipos híbridos y a distancia a trabajar de forma eficiente

Cada vez son más las organizaciones que adoptan modelos de trabajo híbridos y a distancia y, como resultado, crean intranets corporativas para mantener un trabajo en equipo eficiente. Al crear una intranet corporativa, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a los archivos y documentos que necesitan, independientemente de su ubicación.

Tu información y tus datos confidenciales estarán a salvo

Una intranet puede mejorar la seguridad al restringir el acceso a la información confidencial. Con una intranetsegura, las empresas pueden proteger los datos frente al acceso no autorizado.

Esta seguridad es de suma importancia a la hora de proteger a sus clientes y a usted mismo frente al fraude. Una intranet segura puede evitar fugas de datos que afecten a la información de pago y los datos de contacto de sus clientes, así como a sus propios activos de propiedad exclusiva.

El estándar más alto del sector de la seguridad es una intranet con:

• Certificación ISO 27001
  
  
• Autenticación SAML
  
  
• Un certificado de cifrado SSL

Además de restringir el acceso a la información confidencial, una intranet también puede ayudar a agilizar el proceso de recuperación de datos en caso de desastre. Las empresas que almacenan todos sus datos en la nube pueden recuperarlos de forma rápida y sencilla en caso de corte de suministro eléctrico u otra emergencia.

Pasos para crear una intranet empresarial

Veamos ahora los pasos que puedes seguir para desarrollar una intranet que se adapte a tu empresa.

Evalúa las necesidades de los empleados

En primer lugar, decide qué finalidad tendrá tu intranet. ¿Será un lugar donde los empleados puedan acceder a noticias e información de la empresa? ¿Un lugar para almacenar documentos y archivos? ¿Un centro de colaboración en proyectos?

¿O tal vez un espacio para la interacción social? El teletrabajo se ha disparado en los últimos años, creando un vacío donde antes solían tener lugar las charlas informales entre empleados. Sin embargo, puedes crear canales en la intranet dedicados a fomentar los vínculos sociales entre compañeros.

Una vez que sepas cómo utilizarán tus empleados la intranet, podrás empezar a planificar su estructura y contenido.

Ten en cuenta las necesidades de tu empresa y decide qué funciones priorizar

La implementación de una plataforma digital para toda la organización puede provocar interrupciones. Además, de media, las empresas tardan 1,2 años en poner en marcha su intranet. (En Happeo, creemos que la simplicidad es sinónimo de rapidez; por eso nuestras puestas en marcha tardan entre 6 y 8 semanas).

Además de la rapidez de lanzamiento, piensa en qué otros factores harán que esta intranet sea un éxito. ¿Es importante la adopción por parte de toda la empresa para que tu intranet prospere? Si es así, tu empresa debería plantearse dar prioridad a funciones que fomenten la participación de los empleados, como páginas de inicio personales y personalizables.

¿Utiliza tu empresa una gran variedad de herramientas de software, como Slack o Microsoft Teams? Asegúrate de crear una intranet con capacidadesde integración.

La facilidad de búsqueda es un aspecto importante, aunque a menudo pasado por alto, de la intranet de cualquier empresa. Cuando se hace bien, puede ahorrar tiempo a tus empleados y aumentar la productividad. Tus empleados pasan de tener que buscar información a ciegas y preguntar a sus compañeros dónde se encuentran los documentos a poder buscar y encontrar lo que necesitan en cuestión de segundos.

La función de búsqueda federadade Happeo , por ejemplo, busca palabras clave en todas las plataformas y aplicaciones conectadas. Independientemente de dónde se encuentren los documentos, los usuarios pueden encontrarlos de forma rápida y sencilla.

Mediante el seguimiento de las consultas de búsqueda y las tasas de apertura, el análisis de uso de Happeo puede ayudar a tu empresa a optimizar sus búsquedas. El análisis de uso también puede mostrarte qué páginas son más populares, qué publicaciones funcionan mejor y quiénes son tus empleados embajadores. Ahora puedes optimizar tu ROI interno.

Si la escalabilidad es esencial para el futuro de tu empresa, busca proveedores que ofrezcan tarifas por niveles. De esta forma, podrás empezar con las funciones esenciales y crecer a partir de ahí.

Decide qué contenido quieres incluir en la intranet

Una vez que hayas evaluado las necesidades de tus empleados y de la empresa, comprenderás mejor qué tipo de contenido necesitas en tu intranet. Elabora una lista o una hoja de cálculo con los elementos imprescindibles de alto nivel.

Esta lista podría incluir:

• políticas de la empresa
  
  
• información de contacto de RR. HH. o TI
  
  
• procesos de incorporación
  
  
• enlaces a documentos importantes de la empresa
  
  
• plantillas, guías y manuales sobre procesos o estructuras internas

Una vez que domines los aspectos básicos, podrás empezar a pensar en cómo hacer que tu intranet satisfaga las necesidades más intrínsecas de la empresa. Esto podría consistir en fomentar el compromiso y promover una cultura empresarial sólida.

Para alcanzar estos objetivos, plantéate incluir funciones como foros en los que los empleados puedan debatir temas importantes, un canal para que la dirección publique actualizaciones periódicas o la creación de una plataforma para el reconocimiento de los empleados.

Determina quién tiene acceso a la intranet

Piensa quién tendrá acceso al sistema. La intranet debe ser accesible para todos los empleados, pero no todos necesitan acceder a todos los aspectos de la intranet de tu empresa.

Para encontrar el equilibrio adecuado, elabora una lista de usuarios potenciales y evalúa a cada uno en función de sus necesidades de acceso. Por ejemplo, todos los empleados deberían tener acceso a las noticias y anuncios de la empresa. Sin embargo, solo determinados empleados necesitan acceso a información financiera confidencial.

Investiga las opciones disponibles

Existe una amplia variedad de soluciones de intranet en el mercado, así que tómate tu tiempo para encontrar una que se ajuste a tus necesidades. Una vez que hayas encontrado algunas opciones potenciales, tendrás que comparar las características y los precios para encontrar la mejor relación calidad-precio para tu empresa.

Por supuesto, no somos imparciales, pero creemos que, a la hora de poner en marcha la intranet de una empresa, Happeo es la mejor opción. Gracias a nuestra formación inicial y asistencia personalizadas, te facilitamos una puesta en marcha rápida y sin complicaciones. Además, actualizamos constantemente nuestro software para adaptarnos a los últimos cambios en la comunicación con los empleados, sin que ello suponga ninguna interrupción en tus flujos de trabajo ni en tus procesos. Así que, si buscas una forma sencilla, rápida y fiable de poner en marcha la intranet de tu empresa, no busques más: Happeo es la solución. Te ayudaremos en cada paso del camino.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las principales ventajas de crear una intranet corporativa?
Una intranet corporativa mejora el compromiso de los empleados, facilita la incorporación de nuevos trabajadores, ayuda a los equipos híbridos y remotos a trabajar de forma eficiente y protege la información confidencial frente al acceso no autorizado. Ofrece a los empleados un lugar centralizado donde encontrar noticias de la empresa, documentos de RR. HH. y recursos, al tiempo que reduce el tiempo que los responsables y los equipos de RR. HH. dedican a localizar o distribuir documentos.

¿Cuánto tiempo suele tardar en ponerse en marcha la intranet de una empresa?
De media, las empresas tardan 1,2 años en poner en marcha su intranet, aunque este proceso puede ser mucho más rápido con el proveedor adecuado. Happeo, por ejemplo, se propone que la puesta en marcha se realice en un plazo de entre 6 y 8 semanas, dando prioridad a la simplicidad y a la rapidez.

¿Qué características deben priorizar las empresas a la hora de crear una intranet?
Entre las características clave a las que se debe dar prioridad se incluyen la capacidad de integración con herramientas como Slack o Microsoft Teams, una función de búsqueda eficaz que permita a los empleados encontrar documentos rápidamente y análisis de uso para realizar un seguimiento de las consultas de búsqueda, las tasas de apertura y los contenidos más populares. También merece la pena considerar un modelo de precios por niveles si la escalabilidad es importante, lo que permite a las empresas empezar con las funciones esenciales e ir ampliándolas con el tiempo.

¿Qué normas de seguridad debe cumplir la intranet de una empresa?
Entre las principales normas de seguridad para una intranet se incluyen la certificación ISO 27001, la autenticación SAML y un certificado de cifrado SSL. Además de restringir el acceso a la información confidencial, una intranet segura basada en la nube también agiliza la recuperación de datos en caso de corte de suministro eléctrico u otro desastre.