How can a company intranet help to improve our onboarding process?

A company intranet serves as an incredibly valuable self-service portal where new starters can quickly access vital policies, procedures, and essential forms. Instead of feeling overwhelmed, new hires know exactly where to find the resources they need to get up to speed with how your organisation operates. Leadership teams can also use the platform to make new starters feel welcome by introducing them digitally to the wider company from day one. It is not just the new employees who benefit from this centralised system; it is also a highly helpful resource for the managers responsible for their training. By having all training materials and documentation stored in one secure place, managers can spend far less time tracking down scattered files and more time supporting their new team members face-to-face. This saves valuable time across departments. Furthermore, human resources teams benefit greatly when onboarding documents require updating. Instead of spending time manually circulating revised documents to various staff members, HR personnel simply need to upload the new versions directly to the intranet. This allows them to focus their energy on personnel matters rather than admin.

What security standards should we look for when choosing an intranet platform?

When choosing an intranet platform, security must be a top priority to protect your business and your customers from fraud and unauthorized data access. A secure intranet acts as a protected, private network that safeguards sensitive information, such as your customers’ payment details and contact information, alongside your own proprietary company assets. It also helps restrict access so employees only see data relevant to them. To ensure you are getting the highest level of protection, you should look for an intranet provider that meets the top security-industry standards. This includes ISO 27001 certification, which confirms robust information security management, alongside SAML authentication for secure single sign-on access. Additionally, the platform should utilise an SSL encryption certificate to keep data transmissions secure between users and the network. A secure, cloud-based intranet also plays a vital role in disaster recovery. In the event of a power outage, local emergency, or other unexpected disruptions, storing all your company data securely in the cloud means you can quickly and easily retrieve your files, minimising downtime and ensuring business continuity.

How long does it typically take to launch a company intranet?

On average, companies take about 1.2 years to fully launch a new intranet across their organisation. This timeline can vary significantly depending on the complexity of the software and the specific needs of your business. Implementing an organisation-wide digital platform is a major project that requires careful planning, but opting for a system designed for simplicity can drastically speed up this deployment process. For instance, Happeo focuses on simplicity as being synonymous with speed, allowing companies to successfully launch their intranets in closer to 6 to 8 weeks. This rapid deployment minimizes interruptions to your daily operations. Choosing a platform that offers personalized onboarding and dedicated launch support can help your business get up and running quickly without major disruptions. To ensure a smooth and speedy rollout, it helps to plan ahead by evaluating your employees’ needs, deciding on high-level content requirements, and determining user access levels in advance. Prioritising features like integration capabilities with tools like Slack or Microsoft Teams also makes the transition smoother and faster for your workforce.

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5 Schritte zum Aufbau (und zur Einführung) eines Unternehmensintranets

Testen Sie das Happeo-Intranet noch heute

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Ihr Unternehmen wächst, und mit diesem Wachstum steigt auch der Bedarf an besseren Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen. Ein Intranet kann Ihrem Team helfen, in Verbindung zu bleiben und organisiert zu arbeiten, und es ist eine hervorragende Möglichkeit, Informationen und Ressourcen auszutauschen. Aber warum sollten Sie ein Intranet einrichten, und wie geht das?

Dieser Beitrag erläutert die Vorteile eines Intranets und zeigt, wie Sie Intranet-Kanäle, -Plattformen und -Foren einrichten, die Ihrem Unternehmen am besten dienen.

Warum sollten Sie ein Unternehmensintranet einrichten?

Jedes Unternehmen, das die Kommunikation, das Engagement und die Zusammenarbeit innerhalb seiner Organisation verbessern möchte, profitiert von der Einrichtung eines Intranets. Ein Intranet ist ein privates Netzwerk, auf das nur Mitglieder der Organisation zugreifen können. Es bietet einen zentralen Ort zum Speichern und Teilen von Informationen und erleichtert es den Mitarbeitern, Informationen zu finden und miteinander zu interagieren.

Es fördert das Engagement der Mitarbeiter

Durch die Einrichtung eines Intranets können Unternehmen ihren Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu den benötigten Ressourcen ermöglichen – seien es Unternehmensnachrichten, Personalunterlagen oder einfach nur der Austausch mit Kollegen.

Ein Intranet mit Funktionen ähnlich wie in sozialen Medien unterhält die Mitarbeiter und sorgt für ihr Engagement. Happeo beispielsweise bietet soziale Funktionen wie Emoji-Antworten sowie das Liken und Teilen von Beiträgen.

Unternehmen können zudem das Engagement und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter fördern, indem sie ein Diskussionsforum einrichten und Mitarbeiter dazu einladen, Ideen auszutauschen. Auch Umfragen und Abstimmungen im Intranet können dazu beitragen, das Engagement zu steigern.

Wenn Sie die Unternehmenskultur und -werte fördern möchten, richten Sie eigens dafür Intranet-Kanäle ein. Durch die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten und Ankündigungen können Unternehmen ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten und sie für die Mission und die Ziele des Unternehmens begeistern. Sie können auch eine zentrale Intranet-Plattform einrichten, auf der Sie Ihre Werte präsentieren und in einen Kontext stellen, um anschließend Mitarbeitern, die diese Werte verkörpern, öffentlich zu danken.

Es erleichtert die Einarbeitung (für alle)

Ein Unternehmensintranet ist ein wertvolles Instrument für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Ein Self-Service-Portal für Unternehmensrichtlinien, Abläufe und Formulare hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell mit den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens vertraut zu machen. Neue Mitarbeiter wissen genau, wo sie das Gesuchte finden. Und die Führungskräfte können neuen Mitarbeitern das Gefühl geben, willkommen zu sein, indem sie das Intranet nutzen, um sie in das Unternehmen einzuführen.

Ein Unternehmensintranet ist zudem nicht nur ideal für neue Mitarbeiter. Es ist eine hilfreiche Ressource für Führungskräfte, die für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verantwortlich sind. Da alle notwendigen Informationen an einem Ort verfügbar sind, müssen sie weniger Zeit damit verbringen, Dokumente zu suchen, und haben mehr Zeit, ihren neuen Mitarbeitern dabei zu helfen, sich in ihre neuen Rollen einzufinden.

Wenn Personalabteilungen zudem Einarbeitungsunterlagen aktualisieren müssen, müssen sie diese lediglich ins Intranet hochladen. So können Personalabteilungen weniger Zeit damit verbringen, neue Dokumente zu verteilen, und sich stattdessen stärker auf die Mitarbeiter konzentrieren.

Es hilft Hybrid- und Remote-Teams, effizient zu arbeiten

Immer mehr Unternehmen führen hybride und Remote-Arbeitsmodelle ein und richten daher Unternehmensintranets ein, um eine effiziente Teamarbeit zu gewährleisten. Wenn Sie ein Unternehmensintranet einrichten, können Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort problemlos auf die benötigten Dateien und Dokumente zugreifen.

Ihre sensiblen Informationen und Daten sind sicher

Ein Intranet kann die Sicherheit erhöhen, indem es den Zugriff auf sensible Informationen einschränkt. Mit einem sicheren Intranet können Unternehmen Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.

Diese Sicherheit ist von größter Bedeutung, wenn es darum geht, Ihre Kunden und sich selbst vor Betrug zu schützen. Ein sicheres Intranet kann Datenlecks verhindern, die die Zahlungs- und Kontaktdaten Ihrer Kunden sowie Ihre eigenen geschützten Vermögenswerte betreffen.

Der höchste Sicherheitsstandard der Branche ist ein Intranet mit:

ISO 27001-Zertifizierung
SAML-Authentifizierung
einem SSL-Verschlüsselungszertifikat

Neben der Beschränkung des Zugriffs auf sensible Informationen kann ein Intranet auch dazu beitragen, den Prozess der Datenwiederherstellung im Katastrophenfall zu beschleunigen. Unternehmen, die alle ihre Daten in der Cloud speichern, können diese im Falle eines Stromausfalls oder eines anderen Notfalls schnell und einfach wiederherstellen.

Schritte zur Erstellung eines Unternehmens-Intranets

Sehen wir uns nun die Schritte an, mit denen Sie ein für Ihr Unternehmen geeignetes Intranet entwickeln können.

Bedarfe der Mitarbeiter ermitteln

Entscheiden Sie zunächst, welchem Zweck Ihr Intranet dienen soll. Soll es ein Ort sein, an dem Mitarbeiter auf Unternehmensnachrichten und -informationen zugreifen können? Ein Ort zur Speicherung von Dokumenten und Dateien? Eine Drehscheibe für die Zusammenarbeit bei Projekten?

Oder vielleicht ein Ort für soziale Interaktionen? Die Arbeit im Homeoffice hat in den letzten Jahren stark zugenommen, wodurch ein Vakuum entstanden ist, wo früher die Plaudereien am Wasserspender zwischen den Mitarbeitern stattfanden. Sie können jedoch Intranet-Kanäle einrichten, die speziell darauf ausgerichtet sind, soziale Bindungen zwischen Kollegen zu stärken.

Sobald Sie wissen, wie Ihre Mitarbeiter Ihr Intranet nutzen werden, können Sie mit der Planung seiner Struktur und seiner Inhalte beginnen.

Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und legen Sie fest, welche Funktionen Priorität haben sollen

Die Einführung einer unternehmensweiten digitalen Plattform kann zu Unterbrechungen führen. Im Durchschnitt benötigen Unternehmen 1,2 Jahre, um ihr Intranet in Betrieb zu nehmen. (Wir bei Happeo glauben, dass Einfachheit gleichbedeutend mit Schnelligkeit ist – deshalb dauern unsere Einführungen eher 6–8 Wochen).

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Berücksichtigen Sie neben der Schnelligkeit der Einführung auch, was dieses Intranet sonst noch zum Erfolg führen wird. Ist eine unternehmensweite Akzeptanz wichtig, damit Ihr Intranet florieren kann? Wenn ja, sollte Ihr Unternehmen Funktionen priorisieren, die Mitarbeiter einbinden, wie zum Beispiel persönliche, anpassbare Startseiten.

Nutzt Ihr Unternehmen eine Vielzahl von Softwaretools wie Slack oder Microsoft Teams? Achten Sie darauf, ein Intranet mit Integrationsmöglichkeiten zu erstellen.

Die Suchbarkeit ist ein wichtiger, aber oft übersehener Aspekt des Intranets eines jeden Unternehmens. Wenn sie richtig umgesetzt wird, kann sie Ihren Mitarbeitern Zeit sparen und die Produktivität steigern. Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr mühsam nach Informationen suchen und Kollegen fragen, wo sich Dokumente befinden, sondern können das, was sie benötigen, innerhalb weniger Augenblicke suchen und finden.

Die „Federated Search“-Funktion von Happeo durchsucht beispielsweise alle verbundenen Plattformen und Apps nach Stichwörtern. Ganz gleich, wo sich Dokumente befinden – Nutzer können sie schnell und einfach finden.

Durch die Erfassung von Suchanfragen und Öffnungsraten kann die Nutzungsanalyse von Happeo Ihrem Unternehmen helfen , die Suchfunktionen zu optimieren. Die Nutzungsanalyse zeigt Ihnen außerdem, wie beliebt bestimmte Seiten sind, welche Beiträge am besten ankommen und wer Ihre Mitarbeiter-Botschafter sind. So können Sie Ihren internen ROI optimieren.

Wenn Skalierbarkeit für die Zukunft Ihres Unternehmens entscheidend ist, sollten Sie nach Anbietern suchen, die gestaffelte Preise anbieten. Auf diese Weise können Sie mit den wesentlichen Funktionen beginnen und von dort aus weiterwachsen.

Entscheiden Sie, welche Inhalte Sie im Intranet haben möchten

Nachdem Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens ermittelt haben, werden Sie besser verstehen, welche Art von Inhalten Sie in Ihrem Intranet benötigen. Erstellen Sie eine Liste oder eine Tabelle mit den wichtigsten Must-haves.

Diese Liste könnte Folgendes enthalten:

Unternehmensrichtlinien
Kontaktdaten der Personal- oder IT-Abteilung
Einarbeitungsprozesse
Links zu wichtigen Unternehmensdokumenten
Vorlagen, Leitfäden und Handbücher zu internen Prozessen oder Strukturen

Sobald Sie die Grundlagen im Griff haben, können Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihr Intranet so gestalten können, dass es den tieferen Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht wird. Dies könnte darin bestehen, das Engagement zu fördern und eine starke Unternehmenskultur zu stärken.

Um diese Ziele zu erreichen, sollten Sie Funktionen wie Foren in Betracht ziehen, in denen Mitarbeiter wichtige Themen diskutieren können, einen Kanal für regelmäßige Updates der Unternehmensleitung oder die Einrichtung einer Plattform zur Anerkennung von Mitarbeitern.

Legen Sie fest, wer Zugriff auf das Intranet hat

Überlegen Sie, wer Zugriff auf das System haben soll. Das Intranet sollte für alle Mitarbeiter zugänglich sein, aber nicht alle Mitarbeiter benötigen Zugriff auf jeden Bereich des Intranets Ihres Unternehmens.

Um das richtige Gleichgewicht zu finden, erstellen Sie eine Liste potenzieller Nutzer und bewerten Sie jeden einzelnen anhand seiner Zugriffsbedürfnisse. Beispielsweise sollten alle Mitarbeiter Zugriff auf Unternehmensnachrichten und Ankündigungen haben. Zugriff auf sensible Finanzdaten benötigen jedoch nur bestimmte Mitarbeiter.

Informieren Sie sich über verfügbare Optionen

Auf dem Markt gibt es eine große Auswahl an Intranet-Lösungen. Nehmen Sie sich daher die Zeit, eine Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Sobald Sie einige potenzielle Optionen gefunden haben, sollten Sie Funktionen und Preise vergleichen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihr Unternehmen zu ermitteln.

Natürlich sind wir voreingenommen, aber wir sind davon überzeugt, dass Happeo die erste Wahl ist, wenn es um die Einführung eines Unternehmensintranets geht. Mit personalisiertem Onboarding und Support sorgen wir dafür, dass Sie schnell startklar sind. Außerdem aktualisieren wir unsere Software ständig, um mit den neuesten Entwicklungen in der Mitarbeiterkommunikation Schritt zu halten – ohne Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse zu beeinträchtigen. Wenn Sie also nach einer einfachen, schnellen und zuverlässigen Möglichkeit suchen, ein Unternehmensintranet einzurichten, sind Sie bei Happeo genau richtig. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt auf diesem Weg.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die wichtigsten Vorteile eines Unternehmensintranets?
Ein Unternehmensintranet verbessert das Mitarbeiterengagement, erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, unterstützt hybride und Remote-Teams dabei, effizient zu arbeiten, und schützt sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff. Es bietet Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle, um Unternehmensnachrichten, Personalunterlagen und Ressourcen zu finden, und reduziert gleichzeitig den Zeitaufwand für Führungskräfte und Personalabteilungen bei der Suche nach oder der Verteilung von Dokumenten.

Wie lange dauert es in der Regel, ein Unternehmensintranet einzurichten?
Im Durchschnitt benötigen Unternehmen 1,2 Jahre, um ihr Intranet einzurichten, doch mit dem richtigen Anbieter kann dies deutlich schneller gehen. Happeo beispielsweise strebt eine Einrichtungszeit von etwa 6 bis 8 Wochen an, indem das Unternehmen neben der Geschwindigkeit auch die Einfachheit in den Vordergrund stellt.

Auf welche Funktionen sollten Unternehmen beim Aufbau eines Intranets besonderen Wert legen?
Zu den wichtigsten Funktionen gehören Integrationsmöglichkeiten mit Tools wie Slack oder Microsoft Teams, eine leistungsstarke Suchfunktion, damit Mitarbeiter Dokumente schnell finden können, sowie Nutzungsanalysen zur Erfassung von Suchanfragen, Öffnungsraten und beliebten Inhalten. Wenn Skalierbarkeit wichtig ist, lohnt es sich zudem, ein gestaffeltes Preismodell in Betracht zu ziehen, das es Unternehmen ermöglicht, mit den wesentlichen Funktionen zu beginnen und im Laufe der Zeit zu wachsen.

Welche Sicherheitsstandards sollte ein Unternehmensintranet erfüllen?
Zu den wichtigsten Sicherheitsstandards für ein Intranet gehören die ISO 27001-Zertifizierung, die SAML-Authentifizierung und ein SSL-Verschlüsselungszertifikat. Ein sicheres, cloudbasiertes Intranet beschränkt nicht nur den Zugriff auf sensible Informationen, sondern beschleunigt auch die Datenwiederherstellung im Falle eines Stromausfalls oder einer anderen Katastrophe.