Unternehmens-Wiki vs. Wissensdatenbank: Was brauchen Sie?

Beschäftigt sich Ihr Unternehmen aktiv mit der Verwaltung, Erstellung und Verbreitung von Wissen? Oder verschwenden Ihre Mitarbeiter Zeit damit, in zahlreichen unterschiedlichen Tools nach Informationen zu suchen?

Laut einer aktuellen Umfrage gaben 75 % der Unternehmen an, dass die Schaffung und Bewahrung von Wissen für ihren Erfolg in den nächsten 12 bis 18 Monaten wichtig oder sehr wichtig sei. Und dennoch hielten sich nur 9 % dafür für „sehr gut vorbereitet“.

Um diese Vorbereitungslücke zu schließen, müssen Unternehmen Tools einführen, die es ihren Mitarbeitern ermöglichen, Wissen frei zu teilen, zu organisieren und darauf zuzugreifen – und ein Unternehmens-Wiki könnte die Lösung sein.

Was ist ein Unternehmens-Wiki?

Ein Unternehmens-Wiki ist eine zentrale Datenbank, die ein Unternehmen zur Speicherung und Organisation von Inhalten nutzt. Dazu können Mitarbeiterhandbücher, Produktinformationen, Projektpläne, Checklisten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und interne Prozessdokumentationen gehören.

Ein Unternehmens-Wiki wird von den Mitarbeitern des Unternehmens selbst erstellt und gepflegt, nicht von einem speziellen Wissensmanagement-Team. Jeder im Unternehmen kann das Unternehmens-Wiki bearbeiten oder ergänzen, wenn er Informationen weitergeben möchte. Auf diese Weise fungiert ein Unternehmens-Wiki wie eine private, interne Version von Wikipedia für Ihr Unternehmen.

Unternehmens-Wiki vs. Unternehmens-Wissensdatenbank

Unternehmens-Wikis und interne Wissensdatenbanken sind beides Systeme zur Speicherung und Organisation interner Inhalte, und die beiden Begriffe werden oft verwechselt. Der Hauptunterschied zwischen einem Unternehmens-Wiki und einer Wissensdatenbank besteht darin, dass ein Wiki organisch von den Mitarbeitern einer Organisation aufgebaut wird, während eine Wissensdatenbank gezielter zusammengestellt wird.

Die Pflege und Verwaltung einer Wissensdatenbank obliegt in der Regel nur wenigen dafür zuständigen Mitarbeitern, wobei diese anderen Mitarbeitern, beispielsweise Abteilungsleitern, das Recht zum Erstellen oder Bearbeiten von Inhalten einräumen können. Dies ermöglicht es Unternehmen, mehr Kontrolle über die Informationen zu haben und Verwirrung durch veraltete oder schlecht organisierte Informationen zu vermeiden.

Eine Wissensdatenbank bietet in der Regel mehr Möglichkeiten zur Strukturierung und Organisation von Inhalten und enthält Regeln für die Taxonomie sowie Namenskonventionen. Dies kann es den Mitarbeitern erleichtern, die richtigen Inhalte zu finden.

Sowohl Unternehmens-Wikis als auch Wissensdatenbanken können für Unternehmen wertvolle Mittel zur Speicherung und Verwaltung von Wissen sein. Viele moderne Softwarelösungen bieten das Beste aus beiden Welten und kombinieren eine Wiki-Funktion, zu der alle Mitarbeiter beitragen können, mit einer stärker strukturierten Wissensdatenbank.

Warum nutzen Unternehmen Unternehmens-Wiki-Software?

Eine McKinsey-Studie ergab, dass hochqualifizierte Wissensarbeiter durchschnittlich 19 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Bei einem Vollzeitbeschäftigten summiert sich das auf etwa sieben bis acht Stunden pro Woche – oder einen ganzen Arbeitstag. Ein Unternehmens-Wiki kann Ihrem Team helfen, die benötigten Informationen leichter zu finden.

Hier sind einige der Vorteile, die Unternehmens-Wiki-Systeme bieten:

Besseres Wissensmanagement und bessere Wissenssicherung

Das Wissen eines Unternehmens ist eines seiner größten Vermögenswerte. Indem Sie ein Unternehmens-Wiki einrichten und Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, ihr Wissen zu dokumentieren, können Sie sicherstellen, dass das Unternehmenswissen für alle zugänglich ist. Dies hilft Ihnen, Wissen zu bewahren, selbst wenn Ihre wertvollsten Mitarbeiter das Unternehmen irgendwann verlassen.

Durchsuchbare Wissensdatenbank

Es macht wenig Sinn, das gesamte wichtige Wissen Ihres Unternehmens zu dokumentieren, wenn niemand es finden kann. Eine gute Unternehmens-Wiki-Lösung ermöglicht es den Mitarbeitern, nach bestimmten Inhalten zu suchen. So wird Ihr Wiki zu einem Selbstbedienungs-Content-Repository, in dem Mitarbeiter die benötigten Informationen abrufen können, ohne um Hilfe bitten zu müssen.

Weniger Verwirrung

In vielen Unternehmen sind Informationen über eine Vielzahl unterschiedlicher Plattformen verstreut, was die Suche nach den richtigen Informationen erschweren kann. Ein gut organisiertes Wiki bietet die Möglichkeit, das gesamte Wissen an einem Ort zu bündeln. Durch die Schaffung dieser zentralen Informationsquelle können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter stets wissen, wo sie die benötigten Informationen finden.

Schnelleres Onboarding

Sich in einem neuen Unternehmen zurechtzufinden – einschließlich all der verschiedenen Menschen, Richtlinien und Abläufe – kann überwältigend sein. Mithilfe eines Unternehmens-Wikis können Sie Ihren neuen Mitarbeitern einfachen Zugang zu allen Richtlinien, Anleitungen, Schulungsunterlagen und anderen Dokumenten gewähren, die sie benötigen, um sich so schnell wie möglich einzuleben. Ein effektiver Einarbeitungsprozess kannzudem die Mitarbeiterbindung um bis zu 82 % steigern.

Höhere Produktivität

Die Einrichtung eines Unternehmens-Wikis, das als zentrale Informationsquelle für Ihr Unternehmen dient, trägt zur Optimierung des Informationsflusses bei und befähigt die Mitarbeiter, selbstständig zu arbeiten. Außerdem lässt sich dadurch viel Zeit sparen, da Ihre Mitarbeiter nicht mehr mehrere Kanäle durchsuchen oder Kollegen um Hilfe bitten müssen. So bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit, sich darauf zu konzentrieren, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen.

Verbesserte Zusammenarbeit im Team

Der Sinn eines Unternehmens-Wikis liegt darin, dass es ein gemeinsames Projekt ist, zu dem jeder in Ihrem Unternehmen beitragen kann. Indem Sie Ihre Teammitglieder dazu ermutigen, ihr Wissen, ihre Erfahrungen und ihre Erkenntnisse zu teilen, können Sie eine Kultur der Zusammenarbeit und des Teamgeistes schaffen, in der jeder die Möglichkeit hat, sich weiterzuentwickeln.

Unternehmens-Wiki-Software kann zudem von unschätzbarem Wert sein, um Informationssilos innerhalb Ihres Unternehmens abzubauen. Mit einem Unternehmens-Wiki kann jedes Mitglied Ihres Teams auf Ihr wertvolles gemeinsames Wissen zurückgreifen, unabhängig von seiner Position.

Integration in bestehende Arbeitsabläufe

Die meisten Unternehmen nutzen im Arbeitsalltag verschiedene Tools. Moderne Unternehmens-Wiki-Lösungen lassen sich oft nahtlos in die anderen Tools und Prozesse integrieren, die Sie bereits verwenden.

Happeo lässt sich beispielsweise sowohl in Google Workspace als auch in Microsoft 365 integrieren. Das bedeutet, dass bei einer Suche in Ihrem Unternehmens-Wiki die Software gleichzeitig auch Dateien in Google Drive oder OneDrive durchsucht. Darüber hinaus können Sie sogar Drive- oder OneDrive-Dateien in Ihre Seiten einbetten, um Kontext hinzuzufügen und es den Mitarbeitern zu erleichtern, die benötigten Informationen zu finden.

Geringere Mitarbeiterfluktuation

Ein Unternehmens-Wiki trägt dazu bei, eine Kultur der Zusammenarbeit und gegenseitigen Unterstützung zu schaffen, die die Arbeitsmoral der Mitarbeiter stärkt und die Fluktuation senkt. Wenn Ihre Mitarbeiter zudem alle benötigten Informationen an einem einzigen, leicht durchsuchbaren Ort vorfinden, müssen sie keine Zeit damit verschwenden, Fakten und Zahlen zusammenzusuchen. Das bedeutet, dass ihnen mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit bleibt, was zu weniger Stress und Burnout führt.

Die Einführung eines Unternehmens-Wikis und die Ermutigung aller Mitarbeiter, ihr Wissen und ihre Fachkenntnisse einzubringen, kann ebenfalls dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz wertgeschätzt und ernst genommen fühlen.

Sehen Sie sich zum Beispiel an, wie Happeo BlueBridge dabei unterstützt, die Zufriedenheit der Mitarbeiter auch bei wachsendem Unternehmen aufrechtzuerhalten.

Nachteile herkömmlicher Unternehmens-Wikis

Ein Unternehmens-Wiki kann zwar ein wertvolles Instrument für das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen sein, doch herkömmliche Wiki-Lösungen weisen auch einige Nachteile auf.

Hier sind einige der Nachteile herkömmlicher Unternehmens -Wikis:

Erfordert zusätzlichen Überwachungsaufwand

Ein Unternehmens-Wiki, zu dem jeder Beiträge leisten kann, fördert eine Kultur des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit – kann aber auch Probleme verursachen. Wenn jeder ohne Zustimmung von Fachexperten Informationen zum Wiki hinzufügen kann, besteht die Gefahr, dass das Wiki letztendlich falsche oder veraltete Informationen enthält.

Moderne Unternehmens-Wiki-Lösungen schaffen durch Funktionen wie die Freigabe von Inhalten ein Gleichgewicht zwischen der Möglichkeit für alle, Beiträge zu leisten, und der Gewährleistung, dass die Informationen korrekt und aktuell sind. Eine weitere wichtige Funktion ist das Lebenszyklusmanagement, bei dem Führungskräfte benachrichtigt werden, wenn ein Inhalt seit längerer Zeit nicht aktualisiert wurde und möglicherweise veraltet ist.

Fehlende Suchfunktion

Zwar bieten die meisten Unternehmens-Wiki-Lösungen eine gewisse Suchfunktionalität, doch ist diese oft nicht sehr intuitiv oder leistungsfähig. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter Zeit damit verschwenden, die benötigten Informationen aufzuspüren.

Moderne Unternehmens-Wiki-Lösungen kombinieren jedoch funktionale Wiki-Software mit einer leistungsstarken Suchfunktion, wobei einige (darunter Happeo) es Ihnen sogar ermöglichen, direkt aus Ihrem digitalen Arbeitsplatz heraus mehrere Apps von Drittanbietern zu durchsuchen .

Mangelhafte Integration in bestehende Arbeitsabläufe

Herkömmliche Wikis lassen sich möglicherweise nicht gut in die Tools integrieren, die Sie täglich nutzen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter Zeit verlieren könnten, wenn sie zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herwechseln müssen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie nach Unternehmens-Wiki-Lösungen suchen, die nahtlos mit den Tools und Plattformen zusammenarbeiten, die Ihre Teams bereits nutzen.

Keine Analysemöglichkeiten

Herkömmliche Unternehmens-Wikis bieten kaum Einblicke darin, wie Ihre Mitarbeiter sie nutzen. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise redundante Inhalte haben, auf die niemand zugreift, oder dass Sie das Wissen, das Ihre Mitarbeiter benötigen, nicht bereitstellen können.

Ein modernes Wiki kann Ihnen wertvolle Analysedaten liefern, die Ihnen Aufschluss darüber geben, wonach Ihre Mitarbeiter suchen (und wonach nicht). So können Sie überflüssige Inhalte, die Ihr Wiki überladen, entfernen oder zusammenfassen und sicherstellen, dass Sie genau die Inhalte bereitstellen, die Ihre Mitarbeiter benötigen.

Nutzen Sie die Vorteile moderner Unternehmens-Wiki-Software

Während herkömmlichen Unternehmens-Wikis möglicherweise die Funktionen fehlen, die Unternehmen heute benötigen, gibt es eine Lösung. Happeo ist Ihr modernes Unternehmens-Wiki, Ihre Wissensdatenbank und Ihr soziales Intranet – vereint in einer intuitiven Plattform:

• Universelle Suche: Mit Happeo können Sie gleichzeitig Ihre Wiki-Inhalte, Google Drive, OneDrive und SharePoint durchsuchen. So finden Sie die benötigten Informationen in Sekundenschnelle, ohne zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln zu müssen.

• Soziale Zusammenarbeit: Eine Studie von McKinsey hat ergeben, dass Unternehmen die Produktivität ihrer Wissensarbeiter durch den Einsatz sozialer Technologien um 20–25 % steigern können. In Happeo findet die Kommunikation in Kanälen statt – das sind spezielle Bereiche, in denen sich Teams treffen, zusammenarbeiten und Kontakte knüpfen können.

• Personalisierte Startseiten: Niemand muss das gesamte Wissen eines Unternehmens auf einen Blick sehen. Mit Happeo können Sie Ihre Startseite ganz einfach personalisieren, sodass nur die Inhalte, Kanäle und Widgets angezeigt werden, die Sie benötigen.

• Verwaltung des Inhaltslebenszyklus: Die Funktionen zur Verwaltung des Inhaltslebenszyklus in Happeo benachrichtigen Sie, wenn Inhalte veraltet sind, sodass Sie diese aktualisieren oder entfernen können.

• Umfassende Workspace-Integrationen: Happeo verbindet alles miteinander durch umfassende Integrationen mit gängigen Tools wie Google Workspace, Microsoft 365 und anderen.

• Detaillierte Analysen: Die Analysefunktionenvon Happeo zeigen Ihnen, welche Beiträge und Seiten die größte Resonanz erzielen. Und Sie müssen nicht raten, welche Inhalte Ihre Teams sehen möchten: Suchanalysen helfen Ihnen dabei, häufig gestellte Fragen zu erkennen, sodass Sie Inhalte erstellen können, um eventuelle Wissenslücken zu schließen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, was Happeo für Ihr Unternehmen leisten kann? Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose, individuelle Demo .

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Unternehmens-Wiki?

Ein Unternehmens-Wiki ist eine zentrale Datenbank, die Mitarbeiter nutzen, um Unternehmenswissen – beispielsweise Handbücher, Projektpläne und Prozessdokumentationen – zu speichern, zu organisieren und auszutauschen. Im Gegensatz zu einer formellen Wissensdatenbank wird es gemeinsam von den Mitarbeitern und nicht von einem speziellen Team aufgebaut und gepflegt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Unternehmens-Wiki und einer Wissensdatenbank?

Ein Unternehmens-Wiki wächst organisch, da Mitarbeiter Inhalte hinzufügen und bearbeiten, während eine Wissensdatenbank gezielter von einer kleinen Gruppe mit festgelegter Taxonomie und Namenskonventionen gepflegt wird. Viele moderne Tools kombinieren beide Ansätze auf einer Plattform.

Was sind die wichtigsten Vorteile eines Unternehmens-Wikis?

Ein Unternehmens-Wiki verbessert den Wissenserhalt, reduziert Informationssilos, beschleunigt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und steigert die Produktivität, indem es den Mitarbeitern eine zentrale, durchsuchbare Anlaufstelle bietet, an der sie das finden, was sie benötigen, anstatt Kollegen zu fragen oder verschiedene Tools durchsuchen zu müssen.

Was sind die Nachteile herkömmlicher Unternehmens-Wiki-Software?

Herkömmlichen Wikis fehlt es oft an leistungsstarken Suchfunktionen, sie bieten keine Nutzungsanalysen und es können veraltete oder falsche Inhalte entstehen, da jeder sie ohne Genehmigung bearbeiten kann. Moderne Lösungen beheben dies durch Content-Lifecycle-Management und integrierte Suchfunktionen.