Att välja en ny intranätplattform kräver mycket arbete. Först gör du en grundligbehovsanalys för intranätet på för att ta reda på vad du är ute efter, sammanfatta det i en prioriteringslista och börja jämföra plattformar som ryms inom din budget. Till slut hittar du den lösning som bäst passar din organisations behov.
Men här är saken: organisationer förändras. Och det intranät du väljer måste anpassa sig till dessa förändringar, annars är du tillbaka där du började inom bara några år.
I det här inlägget diskuterar vi åtta viktiga aspekter att tänka på när du letar efter en skalbar intranätlösning, så att ditt intranät fortfarande fungerar för dig även om flera år.
Vad menar vi med skalbarhet?
Ett skalbart intranät anpassar sig snabbt till ditt företags förändrade behov. Behöver du lägga till en extra funktion? Inget problem. Har du just anställt ytterligare 100 medarbetare och behöver ordna åtkomst? En skalbar intranätlösning gör detta enkelt.
Enkelt uttryckt bör ett verkligt skalbart intranät vara flexibelt och växa i takt med din organisation. Det bör fungera lika bra för ett litet nystartat företag som för ett stort, multinationellt företag med tusentals anställda.
Varför är skalbarhet viktigt för intranätet?
Vi hör ständigt berättelser om hur världens största företag startade i sina grundares garage. Men tänk dig om de fortfarande arbetade där när antalet anställda närmade sig tre siffror.
Ditt företags intranät är inte annorlunda. Den lösning du valde som ett litet startup-företag med en handfull anställda kommer helt enkelt inte att fungera när din organisation växer, såvida den inte är byggd för att vara skalbar. Du skulle kunna starta om hela processen med att välja och lansera ett intranät när du har vuxit ur det nuvarande, men genom att välja en skalbar lösning redan från början kan du säkerställa att det fortfarande uppfyller dina behov om flera år, även när din organisation ser helt annorlunda ut.
Viktiga överväganden för ett skalbart intranät
Här är åtta faktorer att tänka på när du väljer en lösning.
Prissättning
Många leverantörer prissätter sina produkter per användare, vilket innebär att större organisationer kan få lägre kostnad per anställd. Beroende på leverantör kan du dock drabbas av en högre totalkostnad om antalet anställda ligger i den övre delen av ett prisintervall. När du beräknar kostnaden för ditt intranät bör du kontrollera hur priset ser ut vid olika antal anställda.
Infrastruktur
Den fysiska infrastrukturen som ditt intranät bygger på måste också kunna skalas, vilket ser olika ut beroende på om du använder ett självhostat, lokalt intranät eller ett molnbaserat intranät. Med ett lokalt intranät innebär skalning av infrastrukturen sannolikt att man måste lägga till ny hårdvara och utöka den tekniska supporten, vilket kan vara kostsamt och leda till driftstopp under uppgraderingar. Molnbaserade lösningar är däremot byggda för att vara skalbara, vilket gör det mycket enklare att lägga till serverutrymme, användare och funktionalitet efter behov.
Styrning
I en liten organisation är det kanske inget problem att ge alla samma tillgång till intranätet och låta dem publicera innehåll, dela filer och sprida information som de finner lämpligt. I ett större företag kan detta snabbt spåra ur. Ett skalbart intranät bör ha de åtkomstkontroller och behörigheter som krävs för att allt ska fungera smidigt i stor skala, samtidigt som man undviker att intranätet blir rörigt.
Flexibel funktionsuppsättning
När din organisation växer kommer deintranätfunktioner som du behöver troligen att förändras, och de bästa lösningarna låter dig lägga till nya funktioner efterhand som du behöver dem. Tänk på följande:
Kunskapshantering. När en organisation växer ökar också mängden information som den behöver hålla reda på. Korrekt funktioner för kunskapshantering , såsom säker lagring och livscykelhantering, hjälper till att hålla ordning.
Federerad sökning. En av de viktigaste funktionerna för ett företag som växer är en sökmotor som gör det möjligtatt söka i flera applikationer samtidigt – annars kommer ditt team bara att slösa bort tid.
Personkatalog. I en liten organisation känner alla varandra, men det blir mycket svårare när företaget växer. En personkatalog hjälper medarbetarna att hålla reda på vilka deras kollegor är och hur alla hänger ihop.
Rättighetshantering. Att manuellt ställa in behörigheter och åtkomsträttigheter kan bli ett problem när verksamheten växer. Ett skalbart intranät låter dig automatisera dessa processer.
Intern kommunikation. Ditt intranät bör göra det möjligt att anpassa den interna kommunikationen till din nya, större personalstyrka genom funktioner som avdelnings -kanaler och riktade nyheter som når rätt personer.
Integrationer
De arbetsverktyg som dina medarbetare använder idag är inte nödvändigtvis samma som de kommer att använda i framtiden. Se till att ditt intranät stöder integrationer med så många populära arbetsverktyg som möjligt, inte bara de du använder just nu. Ett bra ställe att börja på är att hitta en lösning som kan integreras med Microsoft 365 och Google Workspace, eftersom de flesta organisationer använder det ena eller det andra.
API-åtkomst
De mest skalbara intranäten är de som går att anpassa mest. Lösningar som ger dig tillgång till deras API är det bästa valet, eftersom detta låter dig bygga egna integrationer när de inte redan finns, vilket säkerställer att ditt intranät fungerar med alla verktyg som dina medarbetare behöver.
Säkerhet
Du måste kunna lita på att säkerheten i ditt intranät inte äventyras, även när infrastrukturen utökas och fler personer får åtkomst. Det innebär att du måste se till att dina datalagras säkert på och att behörigheterna kontrolleras noggrant.
En annan viktig aspekt är att undvika ”skugg-IT”, det vill säga när medarbetare använder verktyg som inte är godkända av företaget. Detta utgör en reell säkerhetsrisk, men en risk som många medarbetare tar om de verktyg du tillhandahåller inte håller måttet. Undvik detta genom att se till att ditt intranät växer i takt med ditt företag och fortsätter att erbjuda den funktionalitet som medarbetarna behöver.
Support
När ditt intranät växer kommer fler människor att använda plattformen, fler integrationer att hantera, fler funktioner och fler saker som kan gå fel. Om du valde din intranätleverantör när företaget var mycket mindre kanske de inte har kapacitet att tillhandahålla den tekniska support du behöver när du växer. Kontrollera att din leverantör även stöder större företag så att du vet att de har vad som krävs för att hjälpa dig i framtiden.
Ju större ditt företag är, desto mer har du att förlora om ditt intranät slutar fungera, även om det bara är i några minuter. Leta efter leverantörer med SLA:er som garanterar hög drifttid så att ditt intranät alltid är tillgängligt.
Skala upp med självförtroende med Happeo
Tider av snabb tillväxt är spännande, men de kan också vara stressande. Låt inte ett gammalt och olämpligt intranät öka din oro.
Happeo är en skalbar intranätlösning som passar allt från små nystartade företag till globala koncerner med tusentals anställda. Happeos molnbaserade lösning är enkel att skala upp utan behov av extra serverutrymme eller teknisk support, och du kan alltid anpassa din lösning genom att lägga till ytterligare integrationer, funktioner och tillägg efter behov.
Vill du veta mer om Happeos skalbara intranätplattform? Begär en kostnadsfri demo för att komma igång.
Vanliga frågor
Varför välja ett molnbaserat intranät framför ett lokalt system när det gäller skalbarhet?
Lokala system kräver att man lägger till fysisk hårdvara och teknisk support för att kunna växa, vilket är dyrt och kan orsaka driftstopp under uppgraderingar. Molnbaserade intranät är utformade för att skala smidigt, vilket gör att du kan lägga till serverutrymme, användare och funktioner direkt när behoven förändras, utan manuella hårdvaruuppgraderingar.
Vilka viktiga funktioner stödjer en växande personalstyrka?
Sök efter robust kunskapshantering med säker lagring och livscykelverktyg, samordnad sökning över flera applikationer och en detaljerad personkatalog som hjälper medarbetarna att hitta kollegor när personalstyrkan växer. Automatiserad behörighetshantering och skräddarsydda verktyg för intern kommunikation, såsom avdelningskanaler, kompletterar det som behövs för att hålla ordning i stor skala.
Hur påverkar skalbarheten behörigheter, styrning och säkerhet?
När ett företag växer leder det snabbt till oordning och förvirring om alla medarbetare ges lika rättigheter att publicera innehåll. Därför behöver ett skalbart intranät sofistikerade åtkomstkontroller som kan automatiseras i takt med att ny personal anställs. När det gäller säkerhet upprätthåller en skalbar plattform dataintegriteten i takt med att användarbasen växer och bidrar till att förhindra ”skugg-IT”, där medarbetare vänder sig till icke-godkända verktyg om intranätet inte uppfyller deras behov.
