Om du kan hitta en intranätlösning till rätt pris kan den ge ett enormt avkastningsvärde för ditt företag. Men vad som räknas som ”rätt pris” ser olika ut för varje organisation.
För vissa företag räcker det med ett enkelt, avskalat (och kostnadseffektivt) intranät. Andra behöver en mer skräddarsydd eller skalbar lösning – vilket innebär en högre kostnad.
Poängen är att det inte finns någon universallösning när det gäller prissättning av intranät, och det finns många olika variabler som kan påverka hur mycket ett intranät kostar.
I den här guiden tittar vi på de viktigaste faktorerna som påverkar intranätets kostnad och de olika prissättningsmodellerna som finns, för att hjälpa dig att hitta rätt intranätlösning för din organisation.
Hur mycket kostar intranätprogramvara?
Kostnaden för ett intranät kan variera kraftigt beroende på en rad olika faktorer. Vilket intranät du väljer (och vilket pris du betalar) beror på just ditt företags unika behov.
Många företag tänker bara på de månatliga abonnemangsavgifterna när de beräknar kostnaden för en intranätlösning, men det finns även andra kostnader att ta hänsyn till. Till exempel kan installationsavgifter, utbildning och support, och till och med integrationer, alla bidra till det slutliga priset – och allt detta måste beaktas när du planerar ett intranätprojekt.
Okej, vi vet. Det är inte precis ett rakt svar. Men nedan kommer vi att gå in på de olika faktorerna som kan påverka intranätets pris och ge dig en bättre förståelse för de faktiska kostnaderna.
7 variabler som påverkar intranätets pris
När du väljer en intranätlösning finns det många olika faktorer att ta hänsyn till. Och alla dessa kommer att påverka den totala kostnaden för din lösning. Det är viktigt att väga fördelarna med olika intranätlösningar mot deras priser så att du kan hitta den bästa lösningen för din organisation – till ett pris som känns rimligt för dig.
Infrastrukturkostnader
När du sätter upp ett intranät har du två alternativ: att själv driva det på en lokal server eller att välja en molnbaserad lösning. Vilket alternativ du väljer påverkar kostnaden för ditt intranät.
Med ett lokalt intranät tillkommer högre initialkostnader för både den fysiska installationen av intranätet och priset på den programvara du kommer att använda. Det tillkommer även löpande kostnader: du behöver kompetenta IT-tekniker för att hantera, utveckla och uppdatera din intranätinfrastruktur.
Molnbaserade intranät säljs däremot vanligtvis enligt en SaaS-modell (Software-as-a-Service), vilket innebär att du betalar en månadsavgift för att använda din intranätprogramvara. Intranätleverantören drar, underhåller och uppdaterar intranätet åt dig – vilket innebär att de löpande IT-kostnaderna blir lägre.
Kostnader för driftsättning och installation
Vissa organisationer väljer färdiga intranätlösningar som kan konfigureras snabbt och enkelt, medan andra behöver anpassning eller till och med ett helt skräddarsytt intranät. Vilket val du gör beror på din organisations behov, men en bra lösning är att välja en plattform som ligger någonstans mittemellan.
Happeo är till exempel en modern, nyckelfärdig intranätlösning som kan användas direkt, men som också kan anpassas för att bättre möta din organisations behov. Att välja en färdig lösning med anpassningsmöjligheter är i allmänhet en mer kostnadseffektiv driftsättningsstrategi, vilket dessutom hjälper dig att få igång ditt intranät snabbare.
Funktioner
När du ska välja en intranätlösning är det viktigt att jämföra de funktioner som olika leverantörer erbjuder med din organisations behov. Priset på ditt intranät spelar ju egentligen ingen roll om det inte uppfyller dina behov.
Det är också en bra idé att leta efter lösningar där de viktigaste funktionerna ingår i grundpaketet, så att du inte behöver lägga extra pengar på tilläggsmoduler bara för att få den funktionalitet du behöver. Några viktiga intranätfunktioner som du kanske vill leta efter är:
- Samarbetskanaler: Det är här kommunikationen sker, och de är avgörande för att skapa sammanhållning i organisationen.
- Intranätsidor: Det är här den viktiga informationen på ditt intranät finns. Det är ett plus om din lösning har en enkel sidredigerare med dra-och-släpp-funktion.
- Personkatalog: Den hjälper alla att förstå vilka deras kollegor är och hur de passar in i helheten – vilket är avgörande i företag med distansarbete och spridda medarbetare.
- Viktiga integrationer: Dessa gör att ditt intranät kan samverka med andra verktyg. Populära integrationer inkluderar Google Workspace, Microsoft 365, Slack och Zoom.
- Universell sökning: Detta gör det möjligt för användare att söka på flera platser samtidigt och hitta den information de behöver på några sekunder.
Företagets storlek (antal användare)
Många leverantörer av intranätprogramvara prissätter sina produkter per användare. Ofta är priset per användare lägre i större organisationer, även om den totala kostnaden för intranätet är högre.
När du utvärderar intranätlösningar är det viktigt att ta hänsyn till både din organisations framtida behov och den nuvarande situationen. Särskilt i miljöer som växer snabbt måste du se till att intranätets prismodell förblir kostnadseffektiv även när verksamheten expanderar.
Uppgraderingar och tillägg
Att lägga till ytterligare funktioner i ditt intranätpaket kan hjälpa dig att få den funktionalitet du behöver – men det medför också en extra kostnad. Det är viktigt att noggrant undersöka vilka tilläggsfunktioner de olika lösningarna erbjuder, så att du har fullständig insikt i de kostnader som är förknippade med dem innan du binder dig till en leverantör.
Happeo erbjuder till exempel följande tillägg:
- Fullständig varumärkesanpassning: Detta gör att du kan lyfta fram ditt varumärkes personlighet i intranätet genom att anpassa inloggningssidan, webbadressen, e-postmeddelanden och mycket mer.
- Federerad sökning: Detta kompletterar Happeos redan kraftfulla universella sökfunktion genom att du kan söka i tredjepartsapplikationer, allt inifrån Happeo.
- Avancerad analys: Dessa ger dig detaljerad information om vem, vad, var, när och varför när det gäller hur dina medarbetare använder intranätet – så att du kan fortsätta att förbättra det.
Kom ihåg att du alltid kan börja med en grundläggande lösning och anpassa den genom att lägga till funktioner efterhand som du behöver dem.
Kostnader för utbildning och support
Vissa intranätleverantörer erbjuder utbildning och stöd vid införandet i form av webbseminarier eller onlinesessioner med dina medarbetare. Dessa kan vara användbara för att snabbt få ditt team igång, men kan medföra en extra kostnad. Beroende på storleken på din personalstyrka kan det räcka med enkla skriftliga eller videobaserade handledningar som medarbetarna kan ta del av på sin fritid.
En annan viktig faktor att beakta är kostnaden för teknisk support. Kostnaden är i allmänhet beroende av organisationens storlek, och vissa leverantörer erbjuder olika supportnivåer för olika prisalternativ. Naturligtvis tenderar de billigaste alternativen att ha längre svarstider, medan dyrare paket ger en smidigare och mer responsiv supportupplevelse.
Integrations- och licensavgifter
När du lanserar ditt intranät måste du se till att det fungerar tillsammans med de andra verktygen som dina medarbetare använder. Det innebär att det kan fungera som en digital arbetsplats där ditt team har tillgång till allt de behöver.
Men kopplingar till externa program kan bli kostsamma, särskilt om du själv måste bygga anpassade integrationer . Därför är det viktigt att noga överväga vilka integrationer du behöver, så att du inte slösar pengar på integrationer med produkter som dina medarbetare inte använder i praktiken.
Happeos priser för intranätet
Hur mycket ett intranät kostar kan bero på organisationens storlek, hur omfattande dina intranätbehov är och vilka extra funktioner och möjligheter du behöver. Olika intranätleverantörer har olika prissättningsstrukturer, vilket innebär att det inte alltid är enkelt att jämföra dem direkt.
Hos Happeo använder vi en enkel prissättningsstruktur med tre nivåer för att göra det transparent och lätt att förstå:
- Starter-paketet: Innehåller alla funktioner du behöver för ett enkelt intranät som fungerar direkt utan ytterligare inställningar. Rekommenderas för intranät med färre än 100 användare.
- Growth-planen: Innehåller extra funktioner som hjälper dig att få ut det mesta av ditt intranät, bland annat livscykelhantering, ghostwriting, omröstningar, avancerad analys och anpassad varumärkesprofilering. För medelstora företag som vill skapa en digital hemvist.
- Enterprise-paketet: Vi samarbetar med dig för att skapa den lösning du behöver, med extra tillägg som federerad sökning, API-åtkomst och mycket mer. För stora företag med flera affärsenheter som vill förbättra centraliseringen av kunskap och verksamhet.
Vill du veta mer? Besök vår prissida för att begära en offert på intranätet, eller boka en kostnadsfri demo för att se Happeo i praktiken.
Vanliga frågor
Vad avgör egentligen hur mycket ett intranät kostar?
Kostnaden för ett intranät beror på flera faktorer som samverkar: om ni har det lokalt eller i molnet, hur komplicerad driftsättningen och installationen är, vilka funktioner ni behöver, företagets storlek, eventuella uppgraderingar eller tillägg, kostnader för utbildning och support samt integrations- och licensavgifter. Det finns inget fast pris, eftersom den rätta lösningen och kostnaden helt beror på organisationens specifika behov.
Vad är kostnadsskillnaden mellan lokala och molnbaserade intranät?
Lokalt drivna intranät medför högre initialkostnader för både den fysiska installationen och programvaran, plus löpande kostnader för kompetenta IT-tekniker som hanterar och uppdaterar infrastrukturen. Molnbaserade intranät säljs vanligtvis som SaaS med en månadsavgift, och eftersom leverantören står för drift, underhåll och uppdatering av programvaran är de löpande IT-kostnaderna i allmänhet lägre.
Varför är prissättning per användare viktigare för företag som växer snabbt?
Många intranätleverantörer prissätter per användare, och även om priset per användare ofta är lägre för större organisationer stiger den totala kostnaden ändå i takt med att antalet anställda ökar. Snabbt växande företag måste kontrollera att en prismodell fortfarande är kostnadseffektiv när verksamheten växer, inte bara om den passar deras nuvarande storlek.
Är tilläggsfunktioner som avancerad analys eller federerad sökning värda den extra kostnaden?
Det beror på om de tillgodoser ett verkligt behov – tilläggsfunktioner som fullständig varumärkesanpassning, federerad sökning och avancerad analys utökar intranätets grundläggande funktionalitet, men de höjer priset. Ett klokt tillvägagångssätt är att börja med en grundläggande lösning och lägga till specifika funktioner först när du faktiskt behöver dem, istället för att betala i förväg för funktioner som kanske aldrig kommer att användas.
Vilka nyckelfunktioner bör ingå i ett grundläggande intranätpaket istället för att säljas som tillägg?
Leta efter samarbetskanaler, intranätssidor med en enkel sidredigerare, en personkatalog, viktiga integrationer som Google Workspace eller Microsoft 365 samt universell sökning som standard. Om en leverantör tar extra betalt bara för att få denna grundläggande funktionalitet är det värt att jämföra med lösningar som inkluderar dessa funktioner som standard.
Hur är Happeos prissättning för intranätet uppbyggd?
Happeo använder en struktur med tre nivåer: ett Starter-abonnemang för intranät med färre än 100 användare, där alla nödvändiga grundfunktioner ingår direkt, ett Growth-abonnemang för medelstora företag som lägger till funktioner som livscykelhantering och avancerad analys, samt ett Enterprise-abonnemang för stora företag med flera affärsenheter som inkluderar tilläggsfunktioner som federerad sökning och API-åtkomst.
