6 strategier för att förbättra upplevelsen för distansanställda

Vad är upplevelsen för distansanställda?

2021 års senaste modeord, efter ”pandemi”, ”vacciner” och ”utan motstycke”. Upplevelsen för distansanställda kan grovt översättas till den upplevelse som en anställd genomgår när hen arbetar på distans, från sin första till sin sista dag på företaget. För att förbättra upplevelsen för anställda i allmänhet, och just nu med fokus på dem som arbetar hemifrån, har organisationer försökt utveckla personalpolicyer eller riktlinjer för distansarbete.

En policy för distansarbete handlar inte om vad man får och inte får göra, utan om medvetenhet om hur medarbetarna mår och vad de behöver när de befinner sig utanför kontoret. Och det med rätta – distansarbetare med positiva erfarenheter är 28 % mer produktiva och 46 % mer engagerade. Av detta följer att företag som erbjuder en högkvalitativ upplevelse för distansanställda har 25 % högre vinst och 37 % lägre personalomsättning.

Innan detta låter orealistiskt optimistiskt: dessa resultat uppnås ENDAST när upplevelsen för distansanställda prioriteras. Det sker när en organisation fokuserar på att tillhandahålla den utbildning, de verktyg och det stöd som distansanställda behöver.

Det finns mycket information om hur man genomför distansarbete på ett framgångsrikt sätt. Men om medarbetarnas välbefinnande inte står i centrum kommer resultaten garanterat att bli kortsiktiga.

6 strategier för att förbättra upplevelsen för distansanställda

1. Utforma er interna kommunikation så att den stöder distansarbetare

Distansarbete kan och kommer sannolikt att undergräva delar av er kommunikation. Mindre frekvent kontakt leder till känslor av ensamhet och utanförskap, vilket garanterat kommer att förstöra era medarbetares upplevelse av distansarbetet. Visste ni att 36 % av medarbetarna är missnöjda med hur den interna kommunikationen sköts i deras organisation? Er främsta prioritet är att undvika att detta sker.

Så här undviker du misslyckad internkommunikation:

• Skriv inte långa, repetitiva meddelanden och tillkännagivanden. Din interna kommunikation måste vara så användarvänlig som möjligt.
  
  
• Var alltid tydlig med vad du vill ta upp i det medium du väljer. Använd punktlistor eller prioritera vad som behöver sägas till vem.
  
  
• Kommunicera tydligt och mänskligt, oavsett vilket medium du använder. Om meddelandet inte låter äkta i dina öron, fundera på hur det kommer att låta för någon annan.

I osäkra tider krävs uthållighet och upprepning. Dina medarbetare glömmer saker när de är stressade. När du ser en möjlighet, anpassa ditt budskap till nya kanaler för att nå fram på bästa sätt. Till exempel: ett nyhetsbrev som omvandlas till en kort och slagkraftig video.

2. Identifiera dina interna opinionsbildare

Det går inte att hålla koll på alla hela tiden, särskilt inte digitalt. Därför är det första steget att identifiera de interna opinionsbildarna i din organisation.

Ge dem ansvaret för att ta hand om dina distansarbetande team. Från att upprätthålla personliga relationer till att se till att alla är på samma våglängd under dagen kommer de att hjälpa dig att förbättra distansarbetsupplevelsen för dina medarbetare.

Hur hittar du interna påverkare som kan hjälpa dig att erbjuda en förstklassig upplevelse för dina distansanställda?

Fundera på vilka personer som bäst förkroppsligar din organisations kultur. Vem du än kommer att tänka på, håll ett öga på dem. De kommer att smörja organisationens inre maskineri, särskilt i tider av förändring.

3. Effektivisera dina kommunikationskanaler

Ta en stund att granska dina kanaler noggrant. Varje kommunikationskanal erbjuder en unik användarupplevelse. Gör en genomgång av dina kommunikationskanaler och fastställ det primära syftet för var och en. Håll koll på vad som sägs, i vilket syfte och på vilket sätt.

Sociala intranät skapar en känsla av gemenskap och bidrar till att stärka samarbetet vid långvarigt distansarbete. Meddelandeappar som Slack eller Google Chat är ett utmärkt val för den dagliga kommunikationen – behåll dem för informella samtal.

Se till att dina ansvariga för internkommunikation är aktiva på dessa plattformar, eftersom det är där det mesta av det roliga händer. GIF:ar, videor och spel kan vara en bra start på en roligare och mer avslappnad arbetsdag. Dina medarbetare kommer att ta vid därifrån.

Nu tar vi det lite lugnare – e-post. Bara ordet kan ge en känsla av tristess. Vi ska göra det här riktigt enkelt och kort för dig:

• Skicka inga onödiga e-postmeddelanden.
  
  
• Se till att alla kollar över sina meddelandeinställningar.
  
  
• Skicka inte massvar på några e-postmeddelanden.
  
  

4. Tillhandahåll ett intranät för distansarbete

Ett högkvalitativt intranätför distansarbete bidrar väsentligt till ett positivt engagemang och en positiv upplevelse hos medarbetarna. Det hjälper till att hålla alla informerade på ett underhållande och användarvänligt sätt. Ett bra intranät spelar en viktig roll för dina medarbetares upplevelse av distansarbetet.

Du kan enkelt skicka ut företagsövergripande meddelanden, publicera viktiga filer till olika målgrupper och hantera allt från en samlad översiktssida. Medarbetarna uppskattar verkligen att ha en egen social plattform, särskilt om den är lätt att använda.

5. Tänk om när det gäller distansmöten

Om du vill att dina medarbetare ska ha en positiv upplevelse av distansarbete kan och bör videomöten förbättras. Du vet att inte allt är värt ett möte, men om du vill ta upp viktiga ämnen och upprätthålla kontakten är videosamtal det bästa alternativet.

• Undvik distraktioner, stäng av mikrofonen när du inte talar och avbryt inte andra.
  
  
• Se till att alla deltar. Alla kanske inte är på humör, och ju mindre de pratar, desto större är risken att de känner sig utestängda.
  
  
• Ägna några minuter i början av varje samtal åt att höra hur alla mår. Börja med de som pratar minst.
  
  
• Ställ frågor som: ”Vad tycker du?”, ”Har du några förslag?”, ”Om du skulle ändra en sak, vad skulle det vara?”. Ofta blir det tyst halvvägs in i samtalet, och det här är ett utmärkt sätt att bryta tystnaden.
  
  
• Se till att allas röst blir hörd. Oavsett sammanhanget uppskattar människor att veta att deras åsikt är värdefull.
  
  
• Tänk noga igenom om ett ämne är lämpligt. Annars kan du ta upp det vid ett annat tillfälle eller i ett annat sammanhang.

På tal om det sista: det är viktigt att hålla sig till ämnet under distansmöten. Tänk efter noga innan du tar upp något – är det brådskande? Är det relevant för ämnet? Om du kan svara ”nej” på ens en av dessa frågor, så hitta en annan tid och plats. Till exempel: du deltar i ett månatligt KPI-möte. En persons prestationer ligger under genomsnittet. Bör du ta upp det under KPI-mötet?

6. Bygg upp erfarenhet av distansarbete kring kreativt samarbete

Att befinna sig långt ifrån sina kollegor kan ibland vara en utmaning. Lyckligtvis är det välkänt att kreativiteten ökar när man arbetar tillsammans med andra. Precis som när man berättar skämt efter skämt med vänner och de blir roligare för varje minut, så förbättras distansarbetarnas upplevelse när den inspireras av mellanmänskliga relationer:

• Skapa gemensamma musikspellistor
  
  
• Gör träningsutmaningar
  
  
• Öva mindfulness
  
  
• Spela in roliga videoklipp med er själva under arbetsdagen
  
  
• Anordna filmkvällar på plattformar som NetflixParty
  
  
• Virtuella drinkar och djupa frågor med spel som So Cards är ett enkelt sätt att skapa djupare band
  
  

  Om ni vill ta det ett steg längre kan ni prata med er HR-avdelning för att skräddarsy teambuildingaktiviteter. De har säkert också idéer för att förbättra upplevelsen för distansanställda.

  Här är några saker som är värda att tänka på – människor gillar att lära känna varandra bättre. Att bygga en gemenskap lägger grunden för att förbättra medarbetarupplevelsen vid distansarbete.

  Var inte rädd för att våga dig utanför det vanliga. Din företags anda skapas, den arbetas inte fram.

Avslutande ord

Det är upp till dig att följa våra tips – du känner ditt företag bättre än någon annan, och beroende på er arbetskultur vet du hur du kan dra största möjliga nytta av dem.

Innan du drar förhastade slutsatser, tänk på detta: dina medarbetare vill sannolikt inte bli detaljstyrda. Vårt förslag? Fokusera på att skapa ett bra samarbete och en kultur av feedback. I slutändan kommer resultaten att uppskattas av alla.

Men vad händer om du verkligen – men verkligen – vill göra upplevelsen för distansarbetare positiv? Två ord: lita på dem.

Vill du veta hur ett intranät kan bidra till att förbättra medarbetarupplevelsen? Läs vår blogg: 8 sätt att förbättra medarbetarupplevelsen med ett intranät.

Vanliga frågor

Vad är upplevelsen för distansanställda?

Med ”upplevelsen för distansanställda” avses allt som en anställd upplever under sin distansarbetsperiod, från den första till den sista dagen på företaget, och omfattar den utbildning, de verktyg och det stöd som organisationer tillhandahåller för att hjälpa distansanställda att trivas och prestera på bästa sätt.

Varför är distansanställdas upplevelse viktig för affärsresultaten?

Distansanställda med en positiv upplevelse är 28 % mer produktiva och 46 % mer engagerade, och företag som prioriterar distansanställdas upplevelse uppnår 25 % högre vinst och 37 % lägre personalomsättning.

Hur kan företag förbättra den interna kommunikationen för distansanställda?

Företag kan förbättra den interna kommunikationen för distansarbetare genom att hålla meddelandena korta och tydliga, anpassa viktiga budskap till olika format och identifiera interna opinionsbildare som hjälper till att hålla distansarbetande team sammankopplade.

Vilken roll spelar intranätet för distansanställdas upplevelse?

Ett intranät ger distansanställda en central och användarvänlig plattform för företagsövergripande meddelanden, fildelning och teamuppdateringar, vilket bidrar till att hålla alla informerade och ökar engagemanget.