Het kiezen van een nieuw intranetplatform vergt veel werk. Eerst voer je een grondigeanalyse uitvan de intranetbehoeften om te bepalen wat je precies zoekt, zet je de resultaten op een lijst met prioriteiten en begin je met het vergelijken van platforms die binnen je budget passen. Uiteindelijk kom je uit bij de oplossing die het beste aansluit bij de behoeften van je organisatie.
Maar hier zit het addertje onder het gras: organisaties veranderen. En het intranet dat je kiest, moet zich aan die veranderingen kunnen aanpassen, anders sta je binnen een paar jaar weer terug bij af.
In dit artikel bespreken we 8 belangrijke aandachtspunten waarmee u rekening moet houden bij het zoeken naar een schaalbare intranetoplossing, zodat uw intranet ook over jaren nog steeds voor u werkt.
Wat bedoelen we met schaalbaarheid?
Een schaalbaar intranet past zich snel aan de veranderende behoeften van je bedrijf aan. Moet je een extra functie toevoegen? Geen probleem. Heb je net weer 100 nieuwe medewerkers aangenomen en moet je hun toegang regelen? Een schaalbare intranetoplossing maakt dit eenvoudig.
Simpel gezegd: een echt schaalbaar intranet moet meegroeien met je organisatie. Het moet net zo goed werken voor een kleine start-up in de beginfase als voor een grote, multinationale onderneming met duizenden medewerkers.
Waarom is de schaalbaarheid van een intranet belangrijk?
We horen voortdurend verhalen over 's werelds grootste bedrijven die in de garage van hun oprichters van de grond kwamen. Maar stel je eens voor dat ze nog steeds vanuit die ruimtes zouden werken terwijl hun personeelsbestand de drie cijfers naderde.
Het intranet van uw bedrijf is niet anders. De oplossing die u als kleine start-up met een handvol medewerkers hebt gekozen, zal simpelweg niet meer werken naarmate uw organisatie groeit, tenzij deze is ontworpen om schaalbaar te zijn. U zou het hele proces van het kiezen en lanceren van een intranet opnieuw kunnen beginnen zodra u uw huidige intranet ontgroeit, maar door vanaf het begin voor een schaalbare oplossing te kiezen, kunt u ervoor zorgen dat het ook over jaarnog aan uw behoeften voldoet, zelfs als uw organisatie er dan heel anders uitziet.
Belangrijke overwegingen voor een schaalbaar intranet
Hier zijn 8 overwegingen waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een oplossing.
Prijzen
Veel aanbieders hanteren een prijs per gebruiker, wat betekent dat grotere organisaties mogelijk minder per medewerker betalen. Afhankelijk van de aanbieder kunt u echter voor hogere totale kosten komen te staan als uw personeelsaantal in de bovenste schijf van een prijsklasse valt. Controleer bij het berekenen van de kosten van uw intranet wat de prijs zal zijn bij verschillende personeelsaantallen.
Infrastructuur
De fysieke infrastructuur waarop je intranet draait, moet ook schaalbaar zijn. Hoe dit eruitziet, hangt af van of je eenzelfgehost, on-premise intranet ( ) of een cloudgebaseerd intranet gebruikt. Bij een on-premise intranet betekent het opschalen van de infrastructuur waarschijnlijk het toevoegen van nieuwe hardware en het uitbreiden van de technische ondersteuning, wat duur kan zijn en tot downtime kan leiden tijdens upgrades. Cloudoplossingen zijn daarentegen gebouwd om schaalbaar te zijn, waardoor het veel eenvoudiger is om naar behoefte serverruimte, gebruikers en functionaliteit toe te voegen.
Beheer
In een kleine organisatie is het wellicht geen probleem om iedereen dezelfde toegang tot het intranet te geven en hen inhoud te laten plaatsen, bestanden te laten delen en informatie te laten verspreiden zoals zij dat willen. In een groter bedrijf kan dit echter snel uit de hand lopen. Een schaalbaar intranet moet worden voorzien van de toegangsbeperkingen en machtigingen die nodig zijn om alles op grote schaal soepel te laten verlopen, terwijl rommel op het intranet wordt voorkomen.
Flexibele functieset
Naarmate uw organisatie groeit, zullen de intranetfuncties die u nodig hebt waarschijnlijk veranderen, en de beste oplossingen bieden u de mogelijkheid om nieuwe functies toe te voegen wanneer u die nodig hebt. Overweeg het volgende:
Kennisbeheer. Naarmate een organisatie groeit, neemt ook de hoeveelheid informatie toe die moet worden bijgehouden. Goede functies voor kennisbeheer , zoals veilige opslag en levenscyclusbeheer, helpen om alles op orde te houden.
Gefedereerd zoeken. Een van de belangrijkste functies voor een groeiend bedrijf is een zoekmachine waarmee je tegelijkertijd in meerdere applicaties kuntzoeken; anders verspilt je team alleen maar tijd.
Medewerkerslijst. In een kleine organisatie kent iedereen elkaar, maar dat wordt veel moeilijker naarmate het bedrijf groeit. Een medewerkerslijst helpt medewerkers bijhouden wie hun collega’s zijn en hoe iedereen in elkaar past.
Rechtenbeheer. Het handmatig instellen van machtigingen en toegangsrechten kan een hoofdpijn worden naarmate uw bedrijf groeit. Met een schaalbaar intranet kunt u deze processen automatiseren.
Interne communicatie. Uw intranet moet u in staat stellen de interne communicatie aan te passen aan uw nieuwe, grotere personeelsbestand, via functies zoals afdelings kanalen en gericht nieuws dat de juiste mensen bereikt.
Integraties
De werkplektools die je medewerkers nu gebruiken, zijn niet per se dezelfde die ze in de toekomst zullen gebruiken. Zorg ervoor dat je intranet integraties ondersteunt met zoveel mogelijk populaire werkplektools, niet alleen met degene die je op dit moment gebruikt. Een goed beginpunt is het zoeken naar een oplossing die kan worden geïntegreerd met Microsoft 365 en Google Workspace, aangezien de meeste organisaties het een of het ander gebruiken.
API-toegang
De meest schaalbare intranetten zijn het best aanpasbaar. Oplossingen die je toegang geventot hun API zijn de beste keuze, omdat je hiermee je eigen integraties kunt bouwen als die nog niet bestaan, zodat je intranet werkt met elke tool die je medewerkers nodig hebben.
Beveiliging
U moet er zeker van zijn dat de beveiliging van uw intranet niet in het gedrang komt, zelfs niet wanneer de infrastructuur groeit en meer mensen toegang krijgen. Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat uw gegevens veilig wordenopgeslagen en dat de toegangsrechten streng worden beheerd.
Een ander belangrijk aandachtspunt is het voorkomen van „schaduw-IT“, waarbij medewerkers tools gebruiken die niet door het bedrijf zijn goedgekeurd. Dit vormt een reëel beveiligingsrisico, maar veel medewerkers zullen dit risico toch nemen als de tools die u aanbiedt niet aan de eisen voldoen. Voorkom dit door ervoor te zorgen dat uw intranet meegroeit met uw bedrijf en de functionaliteit blijft bieden die medewerkers nodig hebben.
Ondersteuning
Naarmate uw intranet groter wordt, zullen er meer mensen gebruikmaken van het platform, zullen er meer integraties moeten worden beheerd, zullen er meer functies zijn en zullen er meer dingen mis kunnen gaan. Als u uw intranetprovider hebt gekozen toen uw bedrijf nog veel kleiner was, beschikt deze mogelijk niet over de capaciteit om de technische ondersteuning te bieden die u nodig hebt naarmate u groeit. Controleer of uw provider ook grotere bedrijven ondersteunt, zodat u zeker weet dat zij in de toekomst over de juiste middelen beschikken om u te helpen.
Hoe groter uw bedrijf, hoe meer u te verliezen heeft als uw intranet uitvalt, zelfs al is het maar voor een paar minuten. Zoek naar aanbieders met SLA’s die een hoge uptime garanderen, zodat uw intranet altijd beschikbaar is.
Schaal met vertrouwen uit met Happeo
Periodes van snelle groei zijn spannend, maar kunnen ook stressvol zijn. Laat een verouderd en ongeschikt intranet je zorgen niet vergroten.
Happeo is een schaalbare intranetoplossing die geschikt is voor iedereen, van kleine start-ups tot wereldwijde ondernemingen met duizenden medewerkers. De cloudoplossing van Happeo is eenvoudig op te schalen zonder dat er extra serverruimte of technische ondersteuning nodig is, en je kunt je oplossing altijd aanpassen door extra integraties, functies en add-ons toe te voegen wanneer je die nodig hebt.
Wilt u meer weten over het schaalbare intranetplatform van Happeo? Vraag een gratis demo aan via om aan de slag te gaan.
Veelgestelde vragen
Waarom zou je voor schaalbaarheid kiezen voor een cloudgebaseerd intranet in plaats van een on-premise oplossing?
On-premise systemen vereisen extra fysieke hardware en technische ondersteuning om mee te groeien, wat duur is en tot downtime kan leiden tijdens upgrades. Cloudgebaseerde intranetten zijn ontworpen om naadloos mee te groeien, waardoor u direct serverruimte, gebruikers en functionaliteit kunt toevoegen naarmate de behoeften veranderen, zonder handmatige hardware-upgrades.
Welke belangrijke functies ondersteunen een groeiend personeelsbestand?
Kijk naar robuust kennisbeheer met veilige opslag en tools voor de levenscyclus van informatie, federatief zoeken over meerdere applicaties heen, en een gedetailleerde personeelslijst om medewerkers te helpen collega’s te vinden naarmate het personeelsbestand groeit. Geautomatiseerd rechtenbeheer en op maat gemaakte interne communicatietools, zoals afdelingskanalen, maken het geheel compleet om op grote schaal georganiseerd te blijven.
Hoe beïnvloedt schaalbaarheid de toegangsrechten, het beheer en de beveiliging?
Naarmate een bedrijf groeit, leidt het toekennen van gelijke publicatierechten aan elke medewerker al snel tot rommel en verwarring. Een schaalbaar intranet heeft daarom geavanceerde toegangscontroles nodig die kunnen worden geautomatiseerd wanneer er nieuwe medewerkers bijkomen. Wat de beveiliging betreft, waarborgt een schaalbaar platform de gegevensintegriteit naarmate het aantal gebruikers toeneemt en helpt het ‘schaduw-IT’ te voorkomen, waarbij medewerkers hun toevlucht nemen tot niet-goedgekeurde tools als het intranet niet aan hun behoeften voldoet.
