Als u een intranetoplossing kunt vinden tegen de juiste prijs, kan dit een enorm rendement opleveren voor uw bedrijf. Maar wat die juiste prijs precies is, verschilt per organisatie.
Voor sommige bedrijven is een eenvoudig, uitgekleed (en kosteneffectief) intranet voldoende. Andere bedrijven hebben een meer op maat gemaakte of schaalbare oplossing nodig — die een hoger prijskaartje met zich meebrengt.
Het punt is dat er geen standaardaanpak bestaat voor de prijsstelling van intranetten, en dat er veel verschillende variabelen zijn die van invloed kunnen zijn op de kosten van een intranet.
In deze gids bespreken we de belangrijkste factoren die van invloed zijn op de kosten van een intranet en de verschillende beschikbare prijsstructuren, zodat u de juiste intranetoplossing voor uw organisatie kunt vinden.
Hoeveel kost intranetssoftware?
De kosten van een intranet kunnen sterk variëren, afhankelijk van een aantal factoren. Het intranet dat u kiest (en de prijs die u betaalt) hangt af van de unieke behoeften van uw bedrijf.
Veel bedrijven denken bij het berekenen van de kosten van een intranetoplossing alleen aan de maandelijkse abonnementskosten, maar er zijn ook andere kosten aan verbonden. Zo kunnen bijvoorbeeld installatiekosten, training en ondersteuning, en zelfs integraties allemaal bijdragen aan de uiteindelijke prijs — en daar moet allemaal rekening mee worden gehouden wanneer u een intranetproject plant .
Oké, we snappen het. Dat is niet bepaald een eenduidig antwoord. Maar hieronder gaan we dieper in op de verschillende factoren die van invloed kunnen zijn op de prijs van een intranet en geven we u een beter inzicht in de daadwerkelijke kosten.
7 variabelen die de prijs van een intranet beïnvloeden
Bij het kiezen van een intranetoplossing zijn er veel verschillende factoren waarmee u rekening moet houden. En al deze factoren zijn van invloed op de totale kosten van uw oplossing. Het is belangrijk om de voordelen van verschillende intranetoplossingen af te wegen tegen hun prijzen, zodat u de beste oplossing voor uw organisatie kunt vinden — tegen een prijs die voor u redelijk is.
Infrastructuurkosten
Wanneer u een intranet opzet, heeft u twee opties: u kunt het zelf hosten op een server op locatie, of kiezen voor een cloudoplossing. De keuze die u maakt, is van invloed op de kosten van uw intranet.
Bij een intranet op locatie zijn de initiële kosten hoger, zowel voor de fysieke installatie van uw intranet als voor de aanschaf van de software die u gaat gebruiken. Daarnaast zijn er doorlopende kosten: u heeft deskundige IT-technici nodig om uw intranetinfrastructuur te beheren, te ontwikkelen en bij te werken.
Cloudgebaseerde intranetten worden daarentegen meestal aangeboden volgens een Software-as-a-Service (SaaS)-model, wat betekent dat u een maandelijks bedrag betaalt om uw intranetssoftware te gebruiken. De intranetprovider host, onderhoudt en werkt het intranet voor u bij — waardoor de doorlopende IT-kosten lager zijn.
Implementatie- en installatiekosten
Sommige organisaties kiezen voor kant-en-klare intranetoplossingen die snel en eenvoudig kunnen worden geïnstalleerd, terwijl andere organisaties maatwerk nodig hebben of zelfs een volledig op maat gemaakt intranet willen laten bouwen. De keuze die u maakt, hangt af van de behoeften van uw organisatie, maar een goede oplossing is om te kiezen voor een platform dat ergens tussenin ligt.
Happeo is bijvoorbeeld een kant-en-klare, moderne intranetoplossing die direct uit de doos kan worden gebruikt, maar die ook kan worden aangepast om beter aan de behoeften van uw organisatie te voldoen. Het kiezen van een kant-en-klare oplossing met aanpassingsmogelijkheden is over het algemeen een kostenefficiëntere implementatiestrategie, waardoor u uw intranet ook sneller van de grond kunt krijgen.
Functies
Wanneer u op zoek bent naar een intranetoplossing, is het belangrijk om de functies die verschillende aanbieders bieden te vergelijken met de behoeften van uw organisatie. De prijs van uw intranet doet er immers niet echt toe als het niet doet wat u ervan verwacht.
Het is ook een goed idee om op zoek te gaan naar oplossingen waarbij de belangrijkste functies die u nodig hebt al in het basispakket zijn inbegrepen, zodat u geen extra geld hoeft uit te geven aan uitbreidingen om de gewenste functionaliteit te krijgen. Enkele belangrijke intranetfuncties waar u op zou kunnen letten, zijn onder andere:
- Samenwerkingskanalen: hier vindt de communicatie plaats en ze zijn cruciaal om je organisatie samen te brengen.
- Intranetpagina’s: hier staat de belangrijke informatie op je intranet. Het is een pluspunt als je oplossing wordt geleverd met een eenvoudige pagineditor met slepen-en-neerzetten-functionaliteit.
- Medewerkerslijst: hiermee weet iedereen wie zijn of haar collega’s zijn en hoe ze in het geheel passen — wat van vitaal belang is in bedrijven waar op afstand en verspreid wordt gewerkt.
- Belangrijke integraties: hierdoor kan uw intranet samenwerken met andere tools. Populaire integraties zijn onder andere Google Workspace, Microsoft 365, Slack en Zoom.
- Universele zoekfunctie: hiermee kunnen gebruikers tegelijkertijd op meerdere locaties zoeken en binnen enkele seconden de informatie vinden die ze nodig hebben.
Bedrijfsgrootte (aantal gebruikers)
Veel aanbieders van intranetsoftware berekenen de prijs van hun producten per gebruiker. Vaak is de prijs per gebruiker lager bij grotere organisaties, ook al zijn de totale intranettokosten hoger.
Wanneer u intranetoplossingen onderzoekt, is het belangrijk om zowel rekening te houden met de toekomstige behoeften van uw organisatie als met de huidige situatie. Met name in snelgroeiende omgevingen moet u er zeker van zijn dat het prijsmodel van uw intranet nog steeds kosteneffectief blijft naarmate uw bedrijf groeit.
Upgrades en uitbreidingen
Door extra functies aan je intranetpakket toe te voegen, kun je de functionaliteit krijgen die je nodig hebt — maar daar zijn wel extra kosten aan verbonden. Het is belangrijk om grondig onderzoek te doen naar de uitbreidingen die verschillende oplossingen bieden, zodat je volledig op de hoogte bent van de kosten voordat je een aanbieder kiest.
Happeo biedt bijvoorbeeld de volgende uitbreidingen aan:
- Volledige branding: hiermee kunt u de persoonlijkheid van uw merk via uw intranet laten zien door uw inlogpagina, URL, e-mailmeldingen en meer aan te passen.
- Gefedereerd zoeken: dit vormt een aanvulling op de toch al krachtige universele zoekfunctie van Happeo, doordat u hiermee vanuit Happeo zelf kunt zoeken in applicaties van derden.
- Geavanceerde analyses: deze geven u inzicht in het wie, wat, waar, wanneer en waarom van het intranetgebruik door uw medewerkers — zodat u het intranet kunt blijven verbeteren.
Vergeet niet dat u altijd kunt beginnen met een basisoplossing en deze kunt aanpassen door functies toe te voegen wanneer u die nodig hebt.
Kosten voor training en ondersteuning
Sommige intranetproviders bieden training en ondersteuning bij de ingebruikname aan in de vorm van webinars of online sessies met uw medewerkers. Deze kunnen nuttig zijn om uw team snel op de hoogte te brengen, maar kunnen extra kosten met zich meebrengen. Afhankelijk van de omvang van uw personeelsbestand kunt u wellicht volstaan met eenvoudige schriftelijke of videohandleidingen die medewerkers in hun eigen tijd kunnen doornemen.
Een ander belangrijk aspect om rekening mee te houden zijn de kosten voor technische ondersteuning. Deze kosten hangen doorgaans samen met de grootte van uw organisatie, en sommige aanbieders bieden verschillende ondersteuningsniveaus aan voor verschillende prijsopties. Uiteraard gaan de goedkoopste opties vaak gepaard met langere responstijden, terwijl duurdere pakketten u een soepelere en sneller reagerende ondersteuningservaring bieden.
Integratie- en licentiekosten
Wanneer u uw intranet lanceert, moet u ervoor zorgen dat het goed samenwerkt met de andere tools die uw medewerkers gebruiken. Dit betekent dat het kan fungeren als een digitale werkplek waar uw team toegang heeft tot alles wat het nodig heeft.
Maar koppelingen met externe systemen kunnen kostbaar zijn, vooral als u zelf maatwerkintegraties moet bouwen . Daarom is het belangrijk om goed na te denken over welke integraties u nodig hebt, zodat u geen geld verspilt aan integraties met producten die uw medewerkers niet daadwerkelijk gebruiken.
De prijzen van het intranet van Happeo
Hoeveel een intranet kost, hangt af van de grootte van je organisatie, hoe uitgebreid je intranetbehoeften zijn en welke extra functies en mogelijkheden je nodig hebt. En verschillende intranetproviders hanteren verschillende prijsstructuren, waardoor het niet altijd eenvoudig is om ze rechtstreeks met elkaar te vergelijken.
Bij Happeo hanteren we een eenvoudige prijsstructuur met drie niveaus om alles transparant en begrijpelijk te houden:
- Starter-abonnement: Bevat alle functies die u nodig hebt voor een eenvoudig intranet dat direct uit de doos werkt. Aanbevolen voor intranetten met minder dan 100 gebruikers.
- Growth-abonnement: Bevat extra functies waarmee je het maximale uit je intranet kunt halen, waaronder levenscyclusbeheer, ghostwriting, enquêtes, geavanceerde analyses en aangepaste huisstijl. Voor middelgrote bedrijven die een digitale thuisbasis willen opzetten.
- Enterprise-pakket: We werken met usamen om de oplossing te bouwen die u nodig hebt, met extra add-ons zoals federatieve zoekfuncties, API-toegang en meer. Voor grote bedrijven met meerdere bedrijfsonderdelen die de centralisatie van kennis en bedrijfsvoering willen verbeteren.
Wilt u meer weten? Bezoek onze prijspagina om een offerte voor een intranet aan te vragen, of plan een gratis demo om Happeo in actie te zien.
Veelgestelde vragen
Wat bepaalt eigenlijk hoeveel een intranet kost?
De kosten van een intranet zijn afhankelijk van verschillende factoren die samen een rol spelen: of u het intranet on-premise of in de cloud host, de complexiteit van de implementatie en configuratie, welke functies u nodig hebt, de omvang van het bedrijf, eventuele upgrades of uitbreidingen, kosten voor training en ondersteuning, en integratie- en licentiekosten. Er is geen vast prijsniveau, aangezien de juiste oplossing en de kosten volledig afhangen van de specifieke behoeften van een organisatie.
Wat is het verschil in kosten tussen on-premise en cloudgebaseerde intranetten?
On-premise intranetten brengen hogere initiële kosten met zich mee, zowel voor de fysieke installatie als voor de software, plus doorlopende kosten voor bekwame IT-technici die de infrastructuur beheren en updaten. Cloudgebaseerde intranetten worden doorgaans als SaaS aangeboden tegen een maandelijks bedrag, en aangezien de provider de software host, onderhoudt en bijwerkt, zijn de doorlopende IT-kosten over het algemeen lager.
Waarom is een prijs per gebruiker belangrijker voor snelgroeiende bedrijven?
Veel intranetproviders hanteren een prijs per gebruiker, en hoewel de prijs per gebruiker voor grotere organisaties vaak lager is, stijgen de totale kosten toch naarmate het personeelsbestand toeneemt. Snelgroeiende bedrijven moeten nagaan of een prijsmodel ook nog steeds kosteneffectief is naarmate het bedrijf groeit, en niet alleen of het past bij hun huidige omvang.
Zijn uitbreidingen zoals geavanceerde analyses of federatief zoeken de extra kosten waard?
Dat hangt ervan af of ze in een echte behoefte voorzien — extra's zoals volledige branding, federatief zoeken en geavanceerde analyses breiden de functionaliteit van een basisintranet uit, maar ze verhogen de prijs. Een verstandige aanpak is om te beginnen met een basisoplossing en specifieke functies pas toe te voegen wanneer je ze daadwerkelijk nodig hebt, in plaats van vooraf te betalen voor mogelijkheden die wellicht ongebruikt blijven.
Welke belangrijke functies zouden in een basisintranetpakket moeten zijn inbegrepen in plaats van als extra’s te worden verkocht?
Let op samenwerkingskanalen, intranetpagina’s met een eenvoudige pagineditor, een personeelslijst, belangrijke integraties zoals Google Workspace of Microsoft 365, en universele zoekfunctie die standaard is inbegrepen. Als een aanbieder extra kosten in rekening brengt alleen al voor deze kernfunctionaliteit, is het de moeite waard om te vergelijken met oplossingen die deze functies standaard bundelen.
Hoe is de prijsstelling van Happeo voor het intranet opgebouwd?
Happeo hanteert een structuur met drie niveaus: een Starter-abonnement voor intranetten met minder dan 100 gebruikers, waarin alle benodigde kernfuncties direct beschikbaar zijn, een Growth-abonnement voor middelgrote bedrijven met extra functies zoals levenscyclusbeheer en geavanceerde analyses, en een Enterprise-abonnement voor grote bedrijven met meerdere bedrijfsonderdelen, inclusief uitbreidingen zoals federatieve zoekfuncties en API-toegang.
