6 strategieën om de ervaring van medewerkers op afstand te verbeteren

Wat is de ervaring van medewerkers op afstand?

Het nieuwste modewoord van 2021, na 'pandemie', 'vaccins' en 'ongekend'. De 'remote employee experience' kan grofweg worden omschreven als de ervaring die een medewerker doormaakt tijdens het werken op afstand, vanaf zijn of haar eerste tot en met de laatste dag bij een bedrijf. Om de werknemerservaring van medewerkers in het algemeen te verbeteren – en op dit moment met name die van thuiswerkers – proberen organisaties beleid te ontwikkelen voor medewerkers of voor werken op afstand.

Een beleid voor werken op afstand gaat niet over wat wel en niet mag, maar over het besef van hoe medewerkers zich voelen en wat ze nodig hebben wanneer ze niet op kantoor zijn. En terecht – medewerkers op afstand met een positieve ervaring zijn 28% productiever en 46% meer betrokken. Hieruit volgt dat bedrijven die een uitstekende ervaring bieden aan medewerkers op afstand, 25% meer winst maken en 37% minder personeelsverloop hebben.

Voordat dit onrealistisch optimistisch klinkt: deze resultaten worden ALLEEN behaald wanneer de ervaring van medewerkers op afstand een prioriteit wordt gemaakt. Dat gebeurt wanneer een organisatie zich richt op het bieden van de training, tools en ondersteuning die medewerkers op afstand nodig hebben.

Er is veel informatie beschikbaar over hoe je succesvol op afstand kunt werken. Maar als het welzijn van je medewerkers niet centraal staat, zul je gegarandeerd slechts resultaten op korte termijn boeken.

6 strategieën om de ervaring van medewerkers op afstand te verbeteren

1. Stel je interne communicatie zo op dat deze thuiswerkers ondersteunt

Werken op afstand kan en zal waarschijnlijk een deel van uw communicatie ondermijnen. Minder frequent contact leidt tot gevoelens van eenzaamheid en uitsluiting, wat de ervaring van uw medewerkers met werken op afstand gegarandeerd zal verpesten. Wist u dat 36% van de medewerkers ontevreden is over de manier waarop interne communicatie in hun organisatie wordt verzorgd? Uw eerste prioriteit is om te voorkomen dat dit gebeurt.

Hoe u kunt voorkomen dat interne communicatie mislukt:

• Schrijf geen lange, repetitieve berichten en mededelingen. Je interne communicatie moet zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn.
  
  
• Wees altijd duidelijk over wat je wilt overbrengen via het medium van je keuze. Gebruik opsommingstekens of bepaal welke informatie voor wie het belangrijkst is.
  
  
• Communiceer duidelijk en op een menselijke manier, ongeacht het medium. Als de boodschap voor jou niet oprecht klinkt, bedenk dan hoe deze bij iemand anders in de oren zal klinken.

In onzekere tijden zijn volharding en herhaling noodzakelijk. Je medewerkers vergeten dingen onder stress. Grijp elke kans aan om je boodschap aan te passen aan nieuwe media, zodat deze succesvol wordt overgebracht. Bijvoorbeeld: een nieuwsbrief omgezet in een pakkende korte video.

2. Breng uw interne beïnvloeders in kaart

Je kunt niet altijd iedereen in de gaten houden, zeker niet in de digitale wereld. Daarom is de eerste stap het identificeren van de interne influencers binnen je organisatie.

Geef hen de verantwoordelijkheid om voor je teams op afstand te zorgen. Van het onderhouden van persoonlijke relaties tot ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit voor de dag: zij zullen je helpen de ervaring van je medewerkers met werken op afstand te verbeteren.

Hoe vind je interne beïnvloeders die je kunnen helpen de beste ervaring voor je medewerkers op afstand te bieden?

Bedenk welke mensen de cultuur van uw organisatie het beste belichamen. Wie er ook in u opkomt, houd hen in de gaten. Zij zullen de interne werking van uw organisatie soepel laten verlopen, vooral in tijden van verandering.

3. Stroomlijn je communicatiekanalen

Neem even de tijd om uw kanalen grondig onder de loep te nemen. Elk communicatiekanaal biedt een eigen gebruikerservaring. Evalueer uw communicatiekanalen en bepaal het primaire doel van elk kanaal. Houd bij wat er wordt gezegd, met welk doel en op welke manier.

Sociale intranetten creëren een gevoel van gemeenschap en helpen het teamwerk te versterken bij langdurig werken op afstand. Berichtenapps zoals Slack of Google Chat zijn een uitstekende keuze voor dagelijkse communicatie – gebruik ze voor informele gesprekken.

Zorg ervoor dat je leidinggevenden op het gebied van interne communicatie actief zijn op deze platforms, want daar gebeurt het meeste leuks. GIF’s, video’s en spelletjes kunnen de vonk zijn voor een leukere, meer ontspannen werkdag. Je medewerkers zullen het van daaruit wel oppikken.

Even een stapje terug – e-mails. Alleen al het woord roept misschien een gevoel van verveling op. We zullen dit heel eenvoudig en kort voor je houden:

• Stuur geen nutteloze e-mails.
  
  
• Zorg ervoor dat iedereen zijn meldingsinstellingen even bekijkt.
  
  
• Beantwoord e-mails niet in groepsverband.
  
  

4. Zorg voor een intranet voor thuiswerken

Een hoogwaardig intranetvoor thuiswerken levert aanzienlijke resultaten op wat betreft de betrokkenheid en ervaring van medewerkers. Het helpt iedereen op een boeiende, gebruiksvriendelijke manier op de hoogte te houden. Een goed intranet speelt een belangrijke rol in de thuiswerkervaring van uw medewerkers.

U kunt eenvoudig bedrijfsbrede mededelingen doen, belangrijke bestanden voor verschillende doelgroepen publiceren en alles beheren vanuit één allesomvattend dashboard. Medewerkers waarderen het enorm om een eigen sociaal platform te hebben, vooral als dit gebruiksvriendelijk is.

5. Kijk eens met een frisse blik naar vergaderingen op afstand

Als u wilt dat uw medewerkers een positieve ervaring hebben met werken op afstand, kunnen en moeten videovergaderingen worden verbeterd. U weet dat niet alles een vergadering waard is, maar als u belangrijke onderwerpen wilt bespreken en het contact wilt behouden, zijn videogesprekken de beste keuze.

• Vermijd afleidingen, zet je microfoon op mute als je niet spreekt en onderbreek anderen niet.
  
  
• Zorg ervoor dat iedereen meedoet. Niet iedereen is er misschien helemaal bij met het hoofd, en hoe minder ze zeggen, hoe groter de kans dat ze zich buitengesloten voelen.
  
  
• Neem aan het begin van elk gesprek een paar minuten de tijd om te vragen hoe het met iedereen gaat. Begin met de mensen die het minst praten.
  
  
• Stel vragen als: “Wat vind je ervan?”, “Heb je suggesties?”, “Als je één ding zou moeten veranderen, wat zou dat dan zijn?”. Vaak wordt het halverwege het gesprek stil, en dit is een geweldige manier om de stilte te doorbreken.
  
  
• Zorg ervoor dat ieders stem gehoord wordt. Ongeacht de context vinden mensen het fijn om te weten dat hun mening waardevol is.
  
  
• Overweeg zorgvuldig of een onderwerp gepast is. Zo niet, bewaar het dan voor een ander moment of een andere gelegenheid.

Over dat laatste gesproken: bij vergaderingen op afstand is het belangrijk om bij het onderwerp te blijven. Denk twee keer na voordat je iets ter sprake brengt – is het urgent? Past het bij het onderwerp? Als je ook maar één van deze vragen met “nee” kunt beantwoorden, zoek dan een ander moment en een andere plek. Bijvoorbeeld: je zit in een maandelijkse KPI-call. De prestaties van één persoon zijn niet op peil. Moet je dat tijdens de KPI-call ter sprake brengen?

6. Bouw ervaring met werken op afstand op rond creatieve samenwerking

Ver weg zijn van de mensen met wie we werken, kan soms een uitdaging zijn. Gelukkig staat het erom bekend dat creativiteit wordt versterkt wanneer we met anderen samenwerken. Net zoals bij het maken van een reeks grappen met vrienden die met de minuut grappiger worden, wordt de ervaring van telewerkers verbeterd wanneer deze wordt aangewakkerd door interpersoonlijke relaties:

• Maak gezamenlijke afspeellijsten met muziek
  
  
• Doe mee aan workout-uitdagingen
  
  
• Oefen mindfulness
  
  
• Neem grappige video's van jezelf op tijdens je werkdag
  
  
• Organiseer filmavonden op platforms zoals NetflixParty
  
  
• Virtueel iets drinken en diepgaande vragen stellen met spelletjes zoals So Cards is een makkelijke manier om diepere banden te smeden
  
  

  Als je het nog een stapje verder wilt brengen, kun je met je HR-team overleggen om teambuildingactiviteiten op maat te maken. Zij zullen ongetwijfeld ook ideeën hebben om de ervaring van medewerkers op afstand te verbeteren.

  Tot slot nog een paar dingen om in gedachten te houden: mensen vinden het leuk om elkaar beter te leren kennen. Het opbouwen van een gemeenschap legt de basis voor het verbeteren van de werknemerservaring bij werken op afstand.

  Wees niet bang om buiten de gebaande paden te treden. De vonk van je bedrijf ontstaat, die wordt niet afgedwongen.

Afsluitende woorden

Het is aan jou om te beslissen of je onze tips opvolgt – jij kent je bedrijf beter dan wie dan ook, en afhankelijk van je werkcultuur weet jij het beste hoe je er het meeste uit kunt halen.

Voordat je overhaaste conclusies trekt, houd dan het volgende in gedachten: je medewerkers willen waarschijnlijk niet tot in de kleinste details worden aangestuurd. Onze suggestie? Richt je op het creëren van een goede samenwerkingsstructuur en een feedbackcultuur. Uiteindelijk zullen de resultaten door iedereen worden toegejuicht.

Maar wat als je echt – maar dan ook echt – de ervaring van telewerkers positief wilt maken? Twee woorden: vertrouw ze.

Wil je weten hoe een intranet kan helpen om de werknemerservaring te verbeteren? Lees onze blog: 8 manieren om de werknemerservaring te verbeteren met een intranet.

Veelgestelde vragen

Wat is de ervaring van medewerkers op afstand?

De ervaring van medewerkers op afstand verwijst naar alles wat een medewerker meemaakt tijdens het werken op afstand, vanaf zijn of haar eerste tot en met de laatste dag bij een bedrijf, en omvat de training, tools en ondersteuning die organisaties bieden om medewerkers op afstand te helpen succesvol te zijn.

Waarom is de ervaring van medewerkers op afstand van belang voor de bedrijfsresultaten?

Medewerkers die op afstand werken en een positieve ervaring hebben, zijn 28% productiever en 46% meer betrokken, en bedrijven die prioriteit geven aan de ervaring van medewerkers op afstand, zien een 25% hogere winst en een 37% lager personeelsverloop.

Hoe kunnen bedrijven de interne communicatie voor medewerkers op afstand verbeteren?

Bedrijven kunnen de interne communicatie voor thuiswerkers verbeteren door berichten kort en duidelijk te houden, belangrijke boodschappen in verschillende formaten te hergebruiken en interne influencers te identificeren die helpen om thuiswerkende teams met elkaar verbonden te houden.

Welke rol speelt een intranet bij de ervaring van medewerkers die op afstand werken?

Een intranet biedt medewerkers op afstand een centrale, gebruiksvriendelijke plek voor bedrijfsbrede mededelingen, het delen van bestanden en teamupdates, waardoor iedereen op de hoogte blijft en de betrokkenheid wordt vergroot.