Che cos’è una intranet?
Un'intranet può essere definita come una rete privata utilizzata da un'organizzazione. Il suo scopo principale è quello di aiutare i dipendenti a comunicare tra loro in modo sicuro, a archiviare informazioni e a favorire la collaborazione. Le intranet moderne utilizzano funzionalità di social intranet che consentono ai dipendenti di creare profili e di pubblicare, mettere "mi piace", commentare e condividere post.
A cosa serve un’intranet?
Un software intranet viene utilizzato principalmente dalle organizzazioni come strumento per:
- Condividere aggiornamenti aziendali
- Archiviare file
- mettere in contatto i dipendenti
- Collaborare con team oltre i confini
- Aumentare la produttività
- Dare voce ai dipendenti all'interno dell'organizzazione
Migliorare la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti
Quando le intranet hanno iniziato a essere ampiamente utilizzate, il loro scopo era principalmente la comunicazione dall'alto verso il basso e l'archiviazione dei file. Le opinioni negative sull'efficacia di una intranet sono solitamente associate alla comunicazione dall'alto verso il basso. Oggi, la intranet è concepita per consentire sia la comunicazione dal basso verso l'alto che quella dall'alto verso il basso. La comunicazione dall’alto verso il basso è necessaria per allineare i dipendenti alla visione e alla missione dell’organizzazione, mentre quella dal basso verso l’alto è indispensabile per un reale coinvolgimento dei dipendenti. La migliore intranet accoglie e consente alla direzione e ai dipendenti di comunicare in modo organico. In definitiva, l’uso delle intranet migliora la produttività.
Quali sono i vantaggi di una intranet?
Che si tratti di un’intranet basata su cloud o on-premise, l’utilizzo di un’intranet offre numerosi vantaggi. Alcuni dei principali sono:
Migliora la comunicazione con una intranet
Agilità è la parola d'ordine del nuovo secolo per il successo aziendale. Adattarsi rapidamente significa agire rapidamente, e agire rapidamente significa comunicare rapidamente. Una intranet unisce la tua organizzazione, indipendentemente da dove si trovino i suoi membri. Consente a tutti di comunicare ciò che è necessario per raggiungere l’eccellenza – dall’amministratore delegato al custode. Aggiungete le integrazioni con le app aziendali più utilizzate, una rapida adozione, un’interfaccia intuitiva e la sicurezza, e avrete una piattaforma intranet vincente per un’azienda più agile. Tutto ciò che serve è un browser web e l’accesso a Internet.
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Cosa dovrebbe includere una intranet?
Un’intranet di successo include alcune funzionalità essenziali che la rendono un canale prezioso per la comunicazione e la collaborazione. Alcune di queste funzionalità sono:
- Condivisione dei file — La tua piattaforma intranet si integrerà con le soluzioni di condivisione file esistenti (ad esempio le app di Google Workspace come Google Drive, Dropbox, OneDrive o altre), oppure disporrà di un proprio sistema di archiviazione dei file.
- Collaborazione — Le intranet moderne consentono di lavorare direttamente su documenti, fogli di calcolo, presentazioni o altre app di uso frequente nella vostra suite di produttività. Anziché limitarsi a collegarsi a un file archiviato nel cloud, la possibilità di modificarlo direttamente fa sì che la conversazione e la collaborazione ruotino attorno a ciò che conta davvero: il lavoro.
- Ricerca aziendale — Poiché nell’intranet vengono archiviate molte informazioni, la ricerca è una delle funzionalità più utilizzate. Le migliori intranet offrono una ricerca aziendale che copre non solo le informazioni contenute nelle pagine o nei post, ma anche i nomi dei file.
- Accesso mobile — La maggior parte delle intranet moderne offre un’app mobile, così puoi rimanere connesso ovunque ti trovi. Poiché il lavoro dipende sempre meno dal dispositivo che utilizzi, un’app mobile significa semplicemente che i dipendenti possono rimanere coinvolti, ovunque si trovino.
- Trovare le persone — Quando si ha un’organizzazione di grandi dimensioni, trovare la persona giusta può essere una sfida. Quasi tutte le piattaforme intranet dispongono di un elenco dei dipendenti: le più utili sono quelle generate automaticamente. Qui è possibile cercare le persone in base alla sede, alla qualifica o persino alle competenze, a seconda della soluzione intranet utilizzata.
- Creare pagine — Uno strumento per la creazione di pagine è essenziale per la comunicazione statica, ma può fare molto di più che limitarsi a informare. Automatizzate il percorso di inserimento dei nuovi assunti, ospitate le risorse del vostro marchio, create pagine wiki o allestite uno spazio per richiedere assistenza IT.
- Coinvolgimento dei dipendenti — In definitiva, questo è ciò che vorrete davvero ottenere con la vostra soluzione intranet. Tenere unita una forza lavoro globale non è un’impresa facile, e mantenerla coinvolta è fondamentale. Un sondaggio una volta all’anno non basta: avete bisogno di una soluzione scalabile che permetta ai dipendenti di esprimere le proprie preoccupazioni e che vi permetta di ascoltarli.
- Funzionalità di analisi — È questo il grande vantaggio di una intranet: grazie a potenti funzionalità di analisi, sarete in grado di misurare e valutare il sentiment relativo alla vostra organizzazione, a un post specifico o a una campagna interna. In altre parole: misura realmente il coinvolgimento dei dipendenti.
- Feed personalizzati — Elimina le distrazioni e visualizza le notizie che contano di più. Puoi scegliere di personalizzare il tuo feed includendo solo i canali che segui.
- Archiviazione automatica — Assicuratevi che i contenuti obsoleti vengano archiviati automaticamente o rivisti dai proprietari. Questo aiuta a mantenere le informazioni aggiornate o, almeno, a eliminare quelle superflue che nessuno ha utilizzato o aggiornato attivamente.
- Opzioni di personalizzazione del marchio — Personalizza il tuo dominio, la pagina di accesso o le e-mail di notifica a tuo piacimento. Chiedi pure, abbiamo tutto ciò che desideri.
Domande frequenti
Che cos’è un sito intranet?
Un'intranet può essere descritta come il sito web privato della tua organizzazione, riservato esclusivamente al personale e non accessibile al pubblico tramite il World Wide Web. Immagina l'intranet come il luogo in cui i dipendenti si "incontrano" online, interagiscono, lavorano su progetti, si impegnano con l'organizzazione e imparano a conoscersi. Un'intranet sociale introduce funzionalità rese popolari dai famosi social network, pensate per migliorare la comunicazione dal basso verso l'alto.
Cosa significa "intranet"?
"Intra" significa "interno" e descrive quindi l’uso di uno strumento di comunicazione interna. Il prefisso "intra" si traduce anche con "all’interno", mentre "inter" si traduce con "tra" o "tra di". Il significato di intranet è quindi: uno strumento di comunicazione interna utilizzato tra i dipendenti.
L’intranet può funzionare senza Internet?
Internet è la tecnologia di base che consente la connettività di una intranet. L’intranet e la rete esterna sono solitamente tenute separate per garantire la sicurezza dell’intranet. Per accedere all’intranet, i computer dei dipendenti devono essere collegati alla rete locale (LAN) della vostra organizzazione. Questi computer devono disporre di un browser web, ad esempio: Safari, Firefox o Internet Explorer. I firewall vengono installati come sistemi di controllo degli accessi e per garantire la sicurezza.
Qual è la differenza tra Internet e intranet?
Internet è una rete di computer collegata a livello globale e accessibile pubblicamente da chiunque. L’intranet è una rete locale o con accesso limitato, accessibile solo alle persone all’interno di un’organizzazione. Un’altra grande differenza è che l’intranet è un software come servizio (SaaS) che può essere acquistato o concesso in licenza da un’organizzazione. Internet non è di proprietà di una singola persona o organizzazione, ma alcune parti possono essere di proprietà di aziende o governi.
Che cos’è un software intranet?
La differenza tra intranet e Internet sta nel fatto che il software intranet abbatte tali compartimenti stagni grazie a una completa integrazione, così non avrai più dieci accessi diversi che non funzionano tra loro. Avrai invece un sistema completo che integra tutte le parti operative del tuo ambiente di lavoro digitale in un’unica piattaforma centrale.
Qual è la differenza tra intranet ed extranet?
L’intranet è accessibile solo alle persone all’interno della vostra organizzazione. Un’extranet è accessibile alle persone all’interno della vostra organizzazione e a soggetti selezionati al di fuori di essa. Un’extranet è utile se avete dei rivenditori, ovvero persone coinvolte più profondamente nella vostra organizzazione rispetto ai clienti.
Come viene utilizzata l’intranet nel mondo aziendale?
Esistono numerosi esempi di come le aziende utilizzino l’intranet. Randstad Sourceright, un’agenzia di reclutamento, ha utilizzato la propria intranet per collegare una forza lavoro globale. Trimble Solutions la utilizza per migliorare la produttività. ZPG, l’organizzazione che gestisce Zoopla e uSwitch, non ha mai avuto un’unica fonte di riferimento per le conoscenze e la comunicazione interne; ora l’organizzazione dispone di un unico punto di accesso a tutte le informazioni.
Cos’è Happeo?
Happeo è un'intranet basata sull'intelligenza artificiale, progettata per mettere in contatto i team e consolidare le conoscenze aziendali.
Qual è lo scopo di una intranet? Ci possono essere molte ragioni per cui un’organizzazione utilizza una intranet. In sostanza, una intranet viene utilizzata per aumentare la produttività. Il suo scopo è mettere in contatto i dipendenti, favorire la collaborazione e migliorare la comunicazione interna. A seconda della struttura di un’organizzazione, una intranet può risolvere ulteriori problemi, come il superamento delle barriere sociali.
