La scelta di una nuova piattaforma intranet richiede molto lavoro. Innanzitutto, occorre condurreun’analisi approfonditadelle esigenze relative all’intranet per capire cosa si sta cercando, sintetizzarle in un elenco di priorità e iniziare a confrontare le piattaforme che rientrano nel proprio budget. Alla fine, si individua la soluzione che meglio si adatta alle esigenze della propria organizzazione.
Ma il punto è questo: le organizzazioni cambiano. E l’intranet che scegliete deve adattarsi a tali cambiamenti, altrimenti vi ritroverete al punto di partenza nel giro di pochi anni.
In questo post, discuteremo 8 aspetti chiave da tenere a mente quando cercate una soluzione intranet scalabile, in modo che la vostra intranet continui a funzionare per voi anche tra molti anni.
Cosa intendiamo per scalabilità?
Una intranet scalabile si adatta rapidamente alle mutevoli esigenze della vostra azienda. Dovete aggiungere una funzionalità in più? Nessun problema. Avete appena assunto altri 100 dipendenti e dovete configurare i loro accessi? Una soluzione intranet scalabile rende tutto questo semplicissimo.
In parole povere, un’intranet veramente scalabile dovrebbe adattarsi e crescere di pari passo con la vostra organizzazione. Dovrebbe funzionare altrettanto bene sia per una piccola startup agli esordi che per una grande multinazionale con migliaia di dipendenti.
Perché la scalabilità dell’intranet è importante?
Sentiamo continuamente storie delle più grandi aziende del mondo che hanno mosso i primi passi nei garage dei loro fondatori. Ma immaginate se continuassero a lavorare in quegli spazi ora che il loro organico si avvicina alle tre cifre.
La intranet della vostra azienda non è diversa. La soluzione che avete scelto quando eravate una piccola startup con una manciata di dipendenti semplicemente non funzionerà man mano che la vostra organizzazione cresce, a meno che non sia progettata per essere scalabile. Potreste ricominciare da capo l’intero processo di scelta e lancio di una intranet una volta superate le capacità di quella attuale, ma scegliendo una soluzione scalabile fin dall’inizio, potrete assicurarvi che soddisfi ancora le vostre esigenze tra molti anni, anche quando la vostra organizzazione avrà un aspetto molto diverso.
Considerazioni chiave per una intranet scalabile
Ecco 8 aspetti da tenere a mente quando scegliete una soluzione.
Prezzi
Molti fornitori stabiliscono il prezzo dei propri prodotti in base al numero di utenti, il che significa che le organizzazioni più grandi potrebbero pagare meno per ogni dipendente. Tuttavia, a seconda del fornitore, potresti ritrovarti a sostenere un costo complessivo più elevato se il numero dei tuoi dipendenti si colloca nella fascia più alta di una fascia di prezzo. Quando calcoli il costo della tua intranet, verifica quale sarà il prezzo in base a diversi numeri di dipendenti.
Infrastruttura
Anche l’infrastruttura fisica su cui poggia la vostra intranet dovrà essere scalabile, il che comporta esigenze diverse a seconda che utilizziateun’intranet on-premise, ospitata in loco ( ) o basata sul cloud. Con un’intranet on-premise, scalare l’infrastruttura significa probabilmente aggiungere nuovo hardware e potenziare il supporto tecnico, il che può essere costoso e comportare tempi di inattività durante gli aggiornamenti. Le soluzioni basate sul cloud, al contrario, sono progettate per essere scalabili, rendendo molto più semplice aggiungere spazio su server, utenti e funzionalità in base alle esigenze.
Governance
In una piccola organizzazione, potrebbe non essere un problema concedere a tutti lo stesso accesso all’intranet e consentire loro di pubblicare contenuti, condividere file e distribuire informazioni come meglio credono. In un’azienda più grande, però, la situazione può sfuggire rapidamente di mano. Un’intranet scalabile dovrebbe essere dotata dei controlli di accesso e delle autorizzazioni necessari per garantire un funzionamento fluido su larga scala, evitando al contempo il disordine all’interno dell’intranet.
Set di funzionalità flessibile
Man mano che la vostra organizzazione cresce, lefunzionalità dell’intranet di cui avete bisogno probabilmente cambieranno, e le soluzioni migliori vi consentono di aggiungere nuove funzionalità man mano che ne avete bisogno. Considerate quanto segue:
Gestione della conoscenza. Man mano che un’organizzazione cresce, aumenta anche la quantità di informazioni che deve gestire.Funzionalità adeguate di gestione della conoscenza , come l’archiviazione sicura e la gestione del ciclo di vita, aiutano a mantenere l’ordine.
Ricerca federata. Una delle funzionalità più importanti per un’azienda in espansione è un motore di ricerca che consenta di effettuare ricerche simultanee in più applicazioni; in caso contrario, il vostro team finirà semplicemente per perdere tempo.
Elenco del personale. In una piccola organizzazione, tutti conoscono tutti, ma la situazione si complica notevolmente man mano che l’azienda cresce. Unelenco del personale aiuta i dipendenti a tenere traccia di chi sono i propri colleghi e di come tutti si inseriscono nel quadro aziendale.
Gestione dei diritti. Impostare manualmente le autorizzazioni e i diritti di accesso può diventare un vero grattacapo man mano che la vostra azienda cresce. Una intranet scalabile vi consente di automatizzare questi processi.
Comunicazioni interne. La vostra intranet dovrebbe consentirvi di adattare le comunicazioni interne alla vostra nuova forza lavoro, più numerosa, attraverso funzionalità qualicanali dipartimentali e notizie mirate che raggiungano le persone giuste.
Integrazioni
Gli strumenti di lavoro che i tuoi dipendenti utilizzano oggi potrebbero non essere necessariamente quelli che useranno in futuro. Assicurati che la tua intranet supporti l’integrazione con il maggior numero possibile di strumenti di lavoro diffusi, non solo quelli che stai utilizzando in questo momento. Un buon punto di partenza è trovare una soluzione che si integri con Microsoft 365 e Google Workspace, poiché la maggior parte delle organizzazioni utilizza l’uno o l’altro.
Accesso alle API
Le intranet più scalabili sono quelle più personalizzabili. Le soluzioni che garantisconol’accesso alle proprie API rappresentano la scelta migliore, poiché consentono di creare integrazioni personalizzate laddove non esistono già, assicurando che la vostra intranet funzioni con ogni strumento di cui i vostri dipendenti hanno bisogno.
Sicurezza
È necessario assicurarsi che la sicurezza della propria intranet non venga compromessa anche quando l’infrastruttura si espande e un numero maggiore di persone vi accede. Ciò significa garantire che i dati sianoarchiviati in modo sicuro e che le autorizzazioni siano controllate in modo rigoroso.
Un altro aspetto importante da considerare è evitare lo “shadow IT”, ovvero l’utilizzo da parte dei dipendenti di strumenti non approvati dall’azienda. Si tratta di un rischio reale per la sicurezza, ma molti dipendenti sono disposti a correrlo se gli strumenti forniti non sono all’altezza. Per evitare questa situazione, è necessario garantire che la propria intranet si adatti alla crescita dell’azienda e continui a fornire le funzionalità di cui i dipendenti hanno bisogno.
Assistenza
Man mano che la vostra intranet cresce, ci saranno più persone che utilizzano la piattaforma, più integrazioni da gestire, più funzionalità e più possibilità che qualcosa vada storto. Se avete scelto il vostro fornitore di intranet quando la vostra azienda era molto più piccola, potrebbe non avere la capacità di fornire il supporto tecnico di cui avete bisogno man mano che crescete. Verificate che il vostro fornitore supporti anche aziende più grandi, in modo da essere certi che sarà in grado di aiutarvi in futuro.
Più grande è la vostra azienda, maggiore è il rischio di subire perdite se la vostra intranet smette di funzionare, anche solo per pochi minuti. Cercate fornitori con SLA che garantiscano un elevato tempo di attività, in modo da assicurarvi che la vostra intranet sia sempre disponibile.
Cresci in tutta sicurezza con Happeo
I periodi di rapida crescita sono entusiasmanti, ma possono anche essere stressanti. Non lasciare che una intranet obsoleta e inadeguata aumenti la tua ansia.
Happeo è una soluzione intranet scalabile adatta a qualsiasi realtà, dalle piccole startup alle multinazionali con migliaia di dipendenti. La soluzione cloud di Happeo è facile da scalare senza richiedere una sala server aggiuntiva o supporto tecnico, e puoi sempre personalizzare la tua soluzione aggiungendo integrazioni, funzionalità e componenti aggiuntivi in base alle tue esigenze.
Vuoi saperne di più sulla piattaforma intranet scalabile di Happeo? Richiedi una demo gratuita per iniziare.
Domande frequenti
Perché scegliere un'intranet basata sul cloud anziché una on-premise in termini di scalabilità?
I sistemi on-premise richiedono l’aggiunta di hardware fisico e supporto tecnico per crescere, il che è costoso e può causare tempi di inattività durante gli aggiornamenti. Le intranet basate su cloud sono progettate per scalare senza soluzione di continuità, consentendoti di aggiungere spazio su server, utenti e funzionalità all’istante man mano che le esigenze cambiano, senza aggiornamenti manuali dell’hardware.
Quali sono le caratteristiche chiave a supporto di una forza lavoro in crescita?
Cerca una solida gestione delle conoscenze con archiviazione sicura e strumenti per il ciclo di vita dei contenuti, ricerca federata su più applicazioni e una rubrica dettagliata del personale per aiutare i dipendenti a trovare i colleghi man mano che l'organico cresce. La gestione automatizzata dei diritti e strumenti di comunicazione interna su misura, come i canali dipartimentali, completano ciò che è necessario per mantenere l'organizzazione su larga scala.
In che modo la scalabilità influisce sulle autorizzazioni, sulla governance e sulla sicurezza?
Man mano che un’azienda cresce, concedere a ogni dipendente gli stessi diritti di pubblicazione porta rapidamente a disordine e confusione; pertanto, una intranet scalabile necessita di controlli di accesso sofisticati che possano essere automatizzati man mano che si aggiungono nuovi membri del personale. Dal punto di vista della sicurezza, una piattaforma scalabile mantiene l’integrità dei dati man mano che la base di utenti cresce e contribuisce a prevenire lo “shadow IT”, ovvero il ricorso da parte dei dipendenti a strumenti non approvati qualora l’intranet non soddisfi le loro esigenze.
