Quanto costa un’intranet? (Compresi 7 fattori di costo)

Se riesci a trovare una soluzione intranet al giusto prezzo, questa può garantire un ROI eccezionale per la tua azienda. Tuttavia, il prezzo ideale varia da un’organizzazione all’altra.

Per alcune aziende sarà sufficiente una intranet semplice, essenziale (ed economica). Altre hanno bisogno di una soluzione più personalizzata o scalabile, che comporta un costo maggiore.

Il punto è che non esiste un approccio unico valido per tutti quando si parla di prezzi delle intranet, e ci sono molte variabili diverse che possono influenzare il costo di una intranet.

In questa guida esamineremo i principali fattori che incidono sul costo di una intranet e le diverse strutture tariffarie disponibili, per aiutarvi a trovare la soluzione intranet più adatta alla vostra organizzazione.

Quanto costa un software per intranet?

Il costo di una intranet può variare notevolmente a seconda di una serie di variabili. La intranet che sceglierete (e il prezzo che pagherete) dipenderà dalle esigenze specifiche della vostra azienda.

Molte aziende, quando valutano i costi di una soluzione intranet, pensano solo ai canoni mensili di abbonamento, ma ci sono anche altre spese da considerare. Ad esempio, i costi di configurazione, la formazione e l’assistenza, e persino le integrazioni potrebbero incidere sul prezzo finale — e tutti questi aspetti devono essere presi in considerazione quando si pianifica un progetto intranet.

Ok, lo sappiamo. Non è esattamente una risposta diretta. Ma di seguito approfondiremo i vari fattori che possono influire sul prezzo di una intranet e vi forniremo una migliore comprensione dei costi effettivi coinvolti.

7 variabili che influenzano il prezzo di una intranet

Quando si sceglie una soluzione intranet, ci sono molti fattori diversi da considerare. E tutti questi fattori influiranno sul costo totale della soluzione. È importante valutare i vantaggi delle diverse soluzioni intranet rispetto ai loro prezzi, in modo da poter trovare la soluzione migliore per la vostra organizzazione, a un prezzo che sia ragionevole per voi.

Costi di infrastruttura

Quando si configura una rete intranet, si hanno due opzioni: ospitarla autonomamente su un server in loco oppure optare per una soluzione basata sul cloud. La scelta dell’opzione influirà sul costo della rete intranet.

Con una rete intranet in loco, il costo iniziale è più elevato sia per l’installazione fisica della rete che per il prezzo del software che utilizzerete. Ci sono inoltre costi ricorrenti: avrete bisogno di tecnici IT qualificati per gestire, sviluppare e aggiornare l’infrastruttura della vostra rete intranet.

Le intranet basate sul cloud, invece, vengono solitamente offerte con un modello Software-as-a-Service (SaaS), il che significa che pagherete un canone mensile per utilizzare il software della vostra intranet. Il fornitore della intranet si occupa di ospitarla, mantenerla e aggiornarla per voi, il che comporta costi IT ricorrenti inferiori.

Costi di implementazione e configurazione

Alcune organizzazioni scelgono soluzioni intranet pronte all’uso che possono essere configurate in modo rapido e semplice, mentre altre richiedono personalizzazioni o addirittura la realizzazione di un’intranet completamente su misura. La scelta dipenderà dalle esigenze della vostra organizzazione, ma una buona soluzione è optare per una piattaforma che si collochi a metà strada tra le due opzioni.

Ad esempio, Happeo è una soluzione intranet moderna e pronta all’ uso, ma può anche essere personalizzata per soddisfare al meglio le esigenze della vostra organizzazione. Scegliere una soluzione pronta all’uso con opzioni di personalizzazione è generalmente una strategia di implementazione più efficiente in termini di costi, che vi aiuta anche a rendere operativa la vostra intranet più rapidamente.

Funzionalità

Quando si cerca una soluzione intranet, è importante confrontare le funzionalità offerte dai diversi fornitori con le esigenze della propria organizzazione. Dopotutto, il prezzo della propria intranet non ha molta importanza se non offre le funzionalità necessarie.

È inoltre consigliabile cercare soluzioni che includano le funzionalità chiave di cui avete bisogno già nel pacchetto base, in modo da non dover spendere soldi extra per componenti aggiuntivi solo per ottenere le funzionalità necessarie. Alcune delle funzionalità chiave di una intranet che potreste voler prendere in considerazione includono:

• Canali collaborativi: sono il luogo in cui avviene la comunicazione e sono fondamentali per unire la vostra organizzazione.
• Pagine intranet: sono il luogo in cui risiedono le informazioni importanti della tua intranet. È un vantaggio se la tua soluzione include un editor di pagine intuitivo con funzionalità drag-and-drop.
• Elenco dei dipendenti: aiuta tutti a capire chi sono i propri colleghi e come si integrano tra loro — aspetto fondamentale nelle aziende con personale remoto e distribuito.
• Integrazioni chiave: consentono alla vostra intranet di interagire con altri strumenti. Tra le integrazioni più diffuse figurano Google Workspace, Microsoft 365, Slack e Zoom.
• Ricerca universale: consente agli utenti di effettuare ricerche in più sedi contemporaneamente e di trovare le informazioni di cui hanno bisogno in pochi secondi.

Dimensioni dell’azienda (numero di utenti)

Molti fornitori di software per intranet fissano il prezzo dei propri prodotti in base al numero di utenti. Spesso, il prezzo per utente è inferiore nelle organizzazioni più grandi, anche se il costo complessivo dell'intranet è più elevato.

Quando si valutano le soluzioni intranet, è importante considerare sia le esigenze future della propria organizzazione sia la situazione attuale. In particolare, in contesti in rapida espansione, è necessario assicurarsi che il modello di prezzo della propria intranet rimanga conveniente anche man mano che l’azienda cresce.

Aggiornamenti e componenti aggiuntivi

L’aggiunta di funzionalità aggiuntive al proprio pacchetto intranet può aiutare a ottenere le funzionalità necessarie, ma comporta anche un costo aggiuntivo. È importante condurre una ricerca approfondita sui componenti aggiuntivi offerti dalle varie soluzioni, per assicurarsi di comprendere appieno i costi coinvolti prima di scegliere un fornitore.

Ad esempio, Happeo offre componenti aggiuntivi quali:

• Personalizzazione completa del marchio: consente di mettere in risalto la personalità del proprio marchio all’interno dell’intranet, personalizzando la pagina di accesso, l’URL, le notifiche via e-mail e altro ancora.
• Ricerca federata: integra la già potente funzione di ricerca universale diHappeo , consentendoti di effettuare ricerche nelle applicazioni di terze parti, il tutto direttamente da Happeo.
• Analisi avanzate: forniscono informazioni dettagliate su chi, cosa, dove, quando e perché i tuoi dipendenti utilizzano la tua intranet, consentendoti così di migliorarla continuamente.

Ricorda che puoi sempre iniziare con una soluzione di base e adattarla aggiungendo funzionalità man mano che ne hai bisogno.

Costi di formazione e assistenza

Alcuni fornitori di soluzioni intranet offrono formazione e supporto all’inserimento sotto forma di webinar o sessioni online con i vostri dipendenti. Questi strumenti possono essere utili per consentire al vostro team di diventare operativo rapidamente, ma possono comportare un costo aggiuntivo. A seconda delle dimensioni del vostro organico, potreste cavarvela con semplici tutorial scritti o video che i dipendenti possono seguire nel tempo libero.

Un altro elemento importante da considerare è il costo dell’assistenza tecnica. Il costo è generalmente proporzionale alle dimensioni della vostra organizzazione e alcuni fornitori offrono diversi livelli di assistenza a seconda delle opzioni tariffarie. Naturalmente, le opzioni più economiche tendono ad avere tempi di risposta più lunghi, mentre i pacchetti più costosi garantiscono un’esperienza di assistenza più fluida e reattiva.

Costi di integrazione e licenze

Quando lanci la tua intranet, devi assicurarti che sia compatibile con gli altri strumenti utilizzati dai tuoi dipendenti. Ciò significa che deve poter funzionare come uno spazio di lavoro digitale in cui il tuo team possa accedere a tutto ciò di cui ha bisogno.

Tuttavia, i collegamenti a pacchetti esterni possono essere costosi, soprattutto se è necessario sviluppare autonomamente integrazioni personalizzate . È quindi importante valutare attentamente quali integrazioni sono necessarie, in modo da non sprecare denaro in integrazioni con prodotti che i dipendenti non utilizzano effettivamente.

Prezzi dell’intranet di Happeo

Il costo di un’intranet può dipendere dalle dimensioni della vostra organizzazione, dall’ampiezza delle vostre esigenze in materia di intranet e dalle caratteristiche e funzionalità aggiuntive di cui avete bisogno. Inoltre, i diversi fornitori di intranet hanno strutture tariffarie diverse, il che significa che non è sempre facile confrontarli direttamente.

Noi di Happeo utilizziamo una struttura tariffaria semplice, articolata su tre livelli, per garantire trasparenza e chiarezza:

• Piano Starter: include tutte le funzionalità necessarie per una semplice intranet pronta all’uso. Consigliato per intranet con meno di 100 utenti.

• Piano Growth: include funzionalità aggiuntive per aiutarti a ottenere il massimo dalla tua intranet, tra cui la gestione del ciclo di vita, la scrittura per conto terzi, i sondaggi, l’analisi avanzata dei dati e il branding personalizzato. Per le aziende di medie dimensioni che desiderano creare una propria “casa digitale”.

• Piano Enterprise: Lavoreremo con te per realizzare la soluzione di cui hai bisogno, con componenti aggiuntivi quali ricerca federata, accesso alle API e altro ancora. Per le grandi aziende con più unità aziendali che desiderano migliorare la centralizzazione delle conoscenze e delle operazioni.

Vuoi saperne di più? Visita la nostra pagina dei prezzi per richiedere un preventivo per la tua intranet oppure prenota una demo gratuita per vedere Happeo in azione.

Domande frequenti

Da cosa dipende effettivamente il costo di una intranet?
Il costo di una intranet dipende dall’interazione di diverse variabili: se si opta per l’hosting in loco o nel cloud, la complessità dell’implementazione e della configurazione, le funzionalità necessarie, le dimensioni dell’azienda, eventuali aggiornamenti o componenti aggiuntivi, i costi di formazione e assistenza, nonché i costi di integrazione e licenze. Non esiste un prezzo unico, poiché la soluzione più adatta e il relativo costo dipendono interamente dalle esigenze specifiche di un'organizzazione.

Qual è la differenza di costo tra le intranet on-premise e quelle basate sul cloud?
Le intranet in sede comportano un costo iniziale più elevato sia per l’installazione fisica che per il software, oltre a costi ricorrenti per i tecnici IT qualificati necessari a gestire e aggiornare l’infrastruttura. Le intranet basate sul cloud sono in genere vendute come SaaS con un canone mensile e, poiché è il fornitore a ospitare, mantenere e aggiornare il software, i costi IT ricorrenti sono generalmente inferiori.

Perché il prezzo per utente è più importante per le aziende in rapida espansione?
Molti fornitori di intranet applicano un prezzo per utente e, sebbene il prezzo unitario sia spesso più basso per le organizzazioni di grandi dimensioni, il costo complessivo aumenta comunque con l’aumentare del numero di dipendenti. Le aziende in rapida espansione devono verificare che un modello di prezzo rimanga conveniente man mano che l’attività cresce, non solo se si adatta alle loro dimensioni attuali.

I componenti aggiuntivi come l’analisi avanzata o la ricerca federata valgono il costo aggiuntivo?
Dipende dal fatto che risolvano un'esigenza reale: funzionalità aggiuntive come il branding completo, la ricerca federata e l’analisi avanzata ampliano le funzionalità di base dell’intranet, ma ne aumentano il prezzo. Un approccio ragionevole consiste nel partire da una soluzione di base e aggiungere funzionalità specifiche solo quando se ne ha effettivamente bisogno, piuttosto che pagare in anticipo per funzionalità che potrebbero non essere utilizzate.

Quali funzionalità chiave dovrebbero essere incluse in un pacchetto intranet di base anziché essere vendute come extra?
Cercate canali collaborativi, pagine intranet con un editor intuitivo, una rubrica dei contatti, integrazioni chiave come Google Workspace o Microsoft 365 e la ricerca universale inclusa di serie. Se un fornitore addebita un costo aggiuntivo solo per ottenere queste funzionalità di base, vale la pena confrontarlo con soluzioni che includono queste caratteristiche di default.

Come è strutturato il modello di prezzi di Happeo per la propria intranet?
Happeo utilizza una struttura a tre livelli: un Piano Starter per intranet con meno di 100 utenti, che offre tutte le funzionalità di base pronte all’uso; un Piano Growth per aziende di medie dimensioni, che aggiunge funzionalità come la gestione del ciclo di vita e l’analisi avanzata; e un Piano Enterprise per grandi aziende con più unità aziendali, che include componenti aggiuntivi come la ricerca federata e l’accesso alle API.