Mikä on intranet? Määritelmä, edut ja usein kysytyt kysymykset

Mikä on intranet?

Intranet voidaan määritellä organisaation käyttämäksi yksityiseksi verkoksi. Sen pääasiallinen tarkoitus on auttaa työntekijöitä kommunikoimaan turvallisesti keskenään, tallentamaan tietoa ja edistämään yhteistyötä. Nykyaikaisissa intraneteissä hyödynnetään sosiaalisen intranetin ominaisuuksia, joiden avulla työntekijät voivat luoda profiileja sekä lähettää, tykätä, kommentoida ja jakaa viestejä.

Mihin intranetiä käytetään?

Organisaatiot käyttävät intranet-ohjelmistoa ensisijaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• organisaation uutisten jakamiseen
• tiedostojen tallentamiseen
• Yhdistää työntekijöitä
• tehdä yhteistyötä eri tiimien kanssa rajat ylittäen
• tuottavuuden parantamiseen
• Anna työntekijöille ääni organisaatiossa

Paranna tuottavuutta ja työntekijöiden sitoutumista

Kun intranet-verkkoja alettiin käyttää laajasti, niiden tarkoitus oli pääasiassa ylhäältä alas -viestintä ja tiedostojen tallennus. Negatiiviset mielipiteet intranetin tehokkuudesta liittyvät yleensä juuri ylhäältä alas -viestintään. Nykyään intranet on suunniteltu mahdollistamaan sekä alhaalta ylös - että ylhäältä alas -viestintä. Ylhäältä alas -viestintä on välttämätöntä, jotta työntekijät voivat sitoutua organisaation visioon ja missioon, kun taas alhaalta ylös -viestintä on välttämätöntä todellisen työntekijöiden sitoutumisen saavuttamiseksi. Paras intranet tukee ja mahdollistaa johdon ja työntekijöiden luonnollisen vuorovaikutuksen. Viime kädessä intranetin käyttö parantaa tuottavuutta.

Mitkä ovat intranetin edut?

Olipa kyseessä pilvipohjainen tai paikallisesti asennettu intranet, sen käytöllä on monia etuja. Suurimpia etuja ovat muun muassa:

• Pääsy organisaation tietoihin ja tiedostoihin milloin tahansa, missä tahansa
• Parantaa sisäistä viestintää
• Yhdistää työntekijät
• Parantaa työntekijöiden tuottavuutta
• Edistää työntekijöiden sitoutumista
• Parantaa yhteistyötä
• Integroituu kolmansien osapuolten työkaluihin
• Tallentaa asiakirjat turvallisesti
• Tukee työntekijöiden tunnustamista ja palkitsemista
• Kannustaa tiedon jakamiseen

Paranna viestintää intranetin avulla

Joustavuus on uuden vuosisadan avainsana liiketoiminnan menestykselle. Nopea sopeutuminen tarkoittaa nopeaa toimintaa, ja nopea toiminta tarkoittaa nopeaa viestintää. Intranet yhdistää organisaatiosi, riippumatta siitä, missä sen jäsenet sijaitsevat. Sen avulla kaikki – toimitusjohtajasta siivoojaan – voivat kommunikoida sitä, mikä on välttämätöntä menestyksen saavuttamiseksi. Lisää tähän integrointi useimmin käytettyihin liiketoimintasovelluksiin, nopea käyttöönotto, käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja turvallisuus, niin sinulla on menestyvä intranet-alusta entistä ketterämpää liiketoimintaa varten. Tarvitset vain verkkoselaimen ja internetyhteyden.

Haluatko tietää lisää pilvipohjaisista intranet-ratkaisuista? Lue Googlen intranet-ratkaisuista ja siitä, miten ne voivat hyödyttää organisaatiotasi.

Mitä intranetin tulisi sisältää?

Onnistuneessa intranetissä on joitakin olennaisia ominaisuuksia, jotka tekevät siitä arvokkaan viestinnän ja yhteistyön kanavan. Joitakin näistä ominaisuuksista ovat:

1. Tiedostojen jakaminen — Intranet-alustasi integroituu joko olemassa oleviin tiedostojen jakamisratkaisuihin (esim. Google Workspace -sovelluksiin, kuten Google Drive, Dropbox, OneDrive tai muihin) tai siinä on oma tiedostojen tallennusjärjestelmä.
2. Yhteistyö — Nykyaikaisissa intranet-alustoissa voit työskennellä suoraan asiakirjojen, laskentataulukoiden, esitysten tai muiden tuottavuusohjelmistopaketin usein käytettyjen sovellusten parissa. Sen sijaan, että vain linkittäisit pilvipalveluun tallennettuun tiedostoon, sen suora muokkaaminen saa keskustelun ja yhteistyön keskittymään siihen, mikä todella on tärkeää – työhön.
3. Yrityshaku — Koska intranetiin tallennetaan paljon tietoa, haku on yksi intranetin käytetyimmistä ominaisuuksista. Parhaat intranetit tarjoavat yrityshakua, joka kattaa tiedot sivuilla tai viesteissä, mutta myös tiedostojen nimissä.
4. Mobiilikäyttö — Useimmat nykyaikaiset intranetit tarjoavat mobiilisovelluksen, joten pysyt yhteydessä myös liikkeellä ollessasi. Koska työ on yhä vähemmän laitteesta riippuvaista, mobiilisovellus tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että työntekijät voivat pysyä mukana missä tahansa.
5. Henkilöiden haku — Suuressa organisaatiossa tarvitsemasi henkilön löytäminen voi olla haastavaa. Lähes kaikilla intranet-alustoilla on työntekijähakemisto – hyödyllisimmät niistä luodaan automaattisesti. Täältä voit etsiä henkilöitä sijainnin, tehtävänimikkeen tai jopa osaamisalueen perusteella, riippuen intranet-ratkaisustasi.
6. Sivujen luominen — Sivunrakennustyökalu on välttämätön staattiseen viestintään, mutta se pystyy paljon muuhunkin kuin vain tiedottamiseen. Automatisoi uusien työntekijöiden perehdytysprosessi, säilytä brändimateriaaleja, luo wiki-sivuja tai perusta paikka, jossa voi pyytää IT-tukea.
7. Työntekijöiden sitoutuminen — Loppujen lopuksi juuri tämä on se, mitä todella haluat saavuttaa intranet-ratkaisullasi. Globaalin työvoiman yhdistäminen ei ole helppoa, ja työntekijöiden sitoutumisen ylläpitäminen on avainasia. Kerran vuodessa tehtävä kysely ei riitä – tarvitset skaalautuvan ratkaisun, jonka avulla työntekijät voivat tuoda esiin huolenaiheitaan ja jonka avulla voit kuunnella heitä.
8. Analytiikkatoiminnot — Se on intranetin suuri etu: tehokkaiden analytiikkatoimintojen avulla voit mitata ja arvioida mielipiteitä organisaatiostasi, tietystä julkaisusta tai sisäisestä kampanjasta. Toisin sanoen: se mittaa aidosti työntekijöiden sitoutumista.
9. Henkilökohtaistetut uutisvirrat — Poista häiriötekijät ja näe tärkeimmät uutiset. Voit valita, että uutisvirtaasi näkyvät vain ne kanavat, joita seuraat.
10. Automaattinen arkistointi — Varmista, että vanhentunut sisältö arkistoidaan automaattisesti tai että sen omistajat tarkastavat sen. Tämä auttaa pitämään tiedot ajan tasalla tai ainakin poistamaan tarpeettomat tiedot, joita kukaan ei ole aktiivisesti käyttänyt tai päivittänyt.
11. Mukautetut brändäysvaihtoehdot — Räätälöi verkkotunnuksesi, kirjautumissivusi tai ilmoitusviestisi mieleiseksesi. Mitä ikinä keksitkin, meillä on se.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä on intranetsivusto?

Intranetiä voidaan kuvata organisaatiosi yksityiseksi, vain henkilöstölle tarkoitetuksi verkkosivustoksi, johon yleisöllä ei ole pääsyä Internetin kautta. Kuvittele intranet paikkana, jossa työntekijät ”tapaavat” verkossa, verkostoituvat, työskentelevät projekteissa, sitoutuvat organisaatioon ja tutustuvat toisiinsa. Sosiaalinen intranet sisältää tunnettujen sosiaalisten verkostojen suosimia ominaisuuksia, joiden tarkoituksena on parantaa alhaalta ylöspäin suuntautuvaa viestintää.

Mitä intranet tarkoittaa?

”Intra” tarkoittaa ”sisäistä” ja viittaa siten sisäisen viestintävälineen käyttöön. Etuliite ”intra” käännetään myös sanalla ”sisällä” ja ”inter” sanalla ”välillä” tai ”keskuudessa”. Intranetin merkitys on siis: sisäinen viestintäväline, jota käytetään työntekijöiden kesken.

Voiko intranet toimia ilman Internetiä?

Internet on perusteknologia, joka mahdollistaa intranetin yhteydet. Intranet ja Internet pidetään yleensä erillään intranetin turvallisuuden takaamiseksi. Intranetiin pääsemiseksi työntekijöiden tietokoneiden on oltava yhteydessä organisaation lähiverkkoon (LAN). Näissä tietokoneissa on oltava verkkoselainohjelmisto, esimerkiksi Safari, Firefox tai Internet Explorer. Palomuurit toimivat portinvartijoina ja turvaavat järjestelmän.

Mikä ero on internetin ja intranetin välillä?

Internet on maailmanlaajuinen tietokoneverkko, joka on julkisesti kaikkien saatavilla. Intranet on paikallinen tai rajoitettu verkko, johon pääsevät vain organisaation sisäiset käyttäjät. Toinen suuri ero on se, että intranet on ohjelmisto palveluna (SaaS), jonka organisaatio voi ostaa tai hankkia lisenssin. Internetiä ei omista yksittäinen henkilö tai organisaatio, mutta yritykset tai hallitukset voivat omistaa tiettyjä osia siitä.

Mikä on intranet-ohjelmisto?

Intranetin ja internetin ero on siinä, että intranet-ohjelmisto purkaa nämä siilot täydellisen integraation avulla, joten sinulla ei enää ole kymmentä erilaista kirjautumistunnusta, jotka eivät toimi yhdessä. Sen sijaan sinulla on kattava järjestelmä, joka yhdistää digitaalisen työympäristösi kaikki toiminnalliset osat – yhdelle keskitetylle alustalle.

Mikä ero on intranetin ja ekstranetin välillä? Intranetiin pääsevät vain organisaatiosi jäsenet. Ekstranetiin pääsevät organisaatiosi jäsenet sekä valitut henkilöt organisaation ulkopuolelta. Ekstranet on hyödyllinen, jos sinulla on jälleenmyyjiä – henkilöitä, jotka ovat tiiviimmin mukana organisaatiossasi kuin asiakkaat.

Miten intranetiä käytetään liiketoiminnassa? On monia esimerkkejä siitä, miten yritykset käyttävät intranetiä. Rekrytointiyritys Randstad Sourceright käytti intranetiään yhdistämään globaalin työvoimansa. Trimble Solutions käyttää omaansa tuottavuuden parantamiseen. ZPG, Zooplan ja uSwitchin takana oleva organisaatio, ei aiemmin ollut yhtä ainoaa luotettavaa tietolähdettä sisäiselle tiedolle ja viestinnälle – nyt organisaatiolla on yksi paikka, josta kaikki on saatavilla.

Mikä on Happeo?

Happeo on tekoälypohjainen intranet, joka on kehitetty yhdistämään tiimejä ja kokoamaan yhteen yrityksen tietotaitoa.

Mikä on intranetin tarkoitus? Organisaatiolla voi olla monia syitä käyttää intranetiä. Pohjimmiltaan intranetiä käytetään tuottavuuden parantamiseen. Sen tarkoituksena on yhdistää työntekijöitä, mahdollistaa yhteistyö ja tehostaa sisäistä viestintää. Organisaation rakenteesta riippuen intranet voi ratkaista myös muita ongelmia, kuten sosiaalisten esteiden ylittämisen.