Uuden intranet-alustan valitseminen vaatii paljon työtä. Ensinnäkin teet perusteellisen intranet-tarveanalyysin selvittääksesi, mitä etsit, tiivistät tulokset prioriteettiluetteloksi ja alat vertailla alustoja budjettisi puitteissa. Lopulta löydät ratkaisun, joka vastaa parhaiten organisaatiosi tarpeita.
Mutta asia on näin: organisaatiot muuttuvat. Ja valitsemasi intranetin on sopeuduttava näihin muutoksiin, muuten olet muutaman vuoden kuluttua taas lähtöruudussa.
Tässä artikkelissa käsittelemme kahdeksaa keskeistä seikkaa, jotka on syytä pitää mielessä, kun etsit skaalautuvaa intranet-ratkaisua, jotta intranetisi toimii edelleen tehokkaasti vielä vuosienkin kuluttua.
Mitä tarkoitamme skaalautuvuudella?
Skaalautuva intranet sopeutuu nopeasti yrityksesi muuttuviin tarpeisiin. Tarvitsetko uuden ominaisuuden? Ei hätää. Otitko juuri palvelukseen 100 uutta työntekijää ja sinun täytyy määrittää heille käyttöoikeudet? Skaalautuva intranet-ratkaisu tekee tästä helppoa.
Yksinkertaisesti sanottuna aidosti skaalautuvan intranetin tulisi joustaa ja kasvaa organisaatiosi mukana. Sen tulisi toimia yhtä hyvin pienessä, alkuvaiheessa olevassa startup-yrityksessä kuin suuressa, monikansallisessa yrityksessä, jossa on tuhansia työntekijöitä.
Miksi intranetin skaalautuvuus on tärkeää?
Kuulemme jatkuvasti tarinoita siitä, kuinka maailman suurimmat yritykset ovat aloittaneet toimintansa perustajiensa autotalleissa. Mutta kuvittele, jos ne työskentelisivät edelleen noissa tiloissa, kun työntekijämäärä lähestyy sataa.
Yrityksesi intranet ei ole poikkeus. Ratkaisu, jonka valitsit pieneksi startup-yritykseksi, jossa oli vain muutama työntekijä, ei yksinkertaisesti toimi organisaatiosi kasvaessa, ellei se ole rakennettu skaalautuvaksi. Voisit aloittaa koko intranetin valinta- ja käyttöönottoprosessin alusta, kun nykyinen ratkaisusi on jäänyt liian pieneksi, mutta valitsemalla skaalautuvan ratkaisun alusta alkaen voit varmistaa, että se vastaa tarpeitasi vielä vuosienkin kuluttua, vaikka organisaatiosi näyttäisikin silloin aivan erilaiselta.
Skaalautuvan intranetin valinnan avaintekijät
Tässä on 8 seikkaa, jotka kannattaa pitää mielessä ratkaisua valitessa.
Hinnat
Monet palveluntarjoajat hinnoittelevat tuotteensa käyttäjäkohtaisesti, mikä tarkoittaa, että suuret organisaatiot saattavat maksaa vähemmän kustakin työntekijästä. Palveluntarjoajasta riippuen kokonaiskustannukset voivat kuitenkin nousta korkeiksi, jos työntekijämääräsi sijoittuu hintaluokan yläpäähän. Kun lasket intranetin kustannuksia, tarkista, millainen hinta muodostuu eri työntekijämäärillä.
Infrastruktuuri
Myös intranetin fyysinen infrastruktuuri on skaalattava, ja tämä tapahtuu eri tavoin riippuen siitä, käytätkö itse isännöityä, paikallista intranetiä vai pilvipohjaista intranetiä. Paikallisen intranetin tapauksessa infrastruktuurin skaalaus tarkoittaa todennäköisesti uuden laitteiston lisäämistä ja teknisen tuen lisäämistä, mikä voi olla kallista ja aiheuttaa käyttökatkoja päivitysten aikana. Pilvipohjaiset ratkaisut on sen sijaan suunniteltu skaalautuviksi, minkä ansiosta palvelintilan, käyttäjien ja toimintojen lisääminen tarpeen mukaan on paljon helpompaa.
Hallinto
Pienessä organisaatiossa ei ehkä ole ongelmaa antaa kaikille sama pääsy intranetiin ja antaa heidän julkaista sisältöä, jakaa tiedostoja ja levittää tietoa oman harkintansa mukaan. Suuremmassa yrityksessä tilanne voi kuitenkin nopeasti karata käsistä. Skaalautuvaan intranetiin tulisi kuulua pääsynhallinta ja käyttöoikeudet, joita tarvitaan, jotta kaikki toimii sujuvasti laajassa mittakaavassa ja samalla vältetään intranetin sekavuus.
Joustava ominaisuusvalikoima
Organisaation kasvaessa intranetin tarvitsemasiominaisuudet todennäköisesti muuttuvat, ja parhaat ratkaisut antavat sinun lisätä uusia ominaisuuksia tarpeen mukaan. Harkitse seuraavia seikkoja:
Tietohallinta. Organisaation kasvaessa myös sen seurattavan tiedon määrä kasvaa. Asianmukaiset tietohallintaominaisuudet , kuten turvallinen tallennus ja elinkaaren hallinta, auttavat pitämään asiat järjestyksessä.
Yhdistetty haku. Yksi tärkeimmistä ominaisuuksista kasvavalle yritykselle on hakukone, jonka avulla voi hakea useista sovelluksista samanaikaisesti; muuten tiimisi päätyy vain tuhlaamaan aikaa.
Henkilöhakemisto. Pienessä organisaatiossa kaikki tuntevat toisensa, mutta se vaikeutuu huomattavasti yrityksen kasvaessa. Työntekijähakemisto auttaa työntekijöitä pysymään ajan tasalla siitä, keitä heidän kollegansa ovat ja miten kaikki sopivat yhteen.
Oikeuksien hallinta. Käyttöoikeuksien ja pääsyoikeuksien manuaalinen määrittäminen voi muuttua päänvaivaksi yrityksen kasvaessa. Skaalautuvan intranetin avulla voit automatisoida nämä prosessit.
Sisäinen viestintä. Intranetin tulisi mahdollistaa sisäisen viestinnän mukauttaminen uuteen, laajempaan henkilöstöön esimerkiksi osastokohtaisten kanavien ja kohdennettujen uutisten avulla, jotka tavoittavat oikeat henkilöt.
Integraatiot
Työkalut, joita työntekijäsi käyttävät nyt, eivät välttämättä ole niitä, joita he käyttävät tulevaisuudessa. Varmista, että intranet tukee integrointia mahdollisimman monen suositun työkalun kanssa, ei vain niiden, joita käytät tällä hetkellä. Hyvä lähtökohta on etsiä ratkaisu, joka integroitu iin, Microsoft 365:ään jaGoogle Workspaceen , sillä useimmat organisaatiot käyttävät jompaakumpaa näistä.
API-käyttöoikeudet
Skaalautuvimmat intranetit ovat myös mukautettavimpia. Ratkaisut, jotka tarjoavat sinulle pääsyn niiden sovellusliittymään (API) , ovat paras valinta, sillä näin voit rakentaa omia integraatioita, jos niitä ei vielä ole olemassa, ja varmistaa, että intranetisi toimii kaikkien työntekijöidesi tarvitsemien työkalujen kanssa.
Turvallisuus
Sinun on varmistettava, että intranetin tietoturva ei vaarannu, vaikka sen infrastruktuuri laajenisi ja yhä useammat käyttäjät saisivat siihen pääsyn. Tämä tarkoittaa, että tietosi ontallennettu turvallisesti osoitteessa ja että käyttöoikeuksia valvotaan tiukasti.
Toinen tärkeä huomioitava seikka on ”varjo-IT:n” välttäminen, eli tilanne, jossa työntekijät käyttävät työkaluja, joita yritys ei ole hyväksynyt. Tämä on todellinen turvallisuusriski, mutta monet työntekijät ottavat sen riskin, jos tarjoamasi työkalut eivät täytä vaatimuksia. Vältä tätä varmistamalla, että intranet skaalautuu yrityksesi mukana ja tarjoaa jatkossakin työntekijöiden tarvitsemia toimintoja.
Tuki
Intranetin kasvaessa alustan käyttäjämäärä kasvaa, hallittavia integraatioita tulee lisää, ominaisuuksia tulee lisää ja vianmäärityskohteita lisääntyy. Jos valitsit intranet-palveluntarjoajan silloin, kun yrityksesi oli paljon pienempi, palveluntarjoajalla ei välttämättä ole kapasiteettia tarjota tarvitsemaasi teknistä tukea yrityksesi kasvaessa. Varmista, että palveluntarjoajasi tukee myös suurempia yrityksiä, jotta tiedät, että heillä on valmiudet auttaa sinua tulevaisuudessa.
Mitä suurempi yrityksesi on, sitä enemmän sinulla on menetettävää, jos intranet-palvelusi kaatuu, vaikka vain muutamaksi minuutiksi. Etsi palveluntarjoajia, joilla on korkeat käytettävyystasosopimukset (SLA), jotta intranet-palvelusi on taatusti aina käytettävissä.
Skaalaa luottavaisin mielin Happeon avulla
Nopean kasvun ajat ovat jännittäviä, mutta ne voivat olla myös stressaavia. Älä anna vanhan ja sopimattoman intranetin lisätä ahdistustasi.
Happeo on skaalautuva intranet-ratkaisu, joka sopii kaikille yrityksille pienistä startup-yrityksistä tuhansia työntekijöitä työllistäviin globaaleihin suuryrityksiin. Happeon pilvipohjainen ratkaisu on helppo skaalata ilman ylimääräistä palvelintilaa tai teknistä tukea, ja voit aina mukauttaa ratkaisuasi lisäämällä integrointeja, ominaisuuksia ja lisäosia tarpeen mukaan.
Haluatko tietää lisää Happeon skaalautuvasta intranet-alustasta? Pyydä ilmainen esittely ja aloita käyttö.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi valita pilvipohjainen intranet paikallisen ratkaisun sijaan skaalautuvuuden vuoksi?
Paikallisten järjestelmien laajentaminen edellyttää fyysisen laitteiston lisäämistä ja teknistä tukea, mikä on kallista ja voi aiheuttaa käyttökatkoja päivitysten aikana. Pilvipohjaiset intranetit on suunniteltu skaalautumaan saumattomasti, joten voit lisätä palvelintilaa, käyttäjiä ja toimintoja välittömästi tarpeiden muuttuessa ilman manuaalisia laitteistopäivityksiä.
Mitkä keskeiset ominaisuudet tukevat kasvavaa henkilöstöä?
Etsi vankkaa tiedonhallintaa, johon kuuluu turvallinen tallennustila ja elinkaaren hallintatyökalut, useiden sovellusten kattava yhdistetty haku sekä yksityiskohtainen henkilöstöhakemisto, jonka avulla työntekijät löytävät kollegansa henkilöstömäärän kasvaessa. Automaattinen käyttöoikeuksien hallinta ja räätälöidyt sisäisen viestinnän työkalut, kuten osastokohtaiset kanavat, täydentävät tarvittavat ominaisuudet, jotta organisaatio pysyy järjestyksessä laajemmassa mittakaavassa.
Miten skaalautuvuus vaikuttaa käyttöoikeuksiin, hallintoon ja tietoturvaan?
Yrityksen kasvaessa jokaiselle työntekijälle myönnetyt yhtäläiset julkaisuoikeudet johtavat nopeasti sekavuuteen ja hämmennykseen, joten skaalautuva intranet tarvitsee kehittyneitä pääsynhallintaominaisuuksia, jotka voidaan automatisoida uusien työntekijöiden liittyessä joukkoon. Turvallisuuden kannalta skaalautuva alusta säilyttää tietojen eheyden käyttäjäkunnan kasvaessa ja auttaa estämään ”varjo-IT:n” syntymistä, jossa työntekijät turvautuvat hyväksymättömiin työkaluihin, jos intranet ei vastaa heidän tarpeitaan.
