Jos löydät intranet-ratkaisun sopivaan hintaan, se voi tuoda yrityksellesi valtavan sijoitetun pääoman tuoton (ROI). Sopivan hinnan määrittäminen vaihtelee kuitenkin organisaatiosta toiseen.
Joillekin yrityksille riittää yksinkertainen, pelkistetty (ja kustannustehokas) intranet. Toiset taas tarvitsevat räätälöidymmän tai skaalautuvamman ratkaisun – joka on kalliimpi.
Tärkeintä on, että intranetin hinnoittelussa ei ole yhtä kaikille sopivaa mallia, ja intranetin hintaan vaikuttavat monet eri tekijät.
Tässä oppaassa tarkastelemme intranetin kustannuksiin vaikuttavia tärkeimpiä tekijöitä ja erilaisia hinnoittelumalleja, jotta voit löytää organisaatiollesi sopivan intranet-ratkaisun.
Kuinka paljon intranet-ohjelmisto maksaa?
Intranetin hinta voi vaihdella huomattavasti useiden tekijöiden mukaan. Valitsemasi intranet (ja siitä maksamasi hinta) riippuu yrityksesi yksilöllisistä tarpeista.
Monet yritykset ottavat intranet-ratkaisun kustannuksia arvioidessaan huomioon vain kuukausittaiset tilausmaksut, mutta siihen liittyy myös muita kustannuksia. Esimerkiksi käyttöönottomaksut, koulutus ja tuki sekä jopa integraatiot voivat kaikki nostaa lopullista hintaa – ja ne kaikki on otettava huomioon intranet-projektia suunniteltaessa .
Tiedämme kyllä. Tämä ei ole aivan suora vastaus. Mutta seuraavassa syvennymme eri tekijöihin, jotka voivat vaikuttaa intranetin hintaan, ja autamme sinua ymmärtämään paremmin siihen liittyvät todelliset kustannukset.
7 tekijää, jotka vaikuttavat intranetin hinnoitteluun
Kun valitset intranet-ratkaisua, on otettava huomioon monia eri tekijöitä. Ja ne kaikki vaikuttavat ratkaisun kokonaiskustannuksiin. On tärkeää punnita eri intranet-ratkaisujen etuja suhteessa niiden hintoihin, jotta löydät organisaatiollesi parhaan ratkaisun – hintaan, joka tuntuu sinulle järkevältä.
Infrastruktuurikustannukset
Intranetin perustamisessa on kaksi vaihtoehtoa: voit ylläpitää sitä itse paikallisella palvelimella tai valita pilvipohjaisen ratkaisun. Valitsemasi vaihtoehto vaikuttaa intranetin kustannuksiin.
Paikallisessa intranetissä alkuinvestoinnit ovat suuremmat sekä intranetin fyysisen asennuksen että käytettävän ohjelmiston hinnan osalta. Lisäksi syntyy jatkuvia kustannuksia: tarvitset osaavia IT-teknikoita intranetin infrastruktuurin hallintaan, kehittämiseen ja päivittämiseen.
Pilvipohjaiset intranetit puolestaan myydään yleensä Software-as-a-Service (SaaS) -mallilla, mikä tarkoittaa, että maksat kuukausimaksun intranet-ohjelmiston käytöstä. Intranet-palveluntarjoaja isännöi, ylläpitää ja päivittää intranetin puolestasi – mikä tarkoittaa, että jatkuvat IT-kustannukset ovat alhaisemmat.
Käyttöönotto- ja asennuskustannukset
Jotkut organisaatiot valitsevat valmiita intranet-ratkaisuja, jotka voidaan ottaa käyttöön nopeasti ja helposti, kun taas toiset tarvitsevat räätälöintiä tai jopa kokonaan räätälöidyn intranetin rakentamista. Valinta riippuu organisaation tarpeista, mutta hyvä ratkaisu on valita alusta, joka sijoittuu näiden kahden välimaastoon.
Esimerkiksi Happeo on avaimet käteen -periaatteella toimiva moderni intranet-ratkaisu, jota voi käyttää sellaisenaan, mutta joka voidaan myös räätälöidä vastaamaan paremmin organisaatiosi tarpeita. Valmiin ratkaisun valitseminen, johon sisältyy räätälöintimahdollisuuksia, on yleensä kustannustehokkaampi käyttöönottostrategia, joka auttaa myös saamaan intranetin käyttöön nopeammin.
Ominaisuudet
Kun etsit intranet-ratkaisua, on tärkeää verrata eri palveluntarjoajien tarjoamia ominaisuuksia organisaatiosi tarpeisiin. Loppujen lopuksi intranetin hinnalla ei ole merkitystä, jos se ei tee sitä, mitä sen pitäisi tehdä.
On myös hyvä etsiä ratkaisuja, joiden peruspakettiin sisältyy tarvitsemasi keskeiset ominaisuudet, jotta sinun ei tarvitse käyttää ylimääräistä rahaa lisäosien hankkimiseen vain saadaksesi tarvitsemasi toiminnallisuuden. Joitakin keskeisiä intranet-ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä, ovat esimerkiksi:
- Yhteistyökanavat: Näissä viestintä tapahtuu, ja ne ovat ratkaisevan tärkeitä organisaation yhteen saattamisessa.
- Intranetin sivut: Niillä sijaitsevat intranetin tärkeät tiedot. Lisäpisteitä saa, jos ratkaisuun kuuluu helppokäyttöinen vedä ja pudota -sivueditori.
- Henkilöhakemisto: Sen avulla kaikki ymmärtävät, keitä heidän kollegansa ovat ja miten he sopivat yhteen – mikä on elintärkeää etätyötä tekevissä ja hajautetuissa yrityksissä.
- Tärkeimmät integraatiot: Näiden avulla intranet voi toimia yhdessä muiden työkalujen kanssa. Suosittuja integraatioita ovat esimerkiksi Google Workspace, Microsoft 365, Slack ja Zoom.
- Yleishaku: Tämän avulla käyttäjät voivat tehdä hakuja useista sijainneista samanaikaisesti ja löytää tarvitsemansa tiedot sekunneissa.
Yrityksen koko (käyttäjämäärä)
Monet intranet-ohjelmistojen tarjoajat hinnoittelevat tuotteensa käyttäjäkohtaisesti. Usein käyttäjäkohtainen hinta on alhaisempi suurissa organisaatioissa, vaikka intranetin kokonaiskustannukset ovatkin korkeammat.
Kun tutkit intranet-ratkaisuja, on tärkeää ottaa huomioon sekä organisaatiosi nykyinen tilanne että tulevaisuuden tarpeet. Erityisesti nopeasti kasvavissa ympäristöissä sinun on varmistettava, että intranetin hinnoittelumalli on edelleen kustannustehokas liiketoiminnan kasvaessa.
Päivitykset ja lisäosat
Lisäominaisuuksien lisääminen intranet-pakettiin voi auttaa sinua saamaan tarvitsemasi toiminnallisuuden – mutta siitä aiheutuu myös lisäkustannuksia. On tärkeää tutkia perusteellisesti eri ratkaisujen tarjoamat lisäosat, jotta ymmärrät täysin niihin liittyvät kustannukset ennen kuin sitoudut tiettyyn palveluntarjoajaan.
Esimerkiksi Happeo tarjoaa seuraavia lisäosia:
- Täydellinen brändäys: Tämän avulla voit tuoda brändisi persoonallisuuden esiin intranetissä mukauttamalla kirjautumissivua, URL-osoitetta, sähköpostimuistutuksia ja muita yksityiskohtia.
- Yhdistetty haku: Tämä täydentää Happeon jo ennestään tehokasta yleistä hakutoimintoa antamalla sinulle mahdollisuuden tehdä hakuja kolmansien osapuolten sovelluksissa suoraan Happeosta käsin.
- Edistynyt analytiikka: Näiden avulla saat tarkat tiedot siitä, kuka, mitä, missä, milloin ja miksi työntekijät käyttävät intranetiäsi — jotta voit jatkaa sen kehittämistä.
Muista, että voit aina aloittaa perusratkaisulla ja mukauttaa sitä lisäämällä ominaisuuksia tarpeen mukaan.
Koulutus- ja tukikustannukset
Jotkut intranet-palveluntarjoajat tarjoavat koulutusta ja käyttöönottotukea webinaarien tai työntekijöiden kanssa järjestettävien verkkotilaisuuksien muodossa. Nämä voivat olla hyödyllisiä, jotta tiimisi pääsee nopeasti vauhtiin, mutta niistä voi aiheutua lisäkustannuksia. Henkilöstön koosta riippuen saatat pärjätä yksinkertaisilla kirjallisilla tai video-oppailla, joita työntekijät voivat opiskella omalla ajallaan.
Toinen tärkeä huomioitava seikka on teknisen tuen kustannukset. Kustannukset riippuvat yleensä organisaation koosta, ja jotkut palveluntarjoajat tarjoavat eri hintavaihtoehtoja, joihin liittyy eri tukitasoja. Luonnollisesti edullisimmissa vaihtoehdoissa vastausajat ovat yleensä pidemmät, kun taas kalliimmissa paketeissa saat sujuvamman ja nopeammin reagoivan tukipalvelun.
Integrointi- ja lisenssimaksut
Kun otat intranetin käyttöön, sinun on varmistettava, että se toimii yhdessä muiden työntekijöidesi käyttämien työkalujen kanssa. Tämä tarkoittaa, että se voi toimia digitaalisena työtilana, josta tiimisi pääsee käsiksi kaikkeen tarvitsemaansa.
Yhteydet ulkoisiin ohjelmistoihin voivat kuitenkin olla kalliita, etenkin jos joudut rakentamaan räätälöityjä integraatioita itse . Siksi on tärkeää harkita huolellisesti, mitä integraatioita tarvitset, jotta et tuhlaa rahaa integraatioihin, joita työntekijät eivät todellisuudessa käytä.
Happeon intranetin hinnoittelu
Intranetin hinta voi riippua organisaatiosi koosta, intranetin tarpeiden laajuudesta sekä siitä, mitä lisäominaisuuksia ja -toimintoja tarvitset. Eri intranet-palveluntarjoajilla on erilaiset hinnoittelurakenteet, minkä vuoksi niiden suora vertailu ei aina ole helppoa.
Happeossa käytämme yksinkertaista, kolmiportaisen hinnoittelumallia, jotta hinnoittelu on läpinäkyvää ja helppoa ymmärtää:
- Starter-paketti: Sisältää kaikki ominaisuudet, joita tarvitset yksinkertaiseen intranetiin, joka on käyttövalmis heti. Suositellaan alle 100 käyttäjän intranetille.
- Growth-paketti: Sisältää lisäominaisuuksia, joiden avulla saat intranetistäsi kaiken irti, kuten elinkaaren hallinnan, tekstien kirjoittamisen, kyselyt, edistyneen analytiikan ja räätälöidyn brändäyksen. Keskisuurille yrityksille, jotka haluavat luoda digitaalisen kotipesän.
- Enterprise-paketti: Rakennamme yhdessä kanssasi juuri sinun tarpeisiisi sopivan ratkaisun, johon sisältyy lisäominaisuuksia, kuten yhdistetty haku, API-käyttöoikeudet ja paljon muuta. Suurille yrityksille, joilla on useita liiketoimintayksiköitä ja jotka haluavat parantaa tiedon ja toimintojen keskittämistä.
Haluatko tietää lisää? Käy hinnoittelusivullamme ja pyydä intranet-tarjous tai varaa ilmainen esittely, jotta voit nähdä Happeon toiminnassa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mistä intranetin hinta todellisuudessa riippuu?
Intranetin kustannukset riippuvat useista toisiinsa vaikuttavista tekijöistä: siitä, onko järjestelmä paikallisesti vai pilvipohjainen, käyttöönoton ja asennuksen monimutkaisuudesta, tarvittavista ominaisuuksista, yrityksen koosta, mahdollisista päivityksistä tai lisäosista, koulutus- ja tukikustannuksista sekä integraatio- ja lisenssimaksuista. Yhtä ainoaa hintaa ei ole, sillä oikea ratkaisu ja kustannukset riippuvat täysin organisaation erityistarpeista.
Mikä on kustannusero paikallisesti ylläpidettävän ja pilvipohjaisen intranetin välillä?
Paikallisesti ylläpidettävien intranetien alkuinvestoinnit ovat suuremmat sekä fyysisen asennuksen että ohjelmistojen osalta, ja lisäksi syntyy jatkuvia kustannuksia, kun ammattitaitoiset IT-teknikot hallinnoivat ja päivittävät infrastruktuuria. Pilvipohjaiset intranetit myydään yleensä SaaS-mallina kuukausimaksulla, ja koska palveluntarjoaja huolehtii ohjelmiston ylläpidosta ja päivityksistä, jatkuvat IT-kustannukset ovat yleensä alhaisemmat.
Miksi käyttäjäkohtainen hinnoittelu on tärkeämpää nopeasti kasvaville yrityksille?
Monet intranet-palveluntarjoajat hinnoittelevat palvelunsa käyttäjäkohtaisesti, ja vaikka käyttäjäkohtainen hinta on usein alhaisempi suuremmille organisaatioille, kokonaiskustannukset nousevat silti henkilöstömäärän kasvaessa. Nopeasti kasvavien yritysten on tarkistettava, että hinnoittelumalli on edelleen kustannustehokas liiketoiminnan kasvaessa, eikä vain se, sopiiko se niiden nykyiseen kokoon.
Ovatko lisäominaisuudet, kuten edistynyt analytiikka tai yhdistetty haku, ylimääräisen kustannuksen arvoisia?
Se riippuu siitä, ratkaisevatko ne todellisen tarpeen – lisäominaisuudet, kuten täysi brändäys, yhdistetty haku ja edistyneet analytiikkatoiminnot, laajentavat intranetin ydintoimintoja, mutta ne nostavat hintaa. Järkevä lähestymistapa on aloittaa perusratkaisulla ja lisätä tiettyjä ominaisuuksia vasta silloin, kun niitä todella tarvitaan, sen sijaan että maksettaisiin etukäteen ominaisuuksista, joita ei ehkä koskaan käytetä.
Mitkä keskeiset ominaisuudet tulisi sisällyttää intranetin peruspakettiin sen sijaan, että niitä myytäisiin lisäominaisuuksina?
Etsi yhteistyökanavia, intranetsivuja, joissa on helppokäyttöinen sivueditori, henkilöhakemistoa, keskeisiä integraatioita kuten Google Workspace tai Microsoft 365 sekä vakiona sisältyvää yleistä hakua. Jos palveluntarjoaja veloittaa lisämaksua pelkästään näistä perustoiminnoista, kannattaa vertailla ratkaisuja, joissa nämä ominaisuudet sisältyvät oletusarvoisesti pakettiin.
Miten Happeo rakentaa intranetin hinnoittelunsa?
Happeo käyttää kolmitasoista rakennetta: Starter-paketti alle 100 käyttäjän intraneteille, jossa kaikki tarvittavat perustoiminnot ovat valmiina heti käyttöönottoon; Growth-paketti keskisuurille yrityksille, johon on lisätty ominaisuuksia kuten elinkaaren hallinta ja edistyneet analyysit; sekä Enterprise-paketti suurille yrityksille, joilla on useita liiketoimintayksiköitä ja joka sisältää lisäominaisuuksia kuten yhdistetty haku ja API-käyttöoikeudet.
