6 strategiaa etätyöntekijöiden kokemuksen parantamiseksi

Mitä tarkoitetaan etätyöntekijän kokemuksella?

Vuoden 2021 uusin muotisana, ”pandemian”, ”rokotteiden” ja ”ennennäkemättömän” jälkeen. Etätyöntekijän kokemus tarkoittaa karkeasti ottaen kokemusta, jonka työntekijä kokee työskennellessään etänä, ensimmäisestä viimeiseen työpäiväänsä yrityksessä. Parantaakseen työntekijöiden kokemusta yleisesti ja tällä hetkellä erityisesti kotona työskenteleviä silmällä pitäen organisaatiot ovat pyrkineet kehittämään työntekijäpolitiikkaa tai etätyöpolitiikkaa.

Etätyöohjeistuksessa ei ole kyse siitä, mitä saa ja ei saa tehdä, vaan siitä, että ymmärretään, miten työntekijät tuntevat olonsa ja mitä he tarvitsevat ollessaan poissa toimistosta. Ja syystäkin – positiivisen kokemuksen saaneet etätyöntekijät ovat 28 % tuottavampia ja 46 % sitoutuneempia. Tästä seuraa, että yrityksillä, jotka tarjoavat etätyöntekijöilleen korkeatasoisen kokemuksen, on 25 % suurempi voitto ja 37 % pienempi henkilöstön vaihtuvuus.

Ennen kuin tämä kuulostaa epärealistisen optimistiselta: nämä tulokset saavutetaan VAIN silloin, kun etätyöntekijöiden kokemuksesta tehdään prioriteetti. Näin tapahtuu, kun organisaatio keskittyy tarjoamaan etätyöntekijöiden tarvitsemaa koulutusta, työkaluja ja tukea.

Etätyön onnistuneesta toteuttamisesta on paljon tietoa. Mutta jos työntekijöiden hyvinvointia ei aseteta keskiöön, tulokset jäävät taatusti lyhytaikaisiksi.

6 strategiaa etätyöntekijöiden kokemuksen parantamiseksi

1. Suunnittele sisäinen viestintäsi etätyöntekijöitä tukevaksi

Etätyö voi heikentää – ja todennäköisesti heikentääkin – osaa viestinnästänne. Harvemmin tapahtuva yhteydenpito aiheuttaa yksinäisyyden ja syrjäytymisen tunteita, jotka pilaavat taatusti työntekijöiden kokemuksen etätyöstä. Tiesittekö, että 36 % työntekijöistä on tyytymättömiä siihen, miten sisäistä viestintää hoidetaan heidän organisaatiossaan? Teidän ensisijainen prioriteettinne on estää tämän tapahtuminen.

Kuinka välttää epäonnistunut sisäinen viestintä:

• Älä kirjoita pitkiä, toistuvia viestejä ja ilmoituksia. Sisäisen viestinnän tulee olla mahdollisimman käyttäjäystävällistä.
  
  
• Ilmaise aina selkeästi, mitä haluat käsitellä valitsemassasi viestintävälineessä. Käytä luetteloita tai priorisoi, mitä on sanottava ja kenelle.
  
  
• Viestikää selkeästi ja inhimillisesti viestintävälineestä riippumatta. Jos viesti ei kuulosta teistä aidolta, miettikää, miltä se kuulostaa jonkun toisen korville.

Epävarmoina aikoina sinnikkyys ja toistaminen ovat välttämättömiä. Työntekijät unohtavat asioita stressitilanteissa. Aina kun näet tilaisuuden, sovella viestiäsi uusiin viestintäkanaviin, jotta se välittyy menestyksekkäästi. Esimerkiksi: uutiskirjeestä voidaan tehdä napakka lyhyt video.

2. Tunnista sisäiset vaikuttajasi

Et voi pitää silmällä kaikkia koko ajan, varsinkaan digitaalisessa maailmassa. Siksi ensimmäinen askeleesi on tunnistaa organisaatiosi sisäiset vaikuttajat.

Anna heille vastuu etätyötiimien hoitamisesta. Henkilökohtaisten suhteiden ylläpitämisestä siihen, että varmistetaan, että kaikki ovat samalla aaltopituudella päivän suhteen, he auttavat sinua parantamaan työntekijöidesi etätyökokemusta.

Miten löydät sisäiset vaikuttajat, jotka auttavat sinua tarjoamaan etätyöntekijöillesi parhaan mahdollisen kokemuksen?

Mieti, ketkä ihmiset ilmentävät parhaiten organisaatiosi kulttuuria. Ketkä tahansa he ovatkin, pidä heitä silmällä. He pitävät organisaatiosi sisäisen koneiston sujuvana, erityisesti muutosten aikoina.

3. Tehosta viestintäkanaviasi

Käytä hetki aikaa kanaviesi perusteelliseen tarkasteluun. Jokainen viestintäkanava tarjoaa erilaisen käyttökokemuksen. Arvioi viestintäkanavasi ja määritä kunkin kanavan pääasiallinen tarkoitus. Seuraa, mitä sanotaan, mihin tarkoitukseen ja miten.

Sosiaaliset intranetit luovat yhteisöllisyyttä ja edistävät tiimityötä pitkäaikaisessa etätyöskentelyssä . Viestisovellukset, kuten Slack tai Google Chat, ovat erinomainen vaihtoehto päivittäiseen viestintään – pidä ne käytössä rentoihin keskusteluihin.

Kannusta sisäisen viestinnän vastuuhenkilöitäsi olemaan aktiivisia näillä alustoilla, sillä juuri siellä tapahtuu suurin osa hauskasta toiminnasta. GIF-kuvat, videot ja pelit voivat toimia kipinänä, joka saa työpäivän sujumaan hauskemmin ja rennommin. Työntekijäsi ottavat idean sieltä eteenpäin.

Siirrytään hieman vakavampaan aiheeseen – sähköposteihin. Pelkästään sana saattaa herättää tylsyyden tunteen. Teemme tästä sinulle todella yksinkertaisen ja lyhyen:

• Älä lähetä turhia sähköposteja.
  
  
• Varmista, että kaikki tarkistavat ilmoitusasetuksensa.
  
  
• Älä vastaa mihinkään sähköpostiin joukkovastauksella.
  
  

4. Tarjoa etätyöskentelyyn tarkoitettu intranet

Laadukas etätyöintranet vaikuttaa merkittävästi työntekijöiden sitoutumiseen ja työkokemukseen. Se auttaa pitämään kaikki ajan tasalla viihdyttävällä ja käyttäjäystävällisellä tavalla. Hyvä intranet vaikuttaa työntekijöiden etätyökokemukseen.

Voit helposti julkaista koko yritystä koskevia tiedotteita, jakaa tärkeitä tiedostoja eri kohderyhmille ja hallita kaikkea kattavasta hallintapaneelista. Työntekijät arvostavat suuresti omaa sosiaalista alustaa, varsinkin jos se on helppokäyttöinen.

5. Uusi näkökulma etäkokouksiin

Jos haluat, että työntekijöilläsi on positiivisia kokemuksia etätyöstä, videokokouksia voidaan ja pitäisi parantaa. Tiedät, että kaikki asiat eivät vaadi kokousta, mutta jos haluat käsitellä tärkeitä aiheita ja ylläpitää yhteyttä, videopuhelut ovat oikea ratkaisu.

• Vältä häiriötekijöitä, mykistä mikrofoni, kun et puhu, ja älä keskeytä muita.
  
  
• Varmista, että kaikki osallistuvat. Kaikilla ei välttämättä ole mielialaa osallistua, ja mitä vähemmän he puhuvat, sitä todennäköisemmin he tuntevat itsensä syrjityiksi.
  
  
• Käytä muutaman minuutin jokaisen puhelun alussa kaikkien voinnin tarkistamiseen. Aloita niistä, jotka puhuvat vähiten.
  
  
• Esitä kysymyksiä, kuten: ”Mitä mieltä olet?”, ”Onko sinulla ehdotuksia?”, ”Jos sinun pitäisi muuttaa yksi asia, mikä se olisi?”. Usein keskustelun puolivälissä ihmiset hiljenevät, ja tämä on loistava tapa rikkoa hiljaisuus.
  
  
• Varmista, että kaikkien ääni tulee kuulluksi. Tilanteesta riippumatta ihmiset haluavat tietää, että heidän mielipiteellään on arvoa.
  
  
• Mieti tarkkaan, onko aihe sopiva. Muussa tapauksessa jätä se toiseen kertaan tai toiseen tilanteeseen.

Viimeksi mainitusta puheen ollen: aiheessa pysyminen etäkokouksissa on tärkeää. Mieti kahdesti ennen kuin otat jotain esille – onko se kiireellistä? Liittyykö se aiheeseen? Jos voit vastata edes yhteen näistä kysymyksistä ”ei”, etsi sitten toinen aika ja paikka. Esimerkki: olet kuukausittaisessa KPI-puhelussa. Yhden henkilön suorituskyky ei ole odotusten mukainen. Pitäisikö sinun ottaa asia esille KPI-puhelun aikana?

6. Rakenna etätyökokemus luovan yhteistyön ympärille

Etäisyys työtovereista voi toisinaan olla haastavaa. Onneksi luovuus tunnetusti vahvistuu, kun työskentelee yhdessä muiden kanssa. Aivan kuten ystävien kanssa kerrottavat vitsit, jotka muuttuvat minuutti minuutilta hauskemmiksi, myös etätyöntekijöiden kokemus paranee, kun se saa virikkeitä ihmissuhteista:

• Luo yhteistyössä musiikkisoittolistoja
  
  
• Järjestä liikuntahaasteita
  
  
• Harjoittele tietoisuutta
  
  
• Nauhoittakaa hauskoja videoita itsestänne työpäivän aikana
  
  
• Järjestäkää elokuvailtoja esimerkiksi NetflixParty-alustalla
  
  
• Virtuaaliset drinkit ja syvälliset kysymykset So Cards -tyyppisten pelien parissa ovat helppo tapa luoda syvempiä siteitä
  
  

  Jos haluatte viedä tämän askeleen pidemmälle, voitte keskustella henkilöstöosaston kanssa tiiminrakennustoimintojen räätälöinnistä. Heillä on varmasti ideoita myös etätyöntekijöiden kokemuksen parantamiseksi.

  Vielä muutama asia, jotka kannattaa pitää mielessä – ihmiset haluavat tutustua toisiinsa paremmin. Yhteisön rakentaminen luo pohjan etätyöskentelyn työntekijäkokemuksen parantamiselle.

  Älä pelkää poiketa vakiintuneista käytännöistä. Yrityksesi kipinä syntyy, sitä ei voi työstää.

Lopuksi

Vinkkiemme noudattaminen on sinun päätettävissäsi – tunnet yrityksesi paremmin kuin kukaan muu, ja työpaikkakulttuurisi mukaan tiedät, miten saat siitä parhaan hyödyn irti.

Ennen kuin teet hätiköityjä johtopäätöksiä, pidä tämä mielessä: työntekijäsi eivät todennäköisesti halua, että heitä valvotaan liian tarkasti. Ehdotuksemme? Keskity luomaan toimiva yhteistyöverkosto ja palautekulttuuri. Loppujen lopuksi tulokset saavat kaikki iloitsemaan.

Mutta entä jos haluat todella – mutta todella – tehdä etätyöntekijöiden kokemuksesta positiivisen? Kaksi sanaa: luota heihin.

Haluatko tietää, miten intranet voi auttaa parantamaan työntekijäkokemusta? Lue blogimme: 8 tapaa parantaa työntekijäkokemusta intranetin avulla.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä tarkoittaa etätyöntekijöiden kokemus?

Etätyöntekijän kokemus tarkoittaa kaikkea sitä, mitä työntekijä kokee etätyötä tehdessään, ensimmäisestä päivästä viimeiseen päivään yrityksessä, ja se kattaa koulutuksen, työkalut ja tuen, joita organisaatiot tarjoavat auttaakseen etätyöntekijöitä menestymään.

Miksi etätyöntekijän kokemus on tärkeää liiketoiminnan tulosten kannalta?

Positiivisen kokemuksen saaneet etätyöntekijät ovat 28 % tuottavampia ja 46 % sitoutuneempia, ja yritykset, jotka panostavat etätyöntekijöiden kokemukseen, saavuttavat 25 % suuremmat voitot ja 37 % pienemmän henkilöstön vaihtuvuuden.

Miten yritykset voivat parantaa etätyöntekijöiden sisäistä viestintää?

Yritykset voivat parantaa etätyöntekijöiden sisäistä viestintää pitämällä viestit lyhyinä ja selkeinä, hyödyntämällä keskeisiä viestejä eri muodoissa sekä tunnistamalla sisäiset vaikuttajat, jotka auttavat pitämään etätiimit yhteydessä toisiinsa.

Mikä rooli intranetillä on etätyöntekijöiden kokemuksessa?

Intranetti tarjoaa etätyöntekijöille keskitetyn ja käyttäjäystävällisen alustan yrityksenlaajuisille tiedotteille, tiedostojen jakamiselle ja tiimien ajankohtaisille tiedoille, mikä auttaa pitämään kaikki ajan tasalla ja lisää sitoutumista.