¿Qué es una intranet?
Una intranet puede definirse como una red privada utilizada por una organización. Su objetivo principal es facilitar que los empleados se comuniquen entre sí de forma segura, almacenar información y facilitar la colaboración. Las intranets modernas incorporan funciones propias de las redes sociales que permiten a los empleados crear perfiles, así como publicar, dar «me gusta», comentar y compartir entradas.
¿Para qué sirve una intranet?
Las organizaciones utilizan principalmente un software de intranet como herramienta para:
- Compartir novedades de la organización
- Almacenar archivos
- Conectar a los empleados
- Colaborar con equipos de otros países
- Aumentar la productividad
- Dar voz a los empleados en la organización
Mejorar la productividad y el compromiso de los empleados
Cuando las intranets empezaron a utilizarse de forma generalizada, su finalidad era principalmente la comunicación de arriba abajo y el almacenamiento de archivos. Las opiniones negativas sobre la eficacia de una intranet suelen estar relacionadas con la comunicación de arriba abajo. Hoy en día, la intranet está diseñada para permitir tanto la comunicación de abajo arriba como la de arriba abajo. La comunicación de arriba hacia abajo es necesaria para que los empleados se alineen con la visión y la misión de la organización, mientras que la comunicación de abajo hacia arriba es imprescindible para lograr un compromiso real por parte de los empleados. La mejor intranet acoge y permite que la dirección y los empleados se comuniquen de forma orgánica. En última instancia, el uso de las intranets mejora la productividad.
¿Cuáles son las ventajas de una intranet?
Tanto si se trata de una intranet basada en la nube como de una local, el uso de una intranet ofrece numerosas ventajas. Algunas de las más importantes son:
Mejora la comunicación con una intranet
La agilidad es la palabra de moda del nuevo siglo para el éxito empresarial. Adaptarse rápidamente significa actuar con rapidez, y actuar con rapidez significa comunicarse con rapidez. Una intranet une a tu organización, independientemente de dónde se encuentren sus miembros. Permite a todo el mundo comunicar lo necesario para alcanzar la excelencia, desde el director general hasta el conserje. Si a esto le sumas la integración con las aplicaciones empresariales que más utilizas, una rápida adopción, una interfaz intuitiva y seguridad, tendrás una plataforma de intranet ganadora para un negocio más ágil. Solo necesitas un navegador web y acceso a Internet.
¿Quieres saber más sobre las intranets basadas en la nube? Infórmate sobre las soluciones de intranet de Google y cómo pueden beneficiar a tu organización.
¿Qué debe incluir una intranet?
Una intranet eficaz incluye algunas características esenciales que la convierten en un valioso canal de comunicación y colaboración. Algunas de estas características son:
- Compartir archivos: tu plataforma de intranet se integrará con soluciones de intercambio de archivos ya existentes (por ejemplo, aplicaciones de Google Workspace como Google Drive, Dropbox, OneDrive u otras) o contará con su propio sistema de almacenamiento de archivos.
- Colaboración: las intranets modernas te permiten trabajar directamente en documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otras aplicaciones de uso frecuente de tu suite ofimática. En lugar de limitarte a enlazar un archivo almacenado en la nube, editarlo directamente hace que la conversación y la colaboración giren en torno a lo que realmente importa: el trabajo.
- Búsqueda empresarial: dado que se almacena mucha información en la intranet, la búsqueda es una de las funciones más utilizadas en una intranet. Las mejores intranets ofrecen búsqueda empresarial y permiten buscar información no solo en páginas o publicaciones, sino también en los nombres de los archivos.
- Acceso móvil — La mayoría de las intranets modernas ofrecen una aplicación móvil, para que puedas mantenerte conectado estés donde estés. Dado que el trabajo depende cada vez menos del dispositivo que utilices, una aplicación móvil simplemente significa que los empleados pueden mantenerse conectados, estén donde estén.
- Buscar personas — Cuando se trata de una organización grande, encontrar a la persona que necesitas puede suponer un reto. Casi todas las plataformas de intranet cuentan con un directorio de empleados; las más útiles se generan automáticamente. Aquí puedes buscar personas por ubicación, cargo o incluso por conjunto de habilidades, dependiendo de tu solución de intranet.
- Crear páginas: una herramienta de creación de páginas es esencial para la comunicación estática, pero puede hacer mucho más que simplemente informar. Automatiza el proceso de incorporación de nuevos empleados, aloja los recursos de tu marca, crea páginas wiki o configura un espacio para solicitar asistencia informática.
- Compromiso de los empleados — Al fin y al cabo, esto es lo que realmente querrás lograr con tu solución de intranet. Unir a una plantilla global no es tarea fácil, y mantener su compromiso es clave. Una encuesta anual no es suficiente: necesitas una solución escalable que permita a los empleados expresar sus preocupaciones y que te permita escucharlas.
- Funcionalidad de análisis — Eso es lo mejor de una intranet: con potentes funciones de análisis, podrás medir y evaluar el estado de ánimo en torno a tu organización, una publicación concreta o una campaña interna. En otras palabras: mide realmente el compromiso de los empleados.
- Líneas de tiempo personalizadas — Elimina las distracciones y visualiza las noticias que más te importan. Puedes optar por personalizar tu línea de tiempo incluyendo únicamente los canales que sigues.
- Archivado automático — Asegúrate de que el contenido obsoleto se archive automáticamente o sea revisado por los responsables. Esto ayuda a mantener la información actualizada o, al menos, a eliminar la información innecesaria que nadie ha utilizado ni actualizado de forma activa.
- Opciones de personalización de marca: adapta tu dominio, la página de inicio de sesión o los correos electrónicos de notificación a tu gusto. Lo que se te ocurra, lo tenemos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una intranet?
Una intranet puede describirse como el sitio web privado de tu organización, exclusivo para el personal, al que el público en general no puede acceder a través de Internet. Imagina una intranet como el lugar donde los empleados se «reúnen» virtualmente, conectan entre sí, trabajan en proyectos, se involucran con la organización y se conocen unos a otros. Una intranet social incorpora funciones popularizadas por las redes sociales más conocidas, con el objetivo de mejorar la comunicación de abajo hacia arriba.
¿Qué significa «intranet»?
«Intra» significa «interno» y, por lo tanto, describe el uso de una herramienta de comunicación interna. El prefijo «intra» también se traduce como «dentro de» e «inter» como «entre» o «entre». El significado de intranet es, por lo tanto: una herramienta de comunicación interna que se utiliza entre empleados.
¿Puede funcionar una intranet sin Internet?
Internet es la tecnología subyacente que permite la conectividad de una intranet. La intranet y la red externa suelen mantenerse separadas para garantizar la seguridad de la intranet. Para acceder a la intranet, los ordenadores de los empleados deben estar conectados a la red de área local (LAN) de tu organización. Estos ordenadores deben disponer de un navegador web, por ejemplo: Safari, Firefox o Internet Explorer. Se instalan cortafuegos como filtros de acceso y para garantizar la seguridad.
¿Cuál es la diferencia entre Internet y la intranet?
Internet es una red de ordenadores conectada a nivel mundial y de acceso público para cualquier persona. La intranet es una red local o restringida a la que solo pueden acceder las personas que forman parte de una organización. Otra gran diferencia es que una intranet es un software como servicio (SaaS) que una organización puede adquirir o para el que puede obtener una licencia. Internet no es propiedad de una sola persona u organización, aunque las empresas o los gobiernos pueden ser propietarios de determinadas partes.
¿Qué es un software de intranet?
La diferencia entre la intranet e Internet es que el software de intranet rompe esos silos mediante una integración completa, de modo que ya no tienes que utilizar diez inicios de sesión diferentes que no funcionan entre sí. En su lugar, dispones de un sistema completo que incorpora todos los componentes funcionales de tu entorno de trabajo digital en una única plataforma central.
¿Cuál es la diferencia entre una intranet y una extranet?
Solo pueden acceder a la intranet las personas de tu organización. A la extranet pueden acceder tanto las personas de tu organización como determinadas personas externas a ella. Una extranet resulta útil si tienes distribuidores; personas que están más involucradas en tu organización que los propios clientes.
¿Cómo se utiliza la intranet en las empresas?
Hay muchos ejemplos de cómo las empresas utilizan una intranet. Randstad Sourceright, una empresa de selección de personal, utilizó su intranet para conectar a su plantilla global. Trimble Solutions utiliza la suya para mejorar la productividad. ZPG, la organización responsable de Zoopla y uSwitch, nunca había contado con una única fuente de información fiable para el conocimiento y la comunicación internos; ahora, la organización dispone de un único lugar desde el que acceder a todo.
¿Qué es Happeo?
Happeo es una intranet basada en inteligencia artificial, diseñada para conectar a los equipos y consolidar el conocimiento de la empresa.
¿Cuál es la finalidad de una intranet? Puede haber muchas razones por las que una organización utilice una intranet. En esencia, una intranet se utiliza para mejorar la productividad. Su finalidad es conectar a los empleados, facilitar la colaboración y mejorar la comunicación interna. Dependiendo de la estructura de la organización, una intranet puede resolver otros problemas, como superar las barreras sociales.
