Elegir una nueva plataforma de intranet supone mucho trabajo. En primer lugar, hay que realizar unanálisis exhaustivode las necesidades de la intranet para determinar qué es lo que se busca, sintetizarlo en una lista de prioridades y empezar a comparar plataformas que se ajusten a tu presupuesto. Finalmente, se llega a la solución que mejor se adapta a las necesidades de tu organización.
Pero aquí está la clave: las organizaciones cambian. Y la intranet que elijas debe adaptarse a esos cambios; de lo contrario, en tan solo unos años volverás a estar en el punto de partida.
En esta entrada, analizaremos ocho aspectos clave que debes tener en cuenta a la hora de buscar una solución de intranet escalable, para que tu intranet siga siendo útil dentro de unos años.
¿Qué entendemos por escalabilidad?
Una intranet escalable se adapta rápidamente a las necesidades cambiantes de tu empresa. ¿Necesitas añadir una función adicional? No hay problema. ¿Acabas de incorporar a otros 100 empleados y necesitas configurarles el acceso? Una solución de intranet escalable te lo pone fácil.
En pocas palabras, una intranet verdaderamente escalable debe adaptarse y crecer al mismo ritmo que tu organización. Debe funcionar igual de bien para una pequeña startup en fase inicial que para una gran empresa multinacional con miles de empleados.
¿Por qué es importante la escalabilidad de la intranet?
Constantemente oímos historias de las empresas más grandes del mundo que despegaron en los garajes de sus fundadores. Pero imagina si siguieran trabajando en esos espacios ahora que su plantilla se acerca a las tres cifras.
La intranet de tu empresa no es diferente. La solución que elegiste cuando eras una pequeña startup con un puñado de empleados simplemente no funcionará a medida que tu organización crezca, a menos que esté diseñada para ser escalable. Podrías volver a iniciar todo el proceso de selección y puesta en marcha de una intranet una vez que la actual se te quede pequeña, pero si eliges una solución escalable desde el principio, podrás asegurarte de que seguirá satisfaciendo tus necesidades dentro de unos años, incluso cuando tu organización tenga un aspecto muy diferente.
Aspectos clave a tener en cuenta para una intranet escalable
A continuación, te presentamos ocho aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir una solución.
Precios
Muchos proveedores fijan el precio de sus productos por usuario, lo que significa que las organizaciones más grandes pueden pagar menos por cada empleado. Sin embargo, dependiendo del proveedor, podrías verte afectado por un coste total más elevado si tu número de empleados se sitúa en el extremo superior de un tramo de precios. A la hora de calcular el coste de tu intranet, comprueba cuál será el precio en función del número de empleados.
Infraestructura
La infraestructura física sobre la que se asienta tu intranet también deberá ser escalable, lo que varía en función de si utilizas unaintranet autohospedada y local o una basada en la nube. Con una intranet local, escalar la infraestructura probablemente implique añadir nuevo hardware y aumentar el soporte técnico, lo que puede resultar caro y provocar tiempos de inactividad durante las actualizaciones. Las soluciones basadas en la nube, por el contrario, están diseñadas para ser escalables, lo que facilita mucho añadir espacio en el servidor, usuarios y funcionalidades según sea necesario.
Gobernanza
En una organización pequeña, puede que no suponga ningún problema conceder a todo el mundo el mismo acceso a la intranet y permitirles publicar contenido, compartir archivos y distribuir información como mejor les parezca. Sin embargo, esto puede descontrolarse rápidamente en una empresa más grande. Una intranet escalable debe contar con los controles de acceso y los permisos necesarios para que todo funcione sin problemas a gran escala, evitando al mismo tiempo el desorden en la intranet.
Conjunto de funciones flexible
A medida que tu organización crezca, es probable que cambien lasfunciones de la intranet que necesitas, y las mejores soluciones te permiten añadir nuevas funciones según las vayas necesitando. Ten en cuenta lo siguiente:
Gestión del conocimiento. A medida que una organización crece, también aumenta la cantidad de información que necesita gestionar.Unas funciones adecuadasde gestión del conocimiento , como el almacenamiento seguro y la gestión del ciclo de vida, ayudan a mantener todo en orden.
Búsqueda federada. Una de las funciones más importantes para una empresa en expansión es un motor de búsqueda que permita buscar en varias aplicaciones simultáneamente; de lo contrario, tu equipo acabará perdiendo el tiempo.
Directorio de personal. En una organización pequeña, todo el mundo se conoce, pero eso se vuelve mucho más difícil a medida que la empresa crece. Un directorio de empleados ayuda a los empleados a saber quiénes son sus compañeros y cómo encaja cada uno en el conjunto.
Gestión de derechos. Establecer manualmente los permisos y los derechos de acceso puede convertirse en un quebradero de cabeza a medida que crece tu empresa. Una intranet escalable te permite automatizar estos procesos.
Comunicaciones internas. Tu intranet debería permitirte adaptar las comunicaciones internas a tu nueva plantilla, ahora más numerosa, mediante funciones comocanales departamentales y noticias específicas que lleguen a las personas adecuadas.
Integraciones
Las herramientas de trabajo que utilizan ahora tus empleados pueden no ser necesariamente las que utilizarán en el futuro. Asegúrate de que tu intranet admita integraciones con el mayor número posible de herramientas de trabajo populares, no solo con las que utilizas en este momento. Un buen punto de partida es buscar una solución que se integre con Microsoft 365 y Google Workspace, ya que la mayoría de las organizaciones utilizan una u otra.
Acceso a la API
Las intranets más escalables son las más personalizables. Las soluciones que te conceden acceso a su API son la mejor opción, ya que esto te permite crear tus propias integraciones cuando aún no existen, lo que garantiza que tu intranet funcione con todas las herramientas que necesitan tus empleados.
Seguridad
Debes asegurarte de que la seguridad de tu intranet no se vea comprometida, incluso a medida que su infraestructura se amplía y más personas tienen acceso. Esto implica garantizar que tus datos sealmacenen de forma segura y que los permisos se controlen de forma rigurosa.
Otra consideración importante es evitar la «TI en la sombra», es decir, cuando los empleados utilizan herramientas que no están aprobadas por la empresa. Se trata de un riesgo de seguridad real, pero que muchos empleados asumirán si las herramientas que les proporcionas no están a la altura. Evítalo asegurándote de que tu intranet se adapta al crecimiento de tu empresa y sigue ofreciendo la funcionalidad que necesitan los empleados.
Asistencia
A medida que su intranet crezca, habrá más personas utilizando la plataforma, más integraciones que gestionar, más funciones y más cosas que puedan salir mal. Si elegiste a tu proveedor de intranet cuando tu empresa era mucho más pequeña, es posible que no tenga la capacidad necesaria para ofrecerte el soporte técnico que necesitas a medida que creces. Asegúrate de que tu proveedor también preste servicio a empresas más grandes, para tener la certeza de que estará preparado para ayudarte en el futuro.
Cuanto más grande sea tu empresa, más tienes que perder si tu intranet deja de funcionar, aunque sea solo durante unos minutos. Busca proveedores con acuerdos de nivel de servicio (SLA) que garanticen un alto tiempo de actividad para asegurarte de que tu intranet esté siempre disponible.
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Los periodos de rápido crecimiento son emocionantes, pero también pueden resultar estresantes. No dejes que una intranet obsoleta e inadecuada aumente tu ansiedad.
Happeo es una solución de intranet escalable que se adapta a todo tipo de empresas, desde pequeñas startups hasta multinacionales con miles de empleados. La solución basada en la nube de Happeo es fácil de escalar sin necesidad de una sala de servidores adicional ni de soporte técnico, y siempre puedes ajustar tu solución añadiendo integraciones, funciones y complementos adicionales según los necesites.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué elegir una intranet basada en la nube en lugar de una local en cuanto a escalabilidad?
Los sistemas locales requieren añadir hardware físico y asistencia técnica para crecer, lo cual resulta costoso y puede provocar tiempos de inactividad durante las actualizaciones. Las intranets basadas en la nube están diseñadas para escalar sin problemas, lo que te permite añadir espacio en el servidor, usuarios y funcionalidades al instante a medida que cambian las necesidades, sin necesidad de actualizaciones manuales de hardware.
¿Qué características clave dan respuesta a una plantilla en crecimiento?
Busca una gestión del conocimiento sólida con almacenamiento seguro y herramientas de gestión del ciclo de vida, búsqueda federada en múltiples aplicaciones y un directorio detallado de personas que ayude a los empleados a encontrar a sus compañeros a medida que crece la plantilla. La gestión automatizada de derechos y las herramientas de comunicación interna personalizadas, como los canales departamentales, completan lo necesario para mantener la organización a gran escala.
¿Cómo afecta la escalabilidad a los permisos, la gobernanza y la seguridad?
A medida que una empresa crece, otorgar a todos los empleados los mismos derechos de publicación conduce rápidamente al desorden y a la confusión, por lo que una intranet escalable necesita controles de acceso sofisticados que puedan automatizarse a medida que se incorporan nuevos empleados. En cuanto a la seguridad, una plataforma escalable mantiene la integridad de los datos a medida que crece la base de usuarios y ayuda a prevenir la «TI en la sombra», es decir, cuando los empleados recurren a herramientas no autorizadas si la intranet no satisface sus necesidades.
