Si consigues encontrar una solución de intranet a un precio adecuado, puede reportar un enorme retorno de la inversión a tu empresa. Sin embargo, lo que se considera un precio adecuado varía en función de cada organización.
Para algunas empresas, bastará con una intranet sencilla, básica (y rentable). Otras necesitan una solución más personalizada o escalable, lo que conlleva un coste más elevado.
La cuestión es que no existe un enfoque único para fijar los precios de las intranets, y hay muchas variables diferentes que pueden influir en cuánto cuesta una intranet.
En esta guía, analizaremos los principales factores que influyen en el coste de una intranet y las diferentes estructuras de precios disponibles, para ayudarte a encontrar la solución de intranet adecuada para tu organización.
¿Cuánto cuesta un software de intranet?
El coste de una intranet puede variar considerablemente en función de una serie de variables. La intranet que elijas (y el precio que pagues) dependerá de las necesidades específicas de tu empresa.
Muchas empresas solo tienen en cuenta las cuotas de suscripción mensuales a la hora de calcular el coste de una solución de intranet, pero también hay otros gastos que hay que tener en cuenta. Por ejemplo, los gastos de instalación, la formación y el soporte técnico, e incluso las integraciones, pueden encarecer el precio final, y todo ello debe tenerse en cuenta a la hora de planificar un proyecto de intranet.
Vale, lo sabemos. No es precisamente una respuesta directa. Pero a continuación analizaremos los distintos factores que pueden influir en el precio de una intranet y te ayudaremos a comprender mejor los costes reales que conlleva.
7 variables que influyen en el precio de una intranet
A la hora de elegir una solución de intranet, hay muchos factores diferentes que hay que tener en cuenta. Y todos ellos influirán en el coste total de tu solución. Es importante sopesar las ventajas de las diferentes soluciones de intranet frente a sus precios para que puedas encontrar la mejor solución para tu organización, a un precio que te resulte razonable.
Costes de infraestructura
A la hora de crear una intranet, tienes dos opciones: alojarla tú mismo en un servidor local u optar por una solución basada en la nube. Y la opción que elijas influirá en el coste de tu intranet.
Con una intranet local, el coste inicial es mayor, tanto por la instalación física de la intranet como por el precio del software que se va a utilizar. Además, hay gastos recurrentes: se necesitarán técnicos informáticos cualificados para gestionar, desarrollar y actualizar la infraestructura de la intranet.
Las intranets basadas en la nube, por su parte, suelen ofrecerse bajo un modelo de «software como servicio» (SaaS), lo que significa que se paga una cuota mensual por utilizar el software de la intranet. El proveedor de la intranet se encarga de alojarla, mantenerla y actualizarla por ti, lo que se traduce en unos costes de TI recurrentes más bajos.
Costes de implementación y configuración
Algunas organizaciones optan por soluciones de intranet listas para usar que se pueden configurar de forma rápida y sencilla, mientras que otras requieren personalización o incluso el desarrollo de una intranet totalmente a medida. La elección dependerá de las necesidades de su organización, pero una buena solución es optar por una plataforma que se sitúe en un término medio.
Por ejemplo, Happeo es una solución de intranet moderna y lista para usar, pero que también se puede personalizar para adaptarse mejor a las necesidades de tu organización. Elegir una solución ya preparada con opciones de personalización suele ser una estrategia de implementación más rentable, lo que además te ayuda a poner en marcha tu intranet más rápidamente.
Características
A la hora de elegir una solución de intranet, es importante comparar las características que ofrecen los distintos proveedores con las necesidades de tu organización. Al fin y al cabo, el precio de tu intranet no importa realmente si no cumple con lo que necesitas que haga.
También es recomendable buscar soluciones que incluyan las características clave que necesitas como parte de su paquete básico, para que no tengas que gastar dinero extra en complementos solo para obtener la funcionalidad que necesitas. Algunas características clave de una intranet que quizá te interese buscar son:
- Canales colaborativos: son el lugar donde se produce la comunicación y resultan cruciales para cohesionar a tu organización.
- Páginas de la intranet: son el lugar donde se encuentra la información importante de tu intranet. Es un punto a favor si tu solución incluye un editor de páginas fácil de usar, del tipo «arrastrar y soltar».
- Directorio de usuarios: ayuda a todos a saber quiénes son sus compañeros de trabajo y cómo encajan entre sí, algo vital en empresas con personal remoto y distribuido.
- Integraciones clave: permiten que tu intranet funcione con otras herramientas. Entre las integraciones más populares se encuentran Google Workspace, Microsoft 365, Slack y Zoom.
- Búsqueda universal: permite a los usuarios buscar en varias ubicaciones al mismo tiempo y encontrar la información que necesitan en cuestión de segundos.
Tamaño de la empresa (número de usuarios)
Muchos proveedores de software de intranet fijan el precio de sus productos por usuario. A menudo, el precio por usuario es más bajo en las organizaciones más grandes, aunque el coste total de la intranet sea mayor.
A la hora de buscar soluciones de intranet, es importante tener en cuenta tanto las necesidades futuras de tu organización como tu situación actual. Especialmente en entornos que crecen rápidamente, debes asegurarte de que el modelo de precios de tu intranet siga siendo rentable a medida que tu negocio crezca.
Actualizaciones y complementos
Añadir funciones adicionales a tu paquete de intranet puede ayudarte a obtener la funcionalidad que necesitas, pero también conlleva un coste adicional. Es importante investigar a fondo los complementos que ofrecen las distintas soluciones, para asegurarte de que comprendes plenamente los costes que conllevan antes de comprometerte con un proveedor.
Por ejemplo, Happeo ofrece complementos como:
- Personalización completa de la marca: esto te permite mostrar la personalidad de tu marca en tu intranet, personalizando tu página de inicio de sesión, la URL, las notificaciones por correo electrónico y mucho más.
- Búsqueda federada: complementa la ya potente función de búsqueda universal deHappeo , permitiéndote buscar en aplicaciones de terceros, todo ello desde dentro de Happeo.
- Análisis avanzados: te proporcionan información detallada sobre quién, qué, dónde, cuándo y por qué utilizan tus empleados la intranet, para que puedas seguir mejorándola.
Recuerda que siempre puedes empezar con una solución básica y adaptarla añadiendo funciones a medida que las necesites.
Costes de formación y asistencia
Algunos proveedores de intranet ofrecen formación y apoyo para la incorporación a través de seminarios web o sesiones en línea con tus empleados. Estos recursos pueden resultar útiles para que tu equipo se ponga al día rápidamente, pero pueden suponer un coste adicional. Dependiendo del tamaño de tu plantilla, quizá te baste con sencillos tutoriales escritos o en vídeo que los empleados puedan consultar en su tiempo libre.
Otro elemento importante a tener en cuenta es el coste del soporte técnico. Por lo general, este coste está relacionado con el tamaño de su organización, y algunos proveedores ofrecen diferentes niveles de soporte con distintas opciones de precios. Como es lógico, las opciones más baratas suelen conllevar tiempos de respuesta más largos, mientras que los paquetes más caros le ofrecen una experiencia de soporte más fluida y con mayor capacidad de respuesta.
Cuotas de integración y de licencia
Al poner en marcha tu intranet, debes asegurarte de que sea compatible con el resto de herramientas que utilizan tus empleados. Esto significa que debe funcionar como un espacio de trabajo digital en el que tu equipo pueda acceder a todo lo que necesita.
Sin embargo, las conexiones con aplicaciones externas pueden resultar costosas, sobre todo si tienes que desarrollar tú mismo integraciones a medida . Por ello, es importante valorar cuidadosamente qué integraciones necesitas, para no malgastar dinero en integraciones con productos que tus empleados no utilizan realmente.
Precios de la intranet de Happeo
El coste de una intranet puede depender del tamaño de tu organización, de la complejidad de tus necesidades en materia de intranet y de las características y funcionalidades adicionales que necesites. Además, los distintos proveedores de intranet tienen estructuras de precios diferentes, lo que significa que no siempre es fácil compararlos directamente.
En Happeo, utilizamos una estructura de precios sencilla, de tres niveles, para que todo sea transparente y fácil de entender:
- Plan Starter: incluye todas las características que necesitas para una intranet sencilla que funciona nada más instalarla. Recomendado para intranets con menos de 100 usuarios.
- Plan «Growth»: incluye funciones adicionales que te ayudarán a sacar el máximo partido a tu intranet, como la gestión del ciclo de vida, la redacción por terceros, las encuestas, el análisis avanzado y la personalización de la marca. Para empresas medianas que buscan crear un espacio digital propio.
- Plan «Enterprise»: Trabajaremos contigo para crear la solución que necesitas, con complementos adicionales como la búsqueda federada, el acceso a la API y mucho más. Para grandes empresas con múltiples unidades de negocio que buscan mejorar la centralización del conocimiento y las operaciones.
¿Quieres saber más? Visita nuestra página de precios para solicitar un presupuesto de intranet o programa una demostración gratuita para ver Happeo en acción.
Preguntas frecuentes
¿Qué factores determinan realmente el coste de una intranet?
El coste de una intranet depende de varias variables que se combinan: si se aloja en las propias instalaciones o en la nube, la complejidad de la implementación y la configuración, las funciones que se necesitan, el tamaño de la empresa, las posibles actualizaciones o complementos, los costes de formación y asistencia técnica, y las tarifas de integración y licencias. No existe un precio único, ya que la solución adecuada y el coste dependen totalmente de las necesidades específicas de cada organización.
¿Cuál es la diferencia de coste entre las intranets locales y las basadas en la nube?
Las intranets locales tienen un coste inicial más elevado, tanto por la instalación física como por el software, además de costes recurrentes derivados de la necesidad de contar con técnicos de TI cualificados para gestionar y actualizar la infraestructura. Las intranets en la nube suelen ofrecerse como SaaS con una cuota mensual y, dado que el proveedor se encarga de alojar, mantener y actualizar el software, los costes de TI recurrentes suelen ser más bajos.
¿Por qué el precio por usuario es más importante para las empresas en rápida expansión?
Muchos proveedores de intranets fijan el precio por usuario y, aunque el precio por usuario suele ser más bajo para las organizaciones más grandes, el coste total sigue aumentando a medida que crece la plantilla. Las empresas en rápida expansión deben comprobar que un modelo de precios seguirá siendo rentable a medida que crezca el negocio, y no solo si se adapta a su tamaño actual.
¿Merecen la pena el coste adicional de los complementos, como el análisis avanzado o la búsqueda federada?
Depende de si resuelven una necesidad real: los complementos como la personalización completa de la marca, la búsqueda federada y los análisis avanzados amplían la funcionalidad de una intranet básica, pero encarecen el precio. Un enfoque sensato consiste en empezar con una solución básica y añadir características específicas solo cuando realmente se necesiten, en lugar de pagar por adelantado por funciones que quizá no se utilicen.
¿Qué características clave deberían estar incluidas en un paquete básico de intranet en lugar de venderse como extras?
Busca canales colaborativos, páginas de intranet con un editor sencillo, un directorio de usuarios, integraciones clave como Google Workspace o Microsoft 365, y una búsqueda universal incluida de serie. Si un proveedor cobra un suplemento solo por ofrecer esta funcionalidad básica, merece la pena compararlo con soluciones que incluyan estas características de forma predeterminada.
¿Cómo estructura Happeo los precios de su intranet?
Happeo utiliza una estructura de tres niveles: un Plan Starter para intranets de menos de 100 usuarios con todas las funciones básicas necesarias listas para usar, un Plan Growth para empresas medianas que añade funciones como la gestión del ciclo de vida y análisis avanzados, y un Plan Enterprise para grandes empresas con múltiples unidades de negocio que incluye complementos como la búsqueda federada y el acceso a la API.
