6 estrategias para mejorar la experiencia de los empleados que teletrabajan

¿Qué es la experiencia de los empleados que teletrabajan?

La última palabra de moda de 2021, después de «pandemia», «vacunas» y «sin precedentes». La experiencia del empleado a distancia se refiere, a grandes rasgos, a la experiencia que vive un empleado mientras trabaja a distancia, desde su primer hasta su último día en una empresa. Para mejorar la experiencia de los empleados en general —y, en estos momentos, centrándose especialmente en quienes trabajan desde casa—, las organizaciones han intentado desarrollar políticas de personal o de teletrabajo.

Una política de teletrabajo no se trata de lo que se debe o no se debe hacer, sino de ser conscientes de cómo se sienten los empleados y qué necesitan mientras están lejos de la oficina. Y con razón: los empleados que teletrabajan y tienen una experiencia positiva son un 28 % más productivos y un 46 % más comprometidos. De ahí se deduce que las empresas que ofrecen una experiencia de teletrabajo de alta calidad obtienen un 25 % más de beneficios y registran una rotación de personal un 37 % menor.

Antes de que esto parezca un optimismo poco realista: esos resultados SOLO se consiguen cuando se da prioridad a la experiencia de los empleados que teletrabajan. Esto ocurre cuando una organización se centra en proporcionar la formación, las herramientas y el apoyo que necesitan los empleados que teletrabajan.

Hay mucha información sobre cómo llevar a cabo el teletrabajo con éxito. Pero, si el bienestar de tus empleados no ocupa un lugar central, lo más probable es que los resultados sean a corto plazo.

Seis estrategias para mejorar la experiencia de los empleados que teletrabajan

1. Diseña tus comunicaciones internas para apoyar a los trabajadores a distancia

El teletrabajo puede afectar negativamente —y es probable que lo haga— a parte de vuestras comunicaciones. Un contacto menos frecuente genera sentimientos de soledad y aislamiento, lo que sin duda arruinará la experiencia de vuestros empleados con el teletrabajo. ¿Sabíais que el 36 % de los empleados no está satisfecho con la forma en que se gestionan las comunicaciones internas en su organización? Vuestra prioridad número uno es evitar que eso ocurra.

Cómo evitar que la comunicación interna fracase:

• No redactes mensajes ni anuncios largos y repetitivos. Tus comunicaciones internas deben ser lo más accesibles posible.
  
  
• Sé siempre claro con lo que quieres transmitir en el medio que elijas. Utiliza una lista con viñetas o prioriza lo que hay que decir y a quién.
  
  
• Comunícate de forma clara y humana, independientemente del medio. Si el mensaje no te suena sincero a ti, piensa en cómo le sonará a otra persona.

En tiempos de incertidumbre, la persistencia y la repetición son necesarias. Tus empleados olvidan cosas cuando están bajo presión. Siempre que veas la oportunidad, adapta tu mensaje a nuevos medios para comunicarlo con éxito. Por ejemplo: un boletín informativo convertido en un vídeo breve y llamativo.

2. Identifica a tus personas influyentes internas

No puedes estar pendiente de todo el mundo en todo momento, sobre todo en el ámbito digital. Por eso, el primer paso es identificar a las personas influyentes dentro de tu organización.

Asigna a estas personas la responsabilidad de ocuparse de tus equipos a distancia. Desde el mantenimiento de las relaciones personales hasta garantizar que todos estén en sintonía a lo largo del día, te ayudarán a mejorar la experiencia de trabajo a distancia de tus empleados.

¿Cómo encontrar personas influyentes internas que te ayuden a ofrecer la mejor experiencia posible a tu plantilla a distancia?

Piensa en qué personas encarnan mejor la cultura de tu organización. Sea quien sea quien te venga a la mente, no les pierdas de vista. Son ellos quienes harán funcionar a la perfección los engranajes internos de tu organización, sobre todo en tiempos de cambio.

3. Optimiza tus canales de comunicación

Tómate un minuto para analizar a fondo tus canales. Cada canal de comunicación ofrece una experiencia de usuario distinta. Revisa tus canales de comunicación y define la finalidad principal de cada uno. Lleva un control de lo que se dice, con qué propósito y de qué manera.

Las intranets sociales crean un sentido de comunidad y ayudan a potenciar el trabajo en equipo cuando se trabaja a distancia durante un periodo prolongado. Las aplicaciones de mensajería como Slack o Google Chat son una opción estupenda para la comunicación diaria: utilízalas para conversaciones informales.

Anima a los responsables de comunicación interna a participar activamente en estas plataformas, ya que es ahí donde se desarrolla la mayor parte de la diversión. Los GIF, los vídeos y los juegos pueden ser el punto de partida para una jornada laboral más divertida y relajada. Tus empleados se encargarán del resto.

Bajemos un poco el tono: los correos electrónicos. Solo la palabra puede darte una sensación de aburrimiento. Te lo vamos a explicar de forma muy sencilla y breve:

• No envíes correos electrónicos inútiles.
  
  
• Asegúrate de que todo el mundo revise su configuración de notificaciones.
  
  
• No respondas en masa a ningún correo.
  
  

4. Proporciona una intranet para el teletrabajo

Una intranetde teletrabajo de alta calidad contribuirá de manera significativa a mejorar el compromiso y la experiencia de los empleados. Ayudará a que todo el mundo esté al corriente de las novedades de una forma amena y fácil de usar. Una buena intranet desempeñará un papel importante en la experiencia de teletrabajo de tus empleados.

Podrás realizar fácilmente anuncios para toda la empresa, publicar archivos importantes dirigidos a distintos públicos y gestionarlo todo desde un panel de control completo. Los empleados valoran mucho disponer de su propia plataforma social, sobre todo si es fácil de usar.

5. Reconsidera las reuniones a distancia

Si quieres que tus empleados tengan una experiencia positiva con el teletrabajo, las videoconferencias pueden y deben mejorarse. Sabes que no todo merece una reunión, pero si quieres tratar temas importantes y mantener el contacto, las videollamadas son la mejor opción.

• Evita las distracciones, silencia el micrófono cuando no estés hablando y no interrumpas a los demás.
  
  
• Asegúrate de que todo el mundo participe. Puede que no todos estén de humor, y cuanto menos hablen, más probable es que se sientan excluidos.
  
  
• Dedica unos minutos al principio de cada llamada a preguntar cómo están todos. Empieza por las personas que menos hablan.
  
  
• Haz preguntas como: «¿Qué opinas?», «¿Tienes alguna sugerencia?», «Si tuvieras que cambiar una cosa, ¿qué sería?». A menudo, a mitad de la conversación la gente se queda callada y esta es una forma estupenda de romper el silencio.
  
  
• Asegúrate de que se escuche la voz de todos. Independientemente del contexto, a la gente le gusta saber que su opinión es valiosa.
  
  
• Valora cuidadosamente si un tema es apropiado. De lo contrario, déjalo para otro momento o contexto.

Hablando de esto último, es importante no desviarse del tema durante las reuniones a distancia. Piénsatelo dos veces antes de sacar un tema a colación: ¿es urgente? ¿Está relacionado con el tema? Si puedes responder «no» a alguna de estas preguntas, busca otro momento y otro lugar. Por ejemplo: estás en la reunión mensual de KPI. El rendimiento de una persona no está a la altura. ¿Deberías sacar ese tema durante la reunión de KPI?

6. Crea una experiencia de trabajo a distancia basada en la colaboración creativa

Estar lejos de las personas con las que trabajamos puede resultar complicado en ocasiones. Afortunadamente, es sabido que la creatividad se potencia cuando se trabaja con otros. Al igual que cuando se cuentan chistes uno tras otro con amigos y cada vez son más divertidos, la experiencia de los trabajadores a distancia mejora cuando se ve estimulada por las relaciones interpersonales:

• Crea listas de reproducción musicales colaborativas
  
  
• Participa en retos de ejercicio físico
  
  
• Practicar mindfulness
  
  
• Grabar vídeos divertidos con vosotros mismos durante la jornada laboral
  
  
• Organizar noches de cine en plataformas como NetflixParty
  
  
• Las copas virtuales y las preguntas profundas con juegos como So Cards son una forma fácil de crear vínculos más profundos
  
  

  Si queréis dar un paso más, podéis hablar con vuestro equipo de RR. HH. para personalizar las actividades de cohesión de equipo. Seguro que también tendrán ideas para mejorar la experiencia de los empleados que teletrabajan.

  Por último, algo que conviene tener en cuenta: a la gente le gusta conocerse mejor. Crear una comunidad sentará las bases para mejorar la experiencia de los empleados con el teletrabajo.

  No tengas miedo de salirte de lo convencional. La chispa de tu empresa se crea, no se consigue a base de esfuerzo.

Conclusión

Seguir nuestros consejos depende de ti: tú conoces tu empresa mejor que nadie y, en función de vuestra cultura de trabajo, sabrás cómo sacarle el máximo partido.

Antes de sacar conclusiones precipitadas, ten en cuenta lo siguiente: es poco probable que tus empleados quieran que se les controle al detalle. ¿Nuestra sugerencia? Céntrate en crear una excelente cadena de colaboración y una cultura de retroalimentación. Al fin y al cabo, los resultados serán aplaudidos por todos.

Pero, ¿y si de verdad —pero de verdad— quieres que la experiencia de los trabajadores a distancia sea positiva? Dos palabras: confía en ellos.

¿Quieres saber cómo puede ayudar una intranet a mejorar la experiencia de los empleados? Lee nuestro blog: «8 formas de mejorar la experiencia de los empleados con una intranet».

Preguntas frecuentes

¿Qué es la experiencia de los empleados que teletrabajan?

La experiencia del empleado a distancia hace referencia a todo lo que vive un empleado mientras trabaja a distancia, desde su primer hasta su último día en una empresa, y abarca la formación, las herramientas y el apoyo que las organizaciones proporcionan para ayudar a los trabajadores a distancia a desarrollarse plenamente.

¿Por qué es importante la experiencia de los empleados que teletrabajan para los resultados empresariales?

Los empleados que teletrabajan y tienen una experiencia positiva son un 28 % más productivos y un 46 % más comprometidos, y las empresas que dan prioridad a la experiencia de los empleados que teletrabajan registran un aumento del 25 % en los beneficios y una reducción del 37 % en la rotación de personal.

¿Cómo pueden las empresas mejorar las comunicaciones internas para los trabajadores a distancia?

Las empresas pueden mejorar la comunicación interna con los trabajadores a distancia manteniendo los mensajes breves y claros, adaptando los mensajes clave a diferentes formatos e identificando a las personas influyentes dentro de la empresa que ayudan a mantener la conexión entre los equipos que trabajan a distancia.

¿Qué papel desempeña la intranet en la experiencia de los empleados que teletrabajan?

Una intranet ofrece a los empleados que teletrabajan un espacio central y fácil de usar para los anuncios de toda la empresa, el intercambio de archivos y las novedades del equipo, lo que ayuda a mantener a todo el mundo al corriente y fomenta el compromiso.