Gareth Morgan hatte Recht: Organisationen sind Maschinen, sie sind auch kulturelle Systeme, sie sind Gehirne, sie sind Organismen; und wie jeder Organismus enthalten sie Wissen.
Tatsächlich enthalten sie Unmengen davon.
Wenn Unternehmen wachsen, wächst auch das Wissen, und damit gehen Herausforderungen einher. Wie organisiert man das Wissen, auf das alle zurückgreifen? Wie macht man es für alle zugänglich?
Machen Sie es sich bequem. Heute sprechen wir über Wissensmanagement.
Was ist ein Wissensmanagementsystem?
Ein Wissensmanagementsystem ist jedes digitale System, das Informationen speichert, organisiert und auswertet. Es wird verwendet, um Inhalte zu zentralisieren, die Zusammenarbeit zu fördern und einen reibungslosen Ablauf der Prozesse innerhalb der Organisation sicherzustellen.
Doch was sind die wichtigsten Funktionen eines Wissensmanagementsystems? Wir haben hier die wichtigsten zusammengestellt – ganz ohne überflüssigen Ballast:
- Benutzerfreundlichkeit
- Suchfunktion
- Berichtsfunktionen und integrierte Analysen
- Anpassungsmöglichkeiten
- Mobile App
- Funktionen für die Zusammenarbeit
- Integration mit Tools von Drittanbietern
- Feedback-System
In diesem Blogbeitrag werden wir jeden dieser Punkte genauer unter die Lupe nehmen, also lies einfach weiter.
Fangen wir mit dem Offensichtlichen an: Wenn es Ihren Mitarbeitern nicht hilft, erfüllt es seinen Zweck nicht. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit, ihren Mitarbeitern neue Technologien näherzubringen. Deshalb muss Ihre neue Wissensmanagement-Software einladend sein und Ihre Mitarbeiter in ihren Bann ziehen.
Benutzerfreundlichkeit ist ein wesentliches Merkmal eines Wissensmanagementsystems. Wenn die neue Lösung nicht einfach zu bedienen ist, werden Ihre Mitarbeiter ihr keine Chance geben – und Ihre Investition in eine Wissensmanagementlösung wird schnell zu einer Verschwendung von Zeit und Geld.
Ein guter Rat: Nichts schreckt Nutzer mehr ab als schwer zu bedienende Software – machen Sie dies also zu einer Priorität.
2. Eine Suchfunktion
Niemand möchte Zeit damit verschwenden, sich zu fragen: „Hm, das sollte doch hier sein.“ Sie wissen ja, wie ärgerlich es ist, nach etwas zu suchen, das man dringend braucht, und es nicht finden zu können. Eine mangelhafte Suchfunktion beeinträchtigt automatisch die Benutzerfreundlichkeit, erschwert das Auffinden von Informationen und gefährdet die Akzeptanz der Software.
Eine Suchfunktion wie , die nicht nur die gesamte Plattform, sondern auch Dateien und E-Mail-Zusammenfassungen durchforstet, steigert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, indem sie ihnen Zeit spart und es ihnen ermöglicht, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren, anstatt nach den Informationen zu suchen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.
3. Berichterstellung und integrierte Analysen
Im Rahmen eines guten Wissensmanagementsystems kommt es darauf an, zu verstehen, wie und wonach die Nutzer suchen. Dies liefert Ihnen Einblicke in die Benutzerfreundlichkeit, die beliebtesten Inhalte und alle anderen Kennzahlen, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind.
4. Anpassung
Ein anpassbares Wissensmanagementsystem kann wie ein Rohdiamant sein: sehr leistungsstark, aber (noch) nicht perfekt geformt. Mit einem umfassenden Branding-Add-on können Sie Ihr Wissensmanagementsystem ganz im Sinne Ihrer Organisation gestalten – vom Logo über die Markenfarben und E-Mail-Zusammenfassungen bis hin zu benutzerdefinierten Widgets.
Wenn Sie Ihre Software an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen , steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie schneller angenommen wird und Ihre Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, mit einem fremden System zurechtkommen zu müssen.
5. Mobile App
Nicht nur Informationen sollten nicht isoliert sein, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Eine mobile App macht Ihr Wissensmanagementsystem für alle im Unternehmen zugänglich, auch für diejenigen, die nicht an einen Schreibtisch gebunden sind. Es ist unerlässlich, dass Mitarbeiter vor Ort den Überblick behalten und sich mit dem Unternehmen verbunden fühlen.
Eine mobile App-Funktion kann Ihr Geheimtipp sein, wenn es darum geht, die Akzeptanz zu steigern. Indem Sie Ihre Wissensmanagement-Software leicht zugänglich machen, motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, sie häufiger zu nutzen, und sorgen dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
6. Funktionen für die Zusammenarbeit
Wissensmanagement ist das, was Wissen in konkrete Geschäftsergebnisse umwandelt. Der Zweck eines Wissensmanagementsystems besteht darin, Informationen zu speichern und zu organisieren, doch einen Schritt weiter zu gehen und Zusammenarbeit zu ermöglichen, ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Und zwar aus folgenden Gründen:
Wenn Apps und Tools miteinander vernetzt sind:
- Informationen werden nicht in Silos isoliert
- Parallele Entwicklungswege werden vermieden
Letzteres passiert, wenn Nutzer sich nicht an die Vorgaben halten und anfangen, Apps ihrer Wahl zu nutzen. Dadurch werden Ihre Berichte unvollständig, was zu Kennzahlen führt, die nicht der Realität entsprechen.
Tools von Drittanbietern sind aus dem Wissensmanagement nicht wegzudenken. Wenn Sie ein Wissensmanagementsystem anschaffen, sollten Sie sicherstellen, dass es sich in die Anwendungen integrieren lässt, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Wenn Sie diese Funktion nicht berücksichtigen, kann das später zu Problemen führen, Ihren Mitarbeitern Hindernisse in den Weg stellen, die Produktivität beeinträchtigen und Ihnen sicherlich keine Pluspunkte in Sachen Effizienz und gute Entscheidungsfindung einbringen.
8. Feedback-System
Teilen ist wichtig, und in diesem Fall kommt es sowohl dem Unternehmen als auch seinen Mitarbeitern zugute. Es ist der beste Weg, um herauszufinden, was die Mitarbeiter wirklich denken – ein Ort, an dem Menschen Ideen austauschen und zusammenarbeiten können, um Ihr Unternehmen zu verbessern. Ohne Feedback wird Wissen zu einer von oben verordneten Vorgabe statt zu etwas Lebendigem, Atmendem und sich Weiterentwickelndem. Man braucht Input von unten nach oben, um all dieses Wissen auf dem neuesten Stand zu halten, und genau das ist der Zweck von Feedback. Außerdem gibt es den Mitarbeitern eine Stimme und vermittelt ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden, was sich positiv auf andere geschäftliche Aspekte wie Engagement und Zufriedenheit auswirkt. Was eine Software alles bewirken kann, nicht wahr?
FAQ
Warum ist Benutzerfreundlichkeit in einem Wissensmanagementsystem so wichtig?
Wenn eine Plattform nicht einfach und einladend zu bedienen ist, werden die Mitarbeiter sie einfach nicht annehmen, egal wie gut die zugrunde liegenden Inhalte sind. Ein benutzerfreundliches System verkürzt die Einarbeitungszeit und ermutigt die Mitarbeiter, es tatsächlich in ihren täglichen Arbeitsablauf zu integrieren, anstatt es nach einem holprigen ersten Eindruck wieder aufzugeben.
Wie verbessert die universelle Suche die Produktivität am Arbeitsplatz?
Eine plattformübergreifende Suche, die auch Dateien und E-Mails umfasst, spart den Mitarbeitern Zeit, die sie sonst damit verschwenden würden, an der falschen Stelle nach Dokumenten zu suchen. Eine schlechte Suchfunktion gefährdet direkt die Akzeptanz, da Mitarbeiter ein Tool schnell aufgeben, das ihre Arbeit erschwert, anstatt sie zu erleichtern.
Warum sind Feedback- und Kollaborationsfunktionen für das Wissensmanagement wichtig?
Ohne eine Feedbackschleife läuft das Wissensmanagement Gefahr, zu einer Top-down-Vorgabe zu werden, anstatt durch Bottom-up-Beiträge derjenigen, die es täglich nutzen, stets genau und aktuell zu bleiben. Funktionen zur Zusammenarbeit verhindern zudem, dass Informationen in Silos isoliert werden, und tragen dazu bei, „Schatten-Tools“ zu vermeiden, bei denen Mitarbeiter nicht genehmigte Anwendungen nutzen, die die Unternehmensberichterstattung unvollständig machen.
