Förr i tiden sa man att man inte kunde mäta framgången för insatser inom internkommunikation.
Detta var en av de många anklagelserna som riktades mot vad som betraktades som en ”fluffig” avdelning som inte hade någon verklig inverkan på verksamheten, bortsett från att anordna julfesten och lägga upp artiklar på intranätet om den senaste insamlingen till Doris välgörenhetspromenad.
Saken är den att det är rent nonsens. Det har det varit i åratal. Och nu, när specialister inom internkommunikation pressas att inta en mer strategisk position och få en plats vid ledningsbordet, att få gehör hos företagsledare och den högsta ledningen samt att anpassa sitt arbete efter de övergripande affärsmålen, är det viktigare än någonsin att ropa ut detta från taket: er strategi för internkommunikation KAN mätas. Den bör mätas. Den måste mätas om ni ska kunna bevisa avkastningen – vare sig den är numerisk eller känslomässig – på era insatser och få mer budget och resurser för att förbättra er år efter år efter år.
Varför det är viktigt att mäta framgångarna inom er internkommunikation
Med hjälp av gedigna data som samlats in från era plattformar för internkommunikation får er strategi för internkommunikation ökad tyngd. Den bygger på en solid grund av faktisk verksamhet, ett riktmärke hämtat från er egen verksamhet snarare än en lista med vaga bästa praxis för internkommunikation som ni hämtat från intranätet.
Viktigt är dock att detta gör att du kan kommunicera med ledningen och de högsta cheferna på ett språk de förstår. De som leder företag är mycket sifferinriktade och vill veta avkastningen på investeringen och hur din verksamhet har gett konkreta resultat för företaget. Nöjda och engagerade medarbetare är inte intressanta i sig, såvida de inte ökar produktiviteten, säljer mer eftersom de förstår syftet med en tjänst eller stannar kvar längre på sina jobb (vilket sparar rekryteringskostnader) eftersom de känner sig uppskattade av sina chefer.
Även om det finns en uppsjö av teknikerför att mäta internkommunikation som kan vara användbara för din strategi, är en av de bästa och mest lättillgängliga teknikerna engagemanget via intranätet – och detta blir mycket enklare om du har ett Google Workspace-intranät som använder Google Analytics. Det är därför det är så viktigt att få ledningen med på tåget när det gäller införandet av intranätet.
Vad Google Analytics kan berätta om ditt intranät
Som en central portal för allt som rör ditt företag kan ditt Google Workspace-intranät vara en bra indikator på medarbetarnas engagemang och hur din strategi för internkommunikation fungerar. Och eftersom det bygger på Googles ekosystem kan ett Google-intranät ha Google Analytics integrerat, vilket i sin tur ger dig tillgång till en uppsjö av mätningar och statistik.
Spåra inloggningar och användning
Det säger sig självt att antalet inloggningar i ett system och den tid som användarna tillbringar där är mått på hur användbart systemet är för dem. Att spåra hur många användare som loggar in på intranätet, hur ofta och hur länge de är inloggade kan ge en indikation på hur engagerade dina medarbetare är i intranätet. Överväg att mäta andelen medarbetare som loggar in dagligen, ökningen av inloggningar sedan införandet, andelen medarbetare som förblir inloggade i X timmar eller till och med hur ofta intranätets mobilapp används.
Spåra var inloggningarna sker
Om ditt företag sträcker sig över flera platser, eller om du har många anställda som arbetar på distans, kan Google Analytics visa var inloggningarna sker, vilket i sin tur kan hjälpa dig att identifiera om en viss del av din personalstyrka släpar efter när det gäller engagemang. På samma sätt kan ett stort antal inloggningar efter arbetstid vara ett tecken på att överarbete har blivit ett utbrett problem.
Spåra när användarna besöker intranätet
Genom att använda Google Analytics för att gräva djupare i inloggningarna och användningsstatistiken kan du upptäcka vilka tider på dagen som är mest aktiva, när intranätet kryllar av användare. Detta kan i sin tur hjälpa dig att planera tider, till exempel för att få ledande befattningshavare att hålla en frågestund eller gå in i en Slack-grupp för att svara direkt på frågor från personalen.
Spåra användarnas resor
Det handlar inte bara om inloggningssidan. Du vill veta vilka delar av intranätet som är populära för att kunna utveckla din strategi för internkommunikation. Med Google Analytics kan du se vilka sidor användarna besöker och vart de går vidare därifrån. Detta kan hjälpa dig att öka engagemanget för exempelvis utgiftshanteringssystemet – du kanske upptäcker att det är gömt bakom för många navigationsnivåer eller länkat från en sida som ingen någonsin besöker.
Andra mätvärden för att utvärdera strategin för internkommunikation
Glöm inte att det inte bara handlar om intranätet – det finns andra sätt att mäta din strategiför internkommunikation som inte innebär att du måste granska webbplatsstatistik eller kalkylblad fulla av siffror. Bästa praxis inom internkommunikation föreslår följande som bra utgångspunkter:
- Öppningsfrekvensen för utskickade e-postmeddelanden kan enkelt och tydligt visa om någon lägger märke till din kommunikation. Låga öppningsfrekvenser tyder också på dåliga ämnesrader.
- Klickfrekvensen från dessa e-postmeddelanden visar vilket innehåll som medarbetarna anser vara mest intressant eller viktigt – och det kanske inte stämmer överens med vad du eller chefen anser vara viktigast.
- Svar och feedback visar att medarbetarna lyssnar och engagerar sig i det du säger, vilket gör det oerhört viktigt att se till att du svarar så att de känner sig hörda.
- EtteNPS ( ) förinternkommunikation fungerar på samma sätt som ett NPS för kunder – men mäter i detta fall hur sannolikt det är att en medarbetare stannar kvar på sin tjänst eller rekommenderar duktiga medarbetare att ansluta sig till företaget. Det är ett konkret sätt att mäta effektiviteten i din strategi för internkommunikation.
- På samma sätt ärpersonalomsättningen inom den interna kommunikationen, även om det kan kännas lite dystert att tänka på, ett bra mått på framgångenför den a kommunikationen. Man brukar säga att människor lämnar chefer, inte företag, och det är dena kommunikationens uppgift att underlätta kommunikationen både uppifrån och ner och nerifrån och upp. Om personalomsättningen ökar kan det vara dags att se över din strategi för intern kommunikation.
- Deltagandet i evenemang kan varaen annan indikator på framgång. Om du anordnar ett allmänt möte, ett gemensamt samtal för hela personalen eller en speciell lunch- och utbildningssession, kommer antalet anmälda att vara ett bra mått på framgång.
- Och naturligtvis är den gamla godapersonalenkäten ett tillfälle att fråga medarbetarna direkt vad de tycker om det arbete ni utför.
Kom bara ihåg att den högsta ledningen inte bryr sig om ytliga siffror – de vill inte veta att du har haft en ökning av trafiken till en mikrosajt om inte den mikrosajten är avsedd för en ny process, och att visa att medarbetarna har slutfört e-lärandet om den nya processen är avgörande för efterlevnaden.
Som Ethan McCarty, global chef för medarbetar- och innovationskommunikation på Bloomberg LP, , skriver för Institute for PR, accepterar företagsledare inte aktivitetsmått som ersättning för värde. Volym är inte detsamma som förändring, och specialister inom internkommunikation måste kunna definiera rimliga åtgärder som bidrar till observerbara beteendeförändringar. När allt kommer omkring är bästa praxis inom internkommunikation inriktad på att påverka medarbetarnas beteende till företagets bästa.
Vanliga frågor
Hur kan vi använda Google Analytics för att spåra användarnas beteende på vårt intranät?
Google Analytics kan integreras med ditt Google Workspace-intranät för att visa exakt vilka sidor medarbetarna besöker och hur de navigerar mellan dem, vilket gör att du kan se vilka områden som är mest populära och vilka viktiga resurser som förbises. Om en viktig sida, till exempel en policy för utgiftsersättning, har låg trafik kan dessa data avslöja om den är gömd under för många navigeringsnivåer eller länkad från en plats som de anställda sällan besöker.
Vilka är de viktigaste måtten för att mäta engagemanget på intranätet?
Viktiga mätvärden är inloggningsfrekvens och sessionens varaktighet, eftersom båda visar om de anställda verkligen tycker att intranätet är användbart. Det är särskilt värt att följa andelen av personalen som loggar in dagligen, ökningen av inloggningar sedan införandet, användningsgraden för mobilappen och den geografiska platsen för inloggningarna, vilket kan peka på ett eftersläpande kontor eller ett mönster av övertidsarbete efter arbetstidens slut.
Vilka icke-digitala metoder kan hjälpa till att utvärdera den interna kommunikationen?
Öppnings- och klickfrekvensen för e-post visar om dina ämnesrader och ditt innehåll når fram, medan direkta svar och feedback visar att medarbetarna faktiskt lyssnar. Ett Employee Net Promoter Score (eNPS) och personalomsättningen fungerar båda som långsiktiga hälsoindikatorer, och enkla mått som deltagande i evenemang och personalenkäter ger dig direkt information om vad som faktiskt fungerar.
Varför avfärdar ledande befattningshavare vissa mätvärden för internkommunikation som ”ytliga”?
Därför att aktivitet i sig, till exempel en trafikökning till en mikrosajt, inte i sig bevisar affärsvärde. Ledare vill ha mätvärden kopplade till observerbara beteendeförändringar eller ett tydligt affärsresultat, vilket är anledningen till att det ofta går betydligt bättre att koppla engagemangsdata till något som minskad personalomsättning eller genomförda utbildningar i regelefterlevnad än att enbart presentera volymmätvärden.
